使用ChatGPT高效撰写商务邮件的提示合集

2023年10月5日

AI技术发达了，已经是可以完成各种任务的时代了！

还可以使用 AI 轻松高效地创建商务电子邮件。相反，不做是一种浪费。

我将解释如何使用 ChatGPT 编写商务电子邮件。

如何使用 ChatGPT 编写商务电子邮件

登录聊天GPT
在消息输入字段中输入企业电子邮件提示并发送
ChatGPT 自动生成企业电子邮件

什么是提示

提示对于在 ChatGPT 中编写商务电子邮件很重要。

提示是告诉 ChatGPT 生成句子的关键字或短语。

通过使用提示（关键字或短语）并提供有关您希望人们写的内容的详细信息，ChatGPT 可以生成更准确的句子。

在你的提示中尽可能具体地说明你想说谁、说什么、说什么以及如何说。

ChatGPT 商务邮箱提示示例

[要求发送发票的电子邮件提示]

主题：“账单请求”

发票申请原因：“申请服务使用费发票”

发货信息确认：“确认账单地址”

指定截止日期：“设置发送发票的截止日期”

结束语：“Yoroshiku onegaishimasu”

具体写下请求的原因，并尽可能明确地给出说明，例如截止日期为“2023 年 9 月 15 日”。

【通知材料送达邮件提示】

主题：《材料寄送通知》

材料大纲：《描述所要发送材料的内容》

附件方式：“附件文件或链接指引”

材料使用目的：“建议材料的使用方法”

联系方式：“有问题和疑虑的联系方式”

通过明确告诉 ChatGPT 文档的内容是什么，您可以使企业电子邮件更容易理解。

[没有回复邮件时提示重新发送已发送的邮件]

主题：“关于上一封电子邮件（重发）”

最后一封电子邮件发送的日期“年/月/日”

上一封电子邮件的摘要：“重温上一封电子邮件中的要点”

同情：“我担心不回复”

重置截止日期：“设置和重新确认响应截止日期”

结束语：“感谢您的确认。”

[提示回复邮件报价请求]

主题：“对报价请求的回应”

问候语：《感谢客户的话》

估算细节：“当前估算细节和金额”

报价截止日期：“指定报价截止日期”

联系方式：“有问题和疑虑的联系方式”

结束语：“感谢您的考虑。”

[报价发送邮件提示回复邮件]

主题：``关于报价的回复''

Greetings：“对对方的礼貌问候”

报价收据：“传达报价收据”

对估算内容的感想：《对估算内容的感想与疑问》

问题或疑虑：“描述有关报价的任何问题或疑虑”

会议提议：“根据需要提议和安排会议”

回复截止日期：“如果需要回复，请指定截止日期。”

联系方式：“有问题和疑虑的联系方式”

结束语：“礼貌的结束语”

这是一个提示，提示您在收到估算后何时要继续讲述故事。让我们安排必要的项目，例如日期并使用它。

【错误投递道歉邮件提示】

主题：“为错误的传输道歉”

道歉文字：“抱歉发送错误”

原因解释：“简明扼要地解释错误传输的原因”

未来措施：“解释防止错误传输的未来措施”

联系方式：“有问题和疑虑的联系方式”

结束语：“我再次向您道歉并请求您的理解。”

它通过具体说明您的预防措施来制作一封很棒的道歉电子邮件。真的很推荐给不擅长道歉的人！

ChatGPT 提示的实际输出电子邮件文本

这是使用上述提示时 ChatGPT 生成的文本。

该模型使用Chat-GPT4 。该模型目前收费。

ChatGPT 有各种版本，但目前 ChatGPT4 是顶级型号，并提供最好的结果。

电子邮件索取发票

主题：请求计费

亲爱的〇〇，
我们感激不尽。我是△△株式会社的□□，非常感谢这次让我使用你们的服务。我想要服务费的发票。
送货地址如下。很抱歉打扰您，您可以在确认后将发票发给我吗？
〒123-4567
〇〇东京都港区1-2-3号楼5F
△△株式会社
负责人：□□
另外，很抱歉给您带来麻烦，请按 MM/DD/YYYY 发送发票。
如有任何疑问，请随时与我们联系。
非常感谢。
非常真诚的你

材料送达邮件通知

主题：寄送材料通知

亲爱的〇〇，
我们感激不尽。我是△△株式会社的□□。我在这封邮件中附上了前几天我们在会议上讨论的材料。
材料摘要如下：
产品特性和优势
市场调查结果
案例分析
文档作为 PDF 文件附加。您也可以从下面的链接下载它。
[文档下载链接]
我们希望您使用这些材料加深您对我们产品的了解，并将其作为未来项目和销售活动的参考。
如果您有任何问题或疑虑，请随时通过电话 (03-1234-5678) 或电子邮件 (example@example.com) 与我们联系。
谢谢。
非常真诚的你

回复邮件到报价发送邮件（正面回应）

主题：关于报价的回复

亲爱的〇〇，
我们感激不尽。我是△△株式会社的□□。通知您，您前几天发给我的报价单我已经收到了。谢谢。
估价的内容我看过了，总体感觉还是比较满意的，总结的非常通俗易懂。但是，我对一些项目有一些问题和疑虑。
具体来说，我想确认项目的交付日期是否按照我们的意愿设定。此外，由于没有外包成本的明细，如果您能提供详细信息，我将不胜感激。
如果您方便的话，是否可以安排一个会议来详细讨论上述问题和顾虑？我们这周的周四和周五下午有空缺，所以请告诉我们您方便的日期。
很抱歉打扰您，但如果您能在本周内回复，那将会很有帮助。如果您有任何问题或疑虑，请随时通过电话 (03-1234-5678) 或电子邮件 (example@example.com) 与我们联系。
非常感谢。
非常真诚的你

没有回复邮件时重新发送邮件发送

主题：关于之前的邮件（重发）

亲爱的〇〇，
我们感激不尽。我是△△株式会社的□□。前几天，我在2023年4月13日发了一封邮件，但由于没有回复，我决定重新发送。
在上一封电子邮件中，我们询问了：
油压设定范围
保养注意事项
恐怕我还没有收到回复。如果您没有收到电子邮件或有任何疑问，请告诉我们。
如果您能在下周二（4 月 18 日）之前回复，那将会很有帮助。如果您有任何问题或疑虑，请随时通过电话 (03-1234-5678) 或电子邮件 (example@example.com) 与我们联系。
感谢您的确认。
非常真诚的你

错误投递的道歉邮件

主题：为发错信息致歉

亲爱的〇〇，
我们感激不尽。我是△△株式会社的□□。关于前几天发给你的邮件，结果是我发错了。我必须真诚地道歉。
原因是您在输入目的地时指定了错误的地址。我发的邮件是发给别人的，内容可以忽略。
今后，我们将彻底检查目的地并谨慎应对，以免发生此类错误传送。
如果您有任何问题或疑虑，请随时通过电话 (03-1234-5678) 或电子邮件 (example@example.com) 与我们联系。
对此造成的任何不便，我们深表歉意。感谢您一如既往的支持。
非常真诚的你