ChatGPT Prompt-Sammlung für das effiziente Schreiben von Business-E-Mails

Die KI-Technologie hat sich so weit entwickelt, dass wir nun in einer Ära leben, in der sie verschiedenste Aufgaben bewältigen kann!

Auch geschäftliche E-Mails lassen sich mithilfe von AI einfach und effizient erstellen. Es wäre eigentlich verschwendet, es nicht zu tun.

Wir erklären Ihnen, wie Sie ChatGPT zum Schreiben von geschäftlichen E-Mails nutzen können.

Wie man geschäftliche E-Mails mit ChatGPT schreibt

1. Bei ChatGPT anmelden
2. Geben Sie den Prompt für die geschäftliche E-Mail in das Eingabefeld ein und senden Sie ihn ab
3. ChatGPT generiert die geschäftliche E-Mail automatisch

Was ist ein Prompt?

Um geschäftliche E-Mails mit ChatGPT zu schreiben, ist der Prompt entscheidend.

Ein Prompt ist ein Keyword oder eine Phrase, um ChatGPT anzuweisen, Text zu generieren.

Durch die Verwendung von Prompts (Keywords oder Phrasen) und die Bereitstellung detaillierter Informationen darüber, was geschrieben werden soll, kann ChatGPT präzisere Texte erstellen.

Schreiben Sie so detailliert wie möglich in den Prompt, an wen, was, worüber und wie Sie etwas mitteilen möchten.

Beispiele für ChatGPT-Prompts für geschäftliche E-Mails

【Prompt für eine E-Mail zur Anforderung einer Rechnung】

Betreff: „Anfrage zur Zusendung der Rechnung“

Grund für die Rechnungsanforderung: „Rechnung für die Servicegebühr anfordern“

Bestätigung der Versandinformationen: „Versandadresse der Rechnung bestätigen“

Angabe der Frist: „Frist für die Zusendung der Rechnung festlegen“

Schlussformel: „Vielen Dank im Voraus“

Geben Sie den Grund für die Anfrage konkret an und machen Sie Anweisungen so klar wie möglich, zum Beispiel mit einem Datum wie „15. September 2023“ für die Einsendefrist.

【Prompt für eine E-Mail zur Ankündigung der Zusendung von Unterlagen】

Betreff: „Ankündigung der Zusendung von Unterlagen“

Übersicht der Unterlagen: „Inhalt der gesendeten Unterlagen erläutern“

Anhang-Methode: „Hinweis auf Dateianhang oder Link“

Verwendungszweck der Unterlagen: „Vorschlag zur Nutzung der Unterlagen“

Kontakt: „Kontaktinformationen für Fragen oder Unklarheiten“

Indem Sie ChatGPT konkret mitteilen, um was für Unterlagen es sich handelt, erhalten Sie eine noch verständlichere geschäftliche E-Mail.

【Prompt für eine Follow-up-E-Mail, wenn keine Antwort eingegangen ist】

Betreff: „Bezüglich der vorherigen E-Mail (Erneutes Senden)“

Datum der vorherigen E-Mail: „Tag. Monat. Jahr“

Zusammenfassung der vorherigen E-Mail: „Hauptpunkte der vorherigen E-Mail erneut bestätigen“

Höflichkeit: „Besorgnis über die ausbleibende Antwort ausdrücken“

Neufestsetzung der Frist: „Frist für die Antwort festlegen oder erneut bestätigen“

Schlussformel: „Vielen Dank für Ihre Überprüfung“

【Prompt für eine Antwort-E-Mail auf eine Angebotsanfrage】

Betreff: „Antwort auf Ihre Angebotsanfrage“

Begrüßung: „Dankesworte an den Kunden“

Details zum Angebot: „Präsentation des Angebotsinhalts und des Betrags“

Gültigkeitsdauer des Angebots: „Gültigkeitsfrist des Angebots angeben“

Kontakt: „Kontaktinformationen für Fragen oder Unklarheiten“

Schlussformel: „Vielen Dank für Ihre Berücksichtigung“

【Prompt für eine Antwort-E-Mail auf ein erhaltenes Angebot】

Betreff: „Rückmeldung zum Angebot“

Begrüßung: „Höfliche Begrüßung des Gegenübers“

Erhalt des Angebots: „Eingang des Angebots bestätigen“

Eindruck zum Angebotsinhalt: „Meinung oder Rückfragen zum Inhalt des Angebots“

Fragen oder Bedenken: „Fragen oder Bedenken zum Angebot notieren, falls vorhanden“

Besprechungsvorschlag: „Bei Bedarf Vorschlag für eine Besprechung oder Terminabstimmung“

Antwortfrist: „Falls eine Antwort erforderlich ist, Frist klar angeben“

Kontakt: „Kontaktinformationen für Fragen oder Unklarheiten“

Schlussformel: „Höfliche Schlussformel“

Dies ist ein Prompt für den Fall, dass Sie nach Erhalt eines Angebots das Gespräch fortsetzen möchten. Passen Sie notwendige Angaben wie Daten individuell an.

【Prompt für eine Entschuldigungs-E-Mail bei Fehlversand】

Betreff: „Entschuldigung für die fehlerhafte Zusendung“

Entschuldigung: „Entschuldigung für den Fehlversand“

Ursachenerklärung: „Ursache des Fehlversands kurz erläutern“

Zukünftige Maßnahmen: „Maßnahmen zur Vermeidung künftiger Fehlversendungen erläutern“

Kontakt: „Kontaktinformationen für Fragen oder Unklarheiten“

Schlussformel: „Erneute Entschuldigung und Bitte um Verständnis“

Durch die konkrete Angabe von Präventionsmaßnahmen wird eine hervorragende Entschuldigungs-E-Mail erstellt. Sehr empfehlenswert für Leute, die sich mit Entschuldigungen schwertun!

Tatsächlicher E-Mail-Text aus einem ChatGPT-Prompt

Dies ist der von ChatGPT generierte Text bei Verwendung des oben genannten Prompts.

Als Modell wurde Chat-GPT4 verwendet. Dies ist ein Modell, das derzeit kostenpflichtig verfügbar ist.

Es gibt verschiedene Versionen von ChatGPT, aber zum jetzigen Zeitpunkt ist ChatGPT4 das Spitzenmodell und liefert die besten Ergebnisse.

E-Mail zur Anforderung einer Rechnung

Betreff: Anfrage zur Zusendung der Rechnung

Sehr geehrte(r) Frau/Herr 〇〇,

vielen Dank für die gute Zusammenarbeit. Hier spricht □□ von der Firma △△. Wir bedanken uns herzlich dafür, dass wir Ihren Service in Anspruch nehmen durften. Bitte senden Sie uns die Rechnung für die Servicegebühr zu.

Die Versandadresse lautet wie folgt. Könnten Sie bitte die Angaben überprüfen und uns die Rechnung zusenden?

• PLZ 123-4567
• Tokio, Minato-ku 〇〇 1-2-3 Building 5F
• Aktiengesellschaft △△
• Z. Hd.: □□

Des Weiteren möchten wir Sie bitten, die Rechnung bis zum [Tag. Monat. Jahr] zu senden.

Sollten Sie Fragen haben, können Sie sich gerne an uns wenden.

Vielen Dank im Voraus.

 

Mit freundlichen Grüßen

E-Mail zur Ankündigung der Zusendung von Unterlagen

Betreff: Ankündigung der Zusendung von Unterlagen

Sehr geehrte(r) Frau/Herr 〇〇,

vielen Dank für die gute Zusammenarbeit. Hier spricht □□ von der Firma △△. Die Unterlagen, über die wir beim letzten Treffen gesprochen haben, habe ich dieser E-Mail beigefügt.

Hier ist eine Übersicht der Unterlagen:

• Produktmerkmale und Vorteile
• Marktforschungsergebnisse
• Fallstudien

Die Unterlagen sind als PDF-Datei angehängt. Sie können sie auch über den folgenden Link herunterladen.

[Link zum Download der Unterlagen]

Wir hoffen, dass diese Unterlagen dazu beitragen, Ihr Verständnis für das Produkt zu vertiefen und als Referenz für zukünftige Projekte oder Verkaufsaktivitäten dienen.

Bei Unklarheiten oder Fragen können Sie uns gerne telefonisch unter (03-1234-5678) oder per E-Mail (example@example.com) kontaktieren.

Vielen Dank im Voraus.

 

Mit freundlichen Grüßen

Antwort-E-Mail auf ein erhaltenes Angebot (positive Rückmeldung)

Betreff: Rückmeldung zum Angebot

Sehr geehrte(r) Frau/Herr 〇〇,

vielen Dank für die gute Zusammenarbeit. Hier spricht □□ von der Firma △△. Ich möchte Ihnen mitteilen, dass wir das neulich gesendete Angebot erhalten haben. Vielen Dank dafür.

Wir haben den Inhalt des Angebots geprüft und finden, dass es insgesamt überzeugend und sehr übersichtlich zusammengestellt ist. Dennoch haben wir zu einigen Punkten Rückfragen oder Bedenken.

Konkret möchten wir bezüglich der Lieferfrist des Projekts sicherstellen, ob diese gemäß unseren Wünschen festgelegt wurde. Da zudem die Aufschlüsselung der Fremdkosten nicht aufgeführt ist, wären wir Ihnen für weitere Details dankbar.

Wäre es möglich, ein Gespräch zu vereinbaren, um über die oben genannten Punkte im Detail zu sprechen? Diesen Donnerstag- oder Freitagnachmittag hätten wir Zeit. Bitte lassen Sie uns wissen, welcher Termin Ihnen passt.

Es wäre hilfreich, wenn Sie uns noch diese Woche antworten könnten. Bei Unklarheiten oder Fragen können Sie uns gerne telefonisch unter (03-1234-5678) oder per E-Mail (example@example.com) kontaktieren.

Vielen Dank im Voraus.

 

Mit freundlichen Grüßen

Follow-up-E-Mail, wenn keine Antwort eingegangen ist

Betreff: Bezüglich der vorherigen E-Mail (Erneutes Senden)

Sehr geehrte(r) Frau/Herr 〇〇,

vielen Dank für die gute Zusammenarbeit. Hier spricht □□ von der Firma △△. Ich habe Ihnen am 13. April 2023 eine E-Mail gesendet, aber da ich bisher keine Antwort erhalten habe, sende ich Ihnen diese Nachricht erneut zu.

In der vorherigen E-Mail hatte ich nach folgenden Punkten gefragt:

• Druckeinstellbereich der Hydraulikpumpe
• Hinweise zur Wartung

Ich mache mir etwas Sorgen wegen der ausbleibenden Rückmeldung. Falls die E-Mail nicht angekommen sein sollte oder etwas unklar ist, lassen Sie es mich bitte wissen.

Es wäre sehr hilfreich, wenn Sie mir bis nächsten Dienstag (18. April) antworten könnten. Bei Unklarheiten oder Fragen können Sie uns gerne telefonisch unter (03-1234-5678) oder per E-Mail (example@example.com) kontaktieren.

Vielen Dank für Ihre Überprüfung.

 

Mit freundlichen Grüßen

Entschuldigungs-E-Mail bei Fehlversand

Betreff: Entschuldigung für die fehlerhafte Zusendung

Sehr geehrte(r) Frau/Herr 〇〇,

vielen Dank für die gute Zusammenarbeit. Hier spricht □□ von der Firma △△. Es hat sich herausgestellt, dass die E-Mail, die ich Ihnen neulich gesendet habe, versehentlich an Sie ging. Ich bitte vielmals um Entschuldigung.

Die Ursache war die Angabe einer falschen Adresse bei der Eingabe des Empfängers. Da die gesendete E-Mail für eine andere Person bestimmt war, können Sie den Inhalt ignorieren.

Um solche Fehlversendungen in Zukunft zu vermeiden, werden wir die Empfängeradressen gründlich prüfen und sorgfältiger vorgehen.

Bei Unklarheiten oder Fragen können Sie uns gerne telefonisch unter (03-1234-5678) oder per E-Mail (example@example.com) kontaktieren.

Wir bitten für die entstandenen Unannehmlichkeiten um Entschuldigung und hoffen weiterhin auf eine gute Zusammenarbeit.

 

Mit freundlichen Grüßen

Wenn Sie den Prompt nicht wissen, fragen Sie einfach ChatGPT

Aber ich weiß nicht, wie ich den Prompt für so einen speziellen Fall schreiben soll...

In solchen Fällen können Sie ChatGPT fragen, und es wird Ihnen Beispiele für die Formulierung von Prompts geben.

Nenne mir einen Prompt für eine E-Mail an Herrn Yamada, um nach den Einstellungen der Hydraulikpumpe zu fragen.

So etwas in der Art ist völlig ausreichend.

Wie Sie sehen, hat ChatGPT nicht nur den Prompt, sondern direkt die fertige E-Mail geschrieben.

Wenn Sie etwas nicht wissen, fragen Sie ChatGPT einfach alles. Wenn Sie mit dem generierten Text nicht zufrieden sind, ändern Sie die Art Ihrer Anweisung.

Das Lesen ist so mühsam...

Wenn Sie das Gefühl haben, können Sie die KI-Stimme von Ondoku nutzen, um sich die Antwort vorlesen zu lassen.

Ondoku

Das Lesen und Schreiben von E-Mails kostet viel Zeit

Laut der Business Mail Fact-finding Survey 2022:

• Täglicher Durchschnitt: Gesendet „16,27 Mails“, Empfangen „66,87 Mails“
• Zeit zum Lesen einer Mail: Durchschnittlich 1 Min. 24 Sek.
• Zeit zum Schreiben einer Mail: Durchschnittlich 6 Min. 5 Sek.

Das bedeutet im Durchschnitt:

Allein für das Lesen von E-Mails verbringt man 1 Stunde 10 Minuten pro Tag.

Allein für das Schreiben von E-Mails verbringt man 1 Stunde 40 Minuten pro Tag.

Es zeigt sich, dass die Zeit für E-Mails etwa 3 Stunden pro Tag beträgt.

Das heißt, es gibt Leute, bei denen fast der halbe Tag nur mit E-Mails draufgeht.

Was für eine Verschwendung! Nutzen wir KI, um uns das Leben leichter zu machen!

Indem Sie lernen, geschäftliche E-Mails mit ChatGPT effizient zu schreiben, können Sie Ihren Arbeitsalltag reibungsloser gestalten.

Zudem wird die Belastung beim Lesen erheblich verringert, wenn man sich die Mails vorlesen lässt.

Nutzen Sie dafür bitte unbedingt Ondoku!

Höhere Effizienz durch das Anhören von Audio

E-Mails per Audio zu hören, ist eine Methode, um das Lesen und Schreiben von geschäftlichen E-Mails effizienter zu gestalten.

Zeitersparnis

E-Mails per Audio zu hören, ist oft schneller als sie mit den Augen zu lesen, und der Inhalt ist leichter zu erfassen.

Möglichkeit zum Multitasking

Durch das Anhören von E-Mails können Sie währenddessen bereits mit dem Schreiben der Antwort beginnen oder andere Aufgaben erledigen – echtes „Nebenbei-Arbeiten“ wird möglich.

Entlastung der Augen

Den ganzen Tag auf den Bildschirm zu schauen, ermüdet die Augen. Das Anhören von E-Mails kann diese Belastung verringern.

Vermeidung von Lesefehlern und Übersehen

Wenn man E-Mails hört, passieren seltener Lesefehler oder es wird weniger übersehen. So lassen sich Fehler vermeiden.

Um E-Mails per Audio zu hören, können Sie Sprachassistenten auf Smartphones oder Computern nutzen oder spezielle Tools wie Ondoku verwenden, um Audio ganz einfach abzuspielen.

Möchten auch Sie Ihre geschäftlichen E-Mails bequem mit Ondoku checken?

Ondoku kann jeden Monat 5.000 Zeichen kostenlos vorlesen. Die Sprechweise ist nah am Menschen und sehr angenehm zu hören. Sie können zwischen Frauenstimmen, Männerstimmen, Mädchenstimmen usw. wählen. Wenn eine Stimme, die Sie mögen, vorliest, wirkt jeder E-Mail-Inhalt deutlich milder.

Nutzen Sie Ondoku, um das Lesen und Schreiben von geschäftlichen E-Mails zu optimieren.

■ KI-Sprachsynthesesoftware „Ondoku“

„Ondoku“ ist ein Online-Text-to-Speech-Tool, das ohne Anfangskosten genutzt werden kann.

• Unterstützt etwa 50 Sprachen, darunter Japanisch, Englisch, Chinesisch, Koreanisch, Spanisch, Französisch und Deutsch.
• Verfügbar sowohl vom PC als auch vom Smartphone
• Geeignet für Business, Bildung, Unterhaltung usw.
• Keine Installation erforderlich, kann sofort über Ihren Browser verwendet werden
• Unterstützt auch das Auslesen von Bildern

Um es zu verwenden, geben Sie einfach Text ein oder laden Sie eine Datei von der Website hoch. Erstellen Sie in Sekundenschnelle natürliche Klangdateien. Sie können die Sprachsynthese für bis zu 5.000 Zeichen kostenlos nutzen, also probieren Sie es bitte zuerst aus.

Die Text-to-Speech-Software „Ondoku“ kann jeden Monat 5000 Zeichen mit KI-Stimme kostenlos vorlesen. Sie können MP3s problemlos herunterladen und auch eine kommerzielle Nutzung ist möglich. Wenn Sie sich kostenlos anmelden, können Sie bis zu 5.000 Zeichen pro Monat kostenlos von Text in Sprache umwandeln. Probieren Sie Ondoku jetzt aus.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com