Kokoelma kehotteita yrityssähköpostien tehokkaaseen kirjoittamiseen ChatGPT:n avulla

Tekoälyteknologia on kehittynyt, ja siitä on tullut aikakausi, jossa voidaan tehdä erilaisia tehtäviä!

Yrityssähköposteja voidaan myös luoda helposti ja tehokkaasti tekoälyllä . Pikemminkin on turhaa olla tekemättä sitä.

Selitän, kuinka yrityssähköposti kirjoitetaan ChatGPT:n avulla.

Kuinka kirjoittaa yrityssähköpostiviestejä ChatGPT:n avulla

1. Kirjaudu sisään ChatGPT:hen
2. Kirjoita viestin syöttökenttään yrityssähköpostikehote ja lähetä
3. ChatGPT luo automaattisesti yrityssähköpostit

Mikä on kehotus

Kehotteet ovat tärkeitä yrityssähköpostien kirjoittamisessa ChatGPT:ssä.

Kehotteet ovat avainsanoja tai lauseita , jotka käskevät ChatGPT:tä luomaan lauseita.

ChatGPT voi luoda tarkempia lauseita käyttämällä kehotteita (avainsanoja tai lauseita) ja antamalla tietoja siitä, mistä haluat ihmisten kirjoittavan.

Kerro kehotuksissasi mahdollisimman tarkasti , kuka, mitä, mitä ja miten haluat sanoa sen.

ChatGPT-yrityssähköpostikehoteesimerkki

[Pyydä sähköpostiin, jossa pyydetään lähettämään lasku]

Aihe: "Laskutuspyyntö"

Laskupyynnön syy: "Pyydä lasku palvelun käyttömaksusta"

Toimitustietojen vahvistus: "Vahvista laskutusosoite"

Määritä määräaika: "Aseta määräaika laskun lähettämiselle"

Loppusanat: "Yoroshiku onegaishimasu"

Kirjoita pyynnön syy tarkasti ja anna ohjeet mahdollisimman selkeästi, esimerkiksi "15.9.2023" määräajaksi.

[Pyydä sähköposti-ilmoitus materiaalien toimituksesta]

Aihe: "Ilmoitus materiaalien lähettämisestä"

Materiaalien pääpiirteet: "Kuvaitse lähetettävän materiaalin sisältö"

Liitäntätapa: "Liitetiedosto tai linkkiopastus"

Materiaalien käyttötarkoitus: "Materiaalien käyttötapojen ehdottaminen"

Ota yhteyttä: "Ota yhteyttä kysymyksiin ja huolenaiheisiin"

Kerromalla ChatGPT:lle tarkasti, mikä asiakirjan sisältö on, voit helpottaa yrityssähköpostin ymmärtämistä.

[Pyydetään lähettämään sähköpostit uudelleen, kun sähköposteihin ei ole vastattu]

Aihe: "Edelliseen sähköpostiin liittyen (uudelleenlähetys)"

Päivämäärä, jolloin viimeinen sähköposti lähetettiin "Vuosi/kuukausi/päivä"

Viimeisimmän sähköpostin yhteenveto: "Tutustu edellisen sähköpostin tärkeimpiin kohtiin"

Myötätunto: "Pelkään, etten vastaa"

Määräajan nollaus: "Vastausmääräajan asettaminen ja vahvistaminen"

Loppusanat: "Kiitos vahvistuksesta."

[Pyydä vastaussähköpostia tarjouspyyntöön]

Aihe: "Vastaus tarjouspyyntöön"

Tervehdyslause: "Kiitollisuuden sanat asiakkaille"

Arvion tiedot: "Nykyisen arvion tiedot ja summa"

Tarjouksen viimeinen voimassaolopäivä: "Määritä tarjouksen viimeinen voimassaolopäivä"

Ota yhteyttä: "Ota yhteyttä kysymyksiin ja huolenaiheisiin"

Loppusanat: "Kiitos harkinnasta."

[Pyydä vastaussähköpostia tarjouksen lähettämiseen]

Aihe: "Vastaa lainauksesta"

Tervehdys: "Kotelias tervehdys toiselle henkilölle"

Tarjouksen vastaanotto: "Ilmoita tarjouksen vastaanotto"

Näyttökerrat arvion sisällöstä: "Näyttökerrat ja kysymykset arvion sisällöstä"

Kysymyksiä tai huolenaiheita: Kuvaile tarjousta koskevat kysymykset tai huolenaiheet.

Kokousehdotus: "Ehdota ja ajoita kokouksia tarpeen mukaan"

Vastauksen määräaika: "Jos vastaus vaaditaan, määritä määräaika."

Ota yhteyttä: "Ota yhteyttä kysymyksiin ja huolenaiheisiin"

Loppusanat: "Kohtelias loppusanat"

Tämä on kehote, kun haluat jatkaa tarinaa saatuasi arvion. Järjestetään tarvittavat asiat, kuten päivämäärä ja käytetään sitä.

[Pyydä anteeksipyyntösähköposti virheestä]

Aihe: "Pahoittelut väärästä lähetyksestä"

Anteeksipyyntöteksti: "Pahoittelut vahingossa lähettämisestä"

Syyn selitys: "Selitä ytimekkäästi virheellisen lähetyksen syy"

Tulevat toimenpiteet: "Selitä tulevat toimenpiteet virheellisen tiedonsiirron estämiseksi"

Ota yhteyttä: "Ota yhteyttä kysymyksiin ja huolenaiheisiin"

Loppupuheenvuoro: "Pyydän vielä kerran anteeksi ja pyydän ymmärrystänne."

Se on loistava anteeksipyyntösähköposti, koska olet tarkka ennaltaehkäisevien toimenpiteiden suhteen. Sitä todella suositellaan niille, jotka eivät osaa pyytää anteeksi!

ChatGPT-kehotteen todellinen tulossähköpostiteksti

Tämä on ChatGPT:n luoma teksti, kun käytetään yllä olevaa kehotetta.

Malli käyttää Chat-GPT4:ää . Tämä malli on tällä hetkellä saatavilla maksua vastaan.

ChatGPT:stä on useita versioita, mutta tällä hetkellä ChatGPT4 on huippumalli ja antaa parhaat tulokset.

Sähköposti pyytää laskua

Aihe: Laskutuspyyntö

Hyvä 〇〇,

Tulemme velkaa. Olen □□ yrityksestä △△ Co., Ltd. Paljon kiitoksia, että sain käyttää palveluasi tällä kertaa. Haluaisin laskun palvelumaksusta.

Toimitusosoite on seuraava. Anteeksi, että vaivaa sinua, mutta voisitko lähettää minulle laskun sen vahvistamisen jälkeen?

• 〒123-4567
• 〇〇 1-2-3 Building 5F, Minato-ku, Tokio
• △△ Co., Ltd.
• Vastuuhenkilö: □□

Pahoittelen myös vaivaa, mutta lähetä lasku viimeistään KK/PP/VVVV.

Jos sinulla on kysyttävää, ota meihin yhteyttä.

Kiitos paljon.

Todella todella sinun

Sähköpostiilmoitus materiaalien toimituksesta

Aihe: Ilmoitus materiaalien lähettämisestä

Hyvä 〇〇,

Tulemme velkaa. Olen □□ yhtiöstä △△ Co., Ltd. Olen liittänyt tähän sähköpostiin materiaalit, joista keskustelimme kokouksessa eilen.

Yhteenveto materiaalista on seuraava:

• Tuotteen ominaisuudet ja edut
• Markkinatutkimuksen tulokset
• tapaustutkimus

Asiakirjat liitetään PDF-tiedostoina. Voit myös ladata sen alla olevasta linkistä.

[Asiakirjan latauslinkki]

Toivomme, että käytät näitä materiaaleja syventääksesi ymmärrystäsi tuotteistamme ja käytät niitä referenssinä tulevissa projekteissa ja myyntitoiminnassa.

Jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita, ota meihin yhteyttä puhelimitse (03-1234-5678) tai sähköpostitse (example@example.com).

Kiitos.

Todella todella sinun

Vastaa sähköpostiin tarjoukseen, joka lähettää sähköpostin (positiivinen vastaus)

Aihe: Vastaus koskien lainausta

Hyvä 〇〇,

Tulemme velkaa. Olen □□ yrityksestä △△ Co., Ltd. Haluan ilmoittaa, että olen saanut tarjouksen, jonka lähetit minulle toissapäivänä. Kiitos.

Olen nähnyt arvion sisällön, mutta mielestäni sisältö oli kokonaisuudessaan tyydyttävä ja tiivistetty erittäin helposti ymmärrettävällä tavalla. Minulla on kuitenkin muutamia kysymyksiä ja huolenaiheita muutamista kohdista.

Erityisesti haluaisin varmistaa, onko projektin toimituspäivä asetettu toiveemme mukaan. Lisäksi, koska ulkoistamiskustannuksia ei ole eritelty, olisin kiitollinen, jos voisitte antaa minulle lisätietoja.

Jos se sopii sinulle, olisiko mahdollista järjestää kokous, jossa keskustellaan yksityiskohtaisesti yllä olevista kysymyksistä ja huolenaiheista? Meillä on tällä viikolla aukioloajat torstai- ja perjantai-iltapäivisin, joten ilmoita meille, mitkä päivämäärät sopivat sinulle.

Anteeksi, että vaivaa sinua, mutta olisi hyödyllistä, jos voisit vastata tämän viikon kuluessa. Jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita, ota meihin yhteyttä puhelimitse (03-1234-5678) tai sähköpostitse (example@example.com).

Kiitos paljon.

Todella todella sinun

Lähetä sähköposti uudelleen lähettääksesi sen, kun sähköpostiin ei ole vastattu

Aihe: Mitä tulee edelliseen sähköpostiin (lähetä uudelleen)

Hyvä 〇〇,

Tulemme velkaa. Olen □□ yrityksestä △△ Co., Ltd. Lähetin toissapäivänä sähköpostin 13.4.2023, mutta koska vastausta ei tullut, päätin lähettää sen uudelleen.

Edellisessä sähköpostissamme kysyimme:

• Hydraulisen paineen säätöalue
• Huoltotoimenpiteet

Pelkään, etten ole saanut vastausta. Jos et ole saanut sähköpostia tai sinulla on kysyttävää, ota meihin yhteyttä.

Olisi hyödyllistä, jos voisit vastata ensi tiistaina (18. huhtikuuta). Jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita, ota meihin yhteyttä puhelimitse (03-1234-5678) tai sähköpostitse (example@example.com).

Kiitos vahvistuksestasi.

Todella todella sinun

Pahoittelusähköposti virheestä

Aihe: Pahoittelut väärän viestin lähettämisestä

Hyvä 〇〇,

Tulemme velkaa. Olen □□ yrityksestä △△ Co., Ltd. Toissapäivänä lähettämääni sähköpostiin liittyen kävi ilmi, että lähetin sen vahingossa. Minun täytyy vilpittömästi pyytää anteeksi.

Syynä on se, että olet määrittänyt väärän osoitteen syöttäessäsi kohdetta. Lähettämäni sähköposti oli osoitettu jollekin muulle, joten voit jättää sisällön huomiotta.

Jatkossa tarkistamme kohteen perusteellisesti ja reagoimme huolellisesti, jotta tällaista virheellistä siirtoa ei tapahdu.

Jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita, ota meihin yhteyttä puhelimitse (03-1234-5678) tai sähköpostitse (example@example.com).

Pahoittelemme tästä mahdollisesti aiheutunutta haittaa. Kiitos jatkuvasta tuestanne.

Todella todella sinun

Jos et ymmärrä kehotetta, kysy ChatGPT:ltä

Mutta en tiedä kuinka kirjoittaa kehote niin erikoistapauksessa

Tuolloin, jos kysyt ChatGPT:ltä, se kertoo sinulle esimerkin kehotteen kirjoittamisesta.

Herra Yamada, kerro minulle sähköpostin kehote, jossa pyydetään hydraulilaitteen asetuksia.

Ei haittaa, että tuntuu siltä.

Kyllä, hän ei vain lähettänyt minulle tällaista kehotusta, vaan hän itse asiassa kirjoitti minulle sähköpostin.

Jos et ymmärrä, kysy ChatGPT:ltä mitä tahansa. Jos et pidä luoduista lauseista, yritä muuttaa tapaa, jolla komentoja annetaan.

Kirjoittaminen on hankalaa...

Jos sinusta tuntuu, voit käyttää Ondoku-ChatGPT:tä kysyäksesi kysymyksiä ja antaaksesi käskyjä ChatGPT:lle äänisyötteen avulla.

Aiheeseen liittyvä artikkeli >> [Ilmainen ja helppo] Äänikeskustelu ChatGPT:n kanssa! Asetukset ja käyttö tietokoneille ja älypuhelimille

Sähköpostien lukeminen ja kirjoittaminen vie aikaa.

Yrityssähköpostikyselyn 2022 mukaan

• Päivittäinen keskiarvo lähetetty "16.27" vastaanotettu "66.87"
• Keskimääräinen lukuaika 1 minuutti 24 sekuntia
• Keskimääräinen aika yhden kirjeen kirjoittamiseen: 6 minuuttia ja 5 sekuntia

eli keskimäärin

Käytän 1 tunti ja 10 minuuttia päivässä vain sähköpostien lukemiseen .

Käytän 1 tunti ja 40 minuuttia päivässä vain sähköpostien kirjoittamiseen

Näet, että postiin liittyvä aika on noin 3 tuntia päivässä .

Se tarkoittaa, että jotkut ihmiset käyttävät melkein puoli päivää vain sähköpostin lähettämiseen.

liian hyvä hukattavaksi! Tunne olosi mukavaksi tekoälyn kanssa!

Kun opettelet kirjoittamaan yrityssähköpostiviestejä tehokkaasti ChatGPT:n avulla, voit saada päivittäisen työsi sujuvaksi.

Myös lukuaika on paljon vähemmän rasittavaa, jos ne luetaan ääneen.

Käytä Ondokua ääneen lukemiseen!

Aiheeseen liittyvä artikkeli >> Lue ChatGPT-vastaukset ääneen [Ondoku3-ChatGPT]

Voit olla tehokkaampi kuuntelemalla ääntäsi

Sähköpostien kuunteleminen äänellä on yksi tapa tehostaa yrityssähköpostien lukemista ja kirjoittamista.

säästää aikaa

Sähköpostien kuunteleminen on nopeampaa ja helpompi ymmärtää kuin niiden lukeminen silmillä.

Mahdollisuus multitaskingiin

Kuuntelemalla sähköposteja äänellä voit aloittaa vastauksen kirjoittamisen samalla kun kuuntelet sähköpostin sisältöä tehdessäsi muita tehtäviä.

vähentää silmien väsymystä

Näytön tuijottaminen koko päivän voi rasittaa silmiäsi. Sähköpostien kuunteleminen äänellä voi kuitenkin vähentää silmien rasitusta.

Väärin lukemisen ja huomiotta jättämisen estäminen

Kun kuuntelet sähköposteja äänellä, väärinlukemista ja laiminlyöntiä ei tapahdu. Virheitä voidaan ehkäistä.

Jotta voit kuunnella sähköposteja äänellä, voit kuunnella ääntä helposti käyttämällä älypuhelimeen tai tietokoneeseen asennettua puheavustajaa tai käyttämällä erityistä työkalua, kuten Ondokua.

Virallinen verkkosivusto: Ondoku

Ondoku voi lukea 5000 merkkiä kuukaudessa ilmaiseksi. Lukeminen on samanlaista kuin ihmisen, ja ääni on erittäin helppo kuulla. Voit valita naisäänen, miesäänen ja tytön äänen välillä.

Virtaviivaista yrityksesi sähköpostin lukemista ja kirjoittamista Ondokun avulla.

Tekstistä puheeksi -ohjelmisto "Ondoku" voi lukea 5000 merkkiä kuukaudessa AI-äänellä ilmaiseksi. Voit ladata MP3-tiedostoja helposti ja myös kaupallinen käyttö on mahdollista. Jos rekisteröidyt ilmaiseksi, voit muuntaa jopa 5 000 merkkiä kuukaudessa ilmaiseksi tekstistä puheeksi. Kokeile Ondokua nyt.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com