Felszólítások gyűjteménye az üzleti e-mailek hatékony írásához a ChatGPT segítségével

Az AI technológia fejlődött, és ez egy olyan korszak lett, ahol különféle feladatokat lehet elvégezni!

Az AI segítségével üzleti e-mailek is egyszerűen és hatékonyan hozhatók létre . Inkább pazarlás nem csinálni.

Elmagyarázom, hogyan kell üzleti e-mailt írni a ChatGPT használatával.

Üzleti e-mailek írása a ChatGPT segítségével

1. Jelentkezzen be a ChatGPT-be
2. Írjon be egy üzleti e-mail üzenetet az üzenetbeviteli mezőbe, és küldje el
3. A ChatGPT automatikusan létrehozza az üzleti e-maileket

Mi az a felszólítás

Az üzenetek fontosak az üzleti e-mailek ChatGPT-ben írásához.

A promptok olyan kulcsszavak vagy kifejezések , amelyek arra utasítják a ChatGPT-t, hogy mondatokat generáljon.

Azáltal, hogy felszólításokat (kulcsszavakat vagy kifejezéseket) használ, és részleteket ad meg arról, hogy miről szeretne írni, a ChatGPT pontosabb mondatokat generálhat.

Legyen a lehető legpontosabb a felszólításban, hogy ki, mit, mit és hogyan szeretne elmondani .

Példa a ChatGPT üzleti e-mail üzenetre

[Számla küldését kérő e-mail kérése]

Tárgy: "Számlázási kérelem"

Számlakérés oka: "Számla kérése a szolgáltatás igénybevételi díjáról"

Szállítási adatok megerősítése: "Számlázási cím megerősítése"

Határidő megadása: "Számlaküldési határidő beállítása"

Zárszó: "Yoroshiku onegaishimasu"

Írja le konkrétan a kérés okát, és a lehető legvilágosabban adja meg az utasításokat, például „2023. szeptember 15.” a határidőhöz.

[E-mail kérése az anyagok kézbesítéséről]

Tárgy: "Értesítés az anyagok elküldéséről"

Anyagvázlat: "Ismerje meg a küldendő anyagok tartalmát"

Csatolási mód: „Mellékletfájl vagy hivatkozási útmutató”

Az anyagok felhasználásának célja: „Anyagfelhasználási módok javaslata”

Kapcsolatfelvétel: "Kapcsolatfelvétel kérdései és aggályai esetén"

Ha konkrétan megmondja a ChatGPT-nek, hogy mi a dokumentum tartalma, könnyebben érthetővé teheti az üzleti e-mailt.

[Az e-mailek újraküldésének kérése, ha nem érkezik válasz]

Tárgy: "Az előző e-mailről (újraküldés)"

Az utolsó e-mail elküldésének dátuma "Év/Hónap/Nap"

Az utolsó e-mail összefoglalója: "Tekintse meg újra a legutóbbi e-mail legfontosabb pontjait"

Együttérzés: „Aggódom, hogy nem válaszolok”

Határidő visszaállítása: "Választási határidő kitűzése és újbóli megerősítése"

Zárszó: "Köszönjük a megerősítést."

[Ajánlatkérésre e-mail-válasz kérése]

Tárgy: "Válasz árajánlatkérésre"

Köszöntő mondat: "Hála a vásárlóknak"

Becslés részletei: "Jelenlegi becslés részletei és összege"

Árajánlat lejárati dátuma: "Adja meg az árajánlat lejárati dátumát"

Kapcsolatfelvétel: "Kapcsolatfelvétel kérdései és aggályai esetén"

Zárszó: "Köszönöm figyelmüket."

[Válasz-e-mail kérése az árajánlatot küldő e-mailre]

Tárgy: "Válasz az idézetről"

Üdvözlet: "Udvarias üdvözlet a másik személynek"

Árajánlat átvétele: "Az árajánlat átvételének közlése"

Benyomások a becsült tartalomról: "Benyomások és kérdések a becsült tartalommal kapcsolatban"

Kérdések vagy aggályok: „Írja le az árajánlattal kapcsolatos kérdéseit vagy aggályait”

Az ülésre vonatkozó javaslat: „Szükség szerint tegyen javaslatot és ütemezzen üléseket”

Válaszadási határidő: "Ha válaszra van szükség, adja meg a határidőt."

Kapcsolatfelvétel: "Kapcsolatfelvétel kérdései és aggályai esetén"

Záró szavak: "Udvarias zárószavak"

Ez egy figyelmeztetés arra az esetre, ha folytatni szeretné a történetet, miután megkapta a becslést. Rendezzük el a szükséges elemeket, például a dátumot, és használjuk.

[Elnézést kérő e-mail hibás kézbesítés miatt]

Tárgy: "Elnézést a hibás átvitelért"

Bocsánatkérés szövege: "Elnézést a tévedésből küldésért"

Ok magyarázata: "Tömören magyarázza el a hibás átvitel okát"

Jövőbeli intézkedések: "Magyarázza el a jövőbeli intézkedéseket a hibás átvitel megelőzésére"

Kapcsolatfelvétel: "Kapcsolatfelvétel kérdései és aggályai esetén"

Zárszó: "Még egyszer elnézést kérek és megértésüket."

Ez nagyszerű bocsánatkérő e-mailt tesz lehetővé, mivel pontos a megelőző intézkedésekkel. Igazán ajánlott azoknak, akik nem értenek a bocsánatkéréshez!

A ChatGPT prompt tényleges kimeneti e-mail szövege

Ez a ChatGPT által generált szöveg a fenti prompt használatakor.

A modell Chat-GPT4-et használ. Ez a modell jelenleg térítés ellenében kapható.

A ChatGPT-nek számos verziója van, de jelenleg a ChatGPT4 a csúcsmodell, és a legjobb eredményeket nyújtja.

Számla igénylő e-mail

Tárgy: Számlázási kérelem

Kedves 〇〇!

adósai leszünk. □□ vagyok a △△ Co., Ltd.-től. Nagyon köszönöm, hogy ezúttal igénybe vehetem szolgáltatását. Szervízdíjról szeretnék számlát kérni.

A szállítási cím a következő. Elnézést a zavarásért, de el tudnád küldeni a számlát a megerősítés után?

• 〒123-4567
• 〇〇 1-2-3 5F épület, Minato-ku, Tokió
• △△ Co., Ltd.
• Felelős személy: □□

Elnézést a zavarásért, de kérjük, küldje el a számlát HH/NN/ÉÉÉÉ-ig.

Ha kérdése van, forduljon hozzánk bizalommal.

Nagyon szépen köszönjük.

Nagyon valóban a tiéd

E-mail értesítés az anyagok átadásáról

Tárgy: Értesítés az anyagok beküldéséről

Kedves 〇〇!

adósai leszünk. □□ vagyok a △△ Co., Ltd.-től. Ehhez az e-mailhez csatoltam azokat az anyagokat, amelyeket a minap megbeszéltünk.

Az anyag összefoglalása a következő:

• A termék jellemzői és előnyei
• Piackutatási eredmények
• esettanulmány

A dokumentumok PDF formátumban csatolva vannak. Az alábbi linkről le is töltheti.

[Dokumentum letöltési link]

Reméljük, hogy ezeket az anyagokat felhasználja termékeink ismereteinek elmélyítésére, és referenciaként használja őket a jövőbeni projektekhez és értékesítési tevékenységekhez.

Ha bármilyen kérdése vagy aggálya van, forduljon hozzánk bizalommal telefonon (03-1234-5678) vagy e-mailben (example@example.com).

Köszönöm.

Nagyon valóban a tiéd

Válasz e-mail az árajánlat küldő e-mailre (pozitív válasz)

Tárgy: Válasz az árajánlattal kapcsolatban

Kedves 〇〇!

adósai leszünk. □□ vagyok a △△ Co., Ltd.-től. Szeretném tájékoztatni, hogy megkaptam az árajánlatot, amelyet a minap küldött nekem. köszönöm.

Láttam a becslés tartalmát, de úgy éreztem, hogy a tartalom összességében kielégítő, és nagyon könnyen érthető módon volt összefoglalva. Van azonban néhány kérdésem és aggályom néhány elemmel kapcsolatban.

Konkrétan azt szeretném megerősíteni, hogy a projekt szállítási dátuma a mi kívánságunk szerint van-e beállítva. Továbbá, mivel a kiszervezési költségek nincsenek részletezve, hálás lennék, ha megadná a részleteket.

Ha az Ön számára kényelmes, lehetséges-e egy találkozót a fenti kérdések és aggályok részletes megbeszélésére? Ezen a héten csütörtökön és pénteken délután tartunk nyitva, ezért kérjük, tudassa velünk, melyik időpont a megfelelő az Ön számára.

Elnézést a zavarásért, de hasznos lenne, ha ezen a héten válaszolna. Ha bármilyen kérdése vagy aggálya van, forduljon hozzánk bizalommal telefonon (03-1234-5678) vagy e-mailben (example@example.com).

Nagyon szépen köszönjük.

Nagyon valóban a tiéd

E-mail újraküldése, ha nem érkezik válasz az e-mailre

Tárgy: Az előző e-mailről (újraküldés)

Kedves 〇〇!

adósai leszünk. □□ vagyok a △△ Co., Ltd.-től. A minap küldtem egy e-mailt 2023. április 13-án, de mivel nem érkezett válasz, úgy döntöttem, hogy újra elküldöm.

Legutóbbi e-mailünkben a következőkről kérdeztünk:

• Hidraulikus nyomás beállítási tartomány
• Karbantartási óvintézkedések

Attól tartok, nem kaptam választ. Ha nem kapta meg az e-mailt, vagy bármilyen kérdése van, kérjük, jelezze felénk.

Hasznos lenne, ha jövő keddig (április 18-ig) válaszolna. Ha bármilyen kérdése vagy aggálya van, forduljon hozzánk bizalommal telefonon (03-1234-5678) vagy e-mailben (example@example.com).

Köszönöm a megerősítésedet.

Nagyon valóban a tiéd

Elnézést kérő e-mail a hibás kézbesítésért

Tárgy: Elnézést a rossz üzenetért

Kedves 〇〇!

adósai leszünk. □□ vagyok a △△ Co., Ltd.-től. A minap küldött e-maillel kapcsolatban kiderült, hogy tévedésből küldtem. Őszintén bocsánatot kell kérnem.

Ennek az az oka, hogy rossz címet adott meg a cél megadásakor. Az általam küldött e-mailt valaki másnak címezték, így figyelmen kívül hagyhatja a tartalmat.

A jövőben alaposan ellenőrizni fogjuk a célállomást, és körültekintően reagálunk, hogy ne fordulhasson elő ilyen hibás átvitel.

Ha bármilyen kérdése vagy aggálya van, forduljon hozzánk bizalommal telefonon (03-1234-5678) vagy e-mailben (example@example.com).

Elnézést kérünk az esetlegesen okozott kellemetlenségekért. Köszönjük folyamatos támogatását.

Nagyon valóban a tiéd

Ha nem érti a felszólítást, kérdezze meg a ChatGPT-t

De nem tudom, hogy kell ilyen speciális esetben felszólítást írni

Abban az időben, ha megkérdezi a ChatGPT-t, példát fog mutatni arra, hogyan írjon felszólítást.

Mr. Yamada, kérem, mondja meg a hidraulikus berendezés beállítását kérő levél üzenetét.

Nem baj, ha így érzi magát.

Igen, nem csak egy ilyen felszólítást küldött nekem, hanem írt is egy e-mailt.

Ha nem érted, kérdezz bármit a ChatGPT-től. Ha nem tetszenek a generált mondatok, próbálja meg megváltoztatni a parancsok kiadásának módját.

Nehéz gépelni...

Ha úgy érzi, az Ondoku-ChatGPT segítségével hangbevitellel kérdéseket tehet fel és parancsokat adhat a ChatGPT-nek.

Kapcsolódó cikk >> [Ingyenes és egyszerű] Hangos beszélgetés a ChatGPT-vel! Számítógépek és okostelefonok beállításai és használata

Az e-mailek elolvasása és írása időbe telik.

A Business Email Survey 2022 szerint

• Napi átlag küldött "16.27" kapott "66.87"
• Átlagos olvasási idő 1 perc 24 másodperc
• Egy levél megírásának átlagos ideje: 6 perc 5 másodperc

azaz átlagos

Naponta 1 óra 10 percet töltök csak e-mailek olvasásával .

Napi 1 óra 40 percet töltök csak e-mailek írásával

Látható, hogy a postával kapcsolatos idő körülbelül napi 3 óra .

Ez azt jelenti, hogy egyesek majdnem fél napot töltenek csak e-mailezéssel.

túl jó pazarolni! Helyezze magát kényelembe az AI-val!

Ha megtanulja, hogyan írjon hatékonyan üzleti e-maileket a ChatGPT segítségével, zökkenőmentessé teheti mindennapi munkáját.

Ezenkívül az olvasási idő sokkal kevésbé lesz megterhelve, ha felolvassák őket.

Kérjük, használja az Ondoku-t a hangos felolvasáshoz!

Kapcsolódó cikk >> A ChatGPT válaszainak felolvasása [Ondoku3-ChatGPT]

Hatékonyabb lehetsz, ha hallgatsz a hangodra

Az e-mailek hanggal történő meghallgatása az üzleti e-mailek olvasásának és írásának hatékonyabbá tételének egyik módja.

időt takarít meg

Az e-mailek hallgatása gyorsabb és könnyebben érthető, mint a szemmel történő olvasás.

Multitasking lehetőség

Az e-mailek hanggal történő meghallgatásával elkezdhet válaszolni, miközben más feladatok elvégzése közben meghallgatja az e-mail tartalmát.

csökkenti a szem fáradtságát

Ha egész nap a képernyőt bámulja, megerőlteti a szemét. Az e-mailek hanggal történő hallgatása azonban csökkentheti a szem megerőltetését.

A félreolvasás és a figyelmen kívül hagyás megelőzése

Ha az e-maileket hanggal hallgatja meg, kisebb a valószínűsége a félreolvasásnak és a tévedésnek. A hibák megelőzhetők.

Az e-mailek hanggal történő meghallgatásához egyszerűen hallgathatja a hangot az okostelefonjára vagy számítógépére telepített hangsegéd segítségével, vagy egy erre a célra szolgáló eszközzel, például az Ondokuval.

Hivatalos weboldal: Ondoku

Az Ondoku havonta 5000 karaktert tud ingyenesen elolvasni. Az olvasás hasonló az emberi lényéhez, és a hang nagyon jól hallható. Választhat egy női, egy férfi és egy lány hang között.

Egyszerűsítse üzleti e-mailjeit az Ondoku segítségével.

■ „Ondoku” mesterséges intelligencia beszédszintézis szoftver

Az "Ondoku" egy online szövegfelolvasó eszköz, amely kezdeti költség nélkül használható.

• Körülbelül 50 nyelvet támogat, beleértve a japán, angol, kínai, koreai, spanyol, francia és német nyelvet.
• Számítógépről és okostelefonról is elérhető
• Alkalmas üzleti, oktatási, szórakozási stb.
• Nincs szükség telepítésre, azonnal használható a böngészőből
• A képekből való kiolvasást is támogatja

Használatához egyszerűen írjon be szöveget, vagy töltsön fel egy fájlt a webhelyről. Természetes hangfájlokat generál másodpercek alatt. A beszédszintézist 5000 karakter erejéig ingyenesen használhatja, ezért kérjük, először próbálja ki.

Az Ondoku szövegfelolvasó szoftver havonta 5000 karaktert tud kiolvasni mesterséges intelligencia hangjával ingyenesen. Könnyedén letölthet MP3-at, és kereskedelmi használatra is lehetőség nyílik. Ha ingyenesen regisztrál, havonta akár 5000 karaktert is ingyenesen konvertálhat szövegből beszéddé. Próbálja ki az Ondokut most.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com