En samling af prompter til at skrive forretnings-e-mails effektivt med ChatGPT

AI-teknologien har udviklet sig, og det er blevet en æra, hvor forskellige opgaver kan udføres!

Business e-mails kan også oprettes nemt og effektivt ved hjælp af kunstig intelligens . Det er snarere spild ikke at gøre det.

Jeg vil forklare, hvordan man skriver en virksomheds-e-mail ved hjælp af ChatGPT.

Sådan skriver du forretnings-e-mails med ChatGPT

1. Log ind på ChatGPT
2. Indtast en forretningsmail-prompt i meddelelsesindtastningsfeltet, og send
3. ChatGPT genererer automatisk forretnings-e-mails

Hvad er en prompt

Spørgsmål er vigtige for at skrive forretnings-e-mails i ChatGPT.

Prompts er søgeord eller sætninger , der fortæller ChatGPT at generere sætninger.

Ved at bruge prompter (søgeord eller sætninger) og give detaljer om, hvad du vil have folk til at skrive om, kan ChatGPT generere mere præcise sætninger.

Vær så specifik som muligt i din prompt om hvem, hvad, hvad og hvordan du vil sige det.

ChatGPT business e-mail prompt eksempel

[Spørg om e-mail, der beder om at sende faktura]

Emne: "Anmodning om fakturering"

Årsag til fakturaanmodning: "Anmod om en faktura for serviceforbrugsgebyret"

Bekræftelse af forsendelsesoplysninger: "Bekræft faktureringsadresse"

Angiv deadline: "Sæt frist for afsendelse af faktura"

Afsluttende ord: "Yoroshiku onegaishimasu"

Skriv begrundelsen for anmodningen specifikt, og giv instruktioner så tydeligt som muligt, såsom "15. september 2023" for deadline.

[Spørg om e-mail med besked om levering af materialer]

Emne: "Meddelelse om afsendelse af materialer"

Oversigt over materialer: "Beskriv indholdet af de materialer, der skal sendes"

Vedhæftningsmetode: "Vedhæftningsfil eller linkvejledning"

Formål med brug af materialer: "Foreslå måder at bruge materialer på"

Kontakt: "Kontakt for spørgsmål og bekymringer"

Ved at fortælle ChatGPT specifikt, hvad indholdet af dokumentet er, kan du gøre forretnings-e-mailen lettere at forstå.

[Spørg om at gensende e-mails sendt, når der ikke er svar på e-mails]

Emne: "Angående den tidligere e-mail (gensendt)"

Datoen, hvor den sidste e-mail blev sendt "År/måned/dag"

Resumé af sidste e-mail: "Genbesøg nøglepunkter fra sidste e-mail"

Medfølelse: "Jeg bekymrer mig om ikke at svare"

Nulstilling af deadline: "Indstilling og genbekræftelse af svarfrist"

Afsluttende ord: "Tak for din bekræftelse."

[Spørg om svar e-mail for at citere anmodning]

Emne: "Svar på tilbudsanmodning"

Hilsen sætning: "Taknemmelighedsord til kunder"

Estimatdetaljer: "Vis estimatdetaljer og beløb"

Udløbsdato for tilbud: "Angiv udløbsdato for tilbud"

Kontakt: "Kontakt for spørgsmål og bekymringer"

Afsluttende bemærkninger: "Tak for din omtanke."

[Spørg om svar-e-mail på tilbuds-e-mail]

Emne: ``Svar om tilbud''

Hilsen: "En høflig hilsen til den anden person"

Modtagelse af tilbud: "Meddel modtagelse af tilbud"

Indtryk på estimatindholdet: "Visninger og spørgsmål om estimatindholdet"

Spørgsmål eller bekymringer: 'Beskriv eventuelle spørgsmål eller bekymringer om citatet'

Mødeforslag: "Foreslå og planlæg møder efter behov"

Svarfrist: "Hvis et svar er påkrævet, angiv fristen."

Kontakt: "Kontakt for spørgsmål og bekymringer"

Afsluttende ord: "høflige afsluttende ord"

Dette er en opfordring til, hvornår du vil fortsætte med historien efter at have modtaget et estimat. Lad os arrangere de nødvendige ting såsom datoen og bruge den.

[Spørg om undskyldning via e-mail for fejllevering]

Emne: "Undskyld for forkert transmission"

Undskyldningstekst: "Undskyld for at sende ved en fejl"

Årsagsforklaring: "Forklar præcist årsagen til den fejlagtige transmission"

Fremtidige foranstaltninger: "Forklar fremtidige foranstaltninger for at forhindre fejlagtig transmission"

Kontakt: "Kontakt for spørgsmål og bekymringer"

Afsluttende bemærkninger: "Jeg beklager endnu en gang og beder om jeres forståelse."

Det giver en god undskyldnings-e-mail ved at være specifik med dine forebyggende foranstaltninger. Det kan virkelig anbefales til dem, der ikke er gode til at undskylde!

Faktisk output-e-mail-tekst fra ChatGPT-prompt

Dette er den tekst, der genereres af ChatGPT, når du bruger ovenstående prompt.

Modellen bruger Chat-GPT4 . Denne model er i øjeblikket tilgængelig mod et gebyr.

ChatGPT har forskellige versioner, men i øjeblikket er ChatGPT4 topmodellen og giver de bedste resultater.

E-mail med anmodning om faktura

Emne: Anmodning om fakturering

Kære 〇〇,

Vi står i gæld til. Jeg er □□ fra △△ Co., Ltd. Mange tak, fordi du lod mig bruge din tjeneste denne gang. Jeg vil gerne have en faktura på servicegebyret.

Leveringsadressen er som følger. Jeg er ked af at forstyrre dig, men kan du sende mig fakturaen efter at have bekræftet den?

• 〒123-4567
• 〇〇 1-2-3 Bygning 5F, Minato-ku, Tokyo
• △△ Co., Ltd.
• Ansvarlig: □□

Beklager også at jeg forstyrrer dig, men send venligst fakturaen inden MM/DD/ÅÅÅÅ.

Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os.

Mange tak.

I sandhed din

E-mail meddelelse om levering af materialer

Emne: Meddelelse om fremsendelse af materialer

Kære 〇〇,

Vi står i gæld til. Jeg er □□ fra △△ Co., Ltd. Jeg har vedhæftet denne e-mail det materiale, vi diskuterede på mødet forleden.

Et resumé af materialet er som følger:

• Produktegenskaber og fordele
• Resultater af markedsundersøgelser
• casestudie

Dokumenter er vedhæftet som PDF-filer. Du kan også downloade den fra nedenstående link.

[Link til download af dokument]

Vi håber, at du vil bruge disse materialer til at uddybe din forståelse af vores produkter og bruge dem som reference til fremtidige projekter og salgsaktiviteter.

Hvis du har spørgsmål eller bekymringer, er du velkommen til at kontakte os på telefon (03-1234-5678) eller e-mail (example@example.com).

Tak skal du have.

I sandhed din

Besvar e-mail til tilbudsudsendelse af e-mail (positivt svar)

Emne: Svar vedrørende tilbud

Kære 〇〇,

Vi står i gæld til. Jeg er □□ fra △△ Co., Ltd. Jeg vil gerne informere dig om, at jeg har modtaget det tilbud, som du sendte mig forleden. tak skal du have.

Jeg har set indholdet af vurderingen, men jeg følte, at indholdet overordnet var tilfredsstillende og var opsummeret på en meget letforståelig måde. Jeg har dog nogle spørgsmål og betænkeligheder ved et par punkter.

Helt konkret vil jeg gerne bekræfte, om leveringsdatoen for projektet er fastsat efter vores ønsker. Da der ikke er nogen opdeling af outsourcingomkostninger, ville jeg sætte pris på, hvis du kunne give mig detaljerne.

Hvis det er praktisk for dig, ville det så være muligt at arrangere et møde for at drøfte ovenstående spørgsmål og bekymringer i detaljer? Vi har åbent torsdag og fredag eftermiddag i denne uge, så lad os vide, hvilke datoer der passer dig.

Beklager, at jeg forstyrrer dig, men det ville være nyttigt, hvis du kunne svare inden for denne uge. Hvis du har spørgsmål eller bekymringer, er du velkommen til at kontakte os på telefon (03-1234-5678) eller e-mail (example@example.com).

Mange tak.

I sandhed din

Gensend e-mail for at sende, når der ikke er noget svar på e-mailen

Emne: Vedrørende den forrige e-mail (genindsendt)

Kære 〇〇,

Vi står i gæld til. Jeg er □□ fra △△ Co., Ltd. Forleden sendte jeg en e-mail den 13. april 2023, men da der ikke var noget svar, besluttede jeg at sende den igen.

I vores sidste e-mail spurgte vi om:

• Hydraulisk trykindstillingsområde
• Forholdsregler for vedligeholdelse

Jeg er bange for, at jeg ikke har modtaget et svar. Hvis du ikke har modtaget e-mailen eller har spørgsmål, så lad os det vide.

Det ville være nyttigt, hvis du kunne svare inden næste tirsdag (18. april). Hvis du har spørgsmål eller bekymringer, er du velkommen til at kontakte os på telefon (03-1234-5678) eller e-mail (example@example.com).

Tak for din bekræftelse.

I sandhed din

E-mail med undskyldning for fejllevering

Emne: Undskyld for at sende forkert besked

Kære 〇〇,

Vi står i gæld til. Jeg er □□ fra △△ Co., Ltd. Med hensyn til den e-mail, jeg sendte dig den anden dag, viste det sig, at jeg sendte den ved en fejl. Jeg må oprigtigt undskylde.

Årsagen er, at du har angivet den forkerte adresse, når du indtastede destinationen. Den e-mail, jeg sendte, var adresseret til en anden, så du kan ignorere indholdet.

I fremtiden vil vi kontrollere destinationen grundigt og reagere omhyggeligt, så en sådan fejlagtig transmission ikke sker.

Hvis du har spørgsmål eller bekymringer, er du velkommen til at kontakte os på telefon (03-1234-5678) eller e-mail (example@example.com).

Vi beklager den ulejlighed, dette måtte have forårsaget. Tak for din fortsatte støtte.

I sandhed din

Hvis du ikke forstår prompten, så spørg bare ChatGPT

Men jeg ved ikke, hvordan man skriver en prompt i sådan et særligt tilfælde

På det tidspunkt, hvis du spørger ChatGPT, vil den fortælle dig et eksempel på, hvordan du skriver en prompt.

Mr. Yamada, fortæl mig venligst meddelelsen fra mailen, der beder om indstillingen af den hydrauliske enhed.

Det er okay at have det sådan.

Ja, han sendte mig ikke kun en prompt som denne, men han skrev faktisk en e-mail til mig.

Hvis du ikke forstår, så spørg ChatGPT om noget. Hvis du ikke kan lide de genererede sætninger, kan du prøve at ændre den måde, kommandoerne udsendes på.

Det er besværligt at skrive...

Hvis du føler det, kan du bruge Ondoku-ChatGPT til at stille spørgsmål og give ordrer til ChatGPT via stemmeinput.

Relateret artikel >> [Gratis og nemt] Sådan fører du en stemmesamtale med ChatGPT! Indstillinger og brug for computere og smartphones

Det tager tid at læse og skrive e-mails.

Ifølge Business Email Survey 2022 ,

• Dagligt gennemsnit sendt "16.27" modtaget "66.87"
• Gennemsnitlig tid til at læse 1 minut 24 sekunder
• Gennemsnitlig tid til at skrive ét bogstav: 6 minutter og 5 sekunder

dvs gennemsnittet

Jeg bruger 1 time og 10 minutter om dagen på at læse e-mails.

Jeg bruger 1 time og 40 minutter om dagen på bare at skrive e-mails

Du kan se, at tiden relateret til post er omkring 3 timer om dagen .

Det betyder, at nogle mennesker bruger næsten en halv dag på bare at sende en e-mail.

for godt til at spilde! Gør dig komfortabel med AI!

Ved at lære, hvordan du skriver forretnings-e-mails effektivt med ChatGPT, kan du få dit daglige arbejde til at forløbe glat.

Også læsetiden vil være meget mindre byrde ved at få dem læst op.

Brug venligst Ondoku til højtlæsning!

Relateret artikel >> Læs ChatGPT-svar højt [Ondoku3-ChatGPT]

Du kan være mere effektiv ved at lytte til din stemme

At lytte til e-mails med stemmen er en måde at gøre læsning og skrivning af forretnings-e-mails mere effektiv.

spare tid

At lytte til e-mails er hurtigere og nemmere at forstå end at læse dem med dine øjne.

Mulighed for multitasking

Ved at lytte til e-mails med stemmen kan du begynde at skrive et svar, mens du lytter til indholdet af e-mailen, mens du udfører andre opgaver.

reducere træthed i øjnene

At stirre på skærme hele dagen kan belaste dine øjne. At lytte til e-mails med stemmen kan dog reducere øjenbelastningen.

Forebyggelse af fejllæsning og forglemmelse

Ved at lytte til e-mails med stemmen er der mindre sandsynlighed for fejllæsning og tilsyn. Fejl kan forebygges.

For at lytte til e-mails med stemmen kan du nemt lytte til stemmen ved at bruge stemmeassistenten installeret på din smartphone eller computer, eller ved at bruge et dedikeret værktøj såsom Ondoku.

Officiel hjemmeside: Ondoku

Ondoku kan læse 5000 tegn om måneden gratis. Læsningen ligner et menneskes, og stemmen er meget let at høre. Du kan vælge mellem en kvindestemme, en mandestemme og en pigestemme.

Strømline læsning og skrivning af din virksomheds e-mail med Ondoku.

Tekst-til-tale-software "Ondoku" kan læse 5000 tegn hver måned med AI-stemme gratis. Du kan nemt downloade MP3'er og kommerciel brug er også mulig. Hvis du tilmelder dig gratis, kan du konvertere op til 5.000 tegn om måneden gratis fra tekst til tale. Prøv Ondoku nu.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com