Ondoku parantaa tyytyväisyyttä: Adire-lakitoimiston asiakastarina

• Adire Law Office
• Koko: yli 1 100 henkilöä, yli 220 asianajajaa (31.10.2023)
• Toimiala: Asianajotoimisto
• Haastattelu: Asianajaja Kazumasa Hata (Tokyo Bar Association)
  : Henkilöstöosasto, Yasuda

Tavoite / Haasteet

Käytetään sopimusvaiheen selitysvideoissa ja henkilöstön koulutusmateriaalien selostuksissa. Laadukkaan sisällön valmisteluun liittyvä esityö ja ihmisäänen tallentaminen vievät valtavasti aikaa ja vaivaa.

Ratkaisu

Luovutaan toimiston sisäisistä äänityksistä ja luodaan selostukset Ondoku-palvelulla.

Vaikutus

Yksityiskohtaisten käsikirjoitusten valmistelun ja uudelleenäänitysten tarve poistui, mikä säästää huomattavasti aikaa.
Luotuja videoita hyödynnetään eri tarkoituksissa, mikä edistää työn tehokkuutta.

Yrityksen ja käyttöönottoyksikön esittely

Asianajaja Hata (jäljempänä Hata) Olemme yleis-asianajotoimisto, joka käsittelee pääasiassa yksityishenkilöiden ongelmia, kuten velkaongelmia, parisuhdeongelmia ja B-hepatiittiin liittyviä valtion korvausvaatimuksia.

Perinteiset asianajotoimistot tuntuvat usein hieman etäisiltä, ja yhteydenotto saattaa vaatia rohkeutta. Me pyrimme muuttamaan tämän ja toimimaan "lähestyttävänä asianajotoimistona".

Esimerkiksi helposti lähestyttävä mainonta ja puhelimitse tapahtuvan konsultoinnin mahdollistava järjestelmä ovat vahvuuksiamme. Pyrimme myös välttämään ammattisanastoa ja saamaan asianajajat tuntumaan läheisemmiltä.

HP: Adire Law Office

Kertoisitteko puhesynteesityökalun käyttöönoton taustoista?

Hata Tällä hetkellä tarjoamme asiakkaillemme selityksiä suullisen ja kirjallisen muodon lisäksi myös videoina. Aiemmin käytimme vain suullista tai kirjallista viestintää, mutta pyrkiessämme selkeyteen huomasimme, että kuvitusta ja liikettä sisältävät videot ovat tärkeitä.

Laadukkaan videon tekeminen vaatii panostusta myös selostukseen. Kuitenkin henkilöstön tekemät äänitykset johtivat useisiin uusintoihin, mikä vei valtavasti aikaa.

Myös äänitysympäristö oli haaste: puhelimen ääniä tai askeleita kuului ulkopuolelta, mikä oli lähes mahdotonta välttää, vaikka kuinka yritimme olla varovaisia.

Tuloksena videoiden valmistelu vei kohtuuttomasti aikaa ja vaivaa.

Henkilöstöosaston Yasuda (jäljempänä Yasuda) Henkilöstöosastolla käytimme puoli päivää saman perehdytyksen pitämiseen jokaiselle uudelle työntekijälle. Ajattelimme, että työtä voisi tehostaa näyttämällä videon, josta asiat ymmärtää ilman henkilökohtaista selitystäkin.

Uskomme, että puhesynteesityökalu, jolla selostukset voi luoda vaivattomasti, helpottaisi videotuotannon aloittamista, ja siksi päädyimme sen käyttöönottoon.

Mikä johti Ondoku-palvelun valintaan?

Hata Edullinen hinta ja helppokäyttöisyys olivat ratkaisevia tekijöitä.

Erityisesti arvostimme intuitiivista käyttöliittymää. Tekstikenttä ja latauspainike ovat selkeitä, eikä käyttö vaadi pähkäilyä.

Lisäksi kaupallinen käyttöoikeus oli välttämätön, koska teemme materiaaleja sopimusasiakkaillemme. Uskoimme, että Ondoku, jota on sujuva käyttää, ratkaisisi äänityksiin kuluvan valtavan aikahukan.

Onko ongelma ratkennut (tai parantunut) Ondoku-palvelun käyttöönoton myötä?

Hata Aiemmin noin 10 minuutin videomateriaalin äänittäminen saattoi kestää jopa 6 tuntia.

Pelkästään sellaisen käsikirjoituksen kirjoittaminen, jota työntekijä pystyi lukemaan virheettömästi, vei noin 3 tuntia. Äänityksen oli onnistuttava kerralla, joten tarvitsimme täydellisen käsikirjoituksen. Laadun varmistamiseksi luimme tekstin ääneen useita kertoja sanasta sanaan.

Lisäksi olimme erittäin tarkkoja: jos taustalta kuului pienikin ääni, aloitimme alusta. Aikaa kului valtavasti.

Nykyään selostustyö valmistuu noin puolessatoista tunnissa. Koska ihmisääntä ei enää tarvita, emme tarvitse enää niin yksityiskohtaista käsikirjoitusta, ja uusintojen tarve on vähentynyt merkittävästi.

Yasuda Henkilöstöosaston oma videotuotanto alkoi Ondoku-palvelun käyttöönoton myötä. Aiemmin kynnys videoiden tekemiseen oli niin korkea, ettemme oikein voineet ryhtyä siihen.

Perehdytyksiä uusille työntekijöille pidetään usein jopa 10 kertaa kuukaudessa. Tähän asti henkilöstöosasto on joutunut olemaan paikalla selittämässä asioita joka kerta.

Työn parantamiseksi lisäsimme Ondoku-palvelulla luodut selostusvideot osaksi koulutusta. Huomasimme, että ne ymmärretään yhtä hyvin kuin suullinen esitys, ja nyt henkilöstöosasto voi käyttää aikansa muihin tehtäviin.

Oletteko saaneet palautetta Ondoku-palvelusta toimistossa?

Yasuda Videomateriaalien myötä olemme saaneet palautetta, että perehdytyksen sisältöjä on helpompi kerrata milloin vain.

Ondoku-palvelulla tehdyt perehdytysvideot on jaettu yhteiseen verkkoon. Näin työntekijät voivat helposti palata videoihin, jos jokin asia ei muistu mieleen pelkän tekstin perusteella.

Myös eri puolilla maata sijaitsevien toimipisteiden työntekijät voivat nyt opiskella tehokkaasti keskustoimistolta jaettujen videoiden avulla.

Onko teillä kehitystoiveita Ondoku-palvelulle?

Yasuda Pienet parannukset intonaatioon tekisivät palvelusta entisestään helppokäyttöisemmän. Erityisesti pitkiä tekstejä tehdessä lauseita täytyy pätkiä, jotta ne kuulostaisivat luonnollisilta.

Hata Selkeät käyttöohjeet tai vinkit helpottaisivat käyttöä. Tällä hetkellä kokeilemme itse eri tapoja saadaksemme äänen kuulostamaan luonnolliselta.

Jos saisimme Ondoku-tiimiltä vinkkejä käyttöön, voisimme ehkä käyttää enemmän aikaa juuri ammattisanaston intonaation hiomiseen.

Miten aiotte hyödyntää Ondoku-palvelua jatkossa?

Hata Toivon voivani hyödyntää Ondoku-palvelua koulutusohjelmien vahvistamisessa.

Esimerkiksi tekemällä koulutuksista RPG-pelin kaltaisia, joissa valitaan oikeita vastauksia. Pelillinen koulutus tekisi oppimisesta hauskaa.

Selostus on tällaisissa ohjelmissa tärkeä tekijä, ja silloin haluaisimme käyttää Ondoku-palvelua.

Yasuda Henkilöstöosasto aikoo julkaista sosiaalisessa mediassa videoita, joita hakijat voivat helposti katsella. Selostustarpeet ratkaisemme varmasti Ondoku-palvelun avulla.

Ondoku-palvelun avulla olette pystyneet luomaan laadukkaita selostuksia tehokkaasti asiakkaille ja säästämään merkittävästi aikaa ja vaivaa sisäisessä koulutuksessa! Kiitos upeasta esimerkistä.

Ondoku on puhesynteesipalvelu, jota voi käyttää ilmaiseksi myös kaupallisesti. Se tukee 81 kieltä ja aluetta, ja valittavana on yli 692 puhujaa. Täältä voit kuunnella eri kielten äänivaihtoehtoja ja esimerkkejä.