Höhere Zufriedenheit für Kunden & Mitarbeiter dank Ondoku! Fallstudie Adire Legal

• Adire Rechtsanwaltskanzlei
• Größe: Über 1.100 Mitarbeiter, über 220 Anwälte (Stand: 31. Oktober 2023)
• Branche: Rechtsanwaltskanzlei
• Interview: Rechtsanwalt Herr Kazumasa Hata (Mitglied der Rechtsanwaltskammer Tokio)
  : Personalabteilung Herr/Frau Yasuda

Ziel / Herausforderung

Verwendung für Erklärvideos bei Vertragsabschluss und für Schulungsmaterialien der Mitarbeiter. Die Vorbereitung für qualitativ hochwertige Inhalte sowie der Prozess der manuellen Sprachaufnahme waren mit enormem Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden.

Lösung

Einstellung der internen Sprachaufnahmen und Erstellung der Vertonung mit Ondoku.

Effekt

Erhebliche Zeitersparnis, da keine detaillierten Skripte mehr vorbereitet und keine fehlerhaften Aufnahmen wiederholt werden müssen.
Die erstellten Videos werden vielseitig eingesetzt und tragen zur Steigerung der Arbeitseffizienz bei.

Vorstellung des Unternehmens und der Abteilung

Rechtsanwalt Herr Hata (im Folgenden: Hata): Wir sind eine Full-Service-Kanzlei, die sich hauptsächlich mit den Problemen von Privatpersonen befasst, wie etwa Schuldenproblematik, familiäre Konflikte oder Entschädigungsforderungen gegenüber dem Staat im Zusammenhang mit Hepatitis B.

Traditionelle Anwaltskanzleien wirken oft etwas unnahbar, und es braucht Mut, sie zu kontaktieren. Wir arbeiten stetig daran, diese Situation zu ändern und eine „bürgernahe Kanzlei“ zu sein.

Eine unserer Stärken ist beispielsweise, dass wir ansprechende Werbung schalten und Systeme etabliert haben, die eine unkomplizierte Beratung per Telefon ermöglichen. Zudem achten wir darauf, Erklärungen möglichst ohne Fachbegriffe zu geben, damit sich die Menschen den Anwälten näher fühlen.

Website: Adire Rechtsanwaltskanzlei

Bitte erzählen Sie uns vom Hintergrund der Einführung des Text-to-Speech-Tools.

Hata: Aktuell stellen wir unseren Mandanten Erklärungen der Kanzlei nicht nur mündlich oder schriftlich, sondern auch in Form von Videos zur Verfügung. Früher geschah dies nur mündlich oder schriftlich, aber im Streben nach besserer Verständlichkeit haben wir gemerkt, dass Videos mit Illustrationen und Animationen sehr wichtig sind.

Für qualitativ hochwertige Videos muss man auch viel Mühe in die Vertonung stecken. Wenn wir jedoch Aufnahmen mit der Stimme von Mitarbeitern machten, gab es ständig Wiederholungen, was enorm viel Zeit kostete.

Auch aus Sicht der Aufnahmeumgebung waren Geräusche wie Telefonklingeln oder Schritte von draußen ein Problem, das sich kaum vermeiden ließ, egal wie vorsichtig wir waren.

Infolgedessen war der Zeit- und Arbeitsaufwand bis zur Fertigstellung eines Videos extrem hoch.

Herr/Frau Yasuda aus der Personalabteilung (im Folgenden: Yasuda): In der Personalabteilung haben wir bei jeder Orientierung für neue Mitarbeiter einen halben Tag lang dieselben Erklärungen wiederholt. Da kam die Idee auf, dass es die Arbeitseffizienz steigern würde, wenn wir stattdessen gut verständliche Videos zeigen könnten.

Wir dachten, dass ein Text-to-Speech-Tool, mit dem man einfach Vertonungen generieren kann, uns den Schritt zur Videoerstellung erleichtern würde, und so kam es zur Einführung.

Könnten Sie uns den Entscheidungsprozess erläutern, der zur Einführung von Ondoku führte?

Hata: Ausschlaggebend waren der günstige Preis und die einfache Handhabung.

Besonders bei der Bedienbarkeit hat uns die intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche überzeugt. Die Kennzeichnung von Textbox und Download ist leicht verständlich, sodass man bei der Nutzung nicht zögern muss.

Da wir Unterlagen für unsere Mandanten erstellen, war es zudem ein entscheidender Punkt, dass die kommerzielle Nutzung erlaubt ist. Wir waren überzeugt, dass wir mit dem reibungslos funktionierenden Ondoku das Problem des enormen Zeitaufwands bei Sprachaufnahmen lösen könnten.

Haben sich die Herausforderungen im Vergleich zu der Zeit vor der Einführung von Ondoku verbessert?

Hata: Früher hat die Vertonung eines etwa 10-minütigen Videomaterials manchmal bis zu 6 Stunden gedauert.

Allein das Schreiben eines Skripts, bei dem der Mitarbeiter fehlerfrei vorlesen konnte, hat wohl 3 Stunden in Anspruch genommen. Da die Aufnahme auf Anhieb klappen musste, war ein perfektes Skript nötig. Um die Qualität Wort für Wort zu halten, haben wir es immer wieder laut gegengelesen.

Zudem mussten wir bei kleinsten Außengeräuschen die Aufnahme wiederholen, was sehr mühsam war und die Zeit nur so verfliegen ließ.

Heute ist die gesamte Vertonungsarbeit in etwa anderthalb Stunden erledigt. Da keine menschliche Stimme mehr benötigt wird, entfallen detaillierte Skripte und der Aufwand für Wiederholungen hat sich massiv reduziert.

Yasuda: Die Erstellung von Videos innerhalb der Personalabteilung begann erst mit der Einführung von Ondoku. Zuvor war die Hürde für die Videoerstellung einfach zu hoch, als dass wir es hätten umsetzen können.

Orientierungen für neue Mitarbeiter (sowohl Absolventen als auch Berufserfahrene) finden oft bis zu zehnmal im Monat statt. Bisher war die Personalabteilung jedes Mal voll damit beschäftigt, diese Erklärungen persönlich zu geben.

Um die Arbeit zu verbessern, haben wir Videos mit Ondoku-Vertonung in die Schulungen integriert. Dabei stellte sich heraus, dass das Verständnis genauso hoch ist wie bei einer mündlichen Erklärung. Dadurch können die Mitarbeiter der Personalabteilung ihre Zeit nun für andere Aufgaben nutzen.

Haben Sie innerhalb der Kanzlei Feedback zu Ondoku erhalten?

Yasuda: Durch die Verfügbarkeit von Videomaterialien gibt es Rückmeldungen, dass man die Inhalte der Orientierung nun jederzeit wiederholen kann.

Die mit Ondoku erstellten Erklärvideos für neue Mitarbeiter sind als geteilte Daten jederzeit abrufbar. So konnten wir ein System schaffen, in dem Dinge, an die man sich anhand von Text allein nicht erinnert, einfach per Video nachgelernt werden können.

Auch Mitarbeiter in den bundesweiten Zweigstellen können durch die Videofreigabe aus der Zentrale effizienter lernen.

Haben Sie weitere Verbesserungswünsche für Ondoku?

Yasuda: Wenn die Feinabstimmung der Intonation verbessert würde, wäre es noch benutzerfreundlicher. Besonders bei längeren Sätzen müssen wir derzeit oft Sätze kürzen oder anpassen, bis sie so klingen, wie wir es uns vorstellen.

Hata: Ich fände es praktisch, wenn es so etwas wie eine leicht verständliche Anleitung oder Tipps gäbe. Momentan probieren wir selbst viel aus, um eine natürlich klingende Sprachausgabe zu erstellen.

Wenn Ondoku Tipps zur Nutzung bereitstellen würde, könnten wir die Zeit vielleicht gezielter nutzen, um die Intonation von Fachbegriffen zu perfektionieren.

Wie möchten Sie Ondoku in Zukunft nutzen?

Hata: Ich würde Ondoku gerne für den Ausbau unserer Schulungsprogramme nutzen.

Zum Beispiel für interaktive Inhalte, bei denen man Antworten auswählt und wie in einem RPG voranschreitet. Schulungen mit Spielecharakter machen das Lernen angenehmer.

Dafür ist die Vertonung ein wichtiges Element, und ich möchte, dass Ondoku dabei eine zentrale Rolle spielt.

Yasuda: In der Personalabteilung planen wir, Videos für Bewerber und Absolventen in sozialen Netzwerken zu veröffentlichen. Die dabei anfallenden Vertonungsaufgaben möchten wir alle mit Ondoku lösen.

Durch den Einsatz von Ondoku konnten Sie qualitativ hochwertige Vertonungen effizient erstellen und durch die Nutzung in der internen Weiterbildung massiv Zeit und Mühe sparen! Vielen Dank, dass Sie uns dieses wunderbare Beispiel vorgestellt haben.

Ondoku ist ein Text-to-Speech-Dienst, der kostenlos für kommerzielle Zwecke genutzt werden kann. Er unterstützt über 80 Sprachen und Dialekte mit insgesamt mehr als 650 Sprechern. Klicken Sie hier, um die verfügbaren Sprachtypen und Hörproben auszuprobieren.