Ondoku øger tilfredsheden hos Adire Law Office! Casestudie om implementering.

• Adire Advokatkontor
• Størrelse: Over 1.100 personer · Over 220 advokater (pr. 31. oktober 2023)
• Branche: Advokatkontor
• Interview: Advokat Kazumasa Hata (medlem af Tokyo Advokatsamfund)
  : Personaleafdelingen, Hr. Yasuda

Mål og udfordringer

Anvendes til speak i forklaringsvideoer ved kontraktindgåelse og medarbejderuddannelsesmateriale. Forberedelse til at skabe materialer af høj kvalitet og processen med at tilføje menneskelige stemmer tager enormt meget tid og kræfter.

Løsning

Stop med stemmeoptagelse internt på kontoret og opret speak med Ondoku.

Effekt

Betydelig tidsbesparelse ved at eliminere behovet for detaljerede manuskripter og besværet med at genindspille stemmer.
Bidrager til effektivisering af arbejdet ved at udnytte de oprettede videoer forskellige steder.

Introduktion af virksomhed og implementeringsafdeling

Advokat Hata (herefter Hata): Vi er et alt-i-et advokatkontor, der primært beskæftiger sig med personlige problemer såsom gældsproblemer, tvister mellem mænd og kvinder samt krav om kompensation fra staten vedrørende hepatitis B.

Traditionelle advokatkontorer føles ofte lidt utilgængelige, og det kræver mod at konsultere dem. For at ændre denne situation fortsætter vi vores aktiviteter med målet om at være et "nærværende advokatkontor".

For eksempel er det en af vores styrker, at vi indrykker letforståelige annoncer og har et system, hvor man nemt kan få rådgivning over telefonen. Vi bestræber os også på at give forklaringer uden at bruge tekniske termer så vidt muligt, så folk føler sig tættere på advokaten.

HP: Adire Advokatkontor

Fortæl os venligst om baggrunden for at indføre et tekst-til-tale-værktøj.

Hata: I øjeblikket giver vi forklaringer til vores klienter ikke kun mundtligt eller skriftligt, men også via video. Tidligere var det mundtligt eller skriftligt, men som et resultat af at forfølge letforståelighed føler vi, at det er vigtigt at tilbyde videoer med illustrationer og bevægelse.

For at skabe videoer af høj kvalitet skal vi også fokusere på speaken. Men selv når vi foretog optagelser med medarbejdernes stemmer, opstod der mange genindspilninger, hvilket tog enormt lang tid.

Desuden, set fra et optagemiljøperspektiv, er lyde udefra som telefonringe og fodtrin et problem, man ikke kan undgå, uanset hvor forsigtig man er.

Som resultat tog det betydelig tid og kræfter at skabe videoerne.

Personaleafdelingen, Hr. Yasuda (herefter Yasuda): I personaleafdelingen brugte vi hver gang en halv dag på at give den samme forklaring under introduktionen af nye medarbejdere. Derfor tænkte vi, at det kunne føre til effektivisering, hvis vi viste en video, som man kunne forstå korrekt, selv uden en personlig forklaring.

Jeg tænkte, at hvis vi havde et tekst-til-tale-værktøj, der nemt kunne generere speak, ville vi kunne tage skridtet til at skabe videoer, så det førte til implementeringen.

Kan du fortælle os om forløbet frem til implementeringen af Ondoku?

Hata: Den lave pris og brugervenligheden var de afgørende faktorer.

Især hvad angår brugervenlighed, satte vi pris på den intuitive brugerflade. Angivelserne for tekstfelt og download er lette at forstå, så der er ingen tvivl ved brug.

Da vi opretter materialer til vores klienter, var det også et vigtigt punkt, at kommerciel brug var tilladt. Jeg besluttede mig for implementeringen, da jeg mente, at Ondoku, som kan bruges problemfrit, kunne løse problemet med, at stemmeoptagelse tog enormt lang tid.

Er udfordringerne blevet løst (forbedret) sammenlignet med før implementeringen af Ondoku?

Hata: Tidligere kunne det tage omkring 6 timer at indtale speak til et videomateriale på ca. 10 minutter.

Bare det at skrive et manuskript, så medarbejderen kunne læse op uden tøven, tog vel 3 timer. Det skyldtes, at vi var nødt til at få optagelsen rigtig i første forsøg, så vi havde brug for et perfekt manuskript. For at opretholde kvaliteten ned til hvert enkelt ord tjekkede vi det ved at læse det højt mange gange.

Desuden var vi meget strikse, f.eks. ved at genindspille hvis der kom den mindste lyd udefra, så tiden forsvandt hurtigt.

Men nu færdiggøres speak-arbejdet på omkring halvanden time. Det skyldes primært, at behovet for detaljerede manuskripter er forsvundet, fordi menneskelige stemmer ikke længere er nødvendige, og besværet med genindspilninger er reduceret.

Yasuda: Startskuddet til videooprettelse i personaleafdelingen var implementeringen af Ondoku. Tidligere var barren for at lave videoer så høj, at det var svært at komme i gang i virkeligheden.

Introduktion af nye medarbejdere finder sted for både nyuddannede og erfarne ansatte, så det er ikke usædvanligt, at det sker omkring 10 gange om måneden. Som situationen var, var personaleafdelingen optaget af at forklare hver eneste gang.

For at forbedre arbejdsgangen prøvede vi at integrere videoer med speak lavet i Ondoku i træningen. Det viste sig, at de opnåede samme forståelsesniveau som ved mundtlig forklaring, hvilket gjorde det muligt for personalemedarbejderne at bruge tid på andre opgaver end introduktionen.

Har I modtaget feedback vedrørende Ondoku internt på kontoret?

Yasuda: Med realiseringen af videomaterialer er der kommet feedback om, at indholdet fra introduktionen nu kan repeteres når som helst.

Vi har sørget for, at introduktionsvideoerne til nye medarbejdere, der bruger Ondoku, altid kan genses via delte data. Takket være dette har vi skabt et system, hvor man nemt kan genlære dele, man ikke kan huske fra tekstbaseret materiale, via video.

Desuden kan medarbejdere, der er udstationeret i filialer over hele landet, lære effektivt gennem videodeling fra hovedkontoret.

Hvis du har yderligere ønsker til forbedring af Ondoku, hører vi dem meget gerne.

Yasuda: Hvis den fine intonation kunne forbedres, ville det være endnu lettere at bruge. Især når man laver lange tekster, er man nødt til at være kreativ, f.eks. ved at dele teksten op i kortere bidder, indtil det lyder som forventet.

Hata: Jeg tænkte, at det ville være mere praktisk, hvis der fandtes noget i retning af en letforståelig brugsanvisning. I øjeblikket prøver vi os frem for at skabe lyd, der lyder naturlig.

Hvis Ondoku kunne udgive noget, der viser tips til brug, kunne vi måske bruge tid på at finpudse intonationen af tekniske termer.

Hvordan planlægger I at bruge Ondoku i fremtiden?

Hata: Jeg håber, vi kan bruge Ondoku til at styrke vores uddannelsesprogrammer.

For eksempel noget, hvor man vælger det rigtige svar blandt valgmuligheder og bevæger sig fremad som i et RPG. Hvis der findes træning, der kan udføres som et spil, kan man lære, mens man har det sjovt.

Men jeg tror, at speaken vil være et vigtigt element til det, så til den tid vil jeg gerne have Ondoku til at spille en aktiv rolle.

Yasuda: I personaleafdelingen planlægger vi at lægge videoer på sociale medier, som jobsøgende, herunder nyuddannede, nemt kan se. Jeg vil gerne have Ondoku til at løse alle de speak-relaterede udfordringer, der opstår i den forbindelse.

Ved at bruge Ondoku har I været i stand til effektivt at skabe speak i en kvalitet, der kan tilbydes klienter, og ved at bruge det til intern uddannelse har I sparet betydelig tid og besvær! Mange tak for at dele dette fantastiske eksempel med os.

Ondoku er en tekst-til-tale-tjeneste, der kan bruges gratis til kommercielle formål. Den understøtter over 80 sprog og dialekter med i alt over 650 stemmer. Du kan lytte til stemmetyper og lydprøver for de understøttede sprog her.