تعزيز رضا العملاء والموظفين مع Ondoku! قصة نجاح مكتب Adire للمحاماة

• アディーレ法律事務所
• الحجم: أكثر من 1,100 موظف و220 محامياً (اعتباراً من 31 أكتوبر 2023)
• نوع العمل: مكتب محاماة
• المقابلة: المحامي السيد Hata Kazumasa (عضو في جمعية محامي طوكيو)
  : قسم الموارد البشرية، السيد Yasuda

الأهداف والتحديات

يُستخدم في فيديوهات الشرح عند التعاقد، وفي التعليق الصوتي لمواد تدريب الموظفين. كانت عملية التحضير لإنشاء محتوى عالي الجودة وعملية إضافة الأصوات البشرية تستغرق وقتاً وجهداً هائلين.

الحل

إلغاء عملية تسجيل الصوت داخل المكتب، وإنشاء التعليق الصوتي باستخدام Ondoku.

النتائج

توفير كبير في الوقت بفضل الاستغناء عن إعداد سيناريوهات مفصلة وعناء إعادة التسجيل.
المساهمة في رفع كفاءة العمل من خلال الاستفادة من الفيديوهات التي تم إنشاؤها في مختلف الأقسام.

مقدمة عن الشركة والقسم الذي أدخل الخدمة

المحامي السيد Hata (يُشار إليه لاحقاً بـ Hata): نحن مكتب محاماة شامل نتعامل بشكل أساسي مع المشكلات التي يواجهها الأفراد، مثل قضايا الديون، مشاكل العلاقات، وطلبات التعويض من الدولة المتعلقة بالتهاب الكبد الوبائي من النوع B.

مكاتب المحاماة التقليدية غالباً ما تبدو ذات حواجز عالية، ويتطلب الأمر شجاعة للاستشارة فيها. نحن نواصل نشاطنا بهدف أن نكون "مكتب محاماة قريب من الناس" لتغيير هذا الوضع.

على سبيل المثال، من نقاط قوتنا تقديم إعلانات ودودة وتجهيز نظام يتيح الاستشارة بسهولة عبر الهاتف. كما نحرص على تقديم شروحات تتجنب المصطلحات المتخصصة قدر الإمكان، لنجعل الناس يشعرون أن المحامي أكثر قرباً منهم.

الموقع الإلكتروني: アディーレ法律事務所

يرجى إخبارنا عن الخلفية وراء إدخال أداة قراءة النصوص.

Hata: حالياً، نقدم لعملائنا شروحات المكتب ليس فقط شفهياً أو كتابياً، بل عبر الفيديوهات أيضاً. في السابق كانت الشروحات تقتصر على الكلام أو الورق، ولكن من خلال سعينا نحو الوضوح، شعرنا بأهمية توفير فيديوهات تتضمن رسوماً توضيحية وحركة.

ولإنشاء فيديوهات عالية الجودة، كان علينا التركيز على التعليق الصوتي. ومع ذلك، حتى عند التسجيل بأصوات الموظفين، كانت تحدث إعادة تسجيل لمرات عديدة، مما يستغرق وقتاً طويلاً جداً.

أيضاً من ناحية بيئة التسجيل، فإن مشكلة سماع أصوات خارجية مثل رنين الهاتف أو أصوات الأقدام كانت أمراً لا يمكن تجنبه مهما كنا حذرين.

ونتيجة لذلك، كان إنشاء الفيديوهات يتطلب الكثير من الجهد والوقت.

السيد Yasuda من قسم الموارد البشرية (يُشار إليه لاحقاً بـ Yasuda): في قسم الموارد البشرية، كنا نقضي نصف يوم في تقديم نفس الشروحات في كل مرة نقوم فيها بجلسة تعريفية للموظفين الجدد. ومن هنا فكرنا أننا إذا عرضنا فيديو يمكن فهمه بوضوح دون الحاجة لشرح بشري، فسيؤدي ذلك إلى تحسين كفاءة العمل.

بما أن أدوات قراءة النصوص تتيح إنتاج تعليق صوتي بسهولة، فكرت أنها ستمكننا من البدء في إنشاء الفيديوهات، وهذا ما أدى إلى اعتمادها.

هل يمكننا معرفة الأسباب التي أدت إلى اختيار Ondoku؟

Hata: كان السعر المنخفض وسهولة الاستخدام هما العاملين الحاسمين.

بشكل خاص فيما يتعلق بسهولة الاستخدام، فقد نالت إعجابنا الـ interface التي يمكن تشغيلها بشكل حدسي. مربع النص وعلامات التحميل واضحة جداً، ولا يوجد أي ارتباك عند الاستخدام.

كما أن إمكانية الاستخدام التجاري كانت نقطة لا غنى عنها نظراً لأننا نقوم بإعداد مواد للمتعاقدين. وبما أن Ondoku يمكن استخدامه بسلاسة، فقد قررنا اعتماده لإيماننا بأنه سيحل مشكلة الوقت الهائل المستغرق في تسجيل الأصوات.

بالمقارنة مع ما قبل إدخال Ondoku، هل تم حل (أو تحسين) التحديات؟

Hata: في السابق، كان تسجيل الصوت لمادة فيديو مدتها 10 دقائق قد يستغرق حوالي 6 ساعات.

أعتقد أن كتابة السيناريو وحده، مع مراعاة أن يقرأه الموظف دون ارتباك، كانت تستغرق 3 ساعات. وذلك لأنه كان علينا تسجيل الصوت بنجاح من مرة واحدة، لذا كان من الضروري وجود سيناريو مثالي. وللحفاظ على الجودة على مستوى كل كلمة وحرف، كنا نتحقق منها صوتياً لمرات عديدة.

أيضاً، كنا نتعامل بصرامة شديدة، فمثلاً لو دخل أي صوت خارجي بسيط كنا نعيد التسجيل، مما كان يستهلك الوقت بسرعة البرق.

أما الآن، فإن مهمة التعليق الصوتي تكتمل في حوالي ساعة ونصف. وبفضل عدم الحاجة للأصوات البشرية، لم نعد بحاجة إلى سيناريوهات مفصلة، كما أن تقليل عناء إعادة التسجيل كان له أثر كبير.

Yasuda: إن بدء إنشاء الفيديوهات داخل قسم الموارد البشرية كان بفضل إدخال Ondoku. فقبل ذلك، كان حاجز إنشاء الفيديو مرتفعاً جداً لدرجة أنه كان من الصعب البدء فيه فعلياً.

بما أن الجلسات التعريفية تُقام للخريجين الجدد والموظفين ذوي الخبرة، فليس من الغريب أن تُقام حوالي 10 مرات في الشهر. وكان الوضع الحالي هو أن يظل موظف الموارد البشرية مرافقاً لهم لتقديم الشرح في كل مرة.

لتحسين العمل، جربنا دمج فيديوهات تحتوي على تعليق صوتي تم إنشاؤه بواسطة Ondoku في التدريب. ووجدنا أن مستوى الفهم كان موازياً للشرح الشفهي، مما أتاح لموظفي الموارد البشرية قضاء وقتهم في مهام أخرى غير الجلسات التعريفية.

هل تلقيتم أي ردود فعل بخصوص Ondoku داخل المكتب؟

Yasuda: بفضل تحقيق فكرة مواد الفيديو، ظهرت أصوات تقول إنه أصبح من الممكن مراجعة محتوى الجلسات التعريفية في أي وقت.

لقد جعلنا فيديوهات الشرح للموظفين الجدد التي تستخدم Ondoku متاحة كبيانات مشتركة للمراجعة في أي وقت. وبفضل ذلك، تمكنا من تحقيق نظام يسمح بإعادة تعلم الأجزاء التي يصعب تذكرها من النصوص فقط عبر الفيديو بسهولة.

كما أن الموظفين المعينين في الفروع بجميع أنحاء البلاد يحققون تقدماً فعالاً في تعلمهم من خلال مشاركة الفيديوهات من المقر الرئيسي.

إذا كانت لديكم أي طلبات تحسين إضافية لـ Ondoku، يرجى إخبارنا بها.

Yasuda: إذا كان من الممكن تحسين التجويد والنبرات الدقيقة، فسيكون استخدامه أسهل. خاصة عند إنشاء نصوص طويلة، نضطر أحياناً لتقسيم الجمل إلى أجزاء قصيرة للوصول إلى طريقة السماع المتوقعة.

Hata: فكرت أنه لو كان هناك ما يشبه دليل المواصفات الواضح، لكان استخدامه أكثر ملاءمة. حالياً، نقوم بإنشاء أصوات تبدو طبيعية من خلال التجربة والخطأ بأنفسنا.

إذا قامت Ondoku بإصدار مواد توضح نصائح الاستخدام، فقد يوفر ذلك لنا وقتاً للتركيز أكثر على نبرة المصطلحات المتخصصة.

كيف تودون استخدام Ondoku في المستقبل؟

Hata: آمل أن نتمكن من استخدام Ondoku لتعزيز البرامج المتعلقة بالتعليم.

على سبيل المثال، شيء يشبه RPG حيث يختار الشخص الإجابة الصحيحة من بين الخيارات ويتقدم. إذا كان هناك تدريب يمكن ممارسته بحس الألعاب، فسيكون التعلم ممتعاً.

ولكن، بما أن التعليق الصوتي سيكون عنصراً حيوياً لتحقيق ذلك، فإنني أود أن يلعب Ondoku دوراً فعالاً حينها.

Yasuda: يخطط قسم الموارد البشرية لرفع فيديوهات على SNS يمكن للباحثين عن عمل، بمن فيهم الخريجون الجدد، مشاهدتها بسهولة. وأريد من Ondoku أن يحل جميع مشكلات التعليق الصوتي التي ستظهر في تلك الفيديوهات.

من خلال استخدام Ondoku، تمكنتم من إنشاء تعليقات صوتية بجودة تليق بتقديمها للعملاء بكفاءة عالية، كما ساهم استخدامه في التعليم الداخلي في تقليل الوقت والجهد بشكل كبير! شكراً جزيلاً لمشاركتنا هذه التجربة الرائعة.

Ondoku هي خدمة قراءة نصوص تتيح الاستخدام التجاري مجاناً. تدعم 81 لغة ومنطقة، ويوجد بها أكثر من 692 متحدثاً في المجمل. يمكنكم الاستماع إلى أنواع الأصوات للغات المدعومة وعينات صوتية من هنا.