Økt tilfredshet med Ondoku! Kundecase fra Adire Advokatfirma

• Adire Law Office
• Størrelse: Over 1 100 ansatte, over 220 advokater (per 31. oktober 2023)
• Bransje: Advokatfirma
• Intervju: Advokat Kazuaki Hata (Tilhører Tokyo Bar Association)
  : Personalavdelingen, Yasuda

Mål og utfordringer

Brukt til forklaringsvideoer ved kontraktsinngåelse og narrasjon i opplæringsmateriell for ansatte. Prosessen med forberedelser for å skape innhold av høy kvalitet, samt arbeidet med å legge inn menneskestemmer, tok enormt mye tid og krefter.

Løsning

Avslutte egen stemmeinnspilling på kontoret og opprette narrasjon med Ondoku.

Effekt

Betydelig tidsbesparelse ved å fjerne behovet for detaljerte manuskripter og arbeidet med å spille inn stemmer på nytt.
Bidro til effektivisering av arbeidet ved å bruke de ferdige videoene på ulike områder.

Introduksjon av selskapet og avdelingen

Advokat Hata (heretter Hata)　Vi er et fullservice advokatfirma som hovedsakelig håndterer problemer for privatpersoner, som gjeldsspørsmål, konflikter i parforhold og erstatningskrav mot staten angående hepatitt B.

Tradisjonelle advokatfirmaer kan ofte føles litt utilgjengelige, og det krever gjerne mot å ta kontakt for en konsultasjon. Vi jobber for å endre denne situasjonen ved å være et "nært og tilgjengelig advokatfirma".

For eksempel er det en av våre styrker at vi bruker lettfattelig annonsering og har et system der man enkelt kan få rådgivning over telefon. Vi legger også vekt på å forklare ting uten å bruke for mange faguttrykk, slik at folk skal føle at advokater er mer tilgjengelige.

Nettside: Adire Law Office

Kan du fortelle litt om bakgrunnen for at dere innførte et tekst-til-tale-verktøy?

Hata　For øyeblikket tilbyr vi forklaringer til våre klienter ikke bare muntlig og skriftlig, men også gjennom video. Tidligere var det kun muntlig eller skriftlig, men i vår streben etter tydelighet følte vi at det var viktig å tilby videoer med illustrasjoner og bevegelser.

For å lage videoer av høy kvalitet må vi også legge innsats i narrasjonen. Men når vi gjorde opptak med de ansattes egne stemmer, oppstod det stadig behov for å gjøre ting på nytt, noe som tok ekstremt mye tid.

I tillegg er det problemer med opptaksmiljøet; lyden av telefoner eller fottrinn fra utsiden er utfordringer som er vanskelige å unngå, uansett hvor forsiktige vi er.

Som et resultat tok det enormt mye tid og krefter å ferdigstille en video.

Yasuda fra personalavdelingen (heretter Yasuda)　I personalavdelingen brukte vi en halv dag på å gi de samme forklaringene hver gang vi hadde orientering for nyansatte. Vi tenkte at dersom vi kunne vise en video som ga god forståelse uten behov for menneskelig forklaring, ville det føre til mer effektiv drift.

Vi kom frem til at et tekst-til-tale-verktøy som enkelt kan generere narrasjon ville gjøre det mulig for oss å starte med videoproduksjon, og derfor valgte vi å innføre det.

Kan vi spørre om prosessen som førte til at dere valgte Ondoku?

Hata　Den lave prisen og brukervennligheten var de avgjørende faktorene.

Når det gjelder brukervennlighet, satte vi spesielt pris på det intuitive grensesnittet. Tekstboksen og nedlastingsfunksjonen er tydelige, så det er ingen tvil om hvordan man bruker det.

Siden vi lager materiell for våre klienter, var det også et helt essensielt poeng at kommersiell bruk er tillatt. Vi bestemte oss for å innføre det fordi vi trodde at Ondoku, som er så smidig i bruk, kunne løse problemet med at stemmeinnspilling tok så enormt mye tid.

Har utfordringene blitt løst (eller forbedret) sammenlignet med før Ondoku ble innført?

Hata　Tidligere kunne det ta opptil 6 timer å legge inn stemme på et videomateriale på rundt 10 minutter.

Bare det å skrive et manuskript som gjorde at den ansatte kunne lese det opp uten å nøle, tok sikkert 3 timer. Dette var fordi vi måtte ha et perfekt manuskript siden opptaket helst burde sitte på første forsøk. For å opprettholde kvaliteten på hvert eneste ord, sjekket vi ved å lese høyt gjentatte ganger.

I tillegg var vi veldig strenge og gjorde nye opptak hvis det kom den minste lyd utenfra, så tiden forsvant utrolig fort.

Nå fullføres imidlertid narrasjonsarbeidet på omtrent halvannen time. Det at vi ikke lenger trenger menneskestemmer betyr at vi ikke trenger like detaljerte manuskripter, og arbeidet med å gjøre ting på nytt har blitt betydelig mindre.

Yasuda　Startskuddet for videoproduksjon i personalavdelingen var innføringen av Ondoku. Tidligere var terskelen for å lage video så høy at det i realiteten var vanskelig å komme i gang.

Orientering for nyansatte gjennomføres for både nyutdannede og erfarne ansatte, og det er ikke uvanlig at det skjer rundt 10 ganger i måneden. Per dags dato måtte personalavdelingen være til stede og forklare hver eneste gang.

For å forbedre driften prøvde vi å inkludere videoer med narrasjon laget i Ondoku i opplæringen. Det viste seg at de ansatte fikk like god forståelse som ved muntlig forklaring, noe som har gjort at personalavdelingen kan bruke tiden sin på andre oppgaver enn bare orientering.

Har dere fått tilbakemeldinger angående Ondoku internt på kontoret?

Yasuda　Takket være videomaterialet har vi fått tilbakemeldinger om at det nå er mulig å repetere innholdet fra orienteringen når som helst.

Forklaringsvideoene for nyansatte som bruker Ondoku er gjort tilgjengelige som delte data slik at de kan ses på nytt når som helst. Dette har gjort det mulig å skape et system der man enkelt kan lære seg ting på nytt via video hvis det er deler man ikke husker bare basert på tekst.

I tillegg kan ansatte ved avdelingskontorer over hele landet lære effektivt gjennom videodeling fra hovedkontoret.

Har dere noen ønsker om ytterligere forbedringer for Ondoku?

Yasuda　Det ville vært enda bedre om det var mulig å finjustere intonasjonen. Spesielt når man lager lange setninger, må man av og til dele opp teksten i kortere biter for at det skal høres ut slik man har tenkt.

Hata　Jeg tenker at det ville vært nyttig med en slags lettfattelig brukermanual. Per nå prøver vi oss frem på egen hånd for å skape lyd som høres naturlig ut.

Hvis Ondoku kunne kommet med tips om hvordan man bruker verktøyet best mulig, kunne vi kanskje brukt mer tid på å finpusse intonasjonen på fagterminologi.

Hvordan ønsker dere å bruke Ondoku i fremtiden?

Hata　Jeg håper vi kan bruke Ondoku til å styrke våre utdanningsprogrammer.

For eksempel noe der man velger riktig svar blant ulike alternativer og går videre som i et RPG-spill. Hvis vi har opplæring som føles som et spill, kan man lære mens man har det gøy.

Narrasjon vil være et viktig element for å få til dette, og i slike tilfeller ønsker jeg at Ondoku skal spille en sentral rolle.

Yasuda　I personalavdelingen planlegger vi å legge ut videoer på sosiale medier som jobbsøkere, inkludert nyutdannede, enkelt kan se på. Alle narrasjonsutfordringer som dukker opp der, ønsker vi at Ondoku skal løse for oss.

Ved å bruke Ondoku har dere kunnet skape narrasjon med en kvalitet som kan tilbys klienter på en effektiv måte, og ved å bruke det i intern opplæring har dere spart betydelig med tid og krefter! Tusen takk for at dere delte dette flotte eksempelet med oss.

Ondoku er en tekst-til-tale-tjeneste som kan brukes gratis til kommersielle formål. Den støtter over 80 språk og dialekter, og har totalt over 650 stemmer. Du kan lytte til eksempler og se de ulike stemmetypene for de støttede språkene her.