مجموعة من المطالبات لكتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل بكفاءة باستخدام ChatGPT

5 أكتوبر، 2023

لقد تطورت تقنية الذكاء الاصطناعي ، وأصبحت حقبة يمكن فيها القيام بمهام مختلفة!

يمكن أيضًا إنشاء رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل بسهولة وكفاءة باستخدام الذكاء الاصطناعي . بل إن عدم القيام بذلك مضيعة له.

سأشرح كيفية كتابة بريد إلكتروني للأعمال باستخدام ChatGPT.

كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل باستخدام ChatGPT

تسجيل الدخول إلى ChatGPT
أدخل موجه البريد الإلكتروني للنشاط التجاري في حقل إدخال الرسالة وأرسلها
يقوم ChatGPT تلقائيًا بإنشاء رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل

ما هو موجه

الموجهات مهمة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل في ChatGPT.

الموجهات هي كلمات رئيسية أو عبارات تخبر ChatGPT بإنشاء جمل.

باستخدام المطالبات (الكلمات الرئيسية أو العبارات) وتقديم تفاصيل حول ما تريد أن يكتب عنه الأشخاص ، يمكن لـ ChatGPT إنشاء جمل أكثر دقة.

كن محددًا قدر الإمكان في موجهك حول من وماذا وماذا وكيف تريد أن تقول ذلك.

مثال موجه البريد الإلكتروني للأعمال ChatGPT

[مطالبة بالبريد الإلكتروني يطلب إرسال الفاتورة]

الموضوع: "طلب الفواتير"

سبب طلب الفاتورة: "طلب فاتورة مقابل رسوم استخدام الخدمة"

تأكيد معلومات الشحن: "تأكيد عنوان الفواتير"

حدد الموعد النهائي: "تحديد موعد نهائي لإرسال الفاتورة"

الكلمات الختامية: "Yoroshiku onegaishimasu"

اكتب سبب الطلب على وجه التحديد ، وقدم التعليمات بأكبر قدر ممكن من الوضوح ، مثل "15 سبتمبر 2023" للموعد النهائي.

[موجه للإخطار عن طريق البريد الإلكتروني بتسليم المواد]

الموضوع: "إشعار بإرسال المواد"

الخطوط العريضة للمواد: "صِف محتويات المواد المراد إرسالها"

طريقة المرفقات: "ملف مرفق أو دليل ارتباط"

الغرض من استخدام المواد: "اقتراح طرق لاستخدام المواد"

جهة الاتصال: "جهة الاتصال لطرح الأسئلة والمخاوف"

من خلال إخبار ChatGPT تحديدًا بمحتوى المستند ، يمكنك تسهيل فهم البريد الإلكتروني الخاص بالعمل.

[المطالبة بإعادة إرسال رسائل البريد الإلكتروني المرسلة في حالة عدم الرد على رسائل البريد الإلكتروني]

الموضوع: "بخصوص البريد الإلكتروني السابق (تمت إعادة الإرسال)"

تاريخ إرسال آخر بريد إلكتروني "سنة / شهر / يوم"

ملخص البريد الإلكتروني الأخير: "إعادة النظر في النقاط الرئيسية من البريد الإلكتروني الأخير"

التعاطف: "أنا قلق بشأن عدم الرد"

إعادة تعيين الموعد النهائي: "تحديد وإعادة تأكيد الموعد النهائي للرد"

الكلمات الختامية: "شكرًا لك على التأكيد".

[المطالبة بالرد عبر البريد الإلكتروني لطلب الاقتباس]

الموضوع: "الرد على طلب عرض أسعار"

جملة تحية: "كلمات شكر للعملاء"

تفاصيل التقدير: "تفاصيل التقدير الحالي والمبلغ"

تاريخ انتهاء صلاحية عرض الأسعار: "حدد تاريخ انتهاء صلاحية عرض الأسعار"

جهة الاتصال: "جهة الاتصال لطرح الأسئلة والمخاوف"

الملاحظات الختامية: أشكركم على اهتمامكم.

[المطالبة بالرد على البريد الإلكتروني لإرسال الاقتباس بالبريد الإلكتروني]

الموضوع: `` الرد على الاقتباس "

تحياتي: "تحية مؤدبة الى الشخص الاخر".

استلام الاقتباس: "إبلاغ استلام الاقتباس"

مرات الظهور على المحتوى المقدر: "مرات الظهور والأسئلة حول محتوى التقدير"

أسئلة أو مخاوف: "صِف أي أسئلة أو مخاوف بشأن عرض الأسعار"

اقتراح الاجتماع: "اقتراح الاجتماعات وجدولتها حسب الضرورة"

الموعد النهائي للرد: "إذا كان الرد مطلوبًا ، فحدد الموعد النهائي."

جهة الاتصال: "جهة الاتصال لطرح الأسئلة والمخاوف"

الكلمات الختامية: "كلمات ختامية مهذبة"

هذه مطالبة عندما تريد متابعة القصة بعد تلقي تقدير. لنرتب العناصر الضرورية مثل التاريخ ونستخدمها.

[المطالبة بإرسال بريد إلكتروني اعتذار عن التسليم الخاطئ]

الموضوع: "اعتذار عن الإرسال الخاطئ"

نص الاعتذار: "اعتذار عن الإرسال بالخطأ"

تفسير السبب: "اشرح بإيجاز سبب الإرسال الخاطئ"

التدابير المستقبلية: "اشرح التدابير المستقبلية لمنع الانتقال الخاطئ"

جهة الاتصال: "جهة الاتصال لطرح الأسئلة والمخاوف"

الملاحظات الختامية: أعتذر مرة أخرى وأطلب تفهمكم.

إنه يمثل رسالة بريد إلكتروني اعتذارية رائعة من خلال كونك محددًا في إجراءاتك الوقائية. إنه موصى به حقًا لمن لا يجيد الاعتذار!

نص البريد الإلكتروني الناتج الفعلي لمطالبة ChatGPT

هذا هو النص الذي تم إنشاؤه بواسطة ChatGPT عند استخدام الموجه أعلاه.

يستخدم النموذج Chat-GPT4 . هذا النموذج متاح حاليا مقابل رسوم.

يحتوي ChatGPT على إصدارات مختلفة ، ولكن في الوقت الحالي ، يعد ChatGPT4 هو النموذج الأفضل ويعطي أفضل النتائج.

البريد الإلكتروني لطلب الفاتورة

الموضوع: طلب الفواتير

عزيزي 〇〇 ،
أصبحنا مدينين ل. أنا □□ من شركة △△ المحدودة. شكرًا جزيلاً لك على السماح لي باستخدام خدمتك هذه المرة. أود الحصول على فاتورة مقابل رسوم الخدمة.
عنوان الشحن على النحو التالي. أنا آسف على إزعاجك ، لكن هل يمكنك إرسال الفاتورة إليّ بعد تأكيدها؟
〒123-4567
〇〇 1-2-3 المبنى 5F ، ميناتو-كو ، طوكيو
△△ Co.، Ltd.
الشخص المسؤول: □□
أيضًا ، آسف لإزعاجك ، ولكن يرجى إرسال الفاتورة عن طريق MM / DD / YYYY.
إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في الاتصال بنا.
شكراً جزيلاً.
المخلص لك

إشعار البريد الإلكتروني لتسليم المواد

الموضوع: إشعار بإرسال المواد

عزيزي 〇〇 ،
أصبحنا مدينين ل. أنا □□ from △△ Co.، Ltd. أرفقت بهذا البريد الإلكتروني المواد التي ناقشناها في الاجتماع في ذلك اليوم.
ملخص المادة كما يلي:
ميزات المنتج والفوائد
نتائج أبحاث السوق
دراسة الحالة
يتم إرفاق المستندات كملفات PDF. يمكنك أيضًا تنزيله من الرابط أدناه.
[رابط تنزيل المستند]
نأمل أن تستخدم هذه المواد لتعميق فهمك لمنتجاتنا واستخدامها كمرجع للمشاريع وأنشطة المبيعات المستقبلية.
إذا كان لديك أي أسئلة أو استفسارات ، فلا تتردد في الاتصال بنا عبر الهاتف (03-1234-5678) أو البريد الإلكتروني (example@example.com).
شكرًا لك.
المخلص لك

الرد بالبريد الإلكتروني على الاقتباس إرسال بريد إلكتروني (رد إيجابي)

الموضوع: رد بخصوص الاقتباس

عزيزي 〇〇 ،
أصبحنا مدينين ل. أنا □□ from △△ Co.، Ltd. أود إخبارك بأنني تلقيت عرض الأسعار الذي أرسلته لي في اليوم الآخر. شكرًا لك.
لقد رأيت محتويات التقدير ، لكنني شعرت أن المحتويات كانت مرضية بشكل عام وتم تلخيصها بطريقة سهلة الفهم للغاية. ومع ذلك ، لدي بعض الأسئلة والمخاوف بشأن بعض البنود.
على وجه التحديد ، أود أن أؤكد ما إذا كان تاريخ تسليم المشروع قد تم تحديده وفقًا لرغباتنا. أيضًا ، نظرًا لعدم وجود تفاصيل لتكاليف الاستعانة بمصادر خارجية ، سأكون ممتنًا لو تفضلتم بإعطائي التفاصيل.
إذا كان ذلك مناسبًا لك ، فهل سيكون من الممكن تنظيم اجتماع لمناقشة الأسئلة والمخاوف المذكورة أعلاه بالتفصيل؟ لدينا مواعيد عمل يومي الخميس والجمعة بعد الظهر هذا الأسبوع ، لذا يرجى إخبارنا بالتواريخ المناسبة لك.
آسف على إزعاجك ، ولكن سيكون من المفيد أن تتمكن من الرد خلال هذا الأسبوع. إذا كان لديك أي أسئلة أو استفسارات ، فلا تتردد في الاتصال بنا عبر الهاتف (03-1234-5678) أو البريد الإلكتروني (example@example.com).
شكراً جزيلاً.
المخلص لك

أعد إرسال البريد الإلكتروني لإرساله عندما لا يكون هناك رد على البريد الإلكتروني

الموضوع: بخصوص البريد الإلكتروني السابق (إعادة الإرسال)

عزيزي 〇〇 ،
أصبحنا مدينين ل. أنا □□ from △△ Co.، Ltd. في اليوم الآخر ، أرسلت بريدًا إلكترونيًا في 13 أبريل 2023 ، ولكن نظرًا لعدم وجود رد ، قررت إعادة إرساله.
في بريدنا الإلكتروني الأخير ، سألنا عن:
نطاق ضبط الضغط الهيدروليكي
احتياطات الصيانة
أخشى أنني لم أتلق ردا. إذا لم تتلق البريد الإلكتروني أو كانت لديك أي أسئلة ، فيرجى إخبارنا بذلك.
سيكون من المفيد أن تتمكن من الرد بحلول يوم الثلاثاء القادم (18 أبريل). إذا كان لديك أي أسئلة أو استفسارات ، فلا تتردد في الاتصال بنا عبر الهاتف (03-1234-5678) أو البريد الإلكتروني (example@example.com).
شكرا لكم لتأكيد الحجز.
المخلص لك

البريد الإلكتروني للاعتذار عن سوء التسليم

الموضوع: اعتذار عن إرسال رسالة خاطئة

عزيزي 〇〇 ،
أصبحنا مدينين ل. أنا □□ from △△ Co.، Ltd. فيما يتعلق بالبريد الإلكتروني الذي أرسلته إليك في اليوم الآخر ، اتضح أنني أرسلته عن طريق الخطأ. يجب أن أعتذر بصدق.
السبب هو أنك حددت العنوان الخطأ عند إدخال الوجهة. تم توجيه البريد الإلكتروني الذي أرسلته إلى شخص آخر ، لذا يمكنك تجاهل المحتوى.
في المستقبل ، سوف نتحقق بدقة من الوجهة ونستجيب بعناية حتى لا يحدث مثل هذا الإرسال الخاطئ.
إذا كان لديك أي أسئلة أو استفسارات ، فلا تتردد في الاتصال بنا عبر الهاتف (03-1234-5678) أو البريد الإلكتروني (example@example.com).
نعتذر من اي ازعاج قد يحصل لك. شكرا لدعمكم المتواصل.
المخلص لك

إذا كنت لا تفهم الموجه ، فقط اسأل ChatGPT

لكني لا أعرف كيف أكتب موجهًا في مثل هذه الحالة الخاصة

في ذلك الوقت ، إذا سألت ChatGPT ، فسوف يخبرك بمثال عن كيفية كتابة موجه.

السيد Yamada ، من فضلك قل لي موجه البريد الذي يطلب إعداد الجهاز الهيدروليكي.

لا بأس أن تشعر هكذا.

نعم ، لم يرسل لي فقط مطالبة كهذه ، لكنه أرسل لي بريدًا إلكترونيًا في الواقع.

إذا كنت لا تفهم ، فاسأل ChatGPT أي شيء. إذا لم تعجبك الجمل التي تم إنشاؤها ، فحاول تغيير طريقة إصدار الأوامر.

من الصعب كتابة ...

إذا كنت تشعر بذلك ، يمكنك استخدام Ondoku-ChatGPT لطرح الأسئلة وتقديم الطلبات إلى ChatGPT عن طريق الإدخال الصوتي.

يستغرق الأمر وقتًا لقراءة وكتابة رسائل البريد الإلكتروني.

وفقًا لمسح Business Email Survey 2022 ،

المتوسط اليومي المرسل "16.27" تلقى "66.87"
متوسط الوقت للقراءة 1 دقيقة و 24 ثانية
متوسط الوقت لكتابة حرف واحد: 6 دقائق و 5 ثوان

أي متوسط

أقضي ساعة و 10 دقائق في اليوم في قراءة رسائل البريد الإلكتروني فقط.

أقضي ساعة و 40 دقيقة يوميًا في كتابة رسائل البريد الإلكتروني فقط

يمكنك أن ترى أن الوقت المرتبط بالبريد يبلغ حوالي 3 ساعات يوميًا .

هذا يعني أن بعض الأشخاص يقضون نصف يوم تقريبًا في إرسال بريد إلكتروني.

جيد جدا للنفايات! كن مرتاحًا مع الذكاء الاصطناعي!

من خلال تعلم كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل بكفاءة باستخدام ChatGPT ، يمكنك جعل عملك اليومي يسير بسلاسة.

أيضًا ، سيكون وقت القراءة أقل عبئًا من خلال جعلهم يقرؤون بصوت عالٍ.

الرجاء استخدام Ondoku للقراءة بصوت عالٍ!

مقالات ذات صلة >> اقرأ ردود ChatGPT بصوت عالٍ [Ondoku3-ChatGPT]

يمكنك أن تكون أكثر كفاءة من خلال الاستماع إلى صوتك

يعد الاستماع إلى رسائل البريد الإلكتروني عن طريق الصوت إحدى الطرق لجعل قراءة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل وكتابتها أكثر كفاءة.

وفر الوقت

الاستماع إلى رسائل البريد الإلكتروني أسرع وأسهل في الفهم من قراءتها بعينيك.

إمكانية تعدد المهام

من خلال الاستماع إلى رسائل البريد الإلكتروني عن طريق الصوت ، يمكنك البدء في كتابة رد أثناء الاستماع إلى محتويات البريد الإلكتروني أثناء القيام بمهام أخرى.

تقليل إجهاد العين

التحديق في الشاشات طوال اليوم يمكن أن يرهق عينيك. ومع ذلك ، فإن الاستماع إلى رسائل البريد الإلكتروني عن طريق الصوت يمكن أن يقلل من إجهاد العين.

منع سوء القراءة والرقابة

من خلال الاستماع إلى رسائل البريد الإلكتروني عن طريق الصوت ، تقل احتمالية حدوث أخطاء في القراءة والرقابة. يمكن منع الأخطاء.

للاستماع إلى رسائل البريد الإلكتروني عن طريق الصوت ، يمكنك بسهولة الاستماع إلى الصوت باستخدام المساعد الصوتي المثبت في هاتفك الذكي أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، أو باستخدام أداة مخصصة مثل Ondoku.

الموقع الرسمي: Ondoku

يستطيع Ondoku قراءة 5000 حرف شهريًا مجانًا. القراءة مشابهة لقراءة الإنسان ، ومن السهل سماع الصوت. يمكنك الاختيار بين صوت أنثوي وصوت ذكر وصوت فتاة.

تبسيط قراءة البريد الإلكتروني لعملك والكتابة باستخدام Ondoku.

يمكن لبرنامج تحويل النص إلى كلام "Ondoku" قراءة 5000 حرف شهريًا بصوت AI مجانًا. يمكنك بسهولة تنزيل ملفات MP3 والاستخدام التجاري ممكن أيضًا. إذا قمت بالتسجيل مجانًا، فيمكنك تحويل ما يصل إلى 5000 حرف شهريًا مجانًا من النص إلى كلام. جرب أوندوكو الآن.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com

←المقال السابق | المقال التالي→