使用 ChatGPT 高效率撰寫商務郵件的提示詞集

AI 技術發達，現在已經進入了可以處理各種業務的時代！

以下將說明如何利用 ChatGPT 來撰寫商務郵件。

使用 ChatGPT 編寫商務郵件的方法

1. 登入 ChatGPT
2. 在訊息輸入欄中，輸入商務郵件的 Prompt 並發送
3. ChatGPT 將自動生成商務郵件

什麼是 Prompt

要在 ChatGPT 中編寫商務郵件，Prompt 非常重要。

Prompt 是指為了指示 ChatGPT 生成文章而使用的關鍵字或短語。

透過使用 Prompt（關鍵字或短語），並詳細提供希望編寫的內容，ChatGPT 就能生成更準確的文章。

請盡可能在 Prompt 中詳細寫明想對誰、說什麼、內容是什麼、以及用什麼樣的方式傳達。

ChatGPT 的商務郵件用 Prompt 範例

【請求發送請款單郵件的 Prompt】

主旨：「請求發送請款單」

請求理由：「請求服務使用費的請款單」

寄送資訊確認：「確認請款單的寄送地址」

指定期限：「設定請款單的發送期限」

結尾語：「請多多指教」

【告知發送資料郵件的 Prompt】

主旨：「資料發送通知」

資料摘要：「說明所發送資料的內容」

附件方式：「附件檔案或連結說明」

資料使用目的：「提議資料的活用方法」

聯絡方式：「針對疑問或不明之處的聯絡窗口」

【在沒有收到回信時發送的重發郵件 Prompt】

主旨：「關於上次的郵件（重發）」

上次郵件發送日期：「○年○月○日」

上次郵件摘要：「再次確認上次郵件的主要重點」

體恤：「擔心沒有收到回信」

重新設定期限：「設定或再次確認回覆期限」

結尾語：「麻煩請您確認，謝謝」

【回覆報價請求郵件的 Prompt】

主旨：「關於報價請求的回覆」

問候語：「對客戶表示感謝的話語」

報價詳情：「提供報價內容與金額」

報價有效期：「指定報價的期限」

聯絡方式：「針對疑問或不明之處的聯絡窗口」

結尾語：「麻煩請您考慮，謝謝」

【回覆報價單發送郵件的 Prompt】

主旨：「關於報價單的回覆」

問候：「對對方的禮貌問候」

收到報價單：「告知已收到報價單」

對報價內容的感想：「關於報價內容的感想或疑問」

問題或擔憂事項：「若有關於報價的問題或擔憂請記載」

提議面談：「根據需要提議面談或調整行程」

回覆期限：「若需要回覆，請明示期限」

聯絡方式：「針對疑問或不明之處的聯絡窗口」

結尾語：「禮貌的結尾語」

【誤寄郵件的道歉郵件 Prompt】

主旨：「誤寄郵件的歉意」

道歉文：「針對誤寄郵件的道歉」

原因說明：「簡潔說明誤寄的原因」

今後對策：「說明今後防止誤寄的措施」

聯絡方式：「針對疑問或不明之處的聯絡窗口」

結尾語：「再次致歉並請求諒解」

ChatGPT Prompt 的實際郵件輸出內容

這是使用上述 Prompt 時，由 ChatGPT 生成的文章。

使用的是 Chat-GPT4 模型。這是目前付費使用的模型。

雖然 ChatGPT 有各種版本，但目前 ChatGPT4 是最高階模型，能提供最好的結果。

請求發送請款單郵件

主旨：請求發送請款單

〇〇 先生/小姐，您好：

承蒙照顧，我是 △△ 股份有限公司的 □□。這次非常感謝貴司提供服務。關於服務使用費，煩請開立請款單。

寄送地址如下，麻煩請您確認後寄送請款單。

• 郵遞區號 123-4567
• 東京都港區〇〇 1-2-3 大樓 5F
• △△ 股份有限公司
• 負責人：□□

另外，麻煩請於 ○年○月○日 前發送請款單。

如有任何不明之處，歡迎隨時洽詢。

再請多多指教。

 

敬上

資料發送通知郵件

主旨：資料發送通知

〇〇 先生/小姐，您好：

承蒙照顧，我是 △△ 股份有限公司的 □□。日前在會議中提到的資料，已附加於本郵件中。

資料摘要如下：

• 產品特色與優勢
• 市場調查結果
• 案例介紹

資料以 PDF 檔案附件。此外，也可從以下連結下載：

[資料下載連結]

希望能透過此資料幫助您深入了解產品，並作為今後專案或業務活動的參考。

如有任何疑問或不明之處，請隨時透過電話（03-1234-5678）或電子郵件（example@example.com）與我們聯絡。

謝謝您。

 

敬上

回覆報價單發送郵件（正面回覆）

主旨：關於報價單的回覆

〇〇 先生/小姐，您好：

承蒙照顧，我是 △△ 股份有限公司的 □□。告知您已順利收到日前寄送的報價單，非常感謝。

已拜讀報價內容，整體而言是非常令人滿意的內容，且整理得非常易於理解。不過，關於其中幾個項目，我有部分疑問與擔憂。

具體來說，關於專案的交期，我想確認是否已按我司希望的時間設定。此外，由於未記載委外費用的明細，若能告知詳情將不勝感激。

若您方便，是否可以安排一次面談，讓我們詳細討論上述疑問與擔憂？本週四或週五下午我目前有空，若有您合適的時段，煩請告知。

不好意思，若能在本週內回覆將非常有幫助。如有任何不明之處，請隨時透過電話（03-1234-5678）或電子郵件（example@example.com）與我們聯絡。

再請多多指教。

 

敬上

在沒有收到回信時發送的重發郵件

主旨：關於上次的郵件（重發）

〇〇 先生/小姐，您好：

承蒙照顧，我是 △△ 股份有限公司的 □□。日前於 2023年4月13日 給您發了郵件，因未收到回信，故再次發送本郵件。

在上次的郵件中，我詢問了以下幾點：

• 油壓器的壓力設定範圍
• 維護時的注意事項

因未收到回信而有些擔心。若郵件未送達，或有任何不明之處，煩請告知。

不好意思，若能在下週二（4月18日）前給予回覆將非常有幫助。如有任何不明之處，請隨時透過電話（03-1234-5678）或電子郵件（example@example.com）與我們聯絡。

煩請確認，謝謝。

 

敬上

誤寄郵件的道歉郵件

主旨：誤寄郵件的歉意

〇〇 先生/小姐，您好：

承蒙照顧，我是 △△ 股份有限公司的 □□。關於日前發送給您的郵件，經查明為誤寄。非常抱歉給您帶來困擾。

原因在於輸入收件人時指定了錯誤的地址。該郵件原本是發給另一位人士的，請您忽略該郵件內容即可。

為避免此類誤寄再次發生，我將徹底執行收件人確認，並更謹慎地處理。

如有任何不明之處，請隨時透過電話（03-1234-5678）或電子郵件（example@example.com）與我們聯絡。

這次造成您的困擾，誠摯地表示歉意。今後也請多多指教。

 

敬上

如果不知道 Prompt 怎麼寫，直接問 ChatGPT 即可

遇到這種時候，只要詢問 ChatGPT，它就會告訴你 Prompt 的寫法範例。

請告訴我發給山田先生詢問油壓器設定的郵件 Prompt 該怎麼寫

像這樣直接問也可以。

是的，就像這樣，它不只會告訴你 Prompt，甚至連實際的郵件都幫你寫好了。

如果不明白，儘管詢問 ChatGPT。如果生成的文章不滿意，就試著改變命令的方式。

如果您有這種感覺，可以使用 AI 語音 Ondoku，將回信以語音朗讀出來。

Ondoku

閱讀與編寫郵件都非常耗時

根據 商務郵件實際狀況調查 2022：

• 每日平均 發送「16.27 封」 接收「66.87 封」
• 閱讀一封郵件平均花費 1 分 24 秒
• 編寫一封郵件平均花費 6 分 5 秒

也就是說，平均而言：

光是閱讀郵件，一天就要花費 1 小時 10 分鐘

光是編寫郵件，一天就要花費 1 小時 40 分鐘

可見與郵件相關的時間，每天約有 3 小時之多。

透過學會使用 ChatGPT 高效編寫商務郵件的方法，可以讓日常業務進行得更順暢。

此外，閱讀時間透過語音朗讀，負擔會減輕許多。

朗讀功能請務必活用 Ondoku！

透過聽覺處理能更有效率

用聽的方式來處理郵件，是提高商務郵件讀寫效率的方法之一。

節省時間

透過聽郵件，有時比用眼看更快，且內容更容易理解。

多工處理的可能性

透過聽郵件，可以一邊聽郵件內容，一邊開始寫回信等，實現「邊做邊聽」的其他作業。

減輕眼睛疲勞

整天盯著螢幕會導致眼睛疲勞。透過聽郵件，可以減輕眼睛的負擔。

防止讀錯或遺漏

透過聽郵件，較不容易發生讀錯或遺漏的情況，能有效防止錯誤。

要用聽的方式處理郵件，可以使用智慧型手機或電腦搭載的語音助理，或是使用 Ondoku 等專用工具，就能輕鬆收聽語音。

您要不要也試試用 Ondoku 舒適地檢查商務郵件呢？

Ondoku 每月可以免費朗讀 5000 字。朗讀方式接近真人，是非常悅耳的聲音。您可以選擇女聲、男聲、女孩聲音等，用喜歡的聲音朗讀，任何郵件內容都會變得非常溫和。

活用 Ondoku，讓商務郵件的讀寫更加高效吧。

■ AI語音合成軟體“Ondoku”

「Ondoku」是一種線上文字轉語音工具，無需初始費用即可使用。

• 支援日語、英語、中文、韓語、西班牙語、法語、德語等約50種語言。
• PC 和智慧型手機皆可使用
• 適用於商務、教育、娛樂等。
• 無需安裝，可從瀏覽器立即使用
• 也支援從圖像中讀出

要使用它，只需輸入文字或從網站上傳文件即可。 在幾秒鐘內產生自然的聲音檔案。 您可以免費使用最多 5,000 個字元的語音合成，因此請先嘗試一下。