ChatGPTでビジネスメールを効率よく書くプロンプト集

AI技術が発達し、様々な業務をこなすことができる時代になりました！

ChatGPTを利用してビジネスメールを書く方法について解説します。

ChatGPTでビジネスメールを書く方法

1. ChatGPTにログイン
2. メッセージ入力欄に、ビジネスメールのプロンプト記入して送信
3. ChatGPTがビジネスメールを自動生成

プロンプトとは

ChatGPTでビジネスメールを書くにはプロンプトが大切です。

プロンプトとは、ChatGPTに文章生成を指示するためのキーワードやフレーズです。

プロンプト（キーワードやフレーズ）を使い、どういったことを書いてほしいのか詳しく提供することで、ChatGPTはより正確な文章を生成することができます。

誰に、何を、どんなことを、どんなふうに伝えたいのか、というのをできるだけ詳しくプロンプトに書くようにしましょう。

ChatGPTのビジネスメール用プロンプト例

【請求書の送付を依頼メールのプロンプト】

件名：「請求書送付の依頼」

請求書依頼の理由：「サービス利用料の請求書を依頼する」

送付先情報の確認：「請求書の送付先を確認する」

期限の指定：「請求書の送付期限を設定する」

締めの言葉：「よろしくお願いします」

【資料の送付をお知らせメールのプロンプト】

件名：「資料送付のお知らせ」

資料の概要：「送付する資料の内容を説明する」

添付方法：「添付ファイルまたはリンクの案内」

資料の利用目的：「資料の活用方法を提案する」

連絡先：「質問や不明点に対する連絡先」

【メールの返信がない場合に送る、再送メールのプロンプト】

件名：「前回のメールについて（再送）」

前回のメールを送った日付「○年○月○日」

前回のメールの要約：「前回のメールの主要ポイントを再確認する」

思いやり：「返信がないことを心配する」

期限の再設定：「回答期限の設定や再確認」

締めの言葉：「ご確認の程、よろしくお願いいたします」

【見積り依頼への返信メールのプロンプト】

件名：「見積り依頼に対する返信」

挨拶文：「お客様への感謝の言葉」

見積もり詳細：「見積もり内容と金額の提示」

見積もりの有効期限：「見積もりの期限を指定する」

連絡先：「質問や不明点に対する連絡先」

締めの言葉：「ご検討の程、よろしくお願いいたします」

【見積り書送付メールへの返信メールのプロンプト】

件名：「見積り書に関する返信」

挨拶：「相手に対する丁寧な挨拶」

見積り書の受領：「見積り書の受領を伝える」

見積り内容への感想：「見積り内容に関する感想や疑問点」

質問や懸念事項：「見積りに関する質問や懸念事項があれば記載」

打ち合わせ提案：「必要に応じて、打ち合わせの提案や日程調整」

返信期限：「返信が必要な場合、期限を明示する」

連絡先：「質問や不明点に対する連絡先」

締めの言葉：「礼儀正しい締めの言葉」

【メール誤送の謝罪メールのプロンプト】

件名：「誤送信のお詫び」

謝罪文：「誤送信したことに対する謝罪」

原因説明：「誤送信の原因を簡潔に説明する」

今後の対策：「今後の誤送信防止策を説明する」

連絡先：「質問や不明点に対する連絡先」

締めの言葉：「再度、お詫びの言葉とご理解のお願い」

ChatGPTのプロンプトの実際の出力メール文章

上記のプロンプトを使った時のChatGPTの生成文章です。

モデルはChat-GPT4を使っています。現在は有料で使用できるモデルです。

ChatGPTは様々なバージョンがありますが、現時点ではChatGPT4が最上位モデルで、最も良い結果を返してくれます。

請求書の送付を依頼メール

件名：請求書送付の依頼

〇〇様、

お世話になっております。株式会社△△の□□です。この度は、貴社のサービスを利用させていただき、誠にありがとうございます。サービス利用料についての請求書をお願いいたします。

送付先は下記の通りです。お手数ですが、ご確認の上、請求書をお送りいただけますでしょうか。

• 〒123-4567
• 東京都港区〇〇 1-2-3 ビルディング 5F
• 株式会社△△
• 担当：□□

また、お手数ですが、請求書の送付を○年○月○日までにお願いいたします。

何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

 

敬具

資料の送付をお知らせメール

件名：資料送付のお知らせ

〇〇様、

お世話になっております。株式会社△△の□□です。先日のミーティングでお話しした資料を、このメールに添付させていただきました。

資料の概要は以下の通りです：

• 製品の特徴と利点
• 市場調査結果
• 事例紹介

資料はPDFファイルで添付しております。また、以下のリンクからもダウンロード可能です。

[資料ダウンロードリンク]

資料を活用して、製品の理解を深めたり、今後のプロジェクトや営業活動の参考にしていただければ幸いです。

ご不明な点や質問がございましたら、お気軽にお電話（03-1234-5678）やメール（example@example.com）でお問い合わせください。

よろしくお願いいたします。

 

敬具

見積り書送付メールへの返信メール（前向きな返答）

件名：見積り書に関する返信

〇〇様、

お世話になっております。株式会社△△の□□です。先日送付いただいた見積り書を無事に受け取りましたことをお伝えいたします。ありがとうございます。

見積り内容を拝見させていただきましたが、全体的に納得のいく内容で、非常に分かりやすくまとめられていると感じました。ただ、いくつかの項目について疑問点や懸念事項がございます。

具体的には、プロジェクトの納期に関して、弊社の希望通りに設定されているか確認したい点がございます。また、外注費に関する内訳が記載されていないため、詳細をお知らせいただけますと幸いです。

ご都合がよろしければ、打ち合わせを設定し、上記の疑問点や懸念事項について詳しくお話しすることは可能でしょうか？今週の木曜日や金曜日の午後に空きがございますので、ご都合が合う日程をお知らせいただければ幸いです。

お手数ですが、今週中に返信いただけますと助かります。何かご不明な点や質問がございましたら、お気軽にお電話（03-1234-5678）やメール（example@example.com）でお問い合わせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

 

敬具

メールの返信がない場合に送る、再送メール

件名：前回のメールについて（再送）

〇〇様、

お世話になっております。株式会社△△の□□です。先日、2023年4月13日にメールをお送りしましたが、返信がないことから再送させていただくことにしました。

前回のメールでは、以下の点についてお伺いしました：

• 油圧器の圧力設定範囲
• メンテナンス時の注意点

返信がないことを心配しております。もし、メールが届いていなかったり、何か不明な点があればお知らせください。

お手数ですが、来週の火曜日（4月18日）までにご回答いただけると助かります。何かご不明な点や質問がございましたら、お気軽にお電話（03-1234-5678）やメール（example@example.com）でお問い合わせください。

ご確認の程、よろしくお願いいたします。

 

敬具

メール誤送の謝罪メール

件名：誤送信のお詫び

〇〇様、

お世話になっております。株式会社△△の□□です。先日お送りしたメールについて、誤って送信してしまったことが判明いたしました。大変失礼いたしました。

原因といたしましては、宛先を入力する際に誤ったアドレスを指定してしまったためです。お送りしたメールは、別の方宛てのものでしたので、内容に関しては無視していただいて結構です。

今後、このような誤送信が起こらないよう、宛先の確認を徹底し、注意深く対応させていただきます。

何かご不明な点や質問がございましたら、お気軽にお電話（03-1234-5678）やメール（example@example.com）でお問い合わせください。

この度はご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。今後とも何卒よろしくお願いいたします。

 

敬具

プロンプトがわからなければChatGPTに聞けばいい

という時はChatGPTに聞けばプロンプトの書き方例を教えてくれます。

山田さんへ油圧器の設定を聞くメールのプロンプトを教えて

みたいな感じでもいいのです。

はい、こんなふうにプロンプトだけではなく実際にメールまで書いてくれました。

わからなければ、ChatGPTに何でも聞いてみましょう。生成された文章に納得がいかなければ、命令の仕方を変えてみましょう。

と感じたら、AI音声の音読さんを使えば、返信を音声で読み上げることができます。

音読さん

メールを読むのにも書くのにも時間がかかる

ビジネスメール実態調査2022によると、

• 1日平均　送信「16.27通」　受信「66.87通」
• 1通読む時間 平均1分24秒
• 1通書く時間 平均6分5秒

つまり、平均

メールを読むだけで、1日1時間10分も時間を使っていて

メールを書くだけで、1日1時間40分も時間を使っています

メールに関する時間は1日あたり約3時間もあることがわかります。

ビジネスメールをChatGPTで効率的に書く方法を身につけることで、日々の業務をスムーズに進めることができます。

また、読む時間は音読してもらうことでかなり負担が少なくなります。

音読には音読さんをぜひ活用してください！

音読さん

音声で聞くことでより効率よくできる

音声でメールを聞くことは、ビジネスメールの読み書きをより効率的にする方法の一つです。

時間の節約

メールを音声で聞くことで、目で読むよりも速かったり内容が理解しやすいです。

マルチタスクの可能性

音声でメールを聞くことで、メールの内容を聞きながら、返信を書き始めるなど、他の作業をしながらの「ながら作業」ができるようになります。

目の疲れ軽減

一日中画面を見続けることで目が疲れることがあります。ですが、音声でメールを聞くことで目の疲れを軽減できます。

読み間違いや見落としの防止

音声でメールを聞くことで、読み間違いや見落としが起こりにくくなります。ミスを防ぐことができます。

音声でメールを聞くためには、スマートフォンやパソコンに搭載されている音声アシスタントを使ったり、音読さんなどの専用ツールを使うことで、音声を簡単に聞くことができます。

公式サイト：音読さん

音読さんは無料で毎月5000文字を読み上げることができます。読み方も人間に近く、とても聞きやすい音声です。女性の声、男性の声、女の子の声なども選ぶことができて、好みの声で読んでくれると、どんなメールの内容でもかなりマイルドになります。

音読さんを活用して、ビジネスメールの読み書きを効率化しましょう。
 

■ AI音声合成ソフト『音読さん』

『音読さん』は初期費用ゼロで利用できるオンラインテキスト読み上げツールです。

• 日本語、英語、中国語、韓国語、スペイン語、フランス語、ドイツ語など約50の言語に対応
• パソコン・スマホどちらからも利用可能
• ビジネス・教育・エンターテインメントなどの用途に対応
• インストール不要でブラウザから即利用可能
• 画像からの読み上げにも対応

利用方法はサイトからテキストを入力するかファイルをアップロードするだけ。 数秒で自然な音声ファイルが生成されます。 5,000文字までの音声合成なら無料で利用できますので、まずは一度お試しください。