En samling av spørsmål for å skrive forretnings-e-poster effektivt med ChatGPT

AI-teknologien har utviklet seg, og det har blitt en tid hvor ulike oppgaver kan gjøres!

Bedrifts-e-poster kan også lages enkelt og effektivt ved hjelp av AI . Det er heller bortkastet å ikke gjøre det.

Jeg vil forklare hvordan du skriver en forretnings-e-post ved hjelp av ChatGPT.

Hvordan skrive forretnings-e-poster med ChatGPT

1. Logg inn på ChatGPT
2. Skriv inn en e-postmelding for bedriften i meldingsfeltet og send
3. ChatGPT genererer automatisk forretnings-e-poster

Hva er en forespørsel

Forespørsler er viktige for å skrive forretnings-e-poster i ChatGPT.

Forespørsler er nøkkelord eller setninger som forteller ChatGPT å generere setninger.

Ved å bruke ledetekster (søkeord eller fraser) og gi detaljer om hva du vil at folk skal skrive om, kan ChatGPT generere mer nøyaktige setninger.

Vær så spesifikk som mulig i spørsmålet om hvem, hva, hva og hvordan du vil si det.

ChatGPT-eksempel på e-postmelding for bedrifter

[Be om e-post som ber om å sende faktura]

Emne: "Forespørsel om fakturering"

Årsak til fakturaforespørsel: "Be om faktura for tjenestebruksgebyret"

Bekreftelse av fraktinformasjon: "Bekreft faktureringsadresse"

Angi frist: "Sett frist for å sende faktura"

Avslutningsord: "Yoroshiku onegaishimasu"

Skriv årsaken til forespørselen spesifikt, og gi instruksjoner så tydelig som mulig, for eksempel "15. september 2023" for fristen.

[Be om e-post som varsler levering av materialer]

Emne: "Melding om sending av materiale"

Oversikt over materialer: "Beskriv innholdet i materialet som skal sendes"

Vedleggsmetode: "Vedleggsfil eller lenkeveiledning"

Formål med bruk av materialer: "Foreslå måter å bruke materialer på"

Kontakt: "Kontakt for spørsmål og bekymringer"

Ved å fortelle ChatGPT spesifikt hva innholdet i dokumentet er, kan du gjøre forretnings-e-posten enklere å forstå.

[Spør om å sende e-poster sendt på nytt når det ikke er svar på e-poster]

Emne: "Angående forrige e-post (sendt på nytt)"

Datoen da siste e-post ble sendt "År/måned/dag"

Sammendrag av forrige e-post: "Gå tilbake til nøkkelpunkter fra forrige e-post"

Medfølelse: "Jeg bekymrer meg for ikke å svare"

Tilbakestilling av fristen: "Angi og bekrefter svarfristen på nytt"

Avslutningsord: "Takk for bekreftelsen."

[Be om svar på e-post for tilbudsforespørsel]

Emne: "Svar på tilbudsforespørsel"

Hilsen setning: "Takknemlighetsord til kunder"

Estimatdetaljer: «Nåværende estimatdetaljer og beløp»

Utløpsdato for tilbudet: "Spesifiser utløpsdatoen for tilbudet"

Kontakt: "Kontakt for spørsmål og bekymringer"

Avslutningsord: "Takk for omtanken."

[Be om svar på e-post til tilbudssending]

Emne: ``Svar om tilbud''

Hilsen: "En høflig hilsen til den andre personen"

Tilbudsmottak: "Formidle tilbudsmottak"

Visninger på estimatinnholdet: «Inntrykk og spørsmål om estimatinnholdet»

Spørsmål eller bekymringer: 'Beskriv eventuelle spørsmål eller bekymringer om sitatet'

Møteforslag: "Foreslå og planlegg møter etter behov"

Svarfrist: "Hvis svar kreves, spesifiser fristen."

Kontakt: "Kontakt for spørsmål og bekymringer"

Avslutningsord: "høflige sluttord"

Dette er en melding for når du vil fortsette med historien etter å ha mottatt et estimat. La oss ordne de nødvendige elementene som datoen og bruke den.

[Be om unnskyldning på e-post for feillevering]

Emne: "Beklager feil overføring"

Unnskyldningstekst: «Unnskyldning for sending ved en feiltakelse»

Årsaksforklaring: "Forklar kort årsaken til den feilaktige overføringen"

Fremtidige tiltak: "Forklar fremtidige tiltak for å forhindre feiloverføring"

Kontakt: "Kontakt for spørsmål og bekymringer"

Avsluttende bemerkninger: "Nok en gang beklager jeg og ber om forståelse."

Det gir en flott unnskyldnings-e-post ved å være spesifikk med dine forebyggende tiltak. Den anbefales virkelig for de som ikke er flinke til å beklage!

Faktisk utgående e-posttekst fra ChatGPT-forespørsel

Dette er teksten som genereres av ChatGPT når du bruker ledeteksten ovenfor.

Modellen bruker Chat-GPT4 . Denne modellen er for øyeblikket tilgjengelig mot et gebyr.

ChatGPT har ulike versjoner, men for øyeblikket er ChatGPT4 toppmodellen og gir de beste resultatene.

E-post som ber om faktura

Emne: Forespørsel om fakturering

Kjære 〇〇,

Vi står i gjeld til. Jeg er □□ fra △△ Co., Ltd. Tusen takk for at jeg fikk bruke tjenesten din denne gangen. Jeg ønsker en faktura for servicegebyret.

Leveringsadressen er som følger. Jeg beklager å plage deg, men kan du sende meg fakturaen etter å ha bekreftet den?

• 〒123-4567
• 〇〇 1-2-3 Building 5F, Minato-ku, Tokyo
• △△ Co., Ltd.
• Ansvarlig: □□

Beklager også at jeg plager deg, men send fakturaen innen MM/DD/ÅÅÅÅ.

Hvis du har spørsmål, kan du gjerne kontakte oss.

Tusen takk.

Virkelig din

E-postmelding om levering av materiell

Emne: Melding om sending av materiell

Kjære 〇〇,

Vi står i gjeld til. Jeg er □□ fra △△ Co., Ltd. Jeg har vedlagt denne e-posten materialet vi diskuterte på møtet her om dagen.

Et sammendrag av materialet er som følger:

• Produktegenskaper og fordeler
• Resultater fra markedsundersøkelser
• casestudie

Dokumenter legges ved som PDF-filer. Du kan også laste den ned fra lenken nedenfor.

[Lenke til nedlasting av dokument]

Vi håper at du vil bruke disse materialene til å utdype din forståelse av produktene våre og bruke dem som referanse for fremtidige prosjekter og salgsaktiviteter.

Hvis du har spørsmål eller bekymringer, kan du gjerne kontakte oss på telefon (03-1234-5678) eller e-post (example@example.com).

Takk skal du ha.

Virkelig din

Svar e-post på tilbudssending av e-post (positivt svar)

Emne: Svar angående tilbud

Kjære 〇〇,

Vi står i gjeld til. Jeg er □□ fra △△ Co., Ltd. Jeg vil gjerne informere deg om at jeg har mottatt tilbudet du sendte meg her om dagen. Takk skal du ha.

Jeg har sett innholdet i estimatet, men jeg følte at innholdet totalt sett var tilfredsstillende og ble oppsummert på en veldig lettfattelig måte. Jeg har imidlertid noen spørsmål og bekymringer angående noen få ting.

Konkret vil jeg bekrefte om leveringsdatoen for prosjektet er satt i henhold til våre ønsker. Siden det ikke er noen oversikt over outsourcingkostnader, ville jeg sette pris på om du kunne gi meg detaljene.

Hvis det passer for deg, vil det være mulig å sette opp et møte for å diskutere spørsmålene og bekymringene ovenfor i detalj? Vi har åpent torsdag og fredag ettermiddag denne uken, så gi oss beskjed om hvilke datoer som passer for deg.

Beklager at jeg plager deg, men det ville vært nyttig om du kunne svare innen denne uken. Hvis du har spørsmål eller bekymringer, kan du gjerne kontakte oss på telefon (03-1234-5678) eller e-post (example@example.com).

Tusen takk.

Virkelig din

Send e-post på nytt for å sende når det ikke er svar på e-posten

Emne: Angående forrige e-post (sendt på nytt)

Kjære 〇〇,

Vi står i gjeld til. Jeg er □□ fra △△ Co., Ltd. Her om dagen sendte jeg en e-post 13. april 2023, men siden det ikke kom noe svar, bestemte jeg meg for å sende den på nytt.

I vår siste e-post spurte vi om:

• Hydraulisk trykkinnstillingsområde
• Forholdsregler for vedlikehold

Jeg er redd jeg ikke har fått svar. Hvis du ikke har mottatt e-posten eller har spørsmål, vennligst gi oss beskjed.

Det ville vært nyttig om du kunne svare innen neste tirsdag (18. april). Hvis du har spørsmål eller bekymringer, kan du gjerne kontakte oss på telefon (03-1234-5678) eller e-post (example@example.com).

Takk for din bekreftelse.

Virkelig din

Beklager e-post for feillevering

Emne: Unnskyldning for å sende feil melding

Kjære 〇〇,

Vi står i gjeld til. Jeg er □□ fra △△ Co., Ltd. Når det gjelder e-posten jeg sendte deg her om dagen, viste det seg at jeg sendte den ved en feiltakelse. Jeg må beklage på det sterkeste.

Årsaken er at du har spesifisert feil adresse når du anga destinasjonen. E-posten jeg sendte var adressert til noen andre, så du kan ignorere innholdet.

I fremtiden vil vi sjekke destinasjonen grundig og reagere nøye slik at slik feiloverføring ikke oppstår.

Hvis du har spørsmål eller bekymringer, kan du gjerne kontakte oss på telefon (03-1234-5678) eller e-post (example@example.com).

Vi beklager eventuelle ulemper dette kan ha medført. Takk for din fortsatte støtte.

Virkelig din

Hvis du ikke forstår spørsmålet, spør ChatGPT

Men jeg vet ikke hvordan jeg skal skrive en oppfordring i et så spesielt tilfelle

På den tiden, hvis du spør ChatGPT, vil den fortelle deg et eksempel på hvordan du skriver en forespørsel.

Mr. Yamada, vennligst fortell meg beskjeden i posten som ber om innstillingen av den hydrauliske enheten.

Det er greit å føle seg slik.

Ja, han sendte meg ikke bare en melding som dette, men han skrev faktisk en e-post til meg.

Hvis du ikke forstår, spør ChatGPT hva som helst. Hvis du ikke liker de genererte setningene, kan du prøve å endre måten kommandoene utstedes på.

Det er vanskelig å skrive...

Hvis du føler det, kan du bruke Ondoku-ChatGPT til å stille spørsmål og gi ordrer til ChatGPT med stemmeinndata.

Relatert artikkel >> [Gratis og enkelt] Hvordan ha en talesamtale med ChatGPT! Innstillinger og bruk for datamaskiner og smarttelefoner

Det tar tid å lese og skrive e-poster.

I følge Business Email Survey 2022 ,

• Daglig gjennomsnitt sendt "16.27" mottatt "66.87"
• Gjennomsnittlig tid til å lese 1 minutt 24 sekunder
• Gjennomsnittlig tid for å skrive én bokstav: 6 minutter og 5 sekunder

dvs. gjennomsnittlig

Jeg bruker 1 time og 10 minutter om dagen på å lese e-poster.

Jeg bruker 1 time og 40 minutter om dagen på å skrive e-poster

Du kan se at tiden relatert til e-post er omtrent 3 timer per dag .

Det betyr at noen bruker nesten en halv dag på å bare sende e-post.

for godt til å kaste bort! Gjør deg komfortabel med AI!

Ved å lære hvordan du skriver forretnings-e-poster effektivt med ChatGPT, kan du få det daglige arbeidet til å gå problemfritt.

Dessuten vil lesetiden være mye mindre belastning ved å la dem lese høyt.

Vennligst bruk Ondoku for å lese høyt!

Relatert artikkel >> Les opp ChatGPT-svarene høyt [Ondoku3-ChatGPT]

Du kan bli mer effektiv ved å lytte til stemmen din

Å lytte til e-poster med stemmen er en måte å gjøre lesing og skriving av forretnings-e-poster mer effektiv.

spare tid

Å lytte til e-poster er raskere og enklere å forstå enn å lese dem med øynene.

Mulighet for multitasking

Ved å lytte til e-poster med stemmen kan du begynne å skrive et svar mens du lytter til innholdet i e-posten mens du gjør andre oppgaver.

redusere tretthet i øynene

Å stirre på skjermer hele dagen kan belaste øynene. Men å lytte til e-post med stemmen kan redusere belastningen på øynene.

Forebygging av feillesing og tilsyn

Ved å lytte til e-poster med stemmen er det mindre sannsynlig at feillesing og tilsyn oppstår. Feil kan forebygges.

For å lytte til e-post med stemmen, kan du enkelt lytte til stemmen ved å bruke stemmeassistenten installert på smarttelefonen eller datamaskinen din, eller ved å bruke et dedikert verktøy som Ondoku.

Offisiell nettside: Ondoku

Ondoku kan lese 5000 tegn per måned gratis. Lesingen ligner på et menneskes, og stemmen er veldig lett å høre. Du kan velge mellom en kvinnestemme, en mannsstemme og en jentestemme.

Strømlinjeform bedriftens e-postlesing og skriving med Ondoku.

Tekst-til-tale-programvaren "Ondoku" kan lese opp 5000 tegn hver måned med AI-stemme gratis. Du kan enkelt laste ned MP3-er og kommersiell bruk er også mulig. Hvis du registrerer deg gratis, kan du konvertere opptil 5000 tegn per måned gratis fra tekst til tale. Prøv Ondoku nå.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com