使用ChatGPT高效撰寫商務郵件的提示合集

2023年10月5日

AI技術發達了，已經是可以完成各種任務的時代了！

還可以使用AI 輕鬆高效地創建商務電子郵件。相反，不做是一種浪費。

我將解釋如何使用ChatGPT 編寫商務電子郵件。

如何使用ChatGPT 編寫商務電子郵件

登錄聊天GPT
在消息輸入字段中輸入企業電子郵件提示並發送
ChatGPT 自動生成企業電子郵件

什麼是提示

提示對於在ChatGPT 中編寫商務電子郵件很重要。

提示是告訴ChatGPT 生成句子的關鍵字或短語。

通過使用提示（關鍵字或短語）並提供有關您希望人們寫的內容的詳細信息，ChatGPT 可以生成更準確的句子。

在你的提示中盡可能具體地說明你想說誰、說什麼、說什麼以及如何說。

ChatGPT 商務郵箱提示示例

[要求發送發票的電子郵件提示]

主題：“賬單請求”

發票申請原因：“申請服務使用費發票”

發貨信息確認：“確認賬單地址”

指定截止日期：“設置發送發票的截止日期”

結束語：“Yoroshiku onegaishimasu”

具體寫下請求的原因，並儘可能明確地給出說明，例如截止日期為“2023 年9 月15 日”。

【通知材料送達郵件提示】

主題：《材料寄送通知》

材料大綱：《描述所要發送材料的內容》

附件方式：“附件文件或鏈接指引”

材料使用目的：“建議材料的使用方法”

聯繫方式：“有問題和疑慮的聯繫方式”

通過明確告訴ChatGPT 文檔的內容是什麼，您可以使企業電子郵件更容易理解。

[沒有回复郵件時提示重新發送已發送的郵件]

主題：“關於上一封電子郵件（重發）”

最後一封電子郵件發送的日期“年/月/日”

上一封電子郵件的摘要：“重溫上一封電子郵件中的要點”

同情：“我擔心不回复”

重置截止日期：“設置和重新確認響應截止日期”

結束語：“感謝您的確認。”

[提示回复郵件報價請求]

主題：“對報價請求的回應”

問候語：《感謝客戶的話》

估算細節：“當前估算細節和金額”

報價截止日期：“指定報價截止日期”

聯繫方式：“有問題和疑慮的聯繫方式”

結束語：“感謝您的考慮。”

[報價發送郵件提示回复郵件]

主題：``關於報價的回复''

Greetings：“對對方的禮貌問候”

報價收據：“傳達報價收據”

對估算內容的感想：《對估算內容的感想與疑問》

問題或疑慮：“描述有關報價的任何問題或疑慮”

會議提議：“根據需要提議和安排會議”

回复截止日期：“如果需要回复，請指定截止日期。”

聯繫方式：“有問題和疑慮的聯繫方式”

結束語：“禮貌的結束語”

這是一個提示，提示您在收到估算後何時要繼續講述故事。讓我們安排必要的項目，例如日期並使用它。

【錯誤投遞道歉郵件提示】

主題：“為錯誤的傳輸道歉”

道歉文字：“抱歉發送錯誤”

原因解釋：“簡明扼要地解釋錯誤傳輸的原因”

未來措施：“解釋防止錯誤傳輸的未來措施”

聯繫方式：“有問題和疑慮的聯繫方式”

結束語：“我再次向您道歉並請求您的理解。”

它通過具體說明您的預防措施來製作一封很棒的道歉電子郵件。真的很推薦給不擅長道歉的人！

ChatGPT 提示的實際輸出電子郵件文本

這是使用上述提示時ChatGPT 生成的文本。

該模型使用Chat-GPT4 。該模型目前收費。

ChatGPT 有各種版本，但目前ChatGPT4 是頂級型號，並提供最好的結果。

電子郵件索取發票

主題：請求計費

親愛的〇〇，
我們感激不盡。我是△△株式會社的□□，非常感謝這次讓我使用你們的服務。我想要服務費的發票。
送貨地址如下。很抱歉打擾您，您可以在確認後將發票發給我嗎？
〒123-4567
〇〇東京都港區1-2-3號樓5F
△△株式會社
負責人：□□
另外，很抱歉給您帶來麻煩，請按MM/DD/YYYY 發送發票。
如有任何疑問，請隨時與我們聯繫。
非常感謝。
非常真誠的你

材料送達郵件通知

主題：寄送材料通知

親愛的〇〇，
我們感激不盡。我是△△株式會社的□□。我在這封郵件中附上了前幾天我們在會議上討論的材料。
材料摘要如下：
產品特性和優勢
市場調查結果
案例分析
文檔作為PDF 文件附加。您也可以從下面的鏈接下載它。
[文檔下載鏈接]
我們希望您使用這些材料加深您對我們產品的了解，並將其作為未來項目和銷售活動的參考。
如果您有任何問題或疑慮，請隨時通過電話(03-1234-5678) 或電子郵件(example@example.com) 與我們聯繫。
謝謝。
非常真誠的你

回复郵件到報價發送郵件（正面回應）

主題：關於報價的回复

親愛的〇〇，
我們感激不盡。我是△△株式會社的□□。通知您，您前幾天發給我的報價單我已經收到了。謝謝。
估價的內容我看過了，總體感覺還是比較滿意的，總結的非常通俗易懂。但是，我對一些項目有一些問題和疑慮。
具體來說，我想確認項目的交付日期是否按照我們的意願設定。此外，由於沒有外包成本的明細，如果您能提供詳細信息，我將不勝感激。
如果您方便的話，是否可以安排一個會議來詳細討論上述問題和顧慮？我們這週的周四和周五下午有空缺，所以請告訴我們您方便的日期。
很抱歉打擾您，但如果您能在本週內回复，那將會很有幫助。如果您有任何問題或疑慮，請隨時通過電話(03-1234-5678) 或電子郵件(example@example.com) 與我們聯繫。
非常感謝。
非常真誠的你

沒有回复郵件時重新發送郵件發送

主題：關於之前的郵件（重發）

親愛的〇〇，
我們感激不盡。我是△△株式會社的□□。前幾天，我在2023年4月13日發了一封郵件，但由於沒有回复，我決定重新發送。
在上一封電子郵件中，我們詢問了：
油壓設定範圍
保養注意事項
恐怕我還沒有收到回复。如果您沒有收到電子郵件或有任何疑問，請告訴我們。
如果您能在下週二（4 月18 日）之前回复，那將會很有幫助。如果您有任何問題或疑慮，請隨時通過電話(03-1234-5678) 或電子郵件(example@example.com) 與我們聯繫。
感謝您的確認。
非常真誠的你

錯誤投遞的道歉郵件

主題：為發錯信息致歉

親愛的〇〇，
我們感激不盡。我是△△株式會社的□□。關於前幾天發給你的郵件，結果是我發錯了。我必須真誠地道歉。
原因是您在輸入目的地時指定了錯誤的地址。我發的郵件是發給別人的，內容可以忽略。
今後，我們將徹底檢查目的地並謹慎應對，以免發生此類錯誤傳送。
如果您有任何問題或疑慮，請隨時通過電話(03-1234-5678) 或電子郵件(example@example.com) 與我們聯繫。
對此造成的任何不便，我們深表歉意。感謝您一如既往的支持。
非常真誠的你