Samling av ledetekster for å skrive forretningseposter effektivt med ChatGPT

AI-teknologien har utviklet seg, og vi er nå i en tid der den kan utføre mange forskjellige oppgaver!

Forretningseposter kan også opprettes enkelt og effektivt ved å bruke AI. Det er faktisk et sløseri å ikke gjøre det.

Her forklarer vi hvordan du skriver forretningseposter ved hjelp av ChatGPT.

Hvordan skrive forretningseposter med ChatGPT

1. Logg inn på ChatGPT
2. Skriv inn en prompt for forretningsepost i meldingsfeltet og send den
3. ChatGPT genererer forretningseposten automatisk

Hva er en prompt?

For å skrive forretningseposter med ChatGPT er prompter viktige.

En prompt er nøkkelord eller fraser som brukes til å instruere ChatGPT om å generere tekst.

Ved å bruke prompter (nøkkelord eller fraser) og gi detaljert informasjon om hva du vil skal skrives, kan ChatGPT generere mer nøyaktige tekster.

Prøv å skrive så detaljert som mulig i prompten om hvem du vil skrive til, hva det gjelder, hva som skal sies og hvilken tone du ønsker.

Eksempler på prompter for forretningseposter i ChatGPT

【Prompt for e-post med forespørsel om faktura】

Emne: "Forespørsel om oversendelse av faktura"

Årsak til forespørsel: "Be om faktura for tjenesteavgift"

Bekreftelse av mottakerinformasjon: "Bekrefte hvor fakturaen skal sendes"

Angivelse av tidsfrist: "Sette en frist for utsendelse av faktura"

Avslutningsord: "Med vennlig hilsen"

Skriv årsaken til forespørselen konkret, og gi så klare instruksjoner som mulig for tidsfristen, for eksempel "15. september 2023".

【Prompt for e-post med varsel om utsendelse av dokumentasjon】

Emne: "Melding om oversendelse av dokumentasjon"

Oversikt over dokumentasjon: "Forklare innholdet i dokumentene som sendes"

Vedleggsmetode: "Informasjon om vedlagte filer eller lenker"

Formål med dokumentasjonen: "Foreslå hvordan dokumentasjonen kan brukes"

Kontaktinformasjon: "Kontaktinformasjon for spørsmål eller uklarheter"

Ved å fortelle ChatGPT konkret hva innholdet i dokumentasjonen er, blir resultatet en mer lettforståelig forretningsepost.

【Prompt for oppfølgingsepost når svar uteblir】

Emne: "Angående forrige e-post (oppfølging)"

Dato for forrige e-post: "DD.MM.ÅÅÅÅ"

Oppsummering av forrige e-post: "Bekrefte hovedpunktene fra forrige e-post på nytt"

Omtanke: "Uttrykke bekymring for manglende svar"

Ny tidsfrist: "Sette eller bekrefte svarfrist på nytt"

Avslutningsord: "Vennligst bekreft dette, med vennlig hilsen"

【Prompt for svar på forespørsel om pristilbud】

Emne: "Svar på forespørsel om pristilbud"

Hilsen: "Takk til kunden"

Detaljer om tilbudet: "Presentasjon av innhold og pris"

Tilbudets gyldighet: "Angi gyldighetsperiode for tilbudet"

Kontaktinformasjon: "Kontaktinformasjon for spørsmål eller uklarheter"

Avslutningsord: "Vi ser frem til deres vurdering, med vennlig hilsen"

【Prompt for svar på mottatt pristilbud】

Emne: "Svar angående mottatt pristilbud"

Hilsen: "Høflig hilsen til motparten"

Bekreftelse av mottak: "Informere om at tilbudet er mottatt"

Tilbakemelding på innholdet: "Inntrykk eller spørsmål angående innholdet i tilbudet"

Spørsmål eller bekymringer: "Beskrive eventuelle spørsmål eller bekymringer angående tilbudet"

Forslag til møte: "Forslag om møte eller datojustering ved behov"

Svarsfrist: "Angi en frist dersom svar er nødvendig"

Kontaktinformasjon: "Kontaktinformasjon for spørsmål eller uklarheter"

Avslutningsord: "En høflig avslutning"

Dette er en prompt for når du ønsker å gå videre i prosessen etter å ha mottatt et tilbud. Tilpass nødvendige opplysninger som datoer før bruk.

【Prompt for beklagelse ved feilsendt e-post】

Emne: "Beklagelse for feilsendt e-post"

Beklagelse: "Unnskyldning for den feilsendte e-posten"

Årsaksforklaring: "Kort forklaring på hvorfor feilen skjedde"

Fremtidige tiltak: "Forklare tiltak for å forhindre lignende feil i fremtiden"

Kontaktinformasjon: "Kontaktinformasjon for spørsmål eller uklarheter"

Avslutningsord: "Gjentatt beklagelse og bønn om forståelse"

Ved å inkludere konkrete forebyggende tiltak, vil den lage en fantastisk beklagelses-epost. Den anbefales virkelig for de som synes det er vanskelig å be om unnskyldning!

Faktisk e-posttekst generert av ChatGPT-prompter

Dette er tekster generert av ChatGPT når man bruker promptene ovenfor.

Modellen som brukes er ChatGPT-4. Dette er en modell som for øyeblikket er tilgjengelig som en betalt tjeneste.

Det finnes ulike versjoner av ChatGPT, men per nå er ChatGPT-4 den fremste modellen og gir de beste resultatene.

E-post med forespørsel om faktura

Emne: Forespørsel om oversendelse av faktura

Kjære [Navn],

Takk for sist. Dette er [Ditt Navn] fra [Selskap]. Vi takker så mye for at vi får benytte oss av deres tjenester. Vi ber med dette om en faktura for tjenesteavgiften.

Fakturaen kan sendes til følgende adresse. Vennligst bekreft informasjonen og send fakturaen til oss.

• Postnummer: 123-4567
• Gateadresse 1-2-3, Bygning 5F, Bydel, By
• [Selskap]
• Att: [Ditt Navn]

Vi ber også om at fakturaen sendes til oss innen [Dato].

Hvis det er noe som er uklart, er det bare å ta kontakt.

Med vennlig hilsen,

 

Hilsen [Ditt Navn]

E-post med varsel om utsendelse av dokumentasjon

Emne: Melding om oversendelse av dokumentasjon

Kjære [Navn],

Takk for sist. Dette er [Ditt Navn] fra [Selskap]. Dokumentasjonen vi snakket om i forrige møte er vedlagt denne e-posten.

Her er en oversikt over dokumentasjonen:

• Produktfunksjoner og fordeler
• Markedsundersøkelsesresultater
• Kasusstudier

Dokumentasjonen er vedlagt som PDF-filer. Den kan også lastes ned via følgende lenke:

[Lenke for nedlasting av dokumentasjon]

Vi håper informasjonen kan bidra til en dypere forståelse av produktet og være til nytte for fremtidige prosjekter eller salgsaktiviteter.

Dersom du har spørsmål eller trenger mer informasjon, er det bare å kontakte oss på telefon (03-1234-5678) eller e-post (example@example.com).

Med vennlig hilsen,

 

Hilsen [Ditt Navn]

Svar på e-post med pristilbud (positivt svar)

Emne: Svar angående mottatt pristilbud

Kjære [Navn],

Takk for sist. Dette er [Ditt Navn] fra [Selskap]. Jeg bekrefter med dette at vi har mottatt pristilbudet dere sendte oss. Tusen takk.

Vi har gått gjennom innholdet i tilbudet, og vi synes det ser fornuftig ut i sin helhet og at det er oversiktlig satt opp. Vi har imidlertid noen spørsmål og punkter vi ønsker å avklare.

Spesifikt gjelder dette prosjektets leveringsdato, hvor vi ønsker å bekrefte at denne er i tråd med våre ønsker. I tillegg er ikke spesifikasjonen av eksterne kostnader oppført, så vi hadde satt pris på om dere kunne sende oss detaljer om dette.

Dersom det passer for dere, er det mulig å sette opp et møte for å snakke mer detaljert om disse punktene? Vi er ledige førstkommende torsdag eller fredag ettermiddag, så gi oss gjerne beskjed dersom en av disse dagene passer for dere.

Vi håper på svar i løpet av uken. Dersom du har spørsmål, er det bare å kontakte oss på telefon (03-1234-5678) eller e-post (example@example.com).

Med vennlig hilsen,

 

Hilsen [Ditt Navn]

Oppfølgingsepost når svar uteblir

Emne: Angående forrige e-post (oppfølging)

Kjære [Navn],

Takk for sist. Dette er [Ditt Navn] fra [Selskap]. Jeg sendte deg en e-post den 13. april 2023, men siden jeg ikke har hørt noe, tillater jeg meg å sende en oppfølging.

I forrige e-post spurte jeg om følgende punkter:

• Trykkinnstillingsområde for den hydrauliske enheten
• Viktige punkter ved vedlikehold

Jeg håper alt står bra til. Vennligst gi beskjed dersom e-posten ikke har nådd frem eller om noe er uklart.

Jeg hadde satt pris på om du kunne svare innen førstkommende tirsdag (18. april). Dersom du har spørsmål, kan du kontakte oss på telefon (03-1234-5678) eller e-post (example@example.com).

Vennligst bekreft dette. Med vennlig hilsen,

 

Hilsen [Ditt Navn]

Beklagelse ved feilsendt e-post

Emne: Beklagelse for feilsendt e-post

Kjære [Navn],

Takk for sist. Dette er [Ditt Navn] fra [Selskap]. Det har vist seg at e-posten jeg sendte nylig ble sendt til feil mottaker. Jeg beklager dette på det sterkeste.

Årsaken var at jeg oppga feil adresse da jeg skrev inn mottakeren. E-posten var ment for en annen person, så du kan se bort fra innholdet.

For å forhindre at lignende feilsendinger skjer i fremtiden, vil vi heretter være svært nøye med å bekrefte mottakeradresser.

Dersom du har spørsmål, kan du kontakte oss på telefon (03-1234-5678) eller e-post (example@example.com).

Jeg beklager nok en gang bryderiet dette har medført. Med vennlig hilsen,

 

Hilsen [Ditt Navn]

Hvis du ikke vet hvilken prompt du skal bruke, spør ChatGPT

Men jeg vet ikke hvordan jeg skal skrive en prompt for slike spesielle tilfeller...

I slike tilfeller kan du spørre ChatGPT, så vil den gi deg eksempler på hvordan du skriver prompten.

Gi meg en prompt for en e-post til Yamada-san for å spørre om innstillingene for den hydrauliske enheten.

Det går helt fint å spørre på denne måten.

Ja, se her – den skrev ikke bare prompten, men selve e-posten også.

Hvis det er noe du lurer på, er det bare å spørre ChatGPT om hva som helst. Hvis du ikke er fornøyd med den genererte teksten, kan du prøve å endre instruksjonene dine.

Det er så slitsomt å lese alt dette...

Hvis du føler det slik, kan du bruke AI-stemmen Ondoku for å få lest opp e-postene eller svarene som lyd.

Ondoku

Det tar tid både å lese og skrive e-post

Ifølge Business Mail Survey 2022:

• Gjennomsnitt per dag: Sendt "16,27 stk" Mottatt "66,87 stk"
• Gjennomsnittlig tid for å lese én e-post: 1 minutt og 24 sekunder
• Gjennomsnittlig tid for å skrive én e-post: 6 minutter og 5 sekunder

Dette betyr i gjennomsnitt:

Bare på å lese e-post bruker man 1 time og 10 minutter hver dag.

Bare på å skrive e-post bruker man 1 time og 40 minutter hver dag.

Det viser seg at man bruker ca. 3 timer per dag på e-postrelatert arbeid.

Det betyr at for enkelte går nesten halve dagen med til bare e-post.

For et sløseri! Bruk AI slik at du selv kan slippe billigere unna!

Ved å mestre hvordan du effektivt skriver forretningseposter med ChatGPT, kan du få dine daglige arbeidsoppgaver til å gå smidigere.

I tillegg kan lesebyden reduseres betraktelig ved å få e-postene lest opp.

Vennligst bruk Ondoku for å lytte til tekstene!

Bli mer effektiv ved å lytte

Å lytte til e-post som lyd er en av metodene for å gjøre lesing og skriving av forretningseposter mer effektivt.

Tidsbesparelse

Ved å lytte til e-post som lyd kan det ofte gå raskere enn å lese med øynene, og det kan være lettere å forstå innholdet.

Mulighet for multitasking

Ved å lytte til e-post kan du begynne å formulere et svar mens du lytter, eller utføre andre oppgaver samtidig.

Mindre belastning på øynene

Å stirre på en skjerm hele dagen kan gjøre øynene trette. Ved å lytte til e-postene kan du redusere denne belastningen.

Forebygging av feillesing og forglemmelser

Ved å lytte til e-post er det mindre sjanse for at du leser feil eller overser viktig informasjon. Dette bidrar til å unngå feil.

For å lytte til e-post som lyd kan du bruke taleassistenter som er innebygd i smarttelefoner eller datamaskiner, eller bruke spesialverktøy som Ondoku for å enkelt få tekst lest opp.

Hvorfor ikke prøve å sjekke forretningsepostene dine på en mer behagelig måte med Ondoku?

Ondoku lar deg lese opp inntil 5000 tegn gratis hver måned. Stemmen ligger nær menneskelig tale og er veldig behagelig å høre på. Du kan velge mellom kvinne-, mann- og barnestemmer, og hvis du får e-postene lest opp med en stemme du liker, blir selv det tørreste innholdet merkbart mildere.

Bruk Ondoku for å effektivisere lesing og skriving av dine forretningseposter.

■ AI talesyntese programvare «Ondoku»

"Ondoku" er et online tekst-til-tale-verktøy som kan brukes uten innledende kostnad.

• Støtter omtrent 50 språk, inkludert japansk, engelsk, kinesisk, koreansk, spansk, fransk og tysk.
• Tilgjengelig fra både PC og smarttelefon
• Egnet for forretninger, utdanning, underholdning, etc.
• Ingen installasjon nødvendig, kan brukes umiddelbart fra nettleseren din
• Støtter også lesing fra bilder

For å bruke den, skriv inn tekst eller last opp en fil fra nettstedet. Generer naturlige lydfiler på sekunder. Du kan bruke talesyntese for opptil 5000 tegn gratis, så prøv det først.

Tekst-til-tale-programvaren "Ondoku" kan lese opp 5000 tegn hver måned med AI-stemme gratis. Du kan enkelt laste ned MP3-er og kommersiell bruk er også mulig. Hvis du registrerer deg gratis, kan du konvertere opptil 5000 tegn per måned gratis fra tekst til tale. Prøv Ondoku nå.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com