ChatGPT로 비즈니스 메일을 효율적으로 작성하는 프롬프트 모음

AI 기술이 발달하여 다양한 업무를 처리할 수 있는 시대가 되었습니다!

ChatGPT를 이용해 비즈니스 메일을 작성하는 방법에 대해 해설합니다.

ChatGPT로 비즈니스 메일을 작성하는 방법

1. ChatGPT에 로그인
2. 메시지 입력란에 비즈니스 메일용 프롬프트(prompt)를 기입하여 전송
3. ChatGPT가 비즈니스 메일을 자동 생성

프롬프트(prompt)란

ChatGPT로 비즈니스 메일을 작성하려면 프롬프트(prompt)가 중요합니다.

프롬프트(prompt)란 ChatGPT에게 문장 생성을 지시하기 위한 키워드나 구문입니다.

프롬프트(prompt)(키워드나 구문)를 사용하여 어떤 내용을 작성하길 원하는지 상세하게 제공함으로써, ChatGPT는 보다 정확한 문장을 생성할 수 있습니다.

누구에게, 무엇을, 어떤 내용을, 어떤 식으로 전달하고 싶은지를 가능한 한 자세하게 프롬프트(prompt)에 적도록 합시다.

ChatGPT 비즈니스 메일용 프롬프트(prompt) 예시

【청구서 송부 의뢰 메일 프롬프트(prompt)】

제목: 「청구서 송부 의뢰」

청구서 의뢰 사유: 「서비스 이용료 청구서를 의뢰함」

수신처 정보 확인: 「청구서 수신처를 확인함」

기한 지정: 「청구서 송부 기한을 설정함」

맺음말: 「잘 부탁드립니다」

【자료 송부 안내 메일 프롬프트(prompt)】

제목: 「자료 송부 안내」

자료 개요: 「송부하는 자료의 내용을 설명함」

첨부 방법: 「첨부 파일 또는 링크 안내」

자료 활용 목적: 「자료 활용 방법을 제안함」

연락처: 「질문이나 불분명한 점에 대한 연락처」

【메일 답장이 없을 때 보내는 재전송 메일 프롬프트(prompt)】

제목: 「지난번 메일에 대하여 (재전송)」

지난번 메일을 보낸 날짜: 「○년 ○월 ○일」

지난번 메일 요약: 「지난번 메일의 주요 포인트를 재확인함」

배려: 「답장이 없는 것에 대해 염려함」

기한 재설정: 「회신 기한 설정 및 재확인」

맺음말: 「확인 부탁드립니다」

【견적 의뢰에 대한 회신 메일 프롬프트(prompt)】

제목: 「견적 의뢰에 대한 회신」

인사말: 「고객에 대한 감사의 말」

견적 상세: 「견적 내용과 금액 제시」

견적 유효 기간: 「견적 기한을 지정함」

연락처: 「질문이나 불분명한 점에 대한 연락처」

맺음말: 「검토 부탁드립니다」

【견적서 송부 메일에 대한 회신 메일 프롬프트(prompt)】

제목: 「견적서 관련 회신」

인사: 「상대방에 대한 정중한 인사」

견적서 수령: 「견적서 수령 사실을 전달함」

견적 내용에 대한 소감: 「견적 내용에 관한 소감이나 의문점」

질문 및 우려 사항: 「견적 관련 질문이나 우려 사항이 있으면 기재」

미팅 제안: 「필요에 따라 미팅 제안 및 일정 조정」

회신 기한: 「회신이 필요한 경우 기한을 명시함」

연락처: 「질문이나 불분명한 점에 대한 연락처」

맺음말: 「예의 바른 맺음말」

【메일 오발송 사과 메일 프롬프트(prompt)】

제목: 「오발송에 대한 사과」

사과문: 「오발송한 사실에 대한 사과」

원인 설명: 「오발송 원인을 간결하게 설명함」

향후 대책: 「향후 오발송 방지책을 설명함」

연락처: 「질문이나 불분명한 점에 대한 연락처」

맺음말: 「다시 한번 사과의 말씀과 양해 부탁」

ChatGPT 프롬프트(prompt)의 실제 출력 메일 문구

위의 프롬프트(prompt)를 사용했을 때 ChatGPT가 생성한 문장입니다.

모델은 Chat-GPT4를 사용하고 있습니다. 현재 유료로 사용할 수 있는 모델입니다.

ChatGPT는 다양한 버전이 있지만, 현시점에서는 ChatGPT4가 최상위 모델이며 가장 좋은 결과를 반환합니다.

청구서 송부 의뢰 메일

제목: 청구서 송부 의뢰

〇〇 님,

안녕하십니까. 주식회사 △△의 □□입니다. 이번에 귀사의 서비스를 이용하게 되어 대단히 감사드립니다. 서비스 이용료에 대한 청구서를 부탁드립니다.

송부처는 아래와 같습니다. 번거로우시겠지만 확인 후 청구서를 보내주실 수 있겠습니까?

• 우편번호: 123-4567
• 주소: 서울특별시 ○○구 ○○로 1-2-3 빌딩 5F
• 수신: 주식회사 △△
• 담당: □□

또한, 번거로우시겠지만 청구서 송부를 ○년 ○월 ○일까지 부탁드립니다.

궁금하신 점이 있으시면 언제든지 문의해 주십시오.

잘 부탁드립니다.

 

올림

자료 송부 안내 메일

제목: 자료 송부 안내

〇〇 님,

안녕하십니까. 주식회사 △△의 □□입니다. 지난 미팅 때 말씀드린 자료를 본 메일에 첨부하였습니다.

자료의 개요는 다음과 같습니다:

• 제품의 특징 및 장점
• 시장 조사 결과
• 사례 소개

자료는 PDF 파일로 첨부하였습니다. 또한 아래 링크에서도 다운로드가 가능합니다.

[자료 다운로드 링크]

자료를 활용하여 제품에 대한 이해를 높이시거나, 향후 프로젝트 및 영업 활동에 참고해 주시면 감사하겠습니다.

불분명한 점이나 질문이 있으시면 언제든지 전화(02-1234-5678)나 이메일(example@example.com)로 문의해 주십시오.

잘 부탁드립니다.

 

올림

견적서 송부 메일에 대한 회신 메일 (긍정적인 답변)

제목: 견적서 관련 회신

〇〇 님,

안녕하십니까. 주식회사 △△의 □□입니다. 지난번 보내주신 견적서를 무사히 수령했음을 알려드립니다. 감사합니다.

견적 내용을 살펴보았으며, 전체적으로 납득할 만한 내용으로 매우 알기 쉽게 정리되었다고 느꼈습니다. 다만, 몇 가지 항목에 대해 의문점이나 우려 사항이 있습니다.

구체적으로는 프로젝트 납기와 관련하여 당사의 희망대로 설정되어 있는지 확인하고 싶은 점이 있습니다. 또한, 외주비에 관한 내역이 기재되어 있지 않아 상세 내용을 알려주시면 감사하겠습니다.

괜찮으시다면 미팅을 설정하여 위의 의문점이나 우려 사항에 대해 자세히 이야기 나눌 수 있을까요? 이번 주 목요일이나 금요일 오후에 시간이 비어 있으니, 편하신 일정을 알려주시면 감사하겠습니다.

번거로우시겠지만 이번 주 내로 회신 주시면 감사하겠습니다. 궁금하신 점이나 질문이 있으시면 언제든지 전화(02-1234-5678)나 이메일(example@example.com)로 문의해 주십시오.

잘 부탁드립니다.

 

올림

메일 답장이 없을 때 보내는 재전송 메일

제목: 지난번 메일에 대하여 (재전송)

〇〇 님,

안녕하십니까. 주식회사 △△의 □□입니다. 지난 2023년 4월 13일에 메일을 보내드렸으나, 회신이 없어 다시 한번 보내드립니다.

지난번 메일에서는 다음 사항에 대해 문의드렸습니다:

• 유압기 압력 설정 범위
• 유지보수 시 주의사항

답장이 없어 염려하고 있습니다. 혹시 메일을 받지 못하셨거나 궁금한 점이 있으시면 알려주시기 바랍니다.

번거로우시겠지만 다음 주 화요일(4월 18일)까지 답변해 주시면 감사하겠습니다. 궁금하신 점이나 질문이 있으시면 언제든지 전화(02-1234-5678)나 이메일(example@example.com)로 문의해 주십시오.

확인 부탁드립니다.

 

올림

메일 오발송 사과 메일

제목: 오발송에 대한 사과

〇〇 님,

안녕하십니까. 주식회사 △△의 □□입니다. 지난번 보내드린 메일에 대해 잘못 발송된 사실이 확인되었습니다. 대단히 실례 많았습니다.

원인으로는 수신처를 입력할 때 잘못된 주소를 지정했기 때문입니다. 보내드린 메일은 다른 분께 보내려던 것이었으므로 내용은 무시해 주셔도 괜찮습니다.

향후 이러한 오발송이 발생하지 않도록 수신처 확인을 철저히 하고 주의 깊게 대응하겠습니다.

궁금하신 점이나 질문이 있으시면 언제든지 전화(02-1234-5678)나 이메일(example@example.com)로 문의해 주십시오.

이번 일로 번거로움을 끼쳐드려 진심으로 죄송합니다. 앞으로도 아무쪼록 잘 부탁드립니다.

 

올림

프롬프트(prompt)를 모르겠다면 ChatGPT에게 물어보면 된다

그럴 때는 ChatGPT에게 물어보면 프롬프트(prompt) 작성 예시를 알려줍니다.

야마다 씨에게 유압기 설정을 묻는 메일의 프롬프트(prompt)를 알려줘

같은 식으로 물어봐도 괜찮습니다.

네, 이런 식으로 프롬프트(prompt)뿐만 아니라 실제로 메일까지 작성해 주었습니다.

모르는 것이 있다면 ChatGPT에게 무엇이든 물어봅시다. 생성된 문장이 마음에 들지 않는다면 명령 방식을 바꾸어 봅시다.

라고 느껴진다면, AI 음성인 Ondoku를 사용하여 회신 내용을 음성으로 읽어줄 수 있습니다.

Ondoku

메일을 읽는 데도 쓰는 데도 시간이 걸린다

비즈니스 메일 실태 조사 2022에 따르면,

• 1일 평균 발송 「16.27통」 수신 「66.87통」
• 1통 읽는 시간 평균 1분 24초
• 1통 쓰는 시간 평균 6분 5초

즉, 평균적으로

메일을 읽는 것만으로 하루에 1시간 10분을 사용하고 있으며

메일을 쓰는 것만으로 하루에 1시간 40분을 사용하고 있습니다.

메일에 소요되는 시간이 하루 약 3시간이나 된다는 것을 알 수 있습니다.

비즈니스 메일을 ChatGPT로 효율적으로 작성하는 방법을 익힘으로써 매일의 업무를 원활하게 진행할 수 있습니다.

또한, 읽는 시간은 음성으로 들으면 부담이 상당히 줄어듭니다.

음독에는 Ondoku를 꼭 활용해 보세요!

음성으로 들음으로써 더욱 효율을 높일 수 있다

음성으로 메일을 듣는 것은 비즈니스 메일의 읽고 쓰기를 더욱 효율적으로 만드는 방법 중 하나입니다.

시간 절약

메일을 음성으로 들으면 눈으로 읽는 것보다 빠르거나 내용을 이해하기 쉽습니다.

멀티태스킹 가능성

음성으로 메일을 들으면서 메일 내용을 들으며 답장을 쓰기 시작하는 등, 다른 작업을 병행하는 '멀티태스킹'이 가능해집니다.

눈의 피로 경감

하루 종일 화면을 계속 보면 눈이 피로해질 수 있습니다. 하지만 음성으로 메일을 들으면 눈의 피로를 덜 수 있습니다.

오독이나 누락 방지

음성으로 메일을 들으면 잘못 읽거나 놓치는 일이 줄어듭니다. 실수를 방지할 수 있습니다.

음성으로 메일을 듣기 위해서는 스마트폰이나 PC에 탑재된 음성 비서를 사용하거나, Ondoku와 같은 전용 도구를 사용하면 음성을 쉽게 들을 수 있습니다.

당신도 Ondoku로 쾌적하게 비즈니스 메일을 체크해 보지 않겠습니까?

Ondoku는 무료로 매월 5,000자를 읽어줄 수 있습니다. 읽는 방식도 사람과 가까워 매우 듣기 편한 음성입니다. 여성의 목소리, 남성의 목소리, 소녀의 목소리 등도 선택할 수 있어 취향에 맞는 목소리로 들으면 어떤 메일 내용이라도 상당히 부드럽게 느껴집니다.

Ondoku를 활용하여 비즈니스 메일 읽고 쓰기를 효율화합시다.

■ AI 음성 합성 소프트웨어 「Ondoku」

Ondoku는 초기 비용 0으로 사용할 수 있는 온라인 텍스트 음성 변환 도구입니다.

• 일본어, 영어, 중국어, 한국어, 스페인어, 프랑스어, 독일어 등 약 50개 언어에 대응
• PC·스마트폰 어느쪽에서도 이용 가능
• 비즈니스·교육·엔터테인먼트 등의 용도에 대응
• 설치가 필요없고 브라우저에서 즉시 사용 가능
• 화상으로부터의 독해에도 대응

이용 방법은 사이트에서 텍스트를 입력하거나 파일을 업로드할 뿐. 몇 초 안에 자연스러운 오디오 파일이 생성됩니다. 5,000자까지의 음성 합성이라면 무료로 이용할 수 있으므로, 우선은 한번 시험해 주세요.