Ondoku verhoogt tevredenheid bij Adire Legal: Bekijk deze casestudy

• Adire Law Office
• Grootte: meer dan 1.100 medewerkers, meer dan 220 advocaten (per 31 oktober 2023)
• Branche: Juridisch kantoor
• Interview: Advocaat de heer Kazumasa Hata (lid van de Tokyo Bar Association)
  : Personeelszaken de heer Yasuda

Doelen / Uitdagingen

Gebruikt voor de narratie van uitlegvideo's bij contractondertekening en educatief materiaal voor personeel. De voorbereiding om kwalitatief hoogwaardig materiaal te maken en het proces van het opnemen van menselijke stemmen kostten enorm veel tijd en moeite.

Oplossing

Het stoppen met interne stemopnames en het creëren van narraties met Ondoku.

Effect

Geen voorbereiding van gedetailleerde scripts of het herhaaldelijk opnieuw opnemen van stemmen meer nodig, wat resulteert in een aanzienlijke tijdsbesparing.
De gemaakte video's worden op diverse plekken ingezet, wat bijdraagt aan de operationele efficiëntie.

Introductie van het bedrijf en de afdeling

Advocaat de heer Hata (hierna Hata): Wij zijn een algemeen juridisch kantoor dat zich voornamelijk richt op persoonlijke problemen van individuen, zoals schuldenproblematiek, relatieproblemen en claims voor overheidsvergoedingen met betrekking tot hepatitis B.

Traditionele advocatenkantoren voelen vaak wat ontoegankelijk aan, waardoor het veel moed vergt om contact op te nemen. Om die situatie te veranderen, streven wij ernaar een "toegankelijk advocatenkantoor" te zijn.

Een van de sterke punten van ons kantoor is bijvoorbeeld dat we laagdrempelige advertenties plaatsen en een systeem hebben opgezet waarbij mensen gemakkelijk telefonisch advies kunnen inwinnen. Daarnaast proberen we uitleg te geven zonder al te veel vaktermen te gebruiken, zodat mensen advocaten als meer benaderbaar ervaren.

HP: Adire Law Office

Kunt u ons vertellen over de achtergrond van de introductie van de tekst-naar-spraaktool?

Hata: Momenteel bieden we uitleg aan onze cliënten niet alleen mondeling of schriftelijk aan, maar ook via video's. Voorheen was dit alleen mondeling of schriftelijk, maar in ons streven naar duidelijkheid vonden we het belangrijk om video's met illustraties en animaties aan te bieden.

Voor het maken van kwalitatief goede video's moet er ook veel aandacht worden besteed aan de narratie. Wanneer we echter opnames maakten met de stemmen van medewerkers, moesten deze vaak opnieuw worden gedaan, wat enorm veel tijd kostte.

Bovendien was de opnameomgeving een probleem; geluiden van buitenaf, zoals telefoons of voetstappen, waren ondanks alle voorzorgsmaatregelen onvermijdelijk.

Het resultaat was dat het maken van video's zeer veel moeite en tijd kostte.

De heer Yasuda van Personeelszaken (hierna Yasuda): Op de afdeling personeelszaken besteedden we bij elke oriëntatie voor nieuwe medewerkers een halve dag aan het geven van dezelfde uitleg. We dachten dat als we een video zouden tonen die ook zonder persoonlijke uitleg goed te begrijpen was, dit de efficiëntie aanzienlijk zou verhogen.

Omdat we dachten dat een tekst-naar-spraaktool die eenvoudig narratie kan genereren de drempel voor het maken van video's zou verlagen, zijn we tot de introductie overgegaan.

Kunt u ons vertellen hoe u bij de keuze voor Ondoku bent uitgekomen?

Hata: De lage prijs en het gebruiksgemak waren de doorslaggevende factoren.

Wat betreft het gebruiksgemak waardeerden we vooral de interface die intuïtief te bedienen is. De tekstvakken en de downloadknoppen zijn duidelijk aangegeven, waardoor er geen verwarring ontstaat bij het gebruik.

Daarnaast was het feit dat commercieel gebruik is toegestaan een essentieel punt, aangezien we materiaal maken voor onze cliënten. Met Ondoku, dat zo soepel werkt, dachten we het probleem van de enorme tijdsinvestering voor stemopnames te kunnen oplossen, wat leidde tot de beslissing het in te voeren.

Zijn de uitdagingen opgelost (of verbeterd) vergeleken met de periode voor de introductie van Ondoku?

Hata: Voorheen kostte de narratie van een videomateriaal van ongeveer 10 minuten soms wel 6 uur.

Ik denk dat het alleen al 3 uur kostte om een script te schrijven waarmee de medewerker die de stem insprak zonder aarzeling kon voorlezen. Omdat de opname in één keer goed moest zijn, was een perfect script noodzakelijk. Om de kwaliteit op het niveau van elk woord te waarborgen, werd het script keer op keer hardop gecontroleerd.

Bovendien waren we erg streng; zodra er ook maar een klein geluid van buitenaf te horen was, moesten we opnieuw opnemen, waardoor de tijd razendsnel voorbijging.

Tegenwoordig is het narratiewerk echter in ongeveer anderhalf uur voltooid. Het feit dat er geen menselijke stemmen meer nodig zijn, betekent dat er geen gedetailleerd script meer nodig is en de moeite van het opnieuw opnemen is weggevallen, wat een groot verschil maakt.

Yasuda: Het maken van video's binnen de afdeling personeelszaken is echt van de grond gekomen door de introductie van Ondoku. Voorheen was de drempel om video's te maken zo hoog dat het in de praktijk bijna niet te doen was.

De oriëntatie voor nieuwe medewerkers vindt plaats voor zowel pas afgestudeerden als ervaren krachten, waardoor het niet ongebruikelijk is dat dit wel 10 keer per maand gebeurt. Tot nu toe was de situatie zo dat medewerkers van personeelszaken daar constant bij aanwezig moesten zijn om uitleg te geven.

Om dit te verbeteren, hebben we geprobeerd video's met Ondoku-narratie in de trainingen op te nemen. Het bleek dat het begrip gelijkwaardig was aan dat van mondelinge uitleg, waardoor onze medewerkers hun tijd nu aan andere taken dan de oriëntatie kunnen besteden.

Heeft u binnen het kantoor feedback ontvangen over Ondoku?

Yasuda: Dankzij de realisatie van het videomateriaal horen we nu dat medewerkers de inhoud van de oriëntatie op elk gewenst moment kunnen herhalen.

De uitlegvideo's voor nieuwe medewerkers die met Ondoku zijn gemaakt, zijn via gedeelde data altijd beschikbaar om terug te kijken. Hierdoor hebben we een systeem gerealiseerd waarbij zaken die men zich op basis van tekst alleen niet meer kan herinneren, eenvoudig via de video opnieuw geleerd kunnen worden.

Ook medewerkers die op bijkantoren door het hele land zijn geplaatst, kunnen nu efficiënt leren via de video's die vanuit het hoofdkantoor worden gedeeld.

Zijn er verdere verbeterpunten die u voor Ondoku zou willen zien?

Yasuda: Als de fijne kneepjes van de intonatie nog verder verbeterd kunnen worden, zou het nog gemakkelijker in gebruik zijn. Vooral bij het maken van langere zinnen moeten we nu nog creatief zijn, zoals het opknippen van zinnen, om de gewenste klank te krijgen.

Hata: Ik denk dat een soort duidelijke handleiding of specificatieblad erg handig zou zijn. Momenteel proberen we zelf door vallen en opstaan audio te maken die natuurlijk klinkt.

Als Ondoku tips voor het gebruik zou kunnen geven, zouden we misschien meer tijd kunnen besteden aan de specifieke intonatie van vaktermen.

Hoe wilt u Ondoku in de toekomst gaan gebruiken?

Hata: Ik hoop Ondoku te kunnen gebruiken voor het versterken van onze educatieve programma's.

Bijvoorbeeld programma's waarbij je uit opties het juiste antwoord kiest en verdergaat als in een RPG. Trainingen die je als een spel kunt doorlopen, maken het leren leuker, nietwaar?

Aangezien narratie daar een belangrijk element voor zal zijn, hopen we dat Ondoku op dat moment een grote rol kan spelen.

Yasuda: Op de afdeling personeelszaken zijn we van plan video's op SNS te plaatsen die sollicitanten, waaronder pas afgestudeerden, gemakkelijk kunnen bekijken. We willen dat Ondoku alle narratie-uitdagingen die daarbij komen kijken voor ons oplost.

Dankzij het gebruik van Ondoku kon u efficiënt narraties van een kwaliteit die geschikt is voor klanten maken, en door het te gebruiken voor interne educatie kon u aanzienlijk besparen op tijd en moeite! Hartelijk dank voor het delen van dit geweldige praktijkvoorbeeld.

Ondoku is een tekst-naar-spraakservice die gratis commercieel kan worden gebruikt. Het ondersteunt 81 talen en regio's, met in totaal meer dan 692 verschillende stemmen. Klik hier voor de stemtypen en voorbeeldfragmenten van de ondersteunde talen om ze uit te proberen.