مجموعة من الأوامر (Prompts) لكتابة رسائل البريد الإلكتروني للعمل بكفاءة باستخدام ChatGPT

لقد تطورت تقنية AI، وأصبحنا في عصر يمكن فيه إنجاز مهام متنوعة!

يمكنك أيضًا إنشاء business mail بسهولة وكفاءة باستخدام AI. بل إنه من الخسارة عدم القيام بذلك.

سنشرح كيفية كتابة business mail باستخدام ChatGPT.

طريقة كتابة business mail باستخدام ChatGPT

1. تسجيل الدخول إلى ChatGPT
2. كتابة prompt الخاص بـ business mail في خانة إدخال الرسالة وإرساله
3. يقوم ChatGPT بإنشاء business mail تلقائيًا

ما هو prompt

يعد الـ prompt أمرًا بالغ الأهمية لكتابة business mail باستخدام ChatGPT.

الـ prompt هو عبارة عن كلمات مفتاحية أو عبارات تهدف لإعطاء تعليمات لـ ChatGPT لإنشاء النصوص.

باستخدام الـ prompt (الكلمات المفتاحية والعبارات) وتقديم تفاصيل حول ما تريد كتابته، يمكن لـ ChatGPT إنشاء نصوص أكثر دقة.

احرص على كتابة لمن، وماذا، وبأي موضوع، وكيف تريد إيصال الرسالة بأكبر قدر ممكن من التفصيل في الـ prompt.

أمثلة على prompt لـ business mail في ChatGPT

【prompt لرسالة طلب إرسال فاتورة】

الموضوع: "طلب إرسال فاتورة"

سبب طلب الفاتورة: "طلب فاتورة رسوم استخدام الخدمة"

تأكيد معلومات المرسل إليه: "تأكيد جهة إرسال الفاتورة"

تحديد الموعد النهائي: "تحديد الموعد النهائي لإرسال الفاتورة"

كلمة الختام: "مع خالص الشكر والتقدير"

اكتب سبب الطلب بوضوح، وحدد الموعد النهائي بدقة مثل "15 سبتمبر 2023" لتقديم تعليمات واضحة.

【prompt لرسالة إشعار بإرسال مستندات】

الموضوع: "إشعار بإرسال مستندات"

ملخص المستندات: "شرح محتوى المستندات المرسلة"

طريقة الإرفاق: "توضيح الملف المرفق أو الرابط"

الغرض من المستندات: "اقتراح كيفية الاستفادة من المستندات"

معلومات الاتصال: "معلومات الاتصال للاستفسارات أو النقاط غير الواضحة"

من خلال إخبار ChatGPT بمحتوى المستندات بشكل ملموس، سيتم إنتاج business mail أكثر وضوحًا.

【prompt لرسالة إعادة إرسال، في حال عدم تلقي رد على البريد السابق】

الموضوع: "بخصوص البريد الإلكتروني السابق (إعادة إرسال)"

تاريخ إرسال البريد السابق: "اليوم/الشهر/السنة"

ملخص البريد السابق: "إعادة تأكيد النقاط الرئيسية للبريد السابق"

إظهار الاهتمام: "التعبير عن القلق لعدم تلقي رد"

إعادة تحديد الموعد النهائي: "تحديد أو تأكيد الموعد النهائي للرد"

كلمة الختام: "يرجى التفضل بالاطلاع والتأكيد"

【prompt لرسالة رد على طلب عرض سعر】

الموضوع: "رد على طلب عرض السعر"

التحية: "كلمات شكر للعميل"

تفاصيل عرض السعر: "تقديم محتوى عرض السعر والمبلغ"

مدة صلاحية عرض السعر: "تحديد تاريخ انتهاء صلاحية العرض"

معلومات الاتصال: "معلومات الاتصال للاستفسارات أو النقاط غير الواضحة"

كلمة الختام: "يرجى التفضل بالنظر في العرض"

【prompt لرسالة رد على إرسال عرض سعر】

الموضوع: "رد بخصوص عرض السعر"

التحية: "تحية مهذبة للطرف الآخر"

استلام عرض السعر: "الإفادة باستلام عرض السعر"

الانطباع عن عرض السعر: "التعليقات أو الاستفسارات بخصوص المحتوى"

الأسئلة أو المخاوف: "ذكر أي أسئلة أو مخاوف تتعلق بعرض السعر"

اقتراح اجتماع: "اقتراح اجتماع أو تنسيق المواعيد حسب الحاجة"

موعد الرد: "تحديد الموعد النهائي إذا كان الرد مطلوبًا"

معلومات الاتصال: "معلومات الاتصال للاستفسارات أو النقاط غير الواضحة"

كلمة الختام: "كلمة ختامية مهذبة"

هذا prompt مخصص للحالات التي ترغب فيها بالمضي قدمًا بعد استلام عرض السعر. قم بتعديل المعلومات الضرورية مثل التواريخ قبل الاستخدام.

【prompt لرسالة اعتذار عن إرسال بريد بالخطأ】

الموضوع: "اعتذار عن إرسال بريد بالخطأ"

نص الاعتذار: "الاعتذار عن الإرسال الخاطئ"

شرح السبب: "شرح موجز لسبب الخطأ"

الإجراءات المستقبلية: "شرح إجراءات منع تكرار الخطأ مستقبلاً"

معلومات الاتصال: "معلومات الاتصال للاستفسارات أو النقاط غير الواضحة"

كلمة الختام: "تكرار الاعتذار وطلب التفهم"

من خلال إدخال تدابير المنع بشكل ملموس، سيقوم بإنشاء رسالة اعتذار رائعة. نوصي به بشدة لمن يجدون صعوبة في كتابة الاعتذارات!

النصوص الفعلية الناتجة من ChatGPT باستخدام الـ prompt

هذه هي النصوص التي أنشأها ChatGPT عند استخدام الـ prompt المذكورة أعلاه.

تم استخدام نموذج Chat-GPT4. وهو نموذج متاح حاليًا للاستخدام المدفوع.

هناك إصدارات متنوعة من ChatGPT، ولكن في الوقت الحالي يعد ChatGPT4 هو النموذج الأعلى ويقدم أفضل النتائج.

رسالة طلب إرسال فاتورة

الموضوع: طلب إرسال فاتورة

السيد/ة 〇〇 المحترم/ة،

تحية طيبة وبعد، أنا □□ من شركة △△. نود أن نعرب عن خالص شكرنا لاستخدامنا خدمات شركتكم الموقرة. يرجى التفضل بإرسال فاتورة رسوم استخدام الخدمة.

بيانات المرسل إليه هي كما يلي. نعتذر عن الإزعاج، ولكن يرجى التأكد وإرسال الفاتورة.

• الرمز البريدي: 123-4567
• طوكيو، حي ميناتو، 〇〇 1-2-3 مبنى 5F
• شركة △△
• المسؤول: □□

كما نرجو منكم التكرم بإرسال الفاتورة بحلول تاريخ 〇/〇/〇.

إذا كان لديكم أي استفسار، فلا تترددوا في الاتصال بنا.

تفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير.

 

مع التقدير

رسالة إشعار بإرسال مستندات

الموضوع: إشعار بإرسال مستندات

السيد/ة 〇〇 المحترم/ة،

تحية طيبة وبعد، أنا □□ من شركة △△. أرفق لكم مع هذا البريد المستندات التي تحدثنا عنها في اجتماعنا الأخير.

ملخص المستندات كالتالي:

• مميزات وفوائد المنتج
• نتائج دراسة السوق
• عرض حالات النجاح

المستندات مرفقة بصيغة PDF. كما يمكنكم تحميلها من الرابط التالي:

[رابط تحميل المستندات]

نأمل أن تساهم هذه المستندات في تعميق فهمكم للمنتج وتكون مرجعًا لمشاريعكم أو أنشطتكم التسويقية القادمة.

لأي استفسار أو سؤال، يرجى الاتصال بنا عبر الهاتف (03-1234-5678) أو البريد الإلكتروني (example@example.com).

تفضلوا بقبول فائق الاحترام.

 

مع التقدير

رسالة رد على إرسال عرض سعر (رد إيجابي)

الموضوع: رد بخصوص عرض السعر

السيد/ة 〇〇 المحترم/ة،

تحية طيبة وبعد، أنا □□ من شركة △△. أود إفادتكم بأننا استلمنا بنجاح عرض السعر الذي أرسلتموه مؤخرًا. شكرًا جزيلاً لكم.

بعد الاطلاع على تفاصيل عرض السعر، وجدنا أن المحتوى مقنع بشكل عام ومنظم بوضوح تام. ومع ذلك، لدينا بعض الاستفسارات والمخاوف بشأن بعض البنود.

تحديدًا، نود التأكد مما إذا كان موعد تسليم المشروع قد تم ضبطه وفقًا لرغبتنا. كما نرجو تزويدنا بتفاصيل تكاليف الاستعانة بمصادر خارجية لعدم ذكرها في البيان.

إذا كان ذلك متاحًا، هل يمكننا تحديد موعد لاجتماع لمناقشة هذه الاستفسارات بالتفصيل؟ لدينا وقت متاح بعد ظهر يومي الخميس والجمعة من هذا الأسبوع، لذا يرجى إعلامنا بالموعد الذي يناسبكم.

نعتذر عن الإزعاج، ولكن سنكون ممتنين لو تلقينا ردكم خلال هذا الأسبوع. لأي استفسار، يرجى التواصل معنا عبر الهاتف (03-1234-5678) أو البريد الإلكتروني (example@example.com).

تفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير.

 

مع التقدير

رسالة إعادة إرسال في حال عدم تلقي رد

الموضوع: بخصوص البريد الإلكتروني السابق (إعادة إرسال)

السيد/ة 〇〇 المحترم/ة،

تحية طيبة وبعد، أنا □□ من شركة △△. قمت بإرسال بريد إلكتروني بتاريخ 13 أبريل 2023، ونظرًا لعدم تلقي رد، قررت إعادة إرساله.

في البريد السابق، استفسرت عن النقاط التالية:

• نطاق ضبط الضغط للجهاز الهيدروليكي
• تنبيهات عند إجراء الصيانة

نحن قلقون لعدم تلقي رد. إذا لم يكن البريد قد وصلكم أو إذا كانت هناك أي نقاط غير واضحة، يرجى إعلامنا.

نعتذر عن الإزعاج، ولكن سنكون ممتنين لو تلقينا ردكم بحلول يوم الثلاثاء القادم (18 أبريل). لأي استفسار، يرجى التواصل معنا عبر الهاتف (03-1234-5678) أو البريد الإلكتروني (example@example.com).

يرجى التفضل بالاطلاع والتأكيد.

 

مع التقدير

رسالة اعتذار عن إرسال بريد بالخطأ

الموضوع: اعتذار عن إرسال بريد بالخطأ

السيد/ة 〇〇 المحترم/ة،

تحية طيبة وبعد، أنا □□ من شركة △△. تبين لنا أن البريد الإلكتروني الذي أرسلناه مؤخرًا قد أُرسل إليكم عن طريق الخطأ. نعتذر بشدة عن هذا التقصير.

يعود السبب إلى تحديد عنوان بريد خاطئ عند إدخال جهة المستلم. البريد المرسل كان مخصصًا لشخص آخر، لذا يرجى تجاهل محتواه.

سنعمل جاهدين على التأكد التام من عناوين المستلمين والتعامل بحذر شديد لضمان عدم تكرار مثل هذا الخطأ مستقبلاً.

لأي استفسار، يرجى التواصل معنا عبر الهاتف (03-1234-5678) أو البريد الإلكتروني (example@example.com).

نعتذر مرة أخرى عن الإزعاج الذي سببناه لكم، ونتطلع لدوام تعاونكم.

 

مع التقدير

إذا لم تكن تعرف الـ prompt، يمكنك سؤال ChatGPT

ولكن، لا أعرف كيف أكتب prompt في حالات خاصة مثل هذه

في مثل هذه الحالة، إذا سألت ChatGPT، فسوف يعلمك أمثلة على كيفية كتابة الـ prompt.

أخبرني بـ prompt لرسالة أسأل فيها السيد يامادا عن إعدادات الجهاز الهيدروليكي

يمكنك سؤاله بشيء كهذا.

نعم، بهذه الطريقة لم يكتفِ بإعطائي الـ prompt فحسب، بل كتب البريد الفعلي أيضًا.

إذا لم تكن تعرف، اسأل ChatGPT عن أي شيء. وإذا لم تكن راضيًا عن النص الناتج، حاول تغيير طريقة إعطاء الأوامر.

القراءة متعبة بعض الشيء...

إذا شعرت بذلك، يمكنك استخدام خدمة الصوت بالذكاء الاصطناعي Ondoku لقراءة الردود صوتيًا.

Ondoku

يستغرق قراءة وكتابة البريد الإلكتروني وقتًا طويلاً

وفقًا لـ استطلاع واقع business mail لعام 2022:

• المتوسط اليومي: إرسال "16.27 رسالة" واستلام "66.87 رسالة"
• متوسط وقت قراءة الرسالة الواحدة: دقيقة و24 ثانية
• متوسط وقت كتابة الرسالة الواحدة: 6 دقائق و5 ثوانٍ

بمعنى آخر، في المتوسط:

يتم قضاء ساعة و10 دقائق يوميًا لمجرد قراءة البريد

يتم قضاء ساعة و40 دقائق يوميًا لمجرد كتابة البريد

يتضح أن الوقت المخصص للبريد الإلكتروني يصل إلى حوالي 3 ساعات يوميًا.

هذا يعني أن هناك أشخاصًا يضيع نصف يومهم تقريبًا في البريد فقط

إنه أمر مؤسف! دعنا نستخدم AI لنجعل الأمور أسهل على أنفسنا!

من خلال إتقان طريقة كتابة business mail بكفاءة باستخدام ChatGPT، يمكنك المضي في أعمالك اليومية بسلاسة أكبر.

أيضًا، يمكن تقليل عبء وقت القراءة بشكل كبير من خلال جعلها تُقرأ صوتيًا.

يرجى الاستفادة من Ondoku للقراءة الصوتية!

زيادة الكفاءة من خلال الاستماع الصوتي

يعد الاستماع إلى البريد الإلكتروني صوتيًا أحد الطرق لزيادة كفاءة قراءة وكتابة business mail.

توفير الوقت

من خلال الاستماع إلى البريد، قد يكون الأمر أسرع أو أسهل في فهم المحتوى مقارنة بالقراءة بالعين.

إمكانية تعدد المهام

الاستماع إلى البريد صوتيًا يتيح لك "العمل أثناء القيام بمهام أخرى"، مثل البدء في كتابة رد أثناء الاستماع إلى محتوى البريد.

تقليل إجهاد العين

النظر إلى الشاشة طوال اليوم قد يرهق العينين. ولكن الاستماع إلى البريد صوتيًا يساعد في تقليل هذا الإجهاد.

منع سوء القراءة أو التغاضي عن التفاصيل

الاستماع الصوتي يقلل من احتمالية حدوث أخطاء في القراءة أو تفويت تفاصيل مهمة، مما يساعد في تجنب الأخطاء.

للاستماع إلى البريد صوتيًا، يمكنك استخدام المساعد الصوتي المثبت في الهواتف الذكية أو أجهزة الكمبيوتر، أو استخدام أدوات متخصصة مثل Ondoku لتسهيل الأمر.

لماذا لا تجرب التحقق من business mail الخاص بك براحة مع Ondoku؟

يمكن لـ Ondoku قراءة 5000 حرف شهريًا مجانًا. طريقة القراءة قريبة جدًا من البشر وصوته مريح للاستماع. يمكنك اختيار أصوات نسائية، رجالية، أو حتى أصوات فتيات، والقراءة بالصوت الذي تفضله تجعل محتوى أي بريد إلكتروني يبدو أكثر لطفًا.

استفد من Ondoku لرفع كفاءة قراءة وكتابة business mail.

■ برنامج تركيب الكلام بالذكاء الاصطناعي "Ondoku"

"Ondoku" هي أداة لتحويل النص إلى كلام عبر الإنترنت ويمكن استخدامها دون أي تكلفة أولية.

• يدعم ما يقرب من 50 لغة بما في ذلك اليابانية والإنجليزية والصينية والكورية والإسبانية والفرنسية والألمانية.
• متاح من كل من الكمبيوتر الشخصي والهاتف الذكي
• مناسب للأعمال والتعليم والترفيه وما إلى ذلك.
• لا يتطلب التثبيت، ويمكن استخدامه على الفور من المتصفح الخاص بك
• كما يدعم القراءة من الصور

لاستخدامه، ما عليك سوى إدخال نص أو تحميل ملف من الموقع. قم بإنشاء ملفات صوتية طبيعية في ثوانٍ. يمكنك استخدام تركيب الكلام لما يصل إلى 5000 حرف مجانًا، لذا يرجى تجربته أولاً.

يمكن لبرنامج تحويل النص إلى كلام "Ondoku" قراءة 5000 حرف شهريًا بصوت AI مجانًا. يمكنك بسهولة تنزيل ملفات MP3 والاستخدام التجاري ممكن أيضًا. إذا قمت بالتسجيل مجانًا، فيمكنك تحويل ما يصل إلى 5000 حرف شهريًا مجانًا من النص إلى كلام. جرب أوندوكو الآن.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com