ChatGPT로 비즈니스 메일을 효율적으로 작성하는 프롬프트 모음

2023년 10월 5일

AI 기술이 발달하여 다양한 업무를 해낼 수 있는 시대가 되었습니다!

비즈니스 메일도 AI를 활용하여 쉽고 효율적으로 만들 수 있습니다. 오히려, 하고 있지 않은 아무것도 아깝다.

ChatGPT를 사용하여 비즈니스 이메일을 작성하는 방법을 설명합니다.

ChatGPT로 비즈니스 이메일을 작성하는 방법

ChatGPT에 로그인
메시지 입력란에 비즈니스 메일 프롬프트를 작성하고 전송
ChatGPT가 비즈니스 이메일을 자동 생성

프롬프트란?

ChatGPT로 비즈니스 이메일을 작성하려면 프롬프트가 중요합니다 .

프롬프트는 ChatGPT에 문장 생성을 지시하는 키워드 와 구문 입니다.

프롬프트(키워드 및 구문)를 사용하여 무엇을 작성해야 하는지 자세히 제공함으로써 ChatGPT는 보다 정확한 문장을 생성할 수 있습니다.

누구에게, 무엇을, 어떤 것을, 어떤 식으로 전하고 싶은지, 라고 하는 것을 가능한 한 자세하게 프롬프트에 쓰도록 합시다.

ChatGPT의 비즈니스 이메일 프롬프트 예

【송장의 송부를 의뢰 메일의 프롬프트】

제목: "송장 송부 요청"

인보이스 요청의 이유: '서비스 사용료 인보이스 요청'

송부처 정보 확인: '송장의 송부처 확인'

마감일 지정: '송장의 발송 기한 설정'

마무리 단어 : "잘 부탁드립니다"

의뢰 이유를 구체적으로 쓰거나 송부 기한의 날짜를 「2023년 9월 15일」 등 가능한 한 명확하게 지시를 합시다.

【자료의 송부를 알림 메일의 프롬프트】

건명：「자료 송부의 소식」

자료의 개요: 「송부하는 자료의 내용을 설명한다」

첨부 방법: '첨부 파일 또는 링크 안내'

자료의 이용 목적: 「자료의 활용 방법을 제안한다」

연락처: '질문과 불명점에 대한 연락처'

자료의 내용은 어떠한 것인지를 구체적으로 ChatGPT에 전하는 것으로, 보다 알기 쉬운 비즈니스 메일로 완성됩니다.

【메일의 회신이 없는 경우에 보내는, 재전송 메일의 프롬프트】

제목 : "이전 메일에 대해 (재전송)"

지난번 메일을 보낸 날짜 「○년○월○일」

마지막 이메일 요약: '이전 이메일의 주요 포인트 재확인'

배려: '답장이 없는 것에 대해 걱정'

기한 재설정: '응답 기한 설정 및 재확인'

마무리의 말 : "확인 정도, 잘 부탁드립니다"

【견적 의뢰에 회신 메일의 프롬프트】

제목: '견적 요청에 대한 회신'

인사말 : '고객에게 감사의 말'

견적 세부정보: '견적 내용 및 금액 제시'

견적 만료: '견적 기한 지정'

연락처: '질문과 불명점에 대한 연락처'

마무리 말 : "검토 정도, 잘 부탁드립니다"

【견적서 송부 메일에의 회신 메일의 프롬프트】

제목: '견적서에 대한 회신'

인사: "상대에 대한 정중한 인사"

견적서 접수: '견적서 접수를 전한다'

견적 내용에 대한 감상: 「견적 내용에 관한 소감이나 의문점」

질문이나 우려사항: 「견적에 관한 질문이나 우려사항이 있으면 기재」

협의 제안 : "필요에 따라 협의 제안 및 일정 조정"

회신 기한: '답장이 필요한 경우 기한을 명시합니다.'

연락처: '질문과 불명점에 대한 연락처'

마무리 단어 : "예의 바른 마무리 단어"

견적을 받은 뒤에, 이야기를 진행해 나가고 싶을 때용의 프롬프트입니다. 날짜 등의 필요 사항을 정렬하여 사용합시다.

【메일 오송의 사과 메일의 프롬프트】

제목: "잘못된 사과"

사과문: '오송신에 대한 사과'

원인 설명: "오전송의 원인을 간결하게 설명하기"

향후 대책: 「향후의 오송신 방지책을 설명한다」

연락처: '질문과 불명점에 대한 연락처'

마무리의 말 : "다시, 사과의 말과 이해의 부탁"

예방책을 구체적으로 기입함으로써, 그것은 훌륭한 사과 메일을 만들어 줍니다. 사과에 약한 사람에게는 정말 추천입니다!

ChatGPT 프롬프트의 실제 출력 메일 문장

위의 프롬프트를 사용할 때의 ChatGPT 생성 문장입니다.

모델은 Chat-GPT4를 사용합니다. 현재는 유료로 사용할 수 있는 모델입니다.

ChatGPT는 다양한 버전이 있지만 현재 ChatGPT4는 최상위 모델로 최상의 결과를 반환합니다.

인보이스 보내기 요청 이메일

제목: 송장 송부 요청

〇〇님,
신세를지고 있습니다. 주식회사 △△의 □□입니다. 이번에는 귀사의 서비스를 이용해 주셔서 감사합니다. 서비스 이용료에 대한 청구서를 부탁드립니다.
송부처는 아래와 같습니다. 수고스럽지만 확인하신 후 청구서를 보내 주시겠습니까?
〒123-4567
도쿄도 미나토구 〇〇 1-2-3 빌딩 5F
주식회사△△
담당:□□
또, 수고스럽지만, 청구서의 송부를 ○년 ○월 ○일까지 부탁드리겠습니다.
뭔가 궁금한 점이 있으시면 부담없이 문의하십시오.
아무쪼록 잘 부탁드립니다.
존경

자료의 송부를 통지 메일

건명：자료 송부의 알림

〇〇님,
신세를지고 있습니다. 주식회사 △△의 □□입니다. 요전날의 미팅에서 이야기한 자료를, 이 메일에 첨부했습니다.
자료의 개요는 다음과 같습니다.
제품의 특징과 장점
시장조사결과
사례 소개
자료는 PDF 파일로 첨부하고 있습니다. 또한 다음 링크에서도 다운로드할 수 있습니다.
[자료 다운로드 링크]
자료를 활용하여 제품의 이해를 깊게 하거나 향후의 프로젝트나 영업 활동의 참고로 해 주시면 감사하겠습니다.
궁금한 점이나 질문이 있으시면 언제든지 전화 (03-1234-5678) 또는 이메일 (example@example.com)로 문의하십시오.
잘 부탁드립니다.
존경

견적서 송부 메일에의 회신 메일(긍정적인 대답)

제목: 견적서에 대한 회신

〇〇님,
신세를지고 있습니다. 주식회사 △△의 □□입니다. 요 전날 송부해 주신 견적서를 무사히 받았습니다 것을 전하겠습니다. 감사합니다.
견적 내용을 배견하겠습니다만, 전체적으로 납득이 가는 내용으로, 매우 알기 쉽게 정리하고 있다고 느꼈습니다. 다만, 몇개의 항목에 대해서 의문점이나 우려 사항이 있습니다.
구체적으로는, 프로젝트의 납기에 관해서, 당사의 희망대로 설정되어 있는지 확인하고 싶은 점이 있습니다. 또, 외주비에 관한 내역이 기재되어 있지 않기 때문에, 상세한 것을 알려 주시면 감사하겠습니다.
편의를 원한다면 협의를 설정하고 위의 의문점과 우려 사항에 대해 자세히 이야기 할 수 있습니까? 이번 주 목요일과 금요일 오후에 빈 공간이 있으므로, 사정이 맞는 일정을 알려 주시면 감사하겠습니다.
죄송하지만 이번 주에 회신 해 주시면 감사하겠습니다. 궁금한 점이나 질문이 있으시면 언제든지 전화 (03-1234-5678) 또는 이메일 (example@example.com)로 문의하십시오.
아무쪼록 잘 부탁드립니다.
존경

메일 회신이 없을 때 보내는 재전송 메일

제목 : 마지막 메일에 대해 (재전송)

〇〇님,
신세를지고 있습니다. 주식회사 △△의 □□입니다. 요 전날, 2023년 4월 13일에 메일을 보내 드렸습니다만, 회신이 없는 것으로부터 재발송 하기로 했습니다.
마지막 이메일에서는 다음 사항에 대해 묻습니다.
유압기의 압력 설정 범위
유지보수 시 주의점
답장이 없다는 것에 대해 걱정합니다. 메일이 도착하지 않았거나 확실하지 않은 점이 있으면 알려주십시오.
죄송합니다만, 다음 주 화요일(4월 18일)까지 회답해 주시면 도움이 됩니다. 궁금한 점이나 질문이 있으시면 언제든지 전화 (03-1234-5678) 또는 이메일 (example@example.com)로 문의하십시오.
확인 정도, 잘 부탁드립니다.
존경

메일 오송 사과 메일

제목: 잘못된 전송 사과

〇〇님,
신세를지고 있습니다. 주식회사 △△의 □□입니다. 요 전날 보낸 메일에 대해 잘못 보내 버린 것이 밝혀졌습니다. 매우 실례했습니다.
원인은 목적지를 입력할 때 잘못된 주소를 지정했기 때문입니다. 보내 드린 메일은 다른 사람에게 보내는 것이었으므로 내용에 관해서는 무시해 주시면 괜찮습니다.
앞으로 이러한 오전송이 일어나지 않도록 목적지의 확인을 철저히 주의 깊게 대응하겠습니다.
궁금한 점이나 질문이 있으시면 언제든지 전화 (03-1234-5678) 또는 이메일 (example@example.com)로 문의하십시오.
이번에는 불편을 끼쳐 드려 죄송합니다. 앞으로도 아무쪼록 잘 부탁드립니다.
존경

프롬프트를 모르면 ChatGPT에게 물어보십시오.

하지만 이런 특별한 경우에 프롬프트를 쓰는 법을 모른다.

그렇다면 ChatGPT에게 물으면 프롬프트를 작성하는 방법을 알려줍니다.

야마다씨에게 유압기의 설정을 듣는 메일의 프롬프트를 가르쳐

같은 느낌이라도 좋습니다.

네, 이런 식으로 프롬프트뿐만 아니라 실제로 메일까지 써 주었습니다.

모르겠다면 ChatGPT에게 무엇이든 물어보십시오. 생성된 문장에 납득이 가지 않으면 명령의 방법을 바꾸어 봅시다.

문자를 치는 것이 귀찮습니다 ...

라고 느낀다면 Ondoku-ChatGPT를 사용하면 음성 입력으로 ChatGPT에 질문이나 명령할 수 있습니다.

이메일을 읽고 쓰는 데 시간이 걸립니다.

비즈니스 메일 실태조사 2022 에 따르면

1일 평균 송신 「16.27통」 수신 「66.87통」
1통 읽기 시간 평균 1분 24초
1통 쓰기 시간 평균 6분 5초

즉 평균

메일을 읽는 것만으로 하루 1시간 10분도 시간을 사용하고 있어

메일을 쓰는 것만으로 하루 1시간 40분도 시간을 사용하고 있습니다

이메일과 관련된 시간은 하루에 약 3시간이 걸립니다.

메일만으로 거의 반나절이 끊어지는 사람도 있다는 것이다.

아깝다! AI를 활용하여 자신이 즐길 수 있도록 하자!

비즈니스 메일을 ChatGPT로 효율적으로 작성하는 방법을 익히면 일상 업무를 원활하게 진행할 수 있습니다.

또, 읽는 시간은 음독해 받는 것으로 꽤 부담이 적어집니다.

음독에는 Ondoku를 꼭 활용해 주세요!

음성으로 듣는 것으로 보다 효율적으로 할 수 있다

음성으로 메일을 듣는 것은 비즈니스 메일의 읽기 및 쓰기를 보다 효율적으로 만드는 방법 중 하나입니다.

시간 절약

메일을 음성으로 듣는 것으로, 눈으로 읽는 것보다 빠르거나 내용을 이해하기 쉽습니다.

멀티태스킹 가능성

음성으로 메일을 듣는 것으로, 메일의 내용을 들으면서, 회신을 쓰기 시작하는 등, 다른 작업을 하면서의 「면서 작업」을 할 수 있게 됩니다.

눈의 피로 완화

하루 종일 화면을 계속 보면 눈이 피곤할 수 있습니다. 하지만 음성으로 메일을 듣는 것으로 눈의 피로를 줄일 수 있습니다.

읽기 실수나 간과 방지

음성으로 메일을 듣는 것으로, 읽기 실수나 간과가 일어나기 어려워집니다. 실수를 방지할 수 있습니다.

음성으로 메일을 듣기 위해서는, 스마트폰이나 PC에 탑재되어 있는 음성 어시스턴트를 사용하거나, Ondoku등의 전용 툴을 사용하는 것으로, 음성을 간단하게 들을 수 있습니다.

공식 사이트 : Ondoku

Ondoku는 무료로 매월 5000자를 읽을 수 있습니다. 읽는 방법도 인간에게 가깝고, 매우 듣기 쉬운 음성입니다. 여성의 목소리, 남성의 목소리, 소녀의 목소리 등도 선택할 수 있고, 좋아하는 목소리로 읽어 주면, 어떤 메일의 내용이라도 꽤 마일드가 됩니다.

Ondoku를 활용하여 비즈니스 메일 읽기 및 쓰기를 간소화하세요.

문장 독서 소프트웨어 "Ondoku"는 무료로 매월 5000자를 AI 음성으로 읽을 수 있습니다. MP3를 쉽게 다운로드할 수 있어 상용 이용도 가능합니다. 무료 등록을 하면 매월 5000자까지 무료로 텍스트를 음성으로 변환할 수 있습니다. 지금 Ondoku를 사용해보십시오.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com

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