Prompt-verzameling om efficiënt zakelijke e-mails te schrijven met ChatGPT

AI-technologie heeft zich ontwikkeld en we zijn nu in een tijdperk waarin diverse taken kunnen worden uitgevoerd!

Ook zakelijke e-mails kunnen eenvoudig en efficiënt worden opgesteld met behulp van AI. Het is eigenlijk zonde om het niet te doen.

We leggen uit hoe u ChatGPT kunt gebruiken om zakelijke e-mails te schrijven.

Hoe u zakelijke e-mails schrijft met ChatGPT

1. Inloggen op ChatGPT
2. Voer de prompt voor de zakelijke e-mail in het berichtveld in en verstuur deze
3. ChatGPT genereert automatisch de zakelijke e-mail

Wat is een prompt?

Bij het schrijven van zakelijke e-mails met ChatGPT zijn prompts belangrijk.

Een prompt is een trefwoord of frase om ChatGPT opdracht te geven tekst te genereren.

Door prompts (trefwoorden of frases) te gebruiken en gedetailleerd aan te geven wat u wilt schrijven, kan ChatGPT nauwkeurigere teksten genereren.

Probeer in de prompt zo gedetailleerd mogelijk te beschrijven aan wie, wat, waarover en op welke manier u wilt communiceren.

Voorbeelden van prompts voor zakelijke e-mails in ChatGPT

【Prompt voor een e-mail om verzending van een factuur te verzoeken】

Onderwerp: "Verzoek om verzending van factuur"

Reden voor factuurverzoek: "Verzoeken om de factuur voor de servicekosten"

Bevestiging van verzendgegevens: "Bevestig de ontvanger van de factuur"

Specificatie van de deadline: "Stel een deadline in voor het verzenden van de factuur"

Afsluiting: "Bij voorbaat dank"

Schrijf de reden van het verzoek specifiek op en geef instructies zo duidelijk mogelijk, zoals een uiterste verzenddatum als "15 september 2023".

【Prompt voor een e-mail ter kennisgeving van verzonden documentatie】

Onderwerp: "Kennisgeving van verzending van documentatie"

Samenvatting van de documentatie: "Leg de inhoud van de te verzenden documentatie uit"

Bijvoegmethode: "Informatie over bijlagen of links"

Doel van de documentatie: "Stel manieren voor om de documentatie te gebruiken"

Contactgegevens: "Contactgegevens voor vragen of onduidelijkheden"

Door ChatGPT specifiek te vertellen wat de inhoud van de documentatie is, krijgt u een duidelijker resultaat voor uw zakelijke e-mail.

【Prompt voor een herinneringsmail wanneer er geen reactie is ontvangen】

Onderwerp: "Betreft de vorige e-mail (opnieuw verzonden)"

Datum van de vorige e-mail: "dag/maand/jaar"

Samenvatting van de vorige e-mail: "Herbevestig de belangrijkste punten uit de vorige e-mail"

Attentheid: "Bezorgdheid uiten over het uitblijven van een reactie"

Opnieuw instellen van de deadline: "Instellen of herbevestigen van de antwoordtermijn"

Afsluiting: "Graag uw bevestiging"

【Prompt voor een e-mail als reactie op een offerteaanvraag】

Onderwerp: "Reactie op offerteaanvraag"

Begroeting: "Woorden van dank aan de klant"

Offertedetails: "Presentatie van de inhoud van de offerte en het bedrag"

Geldigheidsduur van de offerte: "Geef de vervaldatum van de offerte aan"

Contactgegevens: "Contactgegevens voor vragen of onduidelijkheden"

Afsluiting: "Wij zien uw reactie met belangstelling tegemoet"

【Prompt voor een e-mail als reactie op een ontvangen offerte】

Onderwerp: "Reactie op de offerte"

Groet: "Beleefde groet aan de ontvanger"

Ontvangst van de offerte: "Bevestig de ontvangst van de offerte"

Feedback op de offerte: "Opmerkingen of vragen over de inhoud van de offerte"

Vragen of zorgen: "Vermeld eventuele vragen of zorgen over de offerte"

Voorstel voor een bespreking: "Stel indien nodig een bespreking voor of plan een datum"

Antwoordtermijn: "Geef een deadline aan indien een reactie vereist is"

Contactgegevens: "Contactgegevens voor vragen of onduidelijkheden"

Afsluiting: "Een beleefde afsluiting"

Dit is een prompt voor wanneer u verder wilt gaan nadat u een offerte heeft ontvangen. Pas noodzakelijke gegevens zoals datums aan voor eigen gebruik.

【Prompt voor een excuses-mail na een verkeerd verzonden e-mail】

Onderwerp: "Excuses voor verkeerde verzending"

Verontschuldiging: "Excuses voor de foutieve verzending"

Uitleg van de oorzaak: "Leg kort de oorzaak van de verkeerde verzending uit"

Toekomstige maatregelen: "Leg uit hoe u dergelijke fouten in de toekomst gaat voorkomen"

Contactgegevens: "Contactgegevens voor vragen of onduidelijkheden"

Afsluiting: "Nogmaals excuses en een verzoek om uw begrip"

Door specifieke preventiemaatregelen in te vullen, wordt er een uitstekende excuses-mail gemaakt. Een echte aanrader voor mensen die moeite hebben met het aanbieden van excuses!

Daadwerkelijke e-mailtekst gegenereerd door de ChatGPT-prompt

Dit is de tekst die door ChatGPT is gegenereerd bij gebruik van de bovenstaande prompt.

Het gebruikte model is ChatGPT-4. Dit is momenteel een betaald model.

Er zijn verschillende versies van ChatGPT, maar op dit moment is ChatGPT-4 het topmodel dat de beste resultaten geeft.

E-mail om verzending van factuur te verzoeken

Onderwerp: Verzoek om verzending van factuur

Beste 〇〇,

Hartelijk dank voor de goede samenwerking. Ik ben □□ van bedrijf △△. Hartelijk dank voor het gebruik van uw diensten. Graag ontvang ik een factuur voor de servicekosten.

Het verzendadres is als volgt. Zou u dit kunnen controleren en de factuur kunnen sturen?

• 〒123-4567
• Tokio, Minato-ku 〇〇 1-2-3 Building 5F
• Bedrijf △△
• t.a.v.: □□

Daarnaast zou ik u willen vragen de factuur uiterlijk op dag/maand/jaar te versturen.

Mocht u nog vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op.

Met vriendelijke groet,

 

Hoogachtend

E-mail ter kennisgeving van verzonden documentatie

Onderwerp: Kennisgeving van verzending van documentatie

Beste 〇〇,

Hartelijk dank voor de goede samenwerking. Ik ben □□ van bedrijf △△. De documentatie die we tijdens onze laatste vergadering hebben besproken, heb ik als bijlage bij deze e-mail gevoegd.

De samenvatting van de documentatie is als volgt:

• Kenmerken en voordelen van het product
• Resultaten van marktonderzoek
• Casestudy's

De documentatie is bijgevoegd als PDF-bestand. Daarnaast kunt u deze via de volgende link downloaden.

[Downloadlink voor documentatie]

Wij hopen dat u deze documentatie kunt gebruiken om uw begrip van het product te verdiepen en als referentie voor toekomstige projecten of verkoopactiviteiten.

Mocht u nog vragen hebben, neem dan gerust contact op via telefoon (03-1234-5678) of e-mail (example@example.com).

Met vriendelijke groet,

 

Hoogachtend

E-mail als reactie op een ontvangen offerte (positieve reactie)

Onderwerp: Reactie op de offerte

Beste 〇〇,

Hartelijk dank voor de goede samenwerking. Ik ben □□ van bedrijf △△. Hierbij bevestig ik de goede ontvangst van de offerte die u ons onlangs heeft gestuurd. Hartelijk dank hiervoor.

Ik heb de offerte bekeken en vind de inhoud over het geheel genomen overtuigend en zeer duidelijk samengevat. Ik heb echter nog een paar vragen en aandachtspunten over enkele items.

Concreet wil ik graag bevestigen of de opleverdatum van het project is ingesteld volgens onze wensen. Daarnaast zou ik graag de details van de uitbestedingskosten ontvangen, aangezien deze niet zijn gespecificeerd.

Zou het mogelijk zijn om, indien u daar tijd voor heeft, een bespreking in te plannen om de bovenstaande vragen en zorgen nader te bespreken? Ik ben deze donderdag- of vrijdagmiddag beschikbaar. Ik hoor graag welk tijdstip u schikt.

Indien mogelijk ontvang ik graag nog deze week een reactie. Mocht u nog vragen hebben, neem dan gerust contact op via telefoon (03-1234-5678) of e-mail (example@example.com).

Wij zien uw reactie met belangstelling tegemoet.

 

Hoogachtend

Herinneringsmail wanneer er geen reactie is ontvangen

Onderwerp: Betreft de vorige e-mail (opnieuw verzonden)

Beste 〇〇,

Hartelijk dank voor de goede samenwerking. Ik ben □□ van bedrijf △△. Op 13 april 2023 heb ik u een e-mail gestuurd, maar aangezien ik nog geen reactie heb ontvangen, stuur ik u deze herinnering.

In de vorige e-mail heb ik gevraagd naar de volgende punten:

• Drukinstellingsbereik van de hydraulische unit
• Aandachtspunten bij onderhoud

Ik maak me een beetje zorgen omdat ik nog geen reactie heb ontvangen. Mocht de e-mail u niet bereikt hebben of als er onduidelijkheden zijn, laat het me dan weten.

Zou u zo vriendelijk willen zijn om uiterlijk aanstaande dinsdag (18 april) te reageren? Mocht u nog vragen hebben, neem dan gerust contact op via telefoon (03-1234-5678) of e-mail (example@example.com).

Graag uw bevestiging.

 

Hoogachtend

Excuses-mail na een verkeerd verzonden e-mail

Onderwerp: Excuses voor verkeerde verzending

Beste 〇〇,

Hartelijk dank voor de goede samenwerking. Ik ben □□ van bedrijf △△. Met betrekking tot de e-mail die ik onlangs heb gestuurd, is gebleken dat deze per abuis is verzonden. Mijn oprechte excuses hiervoor.

De oorzaak hiervan is dat ik bij het invoeren van de ontvanger een onjuist adres heb opgegeven. De e-mail die ik heb gestuurd, was bedoeld voor iemand anders. U kunt de inhoud ervan negeren.

Om dergelijke foutieve verzendingen in de toekomst te voorkomen, zal ik de adressering grondig controleren en zorgvuldiger te werk gaan.

Mocht u nog vragen hebben, neem dan gerust contact op via telefoon (03-1234-5678) of e-mail (example@example.com).

Nogmaals mijn excuses voor het ongemak. Ik hoop op uw begrip.

 

Hoogachtend

Als u niet weet hoe u een prompt moet schrijven, vraag het dan aan ChatGPT

Maar ik weet niet hoe ik een prompt moet schrijven voor dit specifieke geval...

In dat geval kunt u ChatGPT gewoon vragen om voorbeelden van hoe u de prompt moet schrijven.

Geef me een prompt voor een e-mail aan dhr. Yamada om te vragen naar de instellingen van de hydraulische unit.

Zoiets is al voldoende.

Zoals u ziet, werd niet alleen de prompt gegeven, maar werd de e-mail ook daadwerkelijk geschreven.

Als u het niet weet, vraag dan alles aan ChatGPT. Als u niet tevreden bent met de gegenereerde tekst, probeer dan de manier waarop u de opdracht geeft te veranderen.

Geen zin om te lezen...

Als u dat gevoel heeft, kunt u met de AI-stem van Ondoku de antwoorden laten voorlezen.

Ondoku

Het kost tijd om e-mails te lezen én te schrijven

Volgens het Onderzoek naar de status van zakelijke e-mail 2022:

• Dagelijks gemiddelde: Verzonden "16,27 mails" Ontvangen "66,87 mails"
• Gemiddelde tijd om één mail te lezen: 1 minuut 24 seconden
• Gemiddelde tijd om één mail te schrijven: 6 minuten 5 seconden

Dit betekent dat gemiddeld:

er per dag al 1 uur en 10 minuten wordt besteed aan alleen het lezen van e-mails,

en 1 uur en 40 minuten aan het schrijven van e-mails.

Dit betekent dat er per dag ongeveer 3 uur aan e-mail wordt besteed.

Dat betekent dat sommige mensen bijna een halve dag kwijt zijn aan alleen e-mail.

Wat een zonde! Gebruik AI om het uzelf makkelijker te maken!

Door de methode onder de knie te krijgen om zakelijke e-mails efficiënt met ChatGPT te schrijven, kunt u uw dagelijkse werkzaamheden soepeler laten verlopen.

Ook kan de belasting van het lezen aanzienlijk worden verminderd door de teksten te laten voorlezen.

Maak voor het voorlezen zeker gebruik van Ondoku!

Efficiënter werken door te luisteren

Het luisteren naar e-mails via audio is een van de manieren om het lezen en schrijven van zakelijke e-mails efficiënter te maken.

Tijdsbesparing

Door e-mails te beluisteren, gaat het vaak sneller dan met de ogen lezen of is de inhoud makkelijker te begrijpen.

Mogelijkheid tot multitasken

Door naar e-mails te luisteren, kunt u multitasken, zoals alvast beginnen met het schrijven van een antwoord terwijl u de inhoud beluistert.

Minder vermoeide ogen

De hele dag naar een scherm kijken kan vermoeiend zijn voor de ogen. Door naar e-mails te luisteren, kunt u deze vermoeidheid verminderen.

Voorkomen van leesfouten en het over het hoofd zien van informatie

Door naar e-mails te luisteren, is de kans op leesfouten of het over het hoofd zien van informatie kleiner. Zo kunt u fouten voorkomen.

Om naar e-mails te luisteren, kunt u gebruikmaken van de spraakassistenten op uw smartphone of computer, of gespecialiseerde tools zoals Ondoku gebruiken.

Wilt u ook op een comfortabele manier uw zakelijke e-mails controleren met Ondoku?

Ondoku kan maandelijks gratis 5000 tekens voorlezen. De manier van voorlezen lijkt op die van een mens en is zeer prettig om naar te luisteren. U kunt kiezen uit vrouwen-, mannen- en zelfs kinderstemmen. Wanneer een mail met uw favoriete stem wordt voorgelezen, klinkt de inhoud van elke e-mail een stuk milder.

Ondokuを活用して、ビジネスメールの読み書きを効率化しましょう。

■ AI-spraaksynthesesoftware “Ondoku”

"Ondoku" is een online tekst-naar-spraak-tool die zonder initiële kosten kan worden gebruikt.

• Ondersteunt ongeveer 50 talen, waaronder Japans, Engels, Chinees, Koreaans, Spaans, Frans en Duits.
• Beschikbaar vanaf zowel pc als smartphone
• Geschikt voor zaken, onderwijs, entertainment, enz.
• Geen installatie vereist, kan direct vanuit uw browser worden gebruikt
• Ondersteunt ook het voorlezen van afbeeldingen

Om het te gebruiken, voert u eenvoudig tekst in of uploadt u een bestand van de site. Genereer binnen enkele seconden natuurlijke geluidsbestanden. U kunt gratis spraaksynthese gebruiken voor maximaal 5.000 tekens, dus probeer het eerst uit.

Tekst-naar-spraaksoftware "Ondoku" kan elke maand 5000 tekens gratis voorlezen met AI-stem. MP3's kun je eenvoudig downloaden en commercieel gebruik is ook mogelijk. Als u zich gratis aanmeldt, kunt u maandelijks maximaal 5.000 tekens gratis omzetten van tekst naar spraak. Probeer Ondoku nu.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com