Συλλογή προτροπών για την αποτελεσματική σύνταξη επιχειρηματικών email με το ChatGPT

Η τεχνολογία AI έχει αναπτυχθεί και έχουμε εισέλθει σε μια εποχή όπου μπορεί να διεκπεραιώσει διάφορες εργασίες!

Τα επαγγελματικά email μπορούν επίσης να δημιουργηθούν εύκολα και αποτελεσματικά χρησιμοποιώντας AI. Μάλιστα, είναι κρίμα να μην το χρησιμοποιείτε.

Θα εξηγήσουμε πώς να γράφετε επαγγελματικά email χρησιμοποιώντας το ChatGPT.

Πώς να γράψετε επαγγελματικά email με το ChatGPT

1. Σύνδεση στο ChatGPT
2. Συμπληρώστε το prompt για το επαγγελματικό email στο πεδίο εισαγωγής μηνύματος και στείλτε το
3. Το ChatGPT δημιουργεί αυτόματα το επαγγελματικό email

Τι είναι το prompt

Για τη σύνταξη επαγγελματικών email με το ChatGPT, το prompt είναι σημαντικό.

Το prompt είναι οι λέξεις-κλειδιά ή οι φράσεις για να δώσετε οδηγίες στο ChatGPT για τη δημιουργία κειμένου.

Χρησιμοποιώντας prompt (λέξεις-κλειδιά ή φράσεις) και παρέχοντας λεπτομέρειες για το τι θέλετε να γραφτεί, το ChatGPT μπορεί να δημιουργήσει πιο ακριβές κείμενο.

Προσπαθήστε να γράψετε στο prompt όσο το δυνατόν πιο αναλυτικά σε ποιον, τι, ποια πράγματα και με ποιον τρόπο θέλετε να τα μεταφέρετε.

Παραδείγματα prompt για επαγγελματικά email στο ChatGPT

【Prompt για email αίτησης αποστολής τιμολογίου】

Θέμα: "Αίτημα αποστολής τιμολογίου"

Λόγος αίτησης τιμολογίου: "Αίτηση τιμολογίου για τέλη χρήσης υπηρεσιών"

Επιβεβαίωση πληροφοριών παραλήπτη: "Επιβεβαίωση του παραλήπτη του τιμολογίου"

Καθορισμός προθεσμίας: "Ορισμός προθεσμίας αποστολής του τιμολογίου"

Καταληκτικά λόγια: "Σας ευχαριστώ εκ των προτέρων"

Γράψτε τον λόγο του αιτήματος συγκεκριμένα και δώστε όσο το δυνατόν πιο σαφείς οδηγίες, όπως την ημερομηνία της προθεσμίας αποστολής, π.χ. "15 Σεπτεμβρίου 2023".

【Prompt για email ειδοποίησης αποστολής υλικού】

Θέμα: "Ειδοποίηση αποστολής υλικού"

Σύνοψη υλικού: "Επεξήγηση του περιεχομένου του υλικού που αποστέλλεται"

Μέθοδος επισύναψης: "Οδηγίες για το συνημμένο αρχείο ή τον σύνδεσμο"

Σκοπός χρήσης υλικού: "Πρόταση για τον τρόπο αξιοποίησης του υλικού"

Στοιχεία επικοινωνίας: "Στοιχεία επικοινωνίας για ερωτήσεις ή διευκρινίσεις"

Μεταφέροντας συγκεκριμένα στο ChatGPT τι είδους περιεχόμενο έχει το υλικό, το αποτέλεσμα θα είναι ένα πιο κατανοητό επαγγελματικό email.

【Prompt για email επαναποστολής όταν δεν υπάρχει απάντηση】

Θέμα: "Σχετικά με το προηγούμενο email (Επαναποστολή)"

Ημερομηνία αποστολής του προηγούμενου email: "Ημέρα/Μήνας/Έτος"

Σύνοψη προηγούμενου email: "Επανεπιβεβαίωση των κύριων σημείων του προηγούμενου email"

Ευγένεια: "Έκφραση ανησυχίας για την έλλειψη απάντησης"

Επανακαθορισμός προθεσμίας: "Ορισμός ή επανεπιβεβαίωση της προθεσμίας απάντησης"

Καταληκτικά λόγια: "Σας παρακαλώ για την επιβεβαίωσή σας"

【Prompt για email απάντησης σε αίτημα προσφοράς】

Θέμα: "Απάντηση στο αίτημα προσφοράς"

Χαιρετισμός: "Λόγια ευχαριστίας προς τον πελάτη"

Λεπτομέρειες προσφοράς: "Παρουσίαση του περιεχομένου και του ποσού της προσφοράς"

Προθεσμία ισχύος προσφοράς: "Καθορισμός της προθεσμίας της προσφοράς"

Στοιχεία επικοινωνίας: "Στοιχεία επικοινωνίας για ερωτήσεις ή διευκρινίσεις"

Καταληκτικά λόγια: "Παρακαλώ όπως εξετάσετε την πρότασή μας"

【Prompt για email απάντησης σε email αποστολής προσφοράς】

Θέμα: "Απάντηση σχετικά με την προσφορά"

Χαιρετισμός: "Ευγενικός χαιρετισμός προς τον παραλήπτη"

Παραλαβή προσφοράς: "Ενημέρωση για την παραλαβή της προσφοράς"

Εντυπώσεις σχετικά με το περιεχόμενο: "Εντυπώσεις ή απορίες σχετικά με το περιεχόμενο της προσφοράς"

Ερωτήσεις ή ανησυχίες: "Αναφορά τυχόν ερωτήσεων ή ανησυχιών σχετικά με την προσφορά"

Πρόταση συνάντησης: "Πρόταση για συνάντηση ή συντονισμός ημερομηνίας, εάν είναι απαραίτητο"

Προθεσμία απάντησης: "Εάν απαιτείται απάντηση, αναφέρετε σαφώς την προθεσμία"

Στοιχεία επικοινωνίας: "Στοιχεία επικοινωνίας για ερωτήσεις ή διευκρινίσεις"

Καταληκτικά λόγια: "Ευγενικά καταληκτικά λόγια"

Αυτό είναι ένα prompt για όταν θέλετε να προχωρήσετε τη συζήτηση μετά τη λήψη μιας προσφοράς. Χρησιμοποιήστε το προσαρμόζοντας τα απαραίτητα στοιχεία, όπως ημερομηνίες.

【Prompt για email συγγνώμης για λανθασμένη αποστολή email】

Θέμα: "Συγγνώμη για τη λανθασμένη αποστολή"

Κείμενο συγγνώμης: "Συγγνώμη για τη λανθασμένη αποστολή του email"

Επεξήγηση αιτίας: "Σύντομη επεξήγηση της αιτίας της λανθασμένης αποστολής"

Μελλοντικά μέτρα: "Επεξήγηση των μέτρων πρόληψης για το μέλλον"

Στοιχεία επικοινωνίας: "Στοιχεία επικοινωνίας για ερωτήσεις ή διευκρινίσεις"

Καταληκτικά λόγια: "Επανάληψη της συγγνώμης και παράκληση για κατανόηση"

Συμπληρώνοντας συγκεκριμένα τα μέτρα πρόληψης, θα δημιουργήσει ένα εξαιρετικό email συγγνώμης. Συνιστάται πραγματικά για όσους δυσκολεύονται με τις απολογίες!

Πραγματικό κείμενο email που παρήχθη από τα prompt του ChatGPT

Ακολουθεί το κείμενο που παρήγαγε το ChatGPT χρησιμοποιώντας τα παραπάνω prompt.

Το μοντέλο που χρησιμοποιήθηκε είναι το Chat-GPT4. Επί του παρόντος, είναι ένα μοντέλο διαθέσιμο επί πληρωμή.

Υπάρχουν διάφορες εκδόσεις του ChatGPT, αλλά προς το παρόν το ChatGPT4 είναι το κορυφαίο μοντέλο και δίνει τα καλύτερα αποτελέσματα.

Email αίτησης αποστολής τιμολογίου

Θέμα: Αίτημα αποστολής τιμολογίου

Αξιότιμε/η κ. 〇〇,

Ελπίζω να είστε καλά. Είμαι ο/η □□ από την εταιρεία △△. Σας ευχαριστούμε θερμά για τη χρήση των υπηρεσιών σας. Παρακαλούμε όπως μας αποστείλετε το τιμολόγιο για τα τέλη χρήσης της υπηρεσίας.

Τα στοιχεία αποστολής είναι τα εξής. Παρακαλούμε επιβεβαιώστε τα και αποστείλετε το τιμολόγιο.

• Τ.Κ. 123-4567
• Τόκιο, Minato-ku, 〇〇 1-2-3, Κτίριο 5F
• Εταιρεία △△
• Υπεύθυνος: □□

Επίσης, θα σας παρακαλούσαμε να μας αποστείλετε το τιμολόγιο έως τις [Ημερομηνία].

Εάν έχετε οποιαδήποτε απορία, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας.

Σας ευχαριστούμε πολύ.

 

Με εκτίμηση

Email ειδοποίησης αποστολής υλικού

Θέμα: Ειδοποίηση αποστολής υλικού

Αξιότιμε/η κ. 〇〇,

Ελπίζω να είστε καλά. Είμαι ο/η □□ από την εταιρεία △△. Επισυνάπτω σε αυτό το email το υλικό για το οποίο συζητήσαμε στην πρόσφατη συνάντησή μας.

Η σύνοψη του υλικού είναι η εξής:

• Χαρακτηριστικά και πλεονεκτήματα του προϊόντος
• Αποτελέσματα έρευνας αγοράς
• Παρουσίαση περιπτώσεων (case studies)

Το υλικό επισυνάπτεται σε μορφή αρχείου PDF. Επίσης, είναι διαθέσιμο για λήψη από τον παρακάτω σύνδεσμο.

[Σύνδεσμος λήψης υλικού]

Ελπίζουμε ότι το υλικό αυτό θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε καλύτερα το προϊόν και θα χρησιμεύσει ως αναφορά για μελλοντικά έργα ή πωλήσεις.

Για οποιαδήποτε διευκρίνιση ή ερώτηση, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας τηλεφωνικά (03-1234-5678) ή μέσω email (example@example.com).

Με εκτίμηση,

 

Με τιμή

Email απάντησης σε email αποστολής προσφοράς (Θετική ανταπόκριση)

Θέμα: Απάντηση σχετικά με την προσφορά

Αξιότιμε/η κ. 〇〇,

Ελπίζω να είστε καλά. Είμαι ο/η □□ από την εταιρεία △△. Θα ήθελα να σας ενημερώσω ότι λάβαμε την προσφορά που μας στείλατε τις προάλλες. Σας ευχαριστούμε.

Εξετάσαμε το περιεχόμενο της προσφοράς και θεωρούμε ότι είναι ικανοποιητικό και πολύ καλά δομημένο. Ωστόσο, έχουμε ορισμένες απορίες και ανησυχίες σχετικά με κάποια σημεία.

Συγκεκριμένα, όσον αφορά την προθεσμία παράδοσης του έργου, θα θέλαμε να επιβεβαιώσουμε εάν μπορεί να οριστεί σύμφωνα με την επιθυμία μας. Επίσης, επειδή δεν αναφέρεται η ανάλυση για το κόστος εξωτερικών συνεργατών, θα το εκτιμούσαμε αν μας στέλνατε τις λεπτομέρειες.

Εάν σας εξυπηρετεί, θα ήταν δυνατόν να κανονίσουμε μια συνάντηση για να συζητήσουμε αναλυτικά αυτές τις απορίες; Είμαστε διαθέσιμοι αυτό το απόγευμα Πέμπτης ή Παρασκευής, οπότε παρακαλούμε ενημερώστε μας για μια ημερομηνία που σας βολεύει.

Θα το εκτιμούσαμε αν μπορούσατε να μας απαντήσετε εντός αυτής της εβδομάδας. Για οποιαδήποτε απορία, μη διστάσετε να μας καλέσετε στο 03-1234-5678 ή να μας στείλετε email στο example@example.com.

Σας ευχαριστούμε πολύ.

 

Με εκτίμηση

Email επαναποστολής όταν δεν υπάρχει απάντηση

Θέμα: Σχετικά με το προηγούμενο email (Επαναποστολή)

Αξιότιμε/η κ. 〇〇,

Ελπίζω να είστε καλά. Είμαι ο/η □□ από την εταιρεία △△. Σας στείλαμε ένα email στις 13 Απριλίου 2023, αλλά επειδή δεν λάβαμε απάντηση, αποφασίσαμε να το ξαναστείλουμε.

Στο προηγούμενο email, ρωτήσαμε για τα εξής σημεία:

• Εύρος ρύθμισης πίεσης της υδραυλικής συσκευής
• Σημεία προσοχής κατά τη συντήρηση

Ανησυχούμε για την έλλειψη απάντησης. Εάν το email δεν έφτασε σε εσάς ή εάν υπάρχει κάτι ασαφές, παρακαλούμε ενημερώστε μας.

Θα μας βοηθούσατε πολύ αν μπορούσατε να μας απαντήσετε μέχρι την ερχόμενη Τρίτη (18 Απριλίου). Για οποιαδήποτε απορία, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε στο 03-1234-5678 ή στο example@example.com.

Σας παρακαλούμε για την επιβεβαίωσή σας.

 

Με εκτίμηση

Email συγγνώμης για λανθασμένη αποστολή

Θέμα: Συγγνώμη για τη λανθασμένη αποστολή

Αξιότιμε/η κ. 〇〇,

Ελπίζω να είστε καλά. Είμαι ο/η □□ από την εταιρεία △△. Διαπιστώσαμε ότι το email που σας στείλαμε πρόσφατα στάλθηκε κατά λάθος. Ζητούμε ειλικρινά συγγνώμη για την αναστάτωση.

Η αιτία ήταν η καταχώριση λανθασμένης διεύθυνσης κατά την πληκτρολόγηση του παραλήπτη. Το email που λάβατε προοριζόταν για άλλο άτομο, επομένως μπορείτε να αγνοήσετε το περιεχόμενό του.

Για να αποφύγουμε παρόμοια λάθη στο μέλλον, θα φροντίσουμε για τον ενδελεχή έλεγχο των παραληπτών και θα είμαστε πιο προσεκτικοί.

Για οποιαδήποτε ερώτηση, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας στο 03-1234-5678 ή μέσω email στο example@example.com.

Λυπούμαστε πολύ για την ταλαιπωρία. Σας ευχαριστούμε για την κατανόηση.

 

Με εκτίμηση

Αν δεν γνωρίζετε το prompt, απλώς ρωτήστε το ChatGPT

Αλλά δεν ξέρω πώς να γράψω το prompt για μια τέτοια ειδική περίπτωση...

Σε μια τέτοια περίπτωση, αν ρωτήσετε το ChatGPT, θα σας δώσει παραδείγματα για το πώς να γράψετε το prompt.

Πες μου ένα prompt για email προς τον κ. Yamada ρωτώντας τον για τις ρυθμίσεις της υδραυλικής συσκευής

Ακόμη και κάτι τέτοιο είναι αρκετό.

Όπως βλέπετε, όχι μόνο έδωσε το prompt, αλλά έγραψε και το ίδιο το email.

Αν δεν ξέρετε κάτι, ρωτήστε το ChatGPT για τα πάντα. Αν δεν είστε ικανοποιημένοι με το κείμενο που παρήχθη, δοκιμάστε να αλλάξετε τον τρόπο που δίνετε την εντολή.

Είναι κουραστικό να διαβάζω όλα αυτά...

Αν νιώθετε έτσι, χρησιμοποιώντας το Ondoku, μια φωνή AI, μπορείτε να ακούσετε την απάντηση μέσω φωνητικής ανάγνωσης.

Ondoku

Χρειάζεται χρόνος τόσο για την ανάγνωση όσο και για τη σύνταξη email

Σύμφωνα με την Έρευνα Κατάστασης Επαγγελματικών Email 2022:

• Μέσος όρος ανά ημέρα: Αποστολή "16.27 μηνύματα", Λήψη "66.87 μηνύματα"
• Μέσος χρόνος ανάγνωσης ανά μήνυμα: 1 λεπτό 24 δευτερόλεπτα
• Μέσος χρόνος σύνταξης ανά μήνυμα: 6 λεπτά 5 δευτερόλεπτα

Δηλαδή, κατά μέσο όρο:

Μόνο για την ανάγνωση email, δαπανάται 1 ώρα και 10 λεπτά την ημέρα.

Μόνο για τη σύνταξη email, δαπανάται 1 ώρα και 40 λεπτά την ημέρα.

Φαίνεται ότι ο χρόνος που αφιερώνεται στα email είναι περίπου 3 ώρες την ημέρα.

Αυτό σημαίνει ότι υπάρχουν άνθρωποι που χάνουν σχεδόν τη μισή μέρα τους μόνο με τα email.

Τι κρίμα! Ας χρησιμοποιήσουμε την AI για να κάνουμε τη ζωή μας πιο εύκολη!

Αποκτώντας την ικανότητα να γράφετε επαγγελματικά email αποτελεσματικά με το ChatGPT, μπορείτε να προχωρήσετε τις καθημερινές σας εργασίες πιο ομαλά.

Επίσης, ο χρόνος ανάγνωσης μειώνεται σημαντικά αν σας τα διαβάζει κάποιος.

Παρακαλούμε αξιοποιήστε το Ondoku για τη φωνητική ανάγνωση!

Γίνετε πιο αποδοτικοί ακούγοντας μέσω ήχου

Η ακρόαση των email μέσω ήχου είναι ένας από τους τρόπους για να κάνετε την ανάγνωση και τη γραφή των επαγγελματικών email πιο αποτελεσματική.

Εξοικονόμηση χρόνου

Ακούγοντας τα email, μπορεί να είναι πιο γρήγορο από το να τα διαβάζετε με τα μάτια ή το περιεχόμενο να γίνεται πιο εύκολα κατανοητό.

Δυνατότητα Multi-tasking

Ακούγοντας τα email, μπορείτε να κάνετε και άλλες εργασίες ταυτόχρονα, όπως να αρχίσετε να γράφετε μια απάντηση ενώ ακούτε το περιεχόμενο.

Μείωση της κούρασης των ματιών

Το να κοιτάτε μια οθόνη όλη μέρα μπορεί να κουράσει τα μάτια σας. Ωστόσο, ακούγοντας τα email μέσω ήχου, μπορείτε να μειώσετε αυτή την κούραση.

Πρόληψη λαθών στην ανάγνωση ή παραλείψεων

Ακούγοντας τα email, είναι λιγότερο πιθανό να γίνουν λάθη στην ανάγνωση ή να παραλειφθούν σημαντικές πληροφορίες. Μπορείτε να προλάβετε τα σφάλματα.

Για να ακούσετε τα email σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους φωνητικούς βοηθούς που είναι ενσωματωμένοι σε smartphone και υπολογιστές ή ειδικά εργαλεία όπως το Ondoku για να ακούτε τον ήχο εύκολα.

Θέλετε και εσείς να ελέγχετε τα επαγγελματικά σας email άνετα με το Ondoku;

Το Ondoku μπορεί να διαβάσει δωρεάν 5000 χαρακτήρες κάθε μήνα. Ο τρόπος ανάγνωσης είναι κοντά στον ανθρώπινο και ο ήχος είναι πολύ ευχάριστος. Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε γυναικείες, ανδρικές ή παιδικές φωνές, και αν σας διαβάζει μια φωνή της προτίμησής σας, το περιεχόμενο οποιουδήποτε email γίνεται πολύ πιο ήπιο.

Αξιοποιήστε το Ondoku για να κάνετε την ανάγνωση και τη γραφή των επαγγελματικών email πιο αποτελεσματική.

■ Λογισμικό σύνθεσης ομιλίας AI "Ondoku"

Το "Ondoku" είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο μετατροπής κειμένου σε ομιλία που μπορεί να χρησιμοποιηθεί χωρίς αρχικό κόστος.

• Υποστηρίζει περίπου 50 γλώσσες, συμπεριλαμβανομένων των Ιαπωνικών, Αγγλικών, Κινέζων, Κορεατικών, Ισπανικών, Γαλλικών και Γερμανικών.
• Διατίθεται τόσο από υπολογιστή όσο και από smartphone
• Κατάλληλο για επιχειρήσεις, εκπαίδευση, διασκέδαση κ.λπ.
• Δεν απαιτείται εγκατάσταση, μπορεί να χρησιμοποιηθεί αμέσως από το πρόγραμμα περιήγησής σας
• Υποστηρίζει επίσης ανάγνωση από εικόνες

Για να το χρησιμοποιήσετε, απλώς εισαγάγετε κείμενο ή ανεβάστε ένα αρχείο από τον ιστότοπο. Δημιουργήστε φυσικά αρχεία ήχου σε δευτερόλεπτα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη σύνθεση ομιλίας για έως και 5.000 χαρακτήρες δωρεάν, επομένως δοκιμάστε τη πρώτα.

Το λογισμικό μετατροπής κειμένου σε ομιλία "Ondoku" μπορεί να διαβάσει 5000 χαρακτήρες κάθε μήνα με φωνή AI δωρεάν. Μπορείτε να κατεβάσετε εύκολα MP3 και είναι επίσης δυνατή η εμπορική χρήση. Εάν εγγραφείτε δωρεάν, μπορείτε να μετατρέψετε έως και 5.000 χαρακτήρες το μήνα δωρεάν από κείμενο σε ομιλία. Δοκιμάστε το Ondoku τώρα.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com