Samling af prompts til at skrive forretningsmails effektivt med ChatGPT

AI-teknologien har udviklet sig, og vi er nu i en tid, hvor den kan udføre mange forskellige opgaver!

Forretningsmails kan også oprettes nemt og effektivt ved at bruge AI. Faktisk er det spild ikke at gøre det.

Vi vil her forklare, hvordan man skriver forretningsmails ved hjælp af ChatGPT.

Sådan skriver du forretningsmails med ChatGPT

1. Log ind på ChatGPT
2. Skriv en prompt til en forretningsmail i beskedfeltet og send den
3. ChatGPT genererer automatisk forretningsmailen

Hvad er en prompt?

Når du skal skrive forretningsmails med ChatGPT, er prompter vigtige.

En prompt er et søgeord eller en frase, der bruges til at instruere ChatGPT i at generere tekst.

Ved at bruge prompter (søgeord eller fraser) og give detaljerede oplysninger om, hvad du ønsker skrevet, kan ChatGPT generere mere præcis tekst.

Prøv at skrive så detaljeret som muligt i din prompt om, hvem du vil kontakte, hvad du vil sige, og hvordan du vil sige det.

Eksempler på ChatGPT-prompter til forretningsmails

【Prompt til mail med anmodning om fremsendelse af faktura】

Emne: "Forespørgsel om fremsendelse af faktura"

Årsag til anmodning: "Anmod om faktura for servicegebyr"

Bekræftelse af modtageroplysninger: "Bekræft modtageroplysninger for fakturaen"

Angivelse af deadline: "Angiv deadline for fremsendelse af fakturaen"

Afsluttende bemærkning: "På forhånd tak"

Skriv årsagen til anmodningen specifikt, og giv instruktioner så tydeligt som muligt, f.eks. ved at angive en specifik deadline som "15. september 2023".

【Prompt til mail med meddelelse om fremsendelse af materiale】

Emne: "Meddelelse om fremsendelse af materiale"

Oversigt over materiale: "Forklar indholdet af det materiale, der sendes"

Metode til vedhæftning: "Information om vedhæftede filer eller links"

Formål med materialet: "Foreslå hvordan materialet kan anvendes"

Kontaktinformation: "Kontaktinformation ved spørgsmål eller uklarheder"

Ved konkret at fortælle ChatGPT, hvad materialet indeholder, vil resultatet blive en mere letforståelig forretningsmail.

【Prompt til gensendelse af mail, hvis der ikke er modtaget svar】

Emne: "Angående den forrige e-mail (gensendelse)"

Dato for forrige mail: "ÅÅÅÅ-MM-DD"

Resumé af forrige mail: "Bekræft hovedpunkterne fra den forrige e-mail igen"

Hensyn: "Udtryk bekymring over manglende svar"

Ny deadline: "Angiv eller bekræft en svarfrist"

Afsluttende bemærkning: "Jeg ser frem til at høre fra dig"

【Prompt til svar på forespørgsel om tilbud】

Emne: "Svar på forespørgsel om tilbud"

Hilsen: "Tak til kunden"

Tilbudsdetaljer: "Præsentation af tilbuddets indhold og beløb"

Tilbuddets gyldighed: "Angiv gyldighedsperioden for tilbuddet"

Kontaktinformation: "Kontaktinformation ved spørgsmål"

Afsluttende bemærkning: "Jeg ser frem til din overvejelse"

【Prompt til svar på modtaget tilbud】

Emne: "Svar vedrørende tilbud"

Hilsen: "Høflig hilsen til modtageren"

Modtagelse af tilbud: "Bekræft modtagelse af tilbuddet"

Indtryk af tilbud: "Indtryk eller spørgsmål vedrørende tilbuddets indhold"

Spørgsmål eller bekymringer: "Angiv eventuelle spørgsmål eller bekymringer"

Forslag om møde: "Forslag om møde eller tidsplanlægning hvis nødvendigt"

Svarfrist: "Angiv en deadline, hvis der kræves svar"

Kontaktinformation: "Kontaktinformation"

Afsluttende bemærkning: "Høflig afslutning"

Dette er en prompt til, når du ønsker at gå videre efter at have modtaget et tilbud. Tilpas nødvendige oplysninger som f.eks. datoer.

【Prompt til undskyldning for fejlsendt mail】

Emne: "Beklagelse af fejlsendt e-mail"

Undskyldning: "Undskyldning for den fejlsendte e-mail"

Forklaring af årsag: "Kort forklaring af årsagen til fejlen"

Fremtidige foranstaltninger: "Forklaring af tiltag for at forhindre gentagelse"

Kontaktinformation: "Kontaktinformation"

Afsluttende bemærkning: "Endnu en undskyldning og anmodning om forståelse"

Ved at indtaste forebyggende foranstaltninger specifikt, vil den skabe en fremragende undskyldningsmail. Det kan varmt anbefales til folk, der har svært ved at give undskyldninger!

Faktisk e-mailtekst genereret af ChatGPT-prompter

Her er den tekst, som ChatGPT genererede ved brug af ovenstående prompter.

Modellen er Chat-GPT4. Dette er en model, der i øjeblikket er tilgængelig mod betaling.

Selvom der findes forskellige versioner af ChatGPT, er ChatGPT4 i øjeblikket den højeste model og giver de bedste resultater.

Mail med anmodning om fremsendelse af faktura

Emne: Forespørgsel om fremsendelse af faktura

Kære [Navn],

Jeg håber, du har det godt. Dette er [Dit navn] fra [Virksomhedsnavn]. Mange tak for, at vi må bruge jeres tjeneste. Vi anmoder hermed om en faktura for servicegebyret.

Modtageroplysningerne er som følger. Vi vil sætte pris på, hvis du vil bekræfte disse og sende fakturaen til os.

• Postnummer: 123-4567
• Adresse: Gadenavn 123, 5. sal, 1000 København K
• Virksomhed: [Virksomhedsnavn]
• Att: [Dit navn]

Vi vil desuden bede om, at fakturaen sendes senest den [Dato].

Hvis der er spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os.

Med venlig hilsen,

 

Venlig hilsen

Mail med meddelelse om fremsendelse af materiale

Emne: Meddelelse om fremsendelse af materiale

Kære [Navn],

Jeg håber, du har det godt. Dette er [Dit navn] fra [Virksomhedsnavn]. Jeg har vedhæftet de materialer, vi talte om på vores seneste møde, til denne e-mail.

Her er et overblik over materialet:

• Produktets funktioner og fordele
• Resultater af markedsundersøgelse
• Case-præsentationer

Materialet er vedhæftet som en PDF-fil. Det kan også downloades via følgende link:

[Link til download af materiale]

Jeg håber, at materialet kan hjælpe med at uddybe forståelsen af produktet og tjene som reference for fremtidige projekter eller salgsaktiviteter.

Hvis du har spørgsmål eller uklarheder, er du velkommen til at kontakte mig på telefon (03-1234-5678) eller e-mail (example@example.com).

Med venlig hilsen,

 

Venlig hilsen

Svar på modtaget tilbud (positivt svar)

Emne: Svar vedrørende tilbud

Kære [Navn],

Jeg håber, du har det godt. Dette er [Dit navn] fra [Virksomhedsnavn]. Jeg bekræfter hermed modtagelsen af det tilbud, du sendte for nylig. Tak for det.

Jeg har gennemgået tilbuddet og finder det overordnet tilfredsstillende og meget overskueligt opstillet. Dog har jeg et par spørgsmål og punkter, jeg gerne vil have afklaret.

Specifikt angående projektets leveringsdato vil jeg gerne bekræfte, om den er sat i overensstemmelse med vores ønsker. Derudover er der ikke angivet en specifikation af underleverandøromkostninger, så det vil jeg gerne bede om flere detaljer om.

Hvis det passer dig, kan vi så aftale et møde for at tale nærmere om disse punkter? Jeg er ledig torsdag eller fredag eftermiddag i denne uge, så lad mig vide, hvornår det passer dig.

Jeg vil sætte pris på et svar i løbet af denne uge. Hvis der er spørgsmål, er du velkommen til at ringe (03-1234-5678) eller skrive en e-mail (example@example.com).

Med venlig hilsen,

 

Venlig hilsen

Gensendelse af mail, hvis der ikke er modtaget svar

Emne: Angående den forrige e-mail (gensendelse)

Kære [Navn],

Jeg håber, du har det godt. Dette er [Dit navn] fra [Virksomhedsnavn]. Jeg sendte dig en e-mail den 13. april 2023, men da jeg ikke har modtaget et svar, sender jeg den igen.

I den forrige e-mail spurgte jeg om følgende punkter:

• Trykindstillingsområde for hydraulikmaskinen
• Forholdsregler ved vedligeholdelse

Jeg er bekymret for, om du har modtaget mailen. Hvis den ikke er nået frem, eller hvis noget er uklart, bedes du give mig besked.

Jeg vil sætte pris på et svar senest på tirsdag (18. april). Hvis der er spørgsmål, er du velkommen til at kontakte mig på telefon (03-1234-5678) eller e-mail (example@example.com).

Jeg ser frem til at høre fra dig.

 

Venlig hilsen

Undskyldning for fejlsendt mail

Emne: Beklagelse af fejlsendt e-mail

Kære [Navn],

Jeg håber, du har det godt. Dette er [Dit navn] fra [Virksomhedsnavn]. Det er kommet til min opmærksomhed, at den e-mail, jeg sendte for nylig, blev sendt ved en fejl. Jeg beklager meget ulejligheden.

Årsagen var, at jeg kom til at angive en forkert adresse, da jeg indtastede modtageren. E-mailen var beregnet til en anden person, så du kan blot se bort fra indholdet.

For at forhindre lignende fejl i fremtiden vil vi fremover være ekstra omhyggelige med at bekræfte modtageradresser.

Hvis der er spørgsmål, er du velkommen til at kontakte mig på telefon (03-1234-5678) eller e-mail (example@example.com).

Jeg beklager endnu en gang ulejligheden og takker for din forståelse.

 

Venlig hilsen

Hvis du ikke kender prompten, kan du bare spørge ChatGPT

Men jeg ved ikke, hvordan man skriver en prompt i et sådant specifikt tilfælde.

I så fald kan du spørge ChatGPT, og den vil give dig eksempler på, hvordan du skriver prompten.

Giv mig en prompt til en e-mail til hr. Yamada, hvor jeg spørger om indstillingerne for hydraulikmaskinen.

Noget i den stil er helt fint.

Som du kan se, skrev den ikke kun prompten, men også selve e-mailen.

Hvis du er i tvivl, så spørg ChatGPT om hvad som helst. Hvis du ikke er tilfreds med den genererede tekst, så prøv at ændre måden, du giver kommandoer på.

Det er lidt besværligt at læse det hele...

Hvis du føler det sådan, kan du bruge AI-stemmen Ondoku til at læse svaret op som lyd.

Ondoku

Det tager tid både at læse og skrive e-mails

Ifølge "Business Email Survey 2022":

• Gennemsnit pr. dag: Sendte "16,27 stk." Modtagne "66,87 stk."
• Gennemsnitstid for at læse én mail: 1 minut og 24 sekunder
• Gennemsnitstid for at skrive én mail: 6 minutter og 5 sekunder

Det betyder i gennemsnit:

Du bruger 1 time og 10 minutter om dagen bare på at læse e-mails.

Og du bruger 1 time og 40 minutter om dagen bare på at skrive e-mails.

Det viser sig, at tiden brugt på e-mails er ca. 3 timer om dagen.

Det betyder, at nogle mennesker bruger næsten en halv dag kun på e-mails.

Det er spild af tid! Lad os bruge AI til at gøre tingene lettere for os selv!

Ved at mestre kunsten at skrive forretningsmails effektivt med ChatGPT, kan du få dine daglige opgaver til at køre mere glat.

Desuden kan læsebyrden reduceres betydeligt ved at få teksten læst højt.

Brug endelig Ondoku til oplæsning!

Bliv mere effektiv ved at lytte til lyd

At lytte til e-mails som lyd er en af måderne at gøre læsning og skrivning af forretningsmails mere effektiv på.

Tidsbesparelse

Ved at lytte til e-mails kan det ofte gå hurtigere eller være lettere at forstå indholdet end ved at læse med øjnene.

Mulighed for multitasking

Ved at lytte til e-mails kan du begynde at forberede et svar eller udføre andre opgaver, mens du hører indholdet.

Mindre øjentræthed

At se på en skærm hele dagen kan trætte øjnene. Ved at lytte til e-mails kan du mindske belastningen af dine øjne.

Forebyggelse af læsefejl og forglemmelser

Ved at lytte til e-mails er der mindre risiko for at læse forkert eller overse vigtige detaljer. Det kan hjælpe med at undgå fejl.

For at lytte til e-mails kan du nemt bruge stemmeassistenter indbygget i smartphones eller computere, eller dedikerede værktøjer som Ondoku.

Hvorfor ikke prøve at tjekke dine forretningsmails behageligt med Ondoku?

Ondoku kan læse op til 5.000 tegn om måneden gratis. Oplæsningen minder om et menneske og er meget behagelig at lytte til. Du kan vælge mellem kvindestemmer, mandsstemmer, pigestemmer osv., og hvis den læser med din yndlingsstemme, vil indholdet af enhver e-mail føles meget mere behageligt.

Brug Ondoku til at effektivisere din læsning og skrivning af forretningsmails.

■ AI-talesyntesesoftware "Ondoku"

"Ondoku" er et online tekst-til-tale-værktøj, der kan bruges uden startomkostninger.

• Understøtter cirka 50 sprog, inklusive japansk, engelsk, kinesisk, koreansk, spansk, fransk og tysk.
• Tilgængelig fra både pc og smartphone
• Velegnet til forretning, uddannelse, underholdning osv.
• Ingen installation nødvendig, kan bruges med det samme fra din browser
• Understøtter også læsning fra billeder

For at bruge det skal du blot indtaste tekst eller uploade en fil fra webstedet. Generer naturlige lydfiler på få sekunder. Du kan bruge talesyntese for op til 5.000 tegn gratis, så prøv det først.

Tekst-til-tale-software "Ondoku" kan læse 5000 tegn hver måned med AI-stemme gratis. Du kan nemt downloade MP3'er og kommerciel brug er også mulig. Hvis du tilmelder dig gratis, kan du konvertere op til 5.000 tegn om måneden gratis fra tekst til tale. Prøv Ondoku nu.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com