Μια συλλογή προτροπών για αποτελεσματική σύνταξη επαγγελματικών email με το ChatGPT

Η τεχνολογία AI έχει αναπτυχθεί και έχει γίνει μια εποχή όπου μπορούν να γίνουν διάφορες εργασίες!

Τα επαγγελματικά email μπορούν επίσης να δημιουργηθούν εύκολα και αποτελεσματικά χρησιμοποιώντας AI . Μάλλον, είναι χαμός να μην το κάνεις.

Θα εξηγήσω πώς να γράψετε ένα επαγγελματικό email χρησιμοποιώντας το ChatGPT.

Πώς να γράψετε επαγγελματικά email με το ChatGPT

1. Συνδεθείτε στο ChatGPT
2. Εισαγάγετε ένα μήνυμα επαγγελματικού email στο πεδίο εισαγωγής μηνύματος και στείλτε
3. Το ChatGPT δημιουργεί αυτόματα επαγγελματικά email

Τι είναι μια προτροπή

Τα μηνύματα προτροπής είναι σημαντικά για τη σύνταξη επαγγελματικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο ChatGPT.

Τα μηνύματα προτροπής είναι λέξεις-κλειδιά ή φράσεις που λένε στο ChatGPT να δημιουργήσει προτάσεις.

Χρησιμοποιώντας μηνύματα προτροπής (λέξεις-κλειδιά ή φράσεις) και παρέχοντας λεπτομέρειες σχετικά με το τι θέλετε να γράφουν οι άνθρωποι, το ChatGPT μπορεί να δημιουργήσει πιο ακριβείς προτάσεις.

Να είστε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι στην προτροπή σας σχετικά με το ποιος, τι, τι και πώς θέλετε να το πείτε .

Παράδειγμα προτροπής επαγγελματικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ChatGPT

[Προτροπή για email που ζητά αποστολή τιμολογίου]

Θέμα: "Αίτηση χρέωσης"

Αιτία αιτήματος τιμολογίου: "Αίτημα τιμολογίου για το τέλος χρήσης υπηρεσίας"

Επιβεβαίωση πληροφοριών αποστολής: "Επιβεβαίωση διεύθυνσης χρέωσης"

Καθορισμός προθεσμίας: "Ορισμός προθεσμίας για αποστολή τιμολογίου"

Κλείνοντας: "Yoroshiku onegaishimasu"

Γράψτε τον λόγο του αιτήματος συγκεκριμένα και δώστε οδηγίες όσο το δυνατόν σαφέστερα, όπως "15 Σεπτεμβρίου 2023" για την προθεσμία.

[Προτροπή για e-mail που ειδοποιεί την παράδοση του υλικού]

Θέμα: "Ειδοποίηση αποστολής υλικού"

Περίληψη υλικών: "Περιγράψτε το περιεχόμενο των υλικών που θα σταλούν"

Μέθοδος επισύναψης: "Αρχείο συνημμένου ή καθοδήγηση συνδέσμου"

Σκοπός χρήσης υλικών: «Προτεινόμενοι τρόποι χρήσης υλικών»

Επικοινωνία: "Επικοινωνία για ερωτήσεις και ανησυχίες"

Λέγοντας συγκεκριμένα στο ChatGPT ποιο είναι το περιεχόμενο του εγγράφου, μπορείτε να κάνετε το εταιρικό email πιο κατανοητό.

[Προτροπή για εκ νέου αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται όταν δεν υπάρχει απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου]

Θέμα: "Σχετικά με το προηγούμενο email (εκ νέου αποστολή)"

Η ημερομηνία αποστολής του τελευταίου e-mail "Έτος/Μήνας/Ημέρα"

Σύνοψη του τελευταίου email: "Επανάληψη βασικών σημείων από το τελευταίο email"

Συμπόνια: «Ανησυχώ μήπως δεν απαντήσω»

Επαναφορά της προθεσμίας: "Ρύθμιση και εκ νέου επιβεβαίωση της προθεσμίας απάντησης"

Κλείνοντας: «Σας ευχαριστώ για την επιβεβαίωσή σας».

[Προτροπή για απάντηση email στο αίτημα προσφοράς]

Θέμα: "Απάντηση στο αίτημα προσφοράς"

Ευχετήρια πρόταση: "Λόγια ευγνωμοσύνης προς τους πελάτες"

Λεπτομέρειες εκτίμησης: "Παρούσα στοιχεία εκτίμησης και ποσό"

Ημερομηνία λήξης της προσφοράς: "Προσδιορίστε την ημερομηνία λήξης της προσφοράς"

Επικοινωνία: "Επικοινωνία για ερωτήσεις και ανησυχίες"

Τελικές παρατηρήσεις: "Σας ευχαριστώ για την προσοχή σας."

[Προτροπή για απάντηση email σε προσφορά αποστολής email]

Θέμα: "Απάντηση σχετικά με την προσφορά"

Χαιρετισμοί: "Ένας ευγενικός χαιρετισμός στον άλλον"

Παραλαβή προσφοράς: "Επικοινωνήστε την παραλαβή προσφοράς"

Εμφανίσεις στο περιεχόμενο εκτίμησης: "Εμφανίσεις και ερωτήσεις σχετικά με το περιεχόμενο εκτίμησης"

Ερωτήσεις ή ανησυχίες: 'Περιγράψτε τυχόν ερωτήσεις ή ανησυχίες σχετικά με το απόσπασμα'

Πρόταση συνάντησης: "Προτείνετε και προγραμματίστε συναντήσεις όπως απαιτείται"

Προθεσμία απάντησης: "Εάν απαιτείται απάντηση, προσδιορίστε την προθεσμία."

Επικοινωνία: "Επικοινωνία για ερωτήσεις και ανησυχίες"

Κλείνοντας Λέξεις: "Ευγενικά Κλείσιμο Λόγια"

Αυτή είναι μια προτροπή όταν θέλετε να συνεχίσετε με την ιστορία αφού λάβετε μια εκτίμηση. Ας τακτοποιήσουμε τα απαραίτητα στοιχεία όπως την ημερομηνία και ας το χρησιμοποιήσουμε.

[Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για συγγνώμη για εσφαλμένη παράδοση]

Θέμα: "Συγγνώμη για λάθος μετάδοση"

Κείμενο συγγνώμης: "Συγγνώμη για αποστολή κατά λάθος"

Εξήγηση αιτίας: "Εξηγήστε συνοπτικά την αιτία της λανθασμένης μετάδοσης"

Μελλοντικά μέτρα: "Εξηγήστε τα μελλοντικά μέτρα για την πρόληψη εσφαλμένης μετάδοσης"

Επικοινωνία: "Επικοινωνία για ερωτήσεις και ανησυχίες"

Καταληκτική φράση: «Για άλλη μια φορά ζητώ συγγνώμη και ζητώ την κατανόησή σας».

Αποτελεί ένα υπέροχο email συγγνώμης, καθώς είστε συγκεκριμένοι με τα προληπτικά μέτρα σας. Συνιστάται πραγματικά για όσους δεν είναι καλοί στη συγγνώμη!

Πραγματικό κείμενο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξόδου της προτροπής ChatGPT

Αυτό είναι το κείμενο που δημιουργείται από το ChatGPT όταν χρησιμοποιείται η παραπάνω προτροπή.

Το μοντέλο χρησιμοποιεί Chat-GPT4 . Αυτό το μοντέλο είναι προς το παρόν διαθέσιμο με χρέωση.

Το ChatGPT έχει διάφορες εκδόσεις, αλλά αυτή τη στιγμή το ChatGPT4 είναι το κορυφαίο μοντέλο και δίνει τα καλύτερα αποτελέσματα.

Email με αίτημα τιμολογίου

Θέμα: Αίτημα χρέωσης

Αγαπητέ 〇〇,

Γινόμαστε υπόχρεοι. Είμαι □□ από την △△ Co., Ltd. Σας ευχαριστούμε πολύ που με επιτρέψατε να χρησιμοποιήσω την υπηρεσία σας αυτή τη φορά. Θα ήθελα ένα τιμολόγιο για το τέλος εξυπηρέτησης.

Η διεύθυνση αποστολής είναι η εξής. Συγγνώμη που σας ενοχλώ, αλλά θα μπορούσατε να μου στείλετε το τιμολόγιο αφού το επιβεβαιώσετε;

• 〒123-4567
• 〇〇 1-2-3 Building 5F, Minato-ku, Tokyo
• △△ Co., Ltd.
• Υπεύθυνος: □□

Επίσης, συγγνώμη που σας προβληματίζω, αλλά στείλτε το τιμολόγιο έως ΜΜ/ΗΗ/ΕΕΕΕ.

Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας.

Ευχαριστώ πολύ.

Αληθινά δικός σου

Ηλεκτρονική ειδοποίηση παράδοσης υλικών

Θέμα: Ανακοίνωση αποστολής υλικού

Αγαπητέ 〇〇,

Γινόμαστε υπόχρεοι. Είμαι □□ από την △△ Co., Ltd. Έχω επισυνάψει σε αυτό το e-mail το υλικό που συζητήσαμε στη συνάντηση τις προάλλες.

Μια περίληψη του υλικού έχει ως εξής:

• Χαρακτηριστικά Προϊόντος και Οφέλη
• Αποτελέσματα έρευνας αγοράς
• μελέτη περίπτωσης

Τα έγγραφα επισυνάπτονται ως αρχεία PDF. Μπορείτε επίσης να το κατεβάσετε από τον παρακάτω σύνδεσμο.

[Σύνδεσμος λήψης εγγράφου]

Ελπίζουμε ότι θα χρησιμοποιήσετε αυτά τα υλικά για να εμβαθύνετε την κατανόησή σας για τα προϊόντα μας και να τα χρησιμοποιήσετε ως αναφορά για μελλοντικά έργα και δραστηριότητες πωλήσεων.

Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή απορίες, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας μέσω τηλεφώνου (03-1234-5678) ή μέσω email (example@example.com).

Ευχαριστώ.

Αληθινά δικός σου

Απάντηση email σε email αποστολής προσφοράς (θετική απάντηση)

Θέμα: Απάντηση σχετικά με την προσφορά

Αγαπητέ 〇〇,

Γινόμαστε υπόχρεοι. Είμαι □□ από την △△ Co., Ltd. Θα ήθελα να σας ενημερώσω ότι έλαβα την προσφορά που μου στείλατε τις προάλλες. ευχαριστώ.

Έχω δει τα περιεχόμενα της εκτίμησης, αλλά ένιωσα ότι τα περιεχόμενα ήταν συνολικά ικανοποιητικά και συνοψίστηκαν με πολύ εύκολο στην κατανόηση τρόπο. Ωστόσο, έχω κάποιες απορίες και προβληματισμούς σχετικά με ορισμένα στοιχεία.

Συγκεκριμένα, θα ήθελα να επιβεβαιώσω εάν η ημερομηνία παράδοσης του έργου ορίζεται σύμφωνα με τις επιθυμίες μας. Επίσης, δεδομένου ότι δεν υπάρχει ανάλυση των δαπανών εξωτερικής ανάθεσης, θα το εκτιμούσα αν μου παρείχατε τις λεπτομέρειες.

Εάν σας βολεύει, θα ήταν δυνατό να οργανώσετε μια συνάντηση για να συζητήσετε λεπτομερώς τις παραπάνω ερωτήσεις και ανησυχίες; Έχουμε εγκαίνια την Πέμπτη και την Παρασκευή το απόγευμα αυτήν την εβδομάδα, οπότε ενημερώστε μας ποιες ημερομηνίες είναι κατάλληλες για εσάς.

Συγγνώμη που σας ενοχλώ, αλλά θα ήταν χρήσιμο αν μπορούσατε να απαντήσετε εντός αυτής της εβδομάδας. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή απορίες, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας μέσω τηλεφώνου (03-1234-5678) ή μέσω email (example@example.com).

Ευχαριστώ πολύ.

Αληθινά δικός σου

Στείλτε ξανά email για αποστολή όταν δεν υπάρχει απάντηση στο email

Θέμα: Σχετικά με το προηγούμενο email (εκ νέου αποστολή)

Αγαπητέ 〇〇,

Γινόμαστε υπόχρεοι. Είμαι □□ από την △△ Co., Ltd. Τις προάλλες, έστειλα ένα email στις 13 Απριλίου 2023, αλλά επειδή δεν υπήρχε απάντηση, αποφάσισα να το στείλω ξανά.

Στο τελευταίο μας email, ρωτήσαμε για:

• Εύρος ρύθμισης υδραυλικής πίεσης
• Προφυλάξεις για συντήρηση

Φοβάμαι ότι δεν έχω λάβει απάντηση. Εάν δεν λάβατε το email ή έχετε ερωτήσεις, ενημερώστε μας.

Θα ήταν χρήσιμο αν μπορούσατε να απαντήσετε μέχρι την επόμενη Τρίτη (18 Απριλίου). Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή απορίες, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας μέσω τηλεφώνου (03-1234-5678) ή μέσω email (example@example.com).

Σας ευχαριστούμε για την επιβεβαίωσή σας.

Αληθινά δικός σου

Email συγγνώμης για λάθος παράδοση

Θέμα: Συγγνώμη για την αποστολή λάθος μηνύματος

Αγαπητέ 〇〇,

Γινόμαστε υπόχρεοι. Είμαι □□ από την △△ Co., Ltd. Σχετικά με το email που σας έστειλα τις προάλλες, αποδείχθηκε ότι το έστειλα κατά λάθος. Πρέπει να ζητήσω ειλικρινά συγγνώμη.

Η αιτία είναι ότι έχετε ορίσει λάθος διεύθυνση κατά την εισαγωγή του προορισμού. Το email που έστειλα απευθυνόταν σε κάποιον άλλο, επομένως μπορείτε να αγνοήσετε το περιεχόμενο.

Στο μέλλον, θα ελέγξουμε διεξοδικά τον προορισμό και θα ανταποκριθούμε προσεκτικά, ώστε να μην συμβεί τέτοια λανθασμένη μετάδοση.

Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή απορίες, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας μέσω τηλεφώνου (03-1234-5678) ή μέσω email (example@example.com).

Ζητούμε συγγνώμη για την όποια ταλαιπωρία μπορεί να έχει προκληθεί. Σας ευχαριστούμε για τη συνεχή υποστήριξή σας.

Αληθινά δικός σου

Εάν δεν καταλαβαίνετε την προτροπή, απλώς ρωτήστε το ChatGPT

Αλλά δεν ξέρω πώς να γράψω μια προτροπή σε μια τέτοια ειδική περίπτωση

Εκείνη τη στιγμή, αν ρωτήσετε το ChatGPT, θα σας πει ένα παράδειγμα για το πώς να γράψετε μια προτροπή.

Κύριε Yamada, πείτε μου την προτροπή του mail που ζητά τη ρύθμιση της υδραυλικής συσκευής.

Δεν πειράζει να νιώθεις έτσι.

Ναι, όχι μόνο μου έστειλε μια προτροπή όπως αυτή, αλλά στην πραγματικότητα μου έγραψε ένα email.

Αν δεν καταλαβαίνετε, ρωτήστε το ChatGPT οτιδήποτε. Εάν δεν σας αρέσουν οι προτάσεις που δημιουργούνται, δοκιμάστε να αλλάξετε τον τρόπο έκδοσης των εντολών.

Είναι δύσκολο να πληκτρολογείς...

Εάν πιστεύετε ότι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Ondoku-ChatGPT για να κάνετε ερωτήσεις και να δώσετε εντολές στο ChatGPT μέσω φωνητικής εισαγωγής.

Σχετικό άρθρο >> [Δωρεάν και εύκολο] Πώς να κάνετε μια φωνητική συνομιλία με το ChatGPT! Ρυθμίσεις και χρήση για υπολογιστές και smartphone

Χρειάζεται χρόνος για να διαβάσετε και να γράψετε email.

Σύμφωνα με την Έρευνα Business Email 2022 ,

• Ημερήσιος μέσος όρος αποστολής "16,27" έλαβε "66,87"
• Μέσος χρόνος ανάγνωσης 1 λεπτό 24 δευτερόλεπτα
• Μέσος χρόνος για τη σύνταξη ενός γράμματος: 6 λεπτά και 5 δευτερόλεπτα

δηλαδή μέσος όρος

Ξοδεύω 1 ώρα και 10 λεπτά την ημέρα διαβάζοντας μόνο email.

Ξοδεύω 1 ώρα και 40 λεπτά την ημέρα γράφοντας μόνο email

Μπορείτε να δείτε ότι ο χρόνος που σχετίζεται με την αλληλογραφία είναι περίπου 3 ώρες την ημέρα .

Σημαίνει ότι μερικοί άνθρωποι περνούν σχεδόν μισή μέρα απλώς στέλνοντας email.

πολύ καλό για σπατάλες! Κάντε τον εαυτό σας άνετο με το AI!

Μαθαίνοντας πώς να γράφετε επαγγελματικά email αποτελεσματικά με το ChatGPT, μπορείτε να κάνετε την καθημερινή σας εργασία να πηγαίνει ομαλά.

Επίσης, ο χρόνος ανάγνωσης θα επιβαρύνει πολύ λιγότερο εάν τους ζητήσετε να διαβάσουν δυνατά.

Χρησιμοποιήστε το Ondoku για να διαβάζετε δυνατά!

Σχετικό άρθρο >> Διαβάστε δυνατά τις απαντήσεις ChatGPT [Ondoku3-ChatGPT]

Μπορείτε να είστε πιο αποτελεσματικοί ακούγοντας τη φωνή σας

Η φωνητική ακρόαση email είναι ένας τρόπος για να κάνετε την ανάγνωση και τη σύνταξη επαγγελματικών email πιο αποτελεσματική.

εξοικονόμηση χρόνου

Η ακρόαση email είναι πιο γρήγορη και πιο κατανοητή από την ανάγνωση με τα μάτια σας.

Δυνατότητα multitasking

Ακούγοντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φωνητικά, μπορείτε να αρχίσετε να γράφετε μια απάντηση ενώ ακούτε τα περιεχόμενα του email ενώ εκτελείτε άλλες εργασίες.

μειώσει την κόπωση των ματιών

Το να κοιτάτε τις οθόνες όλη μέρα μπορεί να καταπονήσει τα μάτια σας. Ωστόσο, η φωνητική ακρόαση email μπορεί να μειώσει την καταπόνηση των ματιών.

Πρόληψη παρανόησης και επίβλεψης

Με την φωνητική ακρόαση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι λιγότερο πιθανό να προκύψουν εσφαλμένη ανάγνωση και παράβλεψη. Τα λάθη μπορούν να προληφθούν.

Για να ακούτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φωνητικά, μπορείτε εύκολα να ακούσετε τη φωνή χρησιμοποιώντας τον φωνητικό βοηθό που είναι εγκατεστημένος στο smartphone ή τον υπολογιστή σας ή χρησιμοποιώντας ένα ειδικό εργαλείο όπως το Ondoku.

Επίσημος ιστότοπος: Ondoku

Το Ondoku μπορεί να διαβάσει 5000 χαρακτήρες το μήνα δωρεάν. Η ανάγνωση είναι παρόμοια με αυτή ενός ανθρώπου και η φωνή ακούγεται πολύ εύκολα. Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε μια γυναικεία φωνή, μια ανδρική φωνή και μια φωνή ενός κοριτσιού.

Βελτιώστε την ανάγνωση και τη γραφή των email της επιχείρησής σας με το Ondoku.

Το λογισμικό μετατροπής κειμένου σε ομιλία "Ondoku" μπορεί να διαβάσει 5000 χαρακτήρες κάθε μήνα με φωνή AI δωρεάν. Μπορείτε να κατεβάσετε εύκολα MP3 και είναι επίσης δυνατή η εμπορική χρήση. Εάν εγγραφείτε δωρεάν, μπορείτε να μετατρέψετε έως και 5.000 χαρακτήρες το μήνα δωρεάν από κείμενο σε ομιλία. Δοκιμάστε το Ondoku τώρα.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com