Etablierung eines Systems zur Steigerung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit durch die Einführung von Ondoku! Vorstellung des Anwendungsbeispiels der Anwaltskanzlei Adire

• Adire Anwaltskanzlei
• Größe: Über 1.100 Mitarbeiter, über 220 Anwälte (Stand: 31. Oktober 2023)
• Branche: Anwaltskanzlei
• Interview: Rechtsanwalt Herr Kazumasa Hata (Mitglied der Anwaltskammer Tokio)
  　　　　　　: Personalabteilung Herr/Frau Yasuda

Zweck und Herausforderungen

Verwendung in Erklärvideos für Verträge und Schulungsmaterialien für Mitarbeiter. Der Prozess der Vorbereitung hochwertiger Inhalte und der manuellen Sprachaufnahme beanspruchte enorm viel Zeit und Mühe.

Lösung

Abschaffung der internen Sprachaufnahme und Erstellung der Vertonung mit Ondoku.

Wirkung

Wegfall detaillierter Skripte und der Notwendigkeit von Neuaufnahmen, was zu erheblichen Zeiteinsparungen führte.
Beitrag zur Arbeitseffizienz durch den Einsatz der erstellten Videos an verschiedenen Stellen.

Vorstellung des Unternehmens und der implementierenden Abteilung

Rechtsanwalt Herr Hata (im Folgenden: Hata): Wir sind eine allgemeine Anwaltskanzlei, die sich hauptsächlich mit individuellen Problemen wie Schulden, Beziehungsproblemen und Entschädigungsansprüchen gegen den Staat im Zusammenhang mit Hepatitis B befasst.

Traditionelle Anwaltskanzleien wirken oft distanziert, und es kostet Überwindung, sich beraten zu lassen. Um diese Situation zu ändern, arbeiten wir darauf hin, eine „nahbare Anwaltskanzlei“ zu sein.

Unsere Stärken liegen beispielsweise in kundenfreundlicher Werbung und einem System, das unkomplizierte Beratungen per Telefon ermöglicht. Zudem achten wir darauf, Fachbegriffe so weit wie möglich zu vermeiden, damit sich die Menschen den Anwälten näher fühlen.

HP: Adire Anwaltskanzlei

Erzählen Sie uns bitte vom Hintergrund der Einführung des Text-to-Speech-Tools.

Hata: Derzeit bieten wir unseren Mandanten Erklärungen nicht nur mündlich oder schriftlich, sondern auch per Video an. Früher geschah dies nur mündlich oder schriftlich, aber im Streben nach besserer Verständlichkeit hielten wir Videos mit Illustrationen und Animationen für wichtig.

Für qualitativ hochwertige Videos muss auch viel Wert auf die Vertonung gelegt werden. Doch selbst wenn Mitarbeiter die Aufnahmen machten, gab es ständig Wiederholungen, was enorm viel Zeit in Anspruch nahm.

Auch hinsichtlich der Aufnahmeumgebung waren Geräusche von außen, wie Telefone oder Schritte, trotz aller Vorsicht unvermeidbar.

Das Ergebnis war ein erheblicher Zeit- und Arbeitsaufwand bei der Videoerstellung.

Personalabteilung Herr/Frau Yasuda (im Folgenden: Yasuda): In der Personalabteilung verbrachten wir bei jeder Orientierung für neue Mitarbeiter einen halben Tag damit, dieselben Inhalte zu erklären. Wir dachten, dass der Einsatz von leicht verständlichen Videos anstelle von persönlichen Erklärungen die Arbeitseffizienz steigern würde. Da ein Text-to-Speech-Tool die einfache Erstellung von Vertonungen ermöglicht, war dies der Auslöser für die Einführung.

Dürfen wir fragen, wie es zur Entscheidung für Ondoku kam?

Hata: Der günstige Preis und die einfache Bedienung waren ausschlaggebend.

Besonders bei der Benutzerfreundlichkeit hat uns die intuitiv bedienbare Oberfläche überzeugt. Die Kennzeichnung von Textfeld und Download ist klar verständlich, sodass bei der Nutzung keine Unklarheiten entstehen.

Da wir Materialien für Vertragspartner erstellen, war zudem die Erlaubnis zur kommerziellen Nutzung ein unverzichtbarer Punkt. Wir waren überzeugt, dass wir mit dem reibungslos funktionierenden Ondoku das Problem des enormen Zeitaufwands für Sprachaufnahmen lösen könnten.

Haben sich die Probleme im Vergleich zur Zeit vor der Einführung von Ondoku gelöst (verbessert)?

Hata: Früher dauerte die Vertonung eines etwa 10-minütigen Videomaterials manchmal bis zu sechs Stunden.

Allein das Schreiben eines Skripts, damit der Mitarbeiter flüssig lesen konnte, dauerte wohl drei Stunden. Da die Aufnahme auf Anhieb klappen musste, war ein perfektes Skript notwendig. Um die Qualität Wort für Wort zu sichern, wurde es immer wieder laut gegengelesen.

Da wir zudem sehr streng darauf achteten, bei jedem Außengeräusch die Aufnahme zu wiederholen, verflog die Zeit im Nu.

Heute ist die Vertonung in etwa anderthalb Stunden erledigt. Dass keine menschliche Stimme mehr benötigt wird, bedeutet, dass kein detailliertes Skript mehr nötig ist und der Aufwand für Wiederholungen deutlich gesunken ist.

Yasuda: Der Start der Videoerstellung in der Personalabteilung wurde durch die Einführung von Ondoku erst möglich. Zuvor war die Hürde für die Erstellung von Videos einfach zu hoch.

Orientierungen finden sowohl für Hochschulabsolventen als auch für Quereinsteiger statt, daher ist es nicht ungewöhnlich, dass sie etwa zehnmal im Monat durchgeführt werden. Bisher war die Personalabteilung jedes Mal voll damit beschäftigt.

Zur Prozessverbesserung haben wir Videos mit Ondoku-Vertonung in die Schulungen integriert. Es zeigte sich, dass das Verständnis genauso gut ist wie bei mündlichen Erklärungen, sodass die Mitarbeiter der Personalabteilung nun Zeit für andere Aufgaben haben.

Haben Sie innerhalb der Kanzlei Feedback zu Ondoku erhalten?

Yasuda: Durch die Bereitstellung von Videomaterialien kam die Rückmeldung, dass man die Inhalte der Orientierung nun jederzeit wiederholen könne.

Die mit Ondoku erstellten Erklärvideos für neue Mitarbeiter sind als geteilte Daten jederzeit abrufbar. So konnten wir ein System realisieren, bei dem man Dinge, an die man sich anhand von Texten allein nicht erinnern kann, einfach per Video nachlernen kann.

Auch Mitarbeiter in den landesweiten Zweigstellen können durch die Videofreigabe der Zentrale effizient lernen.

Wenn Sie weitere Verbesserungswünsche für Ondoku haben, lassen Sie es uns bitte wissen.

Yasuda: Eine Verbesserung der feinen Intonation wäre noch hilfreicher. Besonders bei längeren Sätzen muss man derzeit noch improvisieren, indem man Sätze kürzt, bis sie wie gewünscht klingen.

Hata: Eine Art leicht verständliches Handbuch wäre sehr praktisch. Derzeit erstellen wir die Audioinhalte noch durch Ausprobieren, damit sie natürlich klingen.

Wenn Ondoku Tipps zur Anwendung bereitstellen würde, könnten wir die gewonnene Zeit nutzen, um uns auf die Intonation von Fachbegriffen zu konzentrieren.

Wie möchten Sie Ondoku in Zukunft einsetzen?

Hata: Ich hoffe, Ondoku für die Stärkung unserer Ausbildungsprogramme nutzen zu können.

Zum Beispiel etwas, bei dem man die richtige Antwort aus Optionen wählt und wie in einem RPG voranschreitet. Schulungen mit Spielecharakter würden das Lernen unterhaltsamer machen.

Da die Vertonung dabei ein wichtiges Element ist, soll Ondoku hier eine tragende Rolle spielen.

Yasuda: Die Personalabteilung plant, Videos für Arbeitssuchende, insbesondere für Absolventen, in sozialen Netzwerken zu veröffentlichen. Dabei auftretende Vertonungsaufgaben möchten wir komplett mit Ondoku lösen.

Durch den Einsatz von Ondoku konnten Sie Vertonungen in einer Qualität, die Kunden angeboten werden kann, effizient erstellen und durch den Einsatz in der internen Ausbildung viel Zeit und Mühe sparen! Vielen Dank für dieses wunderbare Beispiel.

Ondoku ist ein Text-to-Speech-Dienst, der kostenlos für kommerzielle Zwecke genutzt werden kann. Er unterstützt 80 Sprachen und Dialekte mit insgesamt über 650 Sprechern. Klicken Sie hier für die verfügbaren Stimmen und Hörproben in den unterstützten Sprachen.

■ KI-Sprachsynthesesoftware „Ondoku“

„Ondoku“ ist ein Online-Text-to-Speech-Tool, das ohne Anfangskosten genutzt werden kann.

• Unterstützt etwa 50 Sprachen, darunter Japanisch, Englisch, Chinesisch, Koreanisch, Spanisch, Französisch und Deutsch.
• Verfügbar sowohl vom PC als auch vom Smartphone
• Geeignet für Business, Bildung, Unterhaltung usw.
• Keine Installation erforderlich, kann sofort über Ihren Browser verwendet werden
• Unterstützt auch das Auslesen von Bildern

Um es zu verwenden, geben Sie einfach Text ein oder laden Sie eine Datei von der Website hoch. Erstellen Sie in Sekundenschnelle natürliche Klangdateien. Sie können die Sprachsynthese für bis zu 5.000 Zeichen kostenlos nutzen, also probieren Sie es bitte zuerst aus.

Die Text-to-Speech-Software „Ondoku“ kann jeden Monat 5000 Zeichen mit KI-Stimme kostenlos vorlesen. Sie können MP3s problemlos herunterladen und auch eine kommerzielle Nutzung ist möglich. Wenn Sie sich kostenlos anmelden, können Sie bis zu 5.000 Zeichen pro Monat kostenlos von Text in Sprache umwandeln. Probieren Sie Ondoku jetzt aus.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com