Сборник промптов для эффективного написания деловых писем с помощью ChatGPT

Технологии AI настолько развились, что наступила эпоха, когда они могут справляться с самыми разными задачами!

Деловые письма также можно составлять легко и эффективно, используя AI. На самом деле, не использовать это — просто потеря возможностей.

Мы расскажем о том, как использовать ChatGPT для написания деловых писем.

Как писать деловые письма с помощью ChatGPT

1. Войдите в ChatGPT
2. Введите промпт для делового письма в поле ввода сообщения и отправьте его
3. ChatGPT автоматически сгенерирует деловое письмо

Что такое промпт

Для написания деловых писем в ChatGPT важен промпт.

Промпт — это ключевые слова или фразы для инструктирования ChatGPT по генерации текста.

Используя промпты (ключевые слова или фразы) и предоставляя подробную информацию о том, что вы хотите написать, ChatGPT сможет генерировать более точный текст.

Старайтесь как можно подробнее описывать в промпте, кому, что и каким образом вы хотите сообщить.

Примеры промптов для деловых писем в ChatGPT

【Промпт для письма с запросом на отправку счета】

Тема: «Запрос на отправку счета»

Причина запроса счета: «Запросить счет за пользование услугами»

Подтверждение информации о получателе: «Подтвердить адрес доставки счета»

Указание срока: «Установить крайний срок отправки счета»

Заключительные слова: «Заранее благодарю»

Пишите причину запроса конкретно и давайте как можно более четкие указания по дате, например, «15 сентября 2023 года».

【Промпт для письма-уведомления об отправке материалов】

Тема: «Уведомление об отправке материалов»

Обзор материалов: «Объяснить содержание отправляемых материалов»

Способ вложения: «Информация о прикрепленном файле или ссылке»

Цель использования материалов: «Предложить способ использования материалов»

Контактная информация: «Контакты для вопросов или неясностей»

Если вы конкретно сообщите ChatGPT, что это за материалы, деловое письмо получится более понятным.

【Промпт для повторного письма, если нет ответа на предыдущее】

Тема: «Касательно предыдущего письма (повторно)»

Дата отправки предыдущего письма: «ГГГГ-ММ-ДД»

Краткое содержание предыдущего письма: «Еще раз подтвердить основные моменты предыдущего сообщения»

Вежливость: «Выразить обеспокоенность отсутствием ответа»

Переустановка срока: «Установление или повторное подтверждение срока ответа»

Заключительные слова: «Благодарю за проверку»

【Промпт для ответа на запрос коммерческого предложения】

Тема: «Ответ на запрос коммерческого предложения»

Приветствие: «Слова благодарности клиенту»

Детали предложения: «Представление содержания и суммы предложения»

Срок действия предложения: «Указать срок действия предложения»

Контактная информация: «Контакты для вопросов или неясностей»

Заключительные слова: «Надеемся на ваше рассмотрение»

【Промпт для ответа на письмо с полученным коммерческим предложением】

Тема: «Ответ касательно коммерческого предложения»

Приветствие: «Вежливое приветствие собеседника»

Подтверждение получения: «Сообщить о получении коммерческого предложения»

Впечатление от содержания: «Впечатления или вопросы по содержанию предложения»

Вопросы или опасения: «Указать вопросы или сомнения, если они есть»

Предложение встречи: «При необходимости предложить встречу или согласовать график»

Срок ответа: «Если требуется ответ, четко указать срок»

Контактная информация: «Контакты для вопросов или неясностей»

Заключительные слова: «Вежливое завершение письма»

Это промпт для случаев, когда вы хотите продолжить обсуждение после получения предложения. Используйте его, меняя необходимые данные, такие как даты.

【Промпт для письма с извинениями за ошибочную отправку】

Тема: «Извинения за ошибочную отправку письма»

Текст извинения: «Извинения за факт ошибочной отправки»

Объяснение причины: «Кратко объяснить причину ошибочной отправки»

Меры на будущее: «Объяснить меры по предотвращению подобных ошибок в будущем»

Контактная информация: «Контакты для вопросов или неясностей»

Заключительные слова: «Еще раз слова извинения и просьба о понимании»

Если конкретно вписать меры предотвращения, AI составит отличное письмо с извинениями. Очень рекомендую тем, кому трудно даются извинения!

Реальные примеры писем, созданных по промптам ChatGPT

Ниже приведены тексты, сгенерированные ChatGPT при использовании вышеуказанных промптов.

Использовалась модель ChatGPT-4. На данный момент это платная модель.

У ChatGPT есть разные версии, но на текущий момент ChatGPT-4 является топовой моделью и дает наилучшие результаты.

Письмо с запросом на отправку счета

Тема: Запрос на отправку счета

Уважаемый(ая) 〇〇,

Надеемся, у Вас все хорошо. Пишет Вам □□ из компании △△. Мы искренне благодарим Вас за возможность воспользоваться услугами Вашей компании. Просим Вас выставить счет за пользование услугами.

Информация для отправки указана ниже. Будем признательны, если Вы проверите данные и вышлете нам счет.

• Индекс: 123-4567
• Токио, Минато-ку, 〇〇 1-2-3, здание, 5 эт.
• Компания △△
• Контактное лицо: □□

Также просим Вас по возможности отправить счет до (число) (месяц) (год).

Если у Вас возникнут какие-либо вопросы, пожалуйста, обращайтесь.

Благодарим за сотрудничество.

 

С уважением,

Письмо-уведомление об отправке материалов

Тема: Уведомление об отправке материалов

Уважаемый(ая) 〇〇,

Надеемся, у Вас все хорошо. Пишет Вам □□ из компании △△. К данному письму я прилагаю материалы, о которых мы говорили на недавней встрече.

Краткое содержание материалов:

• Особенности и преимущества продукта
• Результаты исследования рынка
• Примеры реализованных кейсов

Материалы прикреплены в формате PDF. Также их можно скачать по следующей ссылке:

[Ссылка для скачивания материалов]

Будем рады, если эти материалы помогут Вам лучше понять наш продукт или пригодятся в Ваших будущих проектах и коммерческой деятельности.

Если у Вас возникнут вопросы, пожалуйста, свяжитесь с нами по телефону (03-1234-5678) или электронной почте (example@example.com).

С уважением,

 

С уважением,

Ответ на письмо с полученным коммерческим предложением (положительный ответ)

Тема: Ответ касательно коммерческого предложения

Уважаемый(ая) 〇〇,

Надеемся, у Вас все хорошо. Пишет Вам □□ из компании △△. Настоящим подтверждаю благополучное получение коммерческого предложения, отправленного Вами ранее. Благодарю Вас.

Мы ознакомились с содержанием предложения. В целом оно нас устраивает, и мы считаем, что всё изложено очень доступно. Тем не менее, по некоторым пунктам у нас возникли вопросы.

В частности, мы хотели бы уточнить, установлены ли сроки выполнения проекта в соответствии с нашими пожеланиями. Кроме того, в предложении не указана детализация расходов на субподряд, поэтому будем признательны за предоставление подробной информации.

Если Вам удобно, могли бы мы договориться о встрече, чтобы более детально обсудить вышеуказанные вопросы? У нас есть свободное время в четверг или пятницу после обеда на этой неделе. Сообщите, пожалуйста, какое время Вам подходит.

Будем признательны за ответ в течение этой недели. Если у Вас возникнут вопросы, обращайтесь по телефону (03-1234-5678) или по электронной почте (example@example.com).

Заранее благодарим.

 

С уважением,

Повторное письмо, если нет ответа

Тема: Касательно предыдущего письма (повторно)

Уважаемый(ая) 〇〇,

Надеемся, у Вас все хорошо. Пишет Вам □□ из компании △△. 13 апреля 2023 года я отправлял Вам письмо, но, так как ответа не последовало, решил продублировать его.

В предыдущем письме я интересовался следующими вопросами:

• Диапазон настройки давления гидравлического агрегата
• Меры предосторожности при техническом обслуживании

Я обеспокоен отсутствием ответа. Если письмо не дошло или у Вас возникли какие-либо неясности, пожалуйста, сообщите об этом.

Буду признателен, если Вы сможете предоставить ответ до следующего вторника (18 апреля). Если у Вас есть вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону (03-1234-5678) или по электронной почте (example@example.com).

Благодарю за проверку данного вопроса.

 

С уважением,

Письмо с извинениями за ошибочную отправку

Тема: Извинения за ошибочную отправку письма

Уважаемый(ая) 〇〇,

Надеемся, у Вас все хорошо. Пишет Вам □□ из компании △△. Стало известно, что письмо, отправленное мной ранее, было отправлено Вам по ошибке. Приношу свои искренние извинения за эту оплошность.

Причиной послужило то, что при вводе получателя был указан неверный адрес. Отправленное письмо предназначалось другому лицу, поэтому Вы можете проигнорировать его содержание.

В дальнейшем, чтобы не допустить подобных ситуаций, я буду тщательно проверять адреса получателей и относиться к отправке максимально внимательно.

Если у Вас возникли вопросы, свяжитесь со мной по телефону (03-1234-5678) или по электронной почте (example@example.com).

Еще раз приношу извинения за доставленные неудобства. Надеюсь на Ваше понимание и дальнейшее сотрудничество.

 

С уважением,

Если не знаете, какой промпт использовать — спросите у ChatGPT

Но я не знаю, как составить промпт для такого специфического случая...

В такие моменты вы можете просто попросить ChatGPT показать пример написания промпта.

Напиши мне промпт для письма господину Ямаде, чтобы узнать настройки гидравлического агрегата

Можно спросить примерно так.

Вот так он не только предложил промпт, но и фактически сразу написал само письмо.

Если чего-то не понимаете, спрашивайте ChatGPT о чем угодно. Если сгенерированный текст вас не устраивает, попробуйте изменить способ постановки задачи.

Как же лень всё это читать...

Если вы чувствуете то же самое, использование AI-озвучки Ondoku позволит вам прослушивать ответы в аудиоформате.

Ondoku

На чтение и написание писем уходит много времени

Согласно Исследованию ситуации с деловой перепиской 2022:

• В среднем за день: отправлено «16.27 писем», получено «66.87 писем»
• Среднее время на чтение одного письма: 1 минута 24 секунды
• Среднее время на написание одного письма: 6 минут 5 секунд

Это означает, что в среднем:

Только на чтение почты уходит 1 час 10 минут в день,

А только на написание писем — 1 час 40 минут в день.

Получается, что работа с почтой занимает около 3 часов в день.

Значит, у некоторых людей почти полдня уходит только на почту.

Какая расточительность! Используйте AI, чтобы облегчить себе жизнь!

Освоив эффективные способы написания деловых писем с помощью ChatGPT, вы сможете сделать свою ежедневную работу более плавной.

Кроме того, время на чтение можно значительно сократить, прослушивая письма вслух.

Для озвучивания обязательно используйте Ondoku!

Повышение эффективности за счет прослушивания аудио

Прослушивание писем в аудиоформате — один из способов сделать работу с деловой перепиской более эффективной.

Экономия времени

Прослушивание писем часто происходит быстрее, чем чтение глазами, и содержание легче усваивается.

Возможность многозадачности

Слушая почту, вы можете одновременно начать набрасывать ответ или заниматься другими делами, используя принцип «параллельной работы».

Снижение нагрузки на глаза

Постоянное разглядывание экрана в течение всего дня утомляет глаза. Прослушивание писем помогает снизить эту нагрузку.

Предотвращение ошибок и пропусков

При прослушивании меньше вероятность что-то пропустить или неверно истолковать текст. Это помогает избежать ошибок.

Чтобы слушать почту, можно использовать голосовых помощников на смартфоне или компьютере, а также специализированные инструменты вроде Ondoku, которые позволяют легко озвучивать текст.

Почему бы и вам не начать комфортно проверять деловую почту с Ondoku?

Ondoku позволяет бесплатно озвучивать до 5000 символов каждый месяц. Манера чтения очень близка к человеческой, а голос очень приятен на слух. Вы можете выбирать женские, мужские и даже детские голоса — когда письмо читает ваш любимый голос, любое содержание воспринимается гораздо мягче.

Используйте Ondoku для оптимизации работы с деловой почтой.

■ Программное обеспечение для синтеза речи с искусственным интеллектом «Ondoku».

«Ондоку» — это онлайн-инструмент для преобразования текста в речь, который можно использовать без каких-либо первоначальных затрат.

• Поддерживает около 50 языков, включая японский, английский, китайский, корейский, испанский, французский и немецкий.
• Доступно как с ПК, так и со смартфона
• Подходит для бизнеса, образования, развлечений и т. д.
• Установка не требуется, можно использовать сразу из браузера.
• Также поддерживает чтение изображений

Чтобы им воспользоваться, просто введите текст или загрузите файл с сайта. Создавайте естественные звуковые файлы за считанные секунды. Вы можете бесплатно использовать синтез речи длиной до 5000 символов, поэтому сначала попробуйте.

Программное обеспечение для преобразования текста в речь «Ondoku» может считывать 5000 символов каждый месяц с помощью голоса AI бесплатно. Вы можете легко скачать MP3, а также возможно коммерческое использование. Если вы зарегистрируетесь бесплатно, вы сможете бесплатно конвертировать до 5000 символов в месяц из текста в речь. Попробуйте Ондоку прямо сейчас.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com