Een verzameling aanwijzingen voor het efficiënt schrijven van zakelijke e-mails met ChatGPT

AI-technologie heeft zich ontwikkeld en het is een tijdperk geworden waarin verschillende taken kunnen worden uitgevoerd!

Zakelijke e-mails kunnen ook eenvoudig en efficiënt worden gemaakt met behulp van AI . Het is eerder zonde om het niet te doen.

Ik zal uitleggen hoe je een zakelijke e-mail schrijft met ChatGPT.

Zakelijke e-mails schrijven met ChatGPT

1. Log in op ChatGPT
2. Voer een zakelijke e-mailprompt in het berichtinvoerveld in en verzend
3. ChatGPT genereert automatisch zakelijke e-mails

Wat is een prompt

Prompts zijn belangrijk voor het schrijven van zakelijke e-mails in ChatGPT.

Prompts zijn trefwoorden of zinnen die ChatGPT vertellen om zinnen te genereren.

Door gebruik te maken van prompts (trefwoorden of zinsdelen) en details te verstrekken over waarover u wilt dat mensen schrijven, kan ChatGPT nauwkeurigere zinnen genereren.

Wees zo specifiek mogelijk in je prompt over wie, wat, wat en hoe je het wilt zeggen .

Voorbeeld zakelijke e-mailprompt ChatGPT

[Vraag om e-mail met verzoek om factuur te sturen]

Onderwerp: "Verzoek om facturering"

Reden factuuraanvraag: "Vraag een factuur aan voor de servicegebruikskosten"

Bevestiging van verzendinformatie: "Bevestig factuuradres"

Deadline opgeven: "Deadline instellen factuur verzenden"

Afsluitende woorden: "Yoroshiku onegaishimasu"

Schrijf specifiek de reden voor het verzoek en geef instructies zo duidelijk mogelijk, zoals "15 september 2023" voor de deadline.

[Prompt voor e-mail waarin de levering van materialen wordt gemeld]

Onderwerp: "Kennisgeving van verzending materialen"

Overzicht van materialen: "Beschrijf de inhoud van de te verzenden materialen"

Bijlagemethode: "Bijlagebestand of linkbegeleiding"

Doel van het gebruik van materialen: "Voorstellen van manieren om materialen te gebruiken"

Contact: "Contact voor vragen en opmerkingen"

Door ChatGPT specifiek te vertellen wat de inhoud van het document is, kunt u de zakelijke e-mail begrijpelijker maken.

[Vragen om verzonden e-mails opnieuw te verzenden wanneer er geen antwoord op e-mails is]

Onderwerp: "Over de vorige e-mail (opnieuw verzonden)"

De datum waarop de laatste e-mail is verzonden "Jaar/Maand/Dag"

Samenvatting van de laatste e-mail: "Bekijk de belangrijkste punten van de laatste e-mail opnieuw"

Compassie: "Ik maak me zorgen dat ik niet antwoord"

De deadline resetten: "De responsdeadline instellen en opnieuw bevestigen"

Slotwoorden: "Bedankt voor uw bevestiging."

[Prompt voor antwoord e-mail op offerteaanvraag]

Onderwerp: "Reactie op offerteaanvraag"

Begroetingszin: "Woorden van dankbaarheid aan klanten"

Schattingsgegevens: "Geef schattingsgegevens en bedrag op"

Vervaldatum offerte: "Geef de vervaldatum van de offerte op"

Contact: "Contact voor vragen en opmerkingen"

Slotopmerkingen: "Bedankt voor uw aandacht."

[Vragen om e-mail te beantwoorden op offerte die e-mail verzendt]

Onderwerp: ``Reageer over offerte''

Groeten: "Een beleefde groet aan de andere persoon"

Ontvangst offerte: "Ontvangst offerte doorgeven"

Indrukken op de geschatte inhoud: "Indrukken en vragen over de geschatte inhoud"

Vragen of zorgen: 'Beschrijf eventuele vragen of zorgen over de offerte'

Vergadervoorstel: "Voorstellen en plannen van vergaderingen indien nodig"

Antwoorddeadline: "Als een antwoord vereist is, specificeer dan de deadline."

Contact: "Contact voor vragen en opmerkingen"

Slotwoorden: "Beleefde slotwoorden"

Dit is een prompt voor wanneer u verder wilt gaan met het verhaal nadat u een schatting hebt ontvangen. Laten we de nodige items zoals de datum regelen en gebruiken.

[Vragen om excuses per e-mail voor verkeerde bezorging]

Onderwerp: "Excuses voor verkeerde verzending"

Excusestekst: "Excuses voor per ongeluk verzenden"

Oorzaak uitleg: "Leg beknopt de oorzaak van de foutieve verzending uit"

Toekomstige maatregelen: "Leg toekomstige maatregelen uit om foutieve verzending te voorkomen"

Contact: "Contact voor vragen en opmerkingen"

Slotopmerkingen: "Nogmaals mijn excuses en vraag om uw begrip."

Het zorgt voor een geweldige verontschuldigingsmail door specifiek te zijn met uw preventieve maatregelen. Het is echt een aanrader voor wie niet goed is in verontschuldigen!

Werkelijke uitvoer-e-mailtekst van ChatGPT-prompt

Dit is de tekst die door ChatGPT wordt gegenereerd bij gebruik van de bovenstaande prompt.

Het model maakt gebruik van Chat-GPT4 . Dit model is momenteel beschikbaar tegen betaling.

ChatGPT heeft verschillende versies, maar op dit moment is ChatGPT4 het topmodel en geeft de beste resultaten.

E-mail factuur aanvragen

Onderwerp: Verzoek om facturering

Beste 〇〇,

We staan in de schuld bij. Ik ben □□ van △△ Co., Ltd. Heel erg bedankt dat ik deze keer gebruik heb mogen maken van uw service. Ik wil graag een factuur voor de servicekosten.

Het verzendadres is als volgt. Het spijt me dat ik u stoor, maar kunt u mij na bevestiging de factuur sturen?

• 〒123-4567
• 〇〇 1-2-3 Gebouw 5F, Minato-ku, Tokio
• △△ Co., Ltd.
• Verantwoordelijke: □□

Sorry dat ik u stoor, maar stuur de factuur per MM/DD/JJJJ.

Als u vragen heeft, neem dan gerust contact met ons op.

Hartelijk dank.

Heel oprecht de jouwe

E-mail notificatie van levering van materialen

Onderwerp: Kennisgeving van het verzenden van materialen

Beste 〇〇,

We staan in de schuld bij. Ik ben □□ van △△ Co., Ltd. Ik heb bij deze e-mail de materialen gevoegd die we onlangs tijdens de vergadering hebben besproken.

Een samenvatting van het materiaal is als volgt:

• Productkenmerken en voordelen
• Resultaten marktonderzoek
• casestudy

Documenten zijn bijgevoegd als PDF-bestanden. Je kunt het ook downloaden via onderstaande link.

[Document downloadlink]

We hopen dat u deze materialen zult gebruiken om uw begrip van onze producten te verdiepen en ze te gebruiken als referentie voor toekomstige projecten en verkoopactiviteiten.

Als u vragen of opmerkingen heeft, neem dan gerust contact met ons op via telefoon (03-1234-5678) of e-mail (example@example.com).

Bedankt.

Heel oprecht de jouwe

E-mail beantwoorden offerte verzenden e-mail (positieve reactie)

Onderwerp: reactie op offerte

Beste 〇〇,

We staan in de schuld bij. Ik ben □□ van △△ Co., Ltd. Ik wil u laten weten dat ik de offerte heb ontvangen die u mij onlangs hebt gestuurd. Bedankt.

Ik heb de inhoud van de schatting gezien, maar ik vond dat de inhoud over het algemeen bevredigend was en op een zeer gemakkelijk te begrijpen manier was samengevat. Ik heb echter enkele vragen en zorgen over een aantal items.

Concreet wil ik bevestigen of de opleverdatum van het project naar onze wensen is bepaald. Aangezien er geen uitsplitsing is van de uitbestedingskosten, zou ik het ook op prijs stellen als u mij de details zou kunnen verstrekken.

Als het u uitkomt, zou het dan mogelijk zijn om een afspraak te maken om bovenstaande vragen en zorgen in detail te bespreken? We hebben deze week openingen op donderdag- en vrijdagmiddag, dus laat ons weten welke data voor u geschikt zijn.

Sorry dat ik u stoor, maar het zou nuttig zijn als u binnen deze week zou kunnen antwoorden. Als u vragen of opmerkingen heeft, neem dan gerust contact met ons op via telefoon (03-1234-5678) of e-mail (example@example.com).

Hartelijk dank.

Heel oprecht de jouwe

E-mail opnieuw verzenden om te verzenden wanneer er geen antwoord op de e-mail is

Onderwerp: met betrekking tot de vorige e-mail (opnieuw verzonden)

Beste 〇〇,

We staan in de schuld bij. Ik ben □□ van △△ Co., Ltd. Laatst stuurde ik een e-mail op 13 april 2023, maar aangezien er geen antwoord kwam, besloot ik hem opnieuw te verzenden.

In onze laatste e-mail vroegen we naar:

• Instelbereik hydraulische druk
• Voorzorgsmaatregelen voor onderhoud

Ik ben bang dat ik geen antwoord heb gekregen. Heeft u de e-mail niet ontvangen of heeft u vragen, laat het ons dan weten.

Het zou handig zijn als u uiterlijk aanstaande dinsdag (18 april) kunt reageren. Als u vragen of opmerkingen heeft, neem dan gerust contact met ons op via telefoon (03-1234-5678) of e-mail (example@example.com).

Dank u voor uw bevestiging.

Heel oprecht de jouwe

Excuses e-mail voor verkeerde bezorging

Onderwerp: Excuses voor het verzenden van een verkeerd bericht

Beste 〇〇,

We staan in de schuld bij. Ik ben □□ van △△ Co., Ltd. Wat betreft de e-mail die ik u onlangs heb gestuurd, bleek dat ik deze per vergissing had verzonden. Ik moet oprecht mijn excuses aanbieden.

De oorzaak is dat u het verkeerde adres heeft opgegeven bij het invoeren van de bestemming. De e-mail die ik heb verzonden, was aan iemand anders gericht, dus u kunt de inhoud negeren.

In de toekomst zullen we de bestemming grondig controleren en zorgvuldig reageren, zodat een dergelijke foutieve verzending niet voorkomt.

Als u vragen of opmerkingen heeft, neem dan gerust contact met ons op via telefoon (03-1234-5678) of e-mail (example@example.com).

Onze excuses voor het eventuele ongemak dat dit heeft veroorzaakt. Dank u voor uw voortdurende steun.

Heel oprecht de jouwe

Als u de prompt niet begrijpt, vraag het dan gewoon aan ChatGPT

Maar ik weet niet hoe ik in zo'n speciaal geval een prompt moet schrijven

Op dat moment, als je ChatGPT vraagt, zal het je een voorbeeld vertellen van hoe je een prompt moet schrijven.

Meneer Yamada, vertel me alstublieft de prompt van de mail waarin wordt gevraagd om de instelling van het hydraulische apparaat.

Het is oké om je zo te voelen.

Ja, hij stuurde me niet alleen zo'n prompt, maar hij schreef me zelfs een e-mail.

Als je het niet begrijpt, vraag het dan aan ChatGPT. Als je de gegenereerde zinnen niet leuk vindt, probeer dan de manier waarop de commando's worden gegeven te veranderen.

Het is lastig typen...

Als je dat voelt, kun je Ondoku-ChatGPT gebruiken om vragen te stellen en opdrachten te geven aan ChatGPT door middel van spraakinvoer.

Gerelateerd artikel >> [Gratis en eenvoudig] Hoe voer je een spraakgesprek met ChatGPT! Instellingen en gebruik voor computers en smartphones

Het lezen en schrijven van e-mails kost tijd.

Volgens de Business Email Survey 2022 ,

• Daggemiddelde verzonden "16.27" ontvangen "66.87"
• Gemiddelde leestijd 1 minuut 24 seconden
• Gemiddelde tijd om één brief te schrijven: 6 minuten en 5 seconden

dwz gemiddeld

Ik besteed 1 uur en 10 minuten per dag aan het lezen van e-mails.

Ik besteed 1 uur en 40 minuten per dag aan het schrijven van e-mails

U kunt zien dat de tijd met betrekking tot post ongeveer 3 uur per dag is.

Het betekent dat sommige mensen bijna een halve dag besteden aan alleen maar e-mailen.

te goed om te verspillen! Maak het jezelf gemakkelijk met AI!

Door te leren hoe u zakelijke e-mails efficiënt kunt schrijven met ChatGPT, kunt u uw dagelijkse werk soepel laten verlopen.

Ook zal de leestijd veel minder belast worden door ze te laten voorlezen.

Gebruik Ondoku om voor te lezen!

Gerelateerd artikel >> ChatGPT-antwoorden hardop voorlezen [Ondoku3-ChatGPT]

U kunt efficiënter werken door naar uw stem te luisteren

Luisteren naar e-mails met uw stem is een manier om het lezen en schrijven van zakelijke e-mails efficiënter te maken.

tijd besparen

E-mails beluisteren is sneller en gemakkelijker te begrijpen dan ze met uw ogen te lezen.

Mogelijkheid tot multitasken

Door met uw stem naar e-mails te luisteren, kunt u beginnen met het schrijven van een antwoord terwijl u naar de inhoud van de e-mail luistert terwijl u andere taken uitvoert.

oogvermoeidheid verminderen

De hele dag naar schermen staren kan je ogen vermoeien. Het luisteren naar e-mails met uw stem kan echter vermoeide ogen verminderen.

Voorkomen van leesfouten en onoplettendheid

Door met uw stem naar e-mails te luisteren, is de kans op verkeerd lezen en onoplettendheid kleiner. Fouten kunnen worden voorkomen.

Om e-mails met uw stem te beluisteren, kunt u eenvoudig naar de stem luisteren met behulp van de spraakassistent die op uw smartphone of computer is geïnstalleerd, of met behulp van een speciale tool zoals Ondoku.

Officiële website: Ondoku

Ondoku kan gratis 5000 karakters per maand lezen. De lezing is vergelijkbaar met die van een mens, en de stem is heel gemakkelijk te horen. Je kunt kiezen tussen een vrouwenstem, een mannenstem en een meisjesstem.

Stroomlijn het lezen en schrijven van uw zakelijke e-mail met Ondoku.

■ AI-spraaksynthesesoftware “Ondoku”

"Ondoku" is een online tekst-naar-spraak-tool die zonder initiële kosten kan worden gebruikt.

• Ondersteunt ongeveer 50 talen, waaronder Japans, Engels, Chinees, Koreaans, Spaans, Frans en Duits.
• Beschikbaar vanaf zowel pc als smartphone
• Geschikt voor zaken, onderwijs, entertainment, enz.
• Geen installatie vereist, kan direct vanuit uw browser worden gebruikt
• Ondersteunt ook het voorlezen van afbeeldingen

Om het te gebruiken, voert u eenvoudig tekst in of uploadt u een bestand van de site. Genereer binnen enkele seconden natuurlijke geluidsbestanden. U kunt gratis spraaksynthese gebruiken voor maximaal 5.000 tekens, dus probeer het eerst uit.

Tekst-naar-spraaksoftware "Ondoku" kan elke maand 5000 tekens gratis voorlezen met AI-stem. MP3's kun je eenvoudig downloaden en commercieel gebruik is ook mogelijk. Als u zich gratis aanmeldt, kunt u maandelijks maximaal 5.000 tekens gratis omzetten van tekst naar spraak. Probeer Ondoku nu.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com