Prompt-gyűjtemény üzleti e-mailek hatékony írásához ChatGPT-vel

Az AI technológia fejlődésével olyan korszakba léptünk, amelyben már különféle feladatok elvégzésére is képes!

Az üzleti e-maileket is egyszerűen és hatékonyan elkészítheti az AI segítségével. Sőt, valóságos pazarlás nem élni ezzel a lehetőséggel.

Elmagyarázzuk, hogyan írhat üzleti e-maileket a ChatGPT használatával.

Hogyan írjunk üzleti e-mailt a ChatGPT-vel

1. Jelentkezzen be a ChatGPT-be
2. Írja be az üzleti e-mailhez tartozó prompt-ot az üzenetbeviteli mezőbe, és küldje el
3. A ChatGPT automatikusan generálja az üzleti e-mailt

Mi az a prompt

Az üzleti e-mailek ChatGPT-vel történő megírásához fontos a prompt.

A prompt olyan kulcsszavak vagy kifejezések összessége, amelyekkel utasítást adunk a ChatGPT-nek a szöveggenerálásra.

A prompt-ok (kulcsszavak vagy kifejezések) használatával, valamint az írandó tartalom részletes megadásával a ChatGPT sokkal pontosabb szövegeket tud generálni.

Próbálja meg a lehető legrészletesebben leírni a prompt-ban, hogy kinek, mit, miről és milyen stílusban szeretne üzenni.

Példák üzleti e-mail prompt-okra a ChatGPT-hez

【Prompt számla küldésének kéréséhez】

Tárgy: „Számla küldésének kérése”

Számlakérés oka: „Szolgáltatási díj számlájának kérése”

Címzett adatainak ellenőrzése: „A számla címzettjének ellenőrzése”

Határidő megadása: „Számla küldési határidejének beállítása”

Záró gondolat: „Várom válaszát”

Írja le konkrétan a kérés okát, és adjon meg minél pontosabb határidőt, például: „2023. szeptember 15.”.

【Prompt dokumentumok küldéséről szóló értesítéshez】

Tárgy: „Tájékoztatás dokumentumok küldéséről”

Dokumentum összefoglalása: „A küldött dokumentum tartalmának ismertetése”

Csatolás módja: „Tájékoztatás a csatolt fájlról vagy linkről”

Dokumentum célja: „Javaslat a dokumentum felhasználási módjára”

Kapcsolattartási adatok: „Elérhetőség kérdések vagy bizonytalanság esetén”

Ha konkrétan elmondja a ChatGPT-nek, hogy milyen tartalmú a dokumentum, az üzleti e-mail sokkal érthetőbbé válik.

【Prompt emlékeztető e-mailhez, ha nem érkezett válasz】

Tárgy: „Az előző e-mailemmel kapcsolatban (ismételt küldés)”

Az előző e-mail dátuma: „20xx. hónap xx. nap”

Az előző e-mail összefoglalása: „Az előző e-mail főbb pontjainak megerősítése”

Figyelmesség: „Aggodalom a válasz hiánya miatt”

Határidő újbóli megadása: „Válaszadási határidő beállítása vagy megerősítése”

Záró gondolat: „Szíves ellenőrzését előre is köszönöm”

【Prompt árajánlatkérésre adott válaszhoz】

Tárgy: „Válasz árajánlatkérésre”

Üdvözlés: „Köszönetnyilvánítás az ügyfélnek”

Árajánlat részletei: „Az ajánlat tartalmának és az összegnek a bemutatása”

Ajánlat érvényessége: „Az árajánlat érvényességi idejének megadása”

Kapcsolattartási adatok: „Elérhetőség kérdések vagy bizonytalanság esetén”

Záró gondolat: „Várom szíves visszajelzését”

【Prompt válaszlevélhez árajánlat kézhezvétele után】

Tárgy: „Válasz az árajánlattal kapcsolatban”

Üdvözlés: „Udvarias üdvözlés a partnernek”

Ajánlat átvétele: „Az árajánlat kézhezvételének megerősítése”

Vélemény az ajánlatról: „Észrevételek vagy kérdések az ajánlat tartalmával kapcsolatban”

Kérdések vagy aggályok: „Esetleges kérdések vagy aggályok leírása”

Egyeztetési javaslat: „Szükség esetén javaslat megbeszélésre vagy időpont-egyeztetés”

Válaszadási határidő: „Ha választ vár, a határidő egyértelmű megadása”

Kapcsolattartási adatok: „Elérhetőség kérdések vagy bizonytalanság esetén”

Záró gondolat: „Udvarias elköszönés”

Ez a prompt arra az esetre szolgál, ha az árajánlat megérkezése után szeretne továbblépni a folyamatban. Módosítsa a dátumokat és az egyéb szükséges adatokat.

【Prompt tévesen elküldött e-mail miatti bocsánatkéréshez】

Tárgy: „Elnézést kérünk a téves küldésért”

Bocsánatkérés: „Bocsánatkérés a tévesen elküldött e-mail miatt”

Ok magyarázata: „A téves küldés okának rövid ismertetése”

Jövőbeni intézkedések: „A hasonló hibák megelőzésére tett intézkedések leírása”

Kapcsolattartási adatok: „Elérhetőség kérdések vagy bizonytalanság esetén”

Záró gondolat: „Ismételt bocsánatkérés és megértés kérése”

A megelőző intézkedések konkrét megadásával az AI kiváló bocsánatkérő levelet készít. Kifejezetten ajánlott azoknak, akik nehezen fogalmaznak meg ilyen leveleket!

Példák a ChatGPT által generált e-mailekre prompt-ok alapján

Íme a ChatGPT által generált szövegek a fenti prompt-ok használatával.

A modell a ChatGPT-4. Ez a modell jelenleg díj ellenében használható.

A ChatGPT-nek több verziója is létezik, de jelenleg a ChatGPT-4 a legfejlettebb modell, amely a legjobb eredményeket adja.

Számla küldését kérő e-mail

Tárgy: Számla küldésének kérése

Tisztelt 〇〇!

Remélem, jól szolgál az egészsége. □□ vagyok a △△ vállalattól. Ezúton szeretném megköszönni, hogy igénybe vehettük szolgáltatásukat. Szeretném kérni a szolgáltatási díjról szóló számlát.

A számlázási adatok a következők. Kérem, szíveskedjen ellenőrizni és elküldeni részünkre a számlát.

• Irányítószám: 123-4567
• Tokió, Minato-ku 〇〇 1-2-3 Building 5F
• △△ Vállalat
• Ügyintéző: □□

Kérem továbbá, hogy a számlát legkésőbb 20xx. hónap xx. napjáig szíveskedjenek megküldeni.

Amennyiben bármilyen kérdése merülne fel, forduljon hozzám bizalommal.

Munkáját előre is köszönöm.

 

Tisztelettel:

Tájékoztató e-mail dokumentumok küldéséről

Tárgy: Tájékoztatás dokumentumok küldéséről

Tisztelt 〇〇!

Üdvözlettel: □□ vagyok a △△ vállalattól. A legutóbbi megbeszélésünkön említett dokumentumokat mellékelten csatoltam ehhez az e-mailhez.

A dokumentumok rövid összefoglalása:

• A termék jellemzői és előnyei
• Piackutatási eredmények
• Esettanulmányok bemutatása

A dokumentumokat PDF formátumban csatoltam. Emellett az alábbi linkről is letölthetők:

[Dokumentum letöltési link]

Remélem, hogy a dokumentumok segítenek a termék jobb megismerésében, és hasznosak lesznek a jövőbeli projektekhez vagy értékesítési tevékenységekhez.

Bármilyen kérdés esetén forduljon hozzám bizalommal telefonon (03-1234-5678) vagy e-mailben (example@example.com).

Üdvözlettel:

 

Tisztelettel:

Válasz árajánlat kézhezvételére (pozitív válasz)

Tárgy: Válasz az árajánlattal kapcsolatban

Tisztelt 〇〇!

Üdvözlettel: □□ vagyok a △△ vállalattól. Ezúton igazolom vissza, hogy a napokban küldött árajánlatot rendben megkaptuk. Köszönjük szépen.

Áttanulmányoztuk az ajánlatot, és úgy találtuk, hogy összességében megfelelő és rendkívül érthetően lett összeállítva. Néhány ponttal kapcsolatban azonban lennének kérdéseink vagy észrevételeink.

Konkrétan a projekt határidejét illetően szeretnénk megbizonyosodni arról, hogy az megfelel-e az igényeinknek. Emellett a kiszervezési költségek részletezése hiányzik, ezért hálásak lennénk, ha elküldené a részletes bontást.

Amennyiben megfelel Önnek, be tudnánk iktatni egy egyeztetést, hogy részletesen átbeszéljük a fent említett kérdéseket? Ezen a héten csütörtökön vagy pénteken délután szabad vagyok, kérem, jelezze, Önnek melyik időpont lenne alkalmas.

Megköszönném, ha még a héten tudna válaszolni. Bármilyen kérdés esetén forduljon hozzám bizalommal telefonon (03-1234-5678) vagy e-mailben (example@example.com).

Szíves együttműködését köszönöm.

 

Tisztelettel:

Emlékeztető e-mail, ha nem érkezett válasz

Tárgy: Az előző e-mailemmel kapcsolatban (ismételt küldés)

Tisztelt 〇〇!

Üdvözlettel: □□ vagyok a △△ vállalattól. 2023. április 13-án küldtem Önnek egy e-mailt, de mivel még nem kaptam választ, úgy döntöttem, hogy ismételten elküldöm.

Az előző e-mailben az alábbiakról érdeklődtem:

• A hidraulikus eszköz nyomásbeállítási tartománya
• Karbantartási óvintézkedések

Aggódom, hogy esetleg nem kapta meg az üzenetemet. Ha nem érkezett meg az e-mail, vagy bármi nem egyértelmű, kérem, jelezze.

Hálás lennék, ha jövő hét keddig (április 18.) válaszolni tudna. Bármilyen kérdés esetén forduljon hozzám bizalommal telefonon (03-1234-5678) vagy e-mailben (example@example.com).

Szíves ellenőrzését előre is köszönöm.

 

Tisztelettel:

Bocsánatkérő levél téves küldés miatt

Tárgy: Elnézést kérünk a téves küldésért

Tisztelt 〇〇!

Üdvözlettel: □□ vagyok a △△ vállalattól. Kiderült, hogy a minap küldött e-mailemet véletlenül Önnek továbbítottam. Nagyon sajnálom a történteket.

A hiba oka az volt, hogy a címzett megadásakor téves címet választottam ki. Az elküldött e-mail egy másik személynek szólt, ezért kérem, hogy a tartalmát tekintse tárgytalannak.

Annak érdekében, hogy a jövőben ne fordulhasson elő ilyen hiba, fokozottan ügyelünk a címzettek ellenőrzésére.

Amennyiben bármilyen kérdése lenne, keressen bizalommal telefonon (03-1234-5678) vagy e-mailben (example@example.com).

Még egyszer elnézést kérek a kellemetlenségért. Szíves megértését köszönöm.

 

Tisztelettel:

Ha nem tudja, milyen prompt-ot írjon, kérdezze meg a ChatGPT-t

De nem tudom, hogyan írjak prompt-ot egy ilyen speciális helyzetben...

Ilyenkor egyszerűen megkérdezheti a ChatGPT-t, és az megmutatja a megfelelő prompt példákat.

Mondj egy prompt-ot egy e-mailhez, amiben a hidraulikus gép beállításairól kérdezem Yamadát.

Ehhez hasonló kérést is megfogalmazhat.

Íme, nemcsak a prompt-ot adta meg, hanem ténylegesen meg is írta a levelet.

Ha bizonytalan, kérdezzen bármit a ChatGPT-től. Ha a generált szöveg nem nyeri el a tetszését, próbálja meg módosítani az utasítást.

Fárasztó ennyit olvasni...

Ha így érez, az AI alapú Ondoku segítségével hangosan is felolvastathatja a válaszokat.

Ondoku

Sok időt vesz igénybe az e-mailek olvasása és írása

A 2022-es üzleti e-mail felmérés szerint:

• Napi átlag: Elküldött: „16,27 db”, Fogadott: „66,87 db”
• Egy e-mail elolvasásának átlagos ideje: 1 perc 24 másodperc
• Egy e-mail megírásának átlagos ideje: 6 perc 5 másodperc

Vagyis átlagosan:

Csak az e-mailek olvasásával napi 1 órát és 10 percet töltünk el.

Csak az e-mailek megírásával napi 1 órát és 40 percet töltünk el.

Látható, hogy az e-mailezéssel töltött idő naponta körülbelül 3 óra.

Ez azt jelenti, hogy vannak, akiknek majdnem a fél napja rámegy az e-mailezésre.

Micsoda pazarlás! Használja az AI-t, hogy megkönnyítse a saját dolgát!

Ha elsajátítja az üzleti e-mailek ChatGPT-vel történő hatékony megírását, gördülékenyebbé teheti a napi munkáját.

Emellett az olvasással töltött időt is jelentősen csökkentheti, ha felolvastatja a leveleket.

Használja bátran az Ondoku-t a felolvasáshoz!

Hatékonyabb munkavégzés hangalapú hallgatással

Az e-mailek hangalapú meghallgatása az egyik módja annak, hogy hatékonyabbá tegye az üzleti levelezést.

Időmegtakarítás

Az e-mailek hallgatása gyakran gyorsabb és könnyebben érthető, mint a vizuális olvasás.

Multitasking lehetősége

Az e-mailek hallgatása közben már elkezdheti megfogalmazni a választ, vagy más feladatokat is végezhet párhuzamosan.

A szem fáradtságának csökkentése

Az egész napos képernyőnézés elfárasztja a szemet. Az e-mailek meghallgatása segít pihentetni a látását.

Olvasási hibák és figyelmetlenségek megelőzése

Hangalapú hallgatásnál kisebb az esélye annak, hogy félreolvas valamit vagy elkerüli a figyelmét egy részlet. Ez segít a hibák elkerülésében.

Az e-mailek meghallgatásához használhatja az okostelefonokba vagy számítógépekbe épített hangasszisztenseket, vagy olyan speciális eszközöket, mint az Ondoku, amelyekkel egyszerűen felolvastathatja a szövegeket.

Szeretné Ön is kényelmesebben ellenőrizni az üzleti e-mailjeit az Ondoku-val?

Az Ondoku havonta 5000 karaktert olvas fel ingyenesen. A hangzás nagyon közel áll az emberi beszédhez, és rendkívül kellemes hallgatni. Választhat női, férfi vagy akár gyermekhangot is, így bármilyen e-mail tartalma sokkal barátságosabbá válik, ha az Önnek tetsző hangon szólal meg.

Használja az Ondoku-t az üzleti levelezés hatékonyabbá tételére!

■ „Ondoku” mesterséges intelligencia beszédszintézis szoftver

Az "Ondoku" egy online szövegfelolvasó eszköz, amely kezdeti költség nélkül használható.

• Körülbelül 50 nyelvet támogat, beleértve a japán, angol, kínai, koreai, spanyol, francia és német nyelvet.
• Számítógépről és okostelefonról is elérhető
• Alkalmas üzleti, oktatási, szórakozási stb.
• Nincs szükség telepítésre, azonnal használható a böngészőből
• A képekből való kiolvasást is támogatja

Használatához egyszerűen írjon be szöveget, vagy töltsön fel egy fájlt a webhelyről. Természetes hangfájlokat generál másodpercek alatt. A beszédszintézist 5000 karakter erejéig ingyenesen használhatja, ezért kérjük, először próbálja ki.

Az Ondoku szövegfelolvasó szoftver havonta 5000 karaktert tud kiolvasni mesterséges intelligencia hangjával ingyenesen. Könnyedén letölthet MP3-at, és kereskedelmi használatra is lehetőség nyílik. Ha ingyenesen regisztrál, havonta akár 5000 karaktert is ingyenesen konvertálhat szövegből beszéddé. Próbálja ki az Ondokut most.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com