Ondoku: elégedettebb ügyfelek és munkatársak! Az Adire Jogi Iroda esettanulmánya

• Adire Law Office
• Méret: több mint 1100 fő, több mint 220 ügyvéd (2023. október 31-i állapot)
• Iparág: Ügyvédi iroda
• Interjú: Kazumasa Hata ügyvéd (Tokiói Ügyvédi Kamara tagja)
  : Yasuda, HR osztály

Célok és kihívások

Szerződéskötéskori tájékoztató videók és munkatársi oktatási anyagok narrációjához használják. A kiváló minőségű anyagok elkészítése az előkészületekkel és az emberi hangfelvétel folyamatával rengeteg időt és energiát emészt fel.

Megoldás

Az irodán belüli hangfelvétel megszüntetése és a narráció elkészítése az Ondoku segítségével.

Hatások

A részletes forgatókönyv elkészítésének és a hangfelvételek újbóli rögzítésének szükségessége megszűnt, ami jelentős időmegtakarítást eredményezett.
Az elkészült videók sokoldalú felhasználása hozzájárul a munkafolyamatok hatékonyságának növeléséhez.

A vállalat és a bevezető osztály bemutatása

Hata ügyvéd (a továbbiakban: Hata): Mi egy általános ügyvédi iroda vagyunk, amely elsősorban magánszemélyek problémáival foglalkozik, mint például adósságrendezési ügyek, párkapcsolati konfliktusok vagy a B típusú hepatitishez kapcsolódó állami kártérítési igények.

A hagyományos ügyvédi irodák gyakran megközelíthetetlennek tűnnek, és bátorság kell ahhoz, hogy valaki tanácsot kérjen. Mi ezen szeretnénk változtatni, és célunk, hogy egy „közeli, elérhető ügyvédi irodaként” működjünk.

Irodánk egyik erőssége például a barátságos hirdetések közzététele és a telefonos tanácsadás egyszerű elérésének biztosítása. Emellett törekszünk arra, hogy a magyarázatok során kerüljük a szakzsargont, és arra ösztönözzük az embereket, hogy érezzék közelebb magukhoz az ügyvédeket.

Honlap: Adire Law Office

Kérjük, meséljen a szövegfelolvasó eszköz bevezetésének hátteréről.

Hata: Jelenleg az ügyfeleinknek szóló tájékoztatást nemcsak szóban vagy írásban, hanem videó formájában is biztosítjuk. Korábban csak szóban vagy írásban történt, de az érthetőség maximalizálása érdekében úgy éreztük, fontos az illusztrációkat és mozgóképeket tartalmazó videók használata.

A minőségi videók elkészítéséhez nagy hangsúlyt kell fektetni a narrációra is. Azonban, amikor a munkatársak hangjával rögzítettük a felvételeket, rengeteg újrafelvétel történt, ami óriási időt emésztett fel.

A felvételi környezet szempontjából is problémát jelentett, hogy a külső zajok, mint a telefoncsörgés vagy a lépések hangja, bármennyire is vigyáztunk, elkerülhetetlenek voltak.

Ennek eredményeként a videók elkészítése rendkívül munkaigényes és időigényes volt.

Yasuda, HR osztály (a továbbiakban: Yasuda): A HR osztályon minden új belépő orientációjakor fél napon keresztül ugyanazt a tájékoztatót tartottuk meg. Úgy gondoltuk, hogy ha az emberi magyarázat helyett egy jól érthető videót vetítünk le, az növelné a munka hatékonyságát.

Mivel egy olyan szövegfelolvasó eszközzel, amely egyszerűen generál narrációt, könnyebben belevághattunk a videókészítésbe, a bevezetés mellett döntöttünk.

Megkérdezhetjük, mi vezetett az Ondoku kiválasztásához?

Hata: Az alacsony ár és a könnyű kezelhetőség volt a döntő tényező.

Különösen a használhatóság terén értékeltük nagyra az intuitív kezelőfelületet. A szövegdoboz és a letöltés jelölése egyértelmű, így nincs bizonytalanság a használat során.

Emellett, mivel az anyagokat az ügyfelek számára készítjük, elengedhetetlen szempont volt, hogy a kereskedelmi célú felhasználás megengedett legyen. Úgy gondoltuk, hogy a gördülékenyen használható Ondoku megoldást jelenthet a narráció rögzítésével járó időigényes problémákra, ezért a bevezetése mellett döntöttünk.

Megoldódtak (vagy javultak) a kihívások az Ondoku bevezetése előtti állapothoz képest?

Hata: Korábban előfordult, hogy egy körülbelül 10 perces videóanyag hangfelvétele 6 órát vett igénybe.

Úgy gondolom, csak a forgatókönyv megírása – amelynél figyelnünk kellett arra, hogy a munkatárs hiba nélkül fel tudja olvasni – legalább 3 órát tartott. Mivel a felvételnek elsőre sikerülnie kellett, tökéletes forgatókönyvre volt szükség. Annak érdekében, hogy a minőség minden szónál megfelelő legyen, többször is felolvastuk ellenőrzésképpen.

Ezenkívül nagyon szigorúak voltunk, és ha a legkisebb külső zaj is beszűrődött, újravettük a felvételt, így az időnk hihetetlen sebességgel fogyott.

Jelenleg azonban a narrációs munka körülbelül másfél óra alatt lezajlik. Mivel nincs szükség emberi hangra, a részletes forgatókönyv sem elengedhetetlen már, és az újrafelvételek száma is jelentősen csökkent.

Yasuda: A HR osztályon belüli videókészítés az Ondoku bevezetésével vette kezdetét. Eddig a videókészítés akadályai olyan magasak voltak, hogy a valóságban nehezen tudtunk belevágni.

Az új belépők orientációját mind a frissdiplomások, mind a tapasztalt munkaerő számára megtartjuk, így nem ritka, hogy havonta akár 10 alkalommal is sor kerül rá. Eddig a HR munkatársainak minden alkalommal személyesen kellett jelen lenniük a tájékoztatókon.

A folyamatok javítása érdekében az Ondoku segítségével készített narrációval ellátott videókat beépítettük a képzésbe. Ennek eredményeképpen kiderült, hogy a megértés szintje megegyezik a szóbeli tájékoztatáséval, a HR munkatársai pedig az orientáción kívüli egyéb feladatokra is tudnak időt fordítani.

Kapott már visszajelzést az irodán belül az Ondoku használatával kapcsolatban?

Yasuda: A videós anyagok megvalósításával olyan visszajelzéseket kaptunk, hogy az orientáció tartalma bármikor átismételhetővé vált.

Az Ondoku segítségével készített, új belépőknek szóló magyarázó videókat megosztott tárhelyen tároljuk, így bármikor visszanézhetők. Ennek köszönhetően sikerült egy olyan rendszert kialakítani, ahol a szöveges anyagok alapján nehezebben felidézhető részeket videón keresztül könnyen újra lehet tanulni.

Emellett az ország különböző pontjain lévő fiókirodákba beosztott munkatársak is hatékonyan tudnak tanulni a központból megosztott videók segítségével.

Van bármilyen további fejlesztési javaslata az Ondoku felé?

Yasuda: Ha a finom intonációkon lehetne javítani, az még könnyebbé tenné a használatot. Különösen hosszabb mondatok készítésekor kell olyan trükköket alkalmaznunk, mint a mondatok rövid darabokra vágása, hogy a kívánt hangzást érjük el.

Hata: Úgy gondolom, egy könnyen érthető specifikációs dokumentum vagy útmutató még hasznosabb lenne. Jelenleg saját magunk, próbálkozások útján alakítjuk ki a természetes hangzású beszédet.

Ha az Ondoku részéről érkeznének tippek a használathoz, talán több időnk maradna arra, hogy a szakkifejezések intonációjára koncentráljunk.

Hogyan tervezi használni az Ondoku szolgáltatást a jövőben?

Hata: Szeretném az Ondoku-t az oktatási programok erősítésére használni.

Például olyan interaktív anyagokra gondolok, ahol a választási lehetőségek közül a helyeset kiválasztva haladhatunk előre, mint egy RPG-ben. Ha a képzés játékos formában valósul meg, a tanulás élvezetesebbé válik.

Ehhez azonban a narráció kulcsfontosságú elem, így ezen a téren számítunk az Ondoku segítségére.

Yasuda: A HR osztályon tervezzük olyan videók közzétételét a közösségi médiában (SNS), amelyeket az álláskeresők, köztük a frissdiplomások is könnyen megtekinthetnek. Az ezeknél felmerülő narrációs kérdéseket szeretnénk teljes mértékben az Ondoku segítségével megoldani.

Az Ondoku használatával hatékonyan készíthettek az ügyfelek számára is megfelelő minőségű narrációt, a belső oktatásban való alkalmazásával pedig jelentős időt és energiát takarítottatok meg! Köszönjük, hogy megosztottátok velünk ezt a kiváló példát.

Az Ondoku egy szövegfelolvasó szolgáltatás, amely ingyenesen is használható kereskedelmi célokra. 81 nyelvet és régiót támogat, összesen több mint 692 beszélővel rendelkezik. A támogatott nyelvek hangtípusai és a minták itt hallgathatók meg.