Kokoelma ChatGPT-kehotteita liikesähköpostien tehokkaaseen kirjoittamiseen

AI-teknologia on kehittynyt, ja olemme siirtyneet aikakauteen, jolloin se pystyy suoriutumaan monenlaisista tehtävistä!

Myös bisnessähköpostien laatiminen onnistuu helposti ja tehokkaasti hyödyntämällä AI:ta. On suorastaan sääli, jos sitä ei vielä hyödynnä.

Seuraavaksi selitämme, miten voit kirjoittaa bisnessähköposteja ChatGPT:n avulla.

Kuinka kirjoittaa bisnessähköposteja ChatGPT:llä

1. Kirjaudu sisään ChatGPT:hen
2. Kirjoita bisnessähköpostin prompt viestikenttään ja lähetä se
3. ChatGPT luo bisnessähköpostin automaattisesti

Mikä on prompt

ChatGPT:llä bisnessähköposteja kirjoitettaessa prompt on erittäin tärkeä.

Prompt on avainsana tai lauseke, jolla ohjeistetaan ChatGPT:tä luomaan tekstiä.

Käyttämällä prompt-komentoja (avainsanoja tai lausekkeita) ja antamalla tarkat tiedot siitä, mitä haluat tekstin sisältävän, ChatGPT pystyy luomaan huomattavasti tarkempaa tekstiä.

Kirjoita prompt-osioon mahdollisimman yksityiskohtaisesti, kenelle, mitä ja millä tavalla haluat asian viestiä.

Esimerkkejä ChatGPT-prompteista bisnessähköposteihin

【Prompt laskun lähetyspyyntöä varten】

Aihe: "Laskun lähetyspyyntö"

Syy pyynnölle: "Pyydä laskua palvelumaksusta"

Toimitustietojen varmistus: "Vahvista laskun toimitusosoite"

Määräajan asettaminen: "Aseta laskun lähettämisen määräaika"

Lopputervehdys: "Ystävällisin terveisin"

Kirjoita pyynnön syy konkreettisesti ja anna mahdollisimman selkeät ohjeet määräajasta, esimerkiksi "15. syyskuuta 2023".

【Prompt materiaalien lähettämisestä ilmoittavaa sähköpostia varten】

Aihe: "Ilmoitus materiaalien lähettämisestä"

Materiaalien yhteenveto: "Selitä lähetettävien materiaalien sisältö"

Liittämistapa: "Liitetiedosto tai linkki"

Materiaalien käyttötarkoitus: "Ehdotus materiaalien hyödyntämistavasta"

Yhteystiedot: "Yhteystiedot kysymyksiä tai epäselvyyksiä varten"

Kertomalla ChatGPT:lle tarkasti, mitä materiaali sisältää, saat lopputuloksena selkeämmän bisnessähköpostin.

【Prompt muistutussähköpostia varten, kun vastausta ei kuulu】

Aihe: "Edelliseen sähköpostiin liittyen (uudelleenlähetys)"

Edellisen sähköpostin lähetyspäivä: "pp.kk.vvvv"

Edellisen sähköpostin tiivistelmä: "Vahvista edellisen viestin tärkeimmät kohdat"

Huomaavaisuus: "Ilmaise huoli vastauksen puuttumisesta"

Määräajan asettaminen: "Vastausajan asettaminen tai vahvistaminen"

Lopputervehdys: "Kiitos etukäteen vahvistuksestanne"

【Prompt vastaussähköpostia varten tarjouspyyntöön】

Aihe: "Vastaus tarjouspyyntöön"

Tervehdys: "Kiitokset asiakkaalle"

Tarjouksen tiedot: "Tarjouksen sisältö ja hinnan esittäminen"

Tarjouksen voimassaoloaika: "Määritä tarjouksen voimassaoloaika"

Yhteystiedot: "Yhteystiedot kysymyksiä tai epäselvyyksiä varten"

Lopputervehdys: "Toivomme teidän harkitsevan tarjoustamme"

【Prompt vastaussähköpostia varten tarjouksen vastaanottamisen jälkeen】

Aihe: "Vastaus tarjoukseen liittyen"

Tervehdys: "Kohtelias tervehdys vastaanottajalle"

Tarjouksen vastaanottaminen: "Ilmoita tarjouksen vastaanottamisesta"

Mielipide tarjouksesta: "Kommentteja tai kysymyksiä tarjouksen sisällöstä"

Kysymykset tai huolenaiheet: "Mainitse mahdolliset kysymykset tai huolenaiheet"

Palaveriehdotus: "Tarvittaessa ehdotus tapaamisesta ja aikataulun sopiminen"

Vastausaika: "Jos vastausta tarvitaan, ilmoita määräaika"

Yhteystiedot: "Yhteystiedot kysymyksiä tai epäselvyyksiä varten"

Lopputervehdys: "Kohtelias lopputervehdys"

Tämä prompt on tarkoitettu tilanteisiin, joissa haluat edetä tarjouksen vastaanottamisen jälkeen. Muokkaa tarvittavat tiedot, kuten päivämäärät, itsellesi sopiviksi.

【Prompt anteeksipyyntöä varten väärin lähetetystä sähköpostista】

Aihe: "Anteeksipyyntö virheellisestä lähetyksestä"

Anteeksipyyntö: "Pahoittelut sähköpostin virheellisestä lähetyksestä"

Syyn selitys: "Selitä lyhyesti virheen syy"

Jatkotoimenpiteet: "Selitä, miten vastaavat virheet estetään jatkossa"

Yhteystiedot: "Yhteystiedot kysymyksiä tai epäselvyyksiä varten"

Lopputervehdys: "Uudelleen pahoittelut ja pyyntö asian ymmärtämiseksi"

Kirjoittamalla estotoimenpiteet konkreettisesti, AI luo erinomaisen anteeksipyyntöviestin. Suosittelen tätä lämpimästi niille, jotka kokevat anteeksipyyntöjen kirjoittamisen vaikeaksi!

ChatGPT-promptilla luodun sähköpostiviestin todellinen lopputulos

Tässä on ChatGPT:n luoma teksti yllä olevaa promptia käytettäessä.

Mallina on käytetty Chat-GPT4-versiota. Tämä on tällä hetkellä maksullinen malli.

ChatGPT:stä on olemassa useita versioita, mutta tällä hetkellä ChatGPT4 on edistynein malli ja tuottaa parhaat tulokset.

Laskun lähetyspyyntö -sähköposti

Aihe: Laskun lähetyspyyntö

Arvoisa [Nimi],

Tervehdys. Täällä [Oma Nimi] yrityksestä [Yritys]. Kiitos paljon palvelunne käytöstä. Pyytäisin teitä ystävällisesti lähettämään laskun palvelun käyttömaksuista.

Laskun toimitustiedot ovat seuraavat. Voisitteko ystävällisesti vahvistaa tiedot ja lähettää laskun?

• Postinumero 123-4567
• Osoite: Tokyo Minato-ku 1-2-3 Building 5F
• Yritys: [Yritys]
• Vastaanottaja: [Oma Nimi]

Lisäksi pyytäisin teitä ystävällisesti toimittamaan laskun [päivämäärä] mennessä.

Mikäli teillä on kysyttävää, ottakaa rohkeasti yhteyttä.

Ystävällisin terveisin,

 

[Oma Nimi]

Materiaalien lähettämisestä ilmoittava sähköposti

Aihe: Ilmoitus materiaalien lähettämisestä

Arvoisa [Nimi],

Tervehdys. Täällä [Oma Nimi] yrityksestä [Yritys]. Olen liittänyt tähän sähköpostiin materiaalit, joista keskustelimme edellisessä tapaamisessamme.

Materiaalien yhteenveto on seuraava:

• Tuotteen ominaisuudet ja edut
• Markkinatutkimuksen tulokset
• Case-esimerkit

Materiaali on liitetty PDF-tiedostona. Se on ladattavissa myös seuraavasta linkistä:

[Materiaalin latauslinkki]

Toivon, että nämä materiaalit auttavat teitä ymmärtämään tuotettamme paremmin ja ovat hyödyksi tulevissa projekteissa tai myyntityössä.

Jos teillä on kysyttävää, voitte ottaa yhteyttä puhelimitse (03-1234-5678) tai sähköpostitse (example@example.com).

Ystävällisin terveisin,

 

[Oma Nimi]

Vastaussähköposti tarjoukseen (positiivinen vastaus)

Aihe: Vastaus tarjoukseen liittyen

Arvoisa [Nimi],

Tervehdys. Täällä [Oma Nimi] yrityksestä [Yritys]. Vahvistan, että olemme vastaanottaneet lähettämänne tarjouksen. Kiitos siitä.

Olemme tutustuneet tarjoukseen, ja se vaikuttaa kokonaisuudessaan hyvältä ja selkeästi laaditulta. Meillä on kuitenkin muutama kysymys ja huolenaihe tietyistä kohdista.

Haluaisimme tarkentaa erityisesti projektin toimitusaikaa ja varmistaa, että se vastaa toiveitamme. Lisäksi ulkoistuskustannusten erittely puuttui, joten olisimme kiitollisia tarkemmista tiedoista sen osalta.

Voisimmeko sopia tapaamisen, jotta voisimme keskustella näistä kohdista tarkemmin? Sopisiko teille esimerkiksi tämän viikon torstai- tai perjantai-iltapäivä? Ilmoitattehan teille parhaiten sopivan ajan.

Olisimme kiitollisia vastauksestanne vielä tämän viikon aikana. Jos teillä on kysyttävää, voitte ottaa yhteyttä puhelimitse (03-1234-5678) tai sähköpostitse (example@example.com).

Ystävällisin terveisin,

 

[Oma Nimi]

Muistutussähköposti, kun vastausta ei kuulu

Aihe: Edelliseen sähköpostiin liittyen (uudelleenlähetys)

Arvoisa [Nimi],

Tervehdys. Täällä [Oma Nimi] yrityksestä [Yritys]. Lähetin teille sähköpostia 13. huhtikuuta 2023, mutta koska vastausta ei ole kuulunut, päätin lähettää viestin uudelleen.

Edellisessä viestissäni kysyin seuraavista asioista:

• Hydraulilaitteen paineasetusalue
• Huomioitavat asiat huollon yhteydessä

Olen hieman huolissani, kun vastausta ei ole kuulunut. Ilmoittaisitteko, mikäli viesti ei ole tullut perille tai jos jokin kohta on epäselvä.

Olisin kiitollinen, jos voisitte vastata ensi viikon tiistaihin (18. huhtikuuta) mennessä. Jos teillä on kysyttävää, voitte ottaa yhteyttä puhelimitse (03-1234-5678) tai sähköpostitse (example@example.com).

Kiitos vahvistuksestanne.

 

Ystävällisin terveisin,

Anteeksipyyntövirheellisestä lähetyksestä

Aihe: Anteeksipyyntö virheellisestä lähetyksestä

Arvoisa [Nimi],

Tervehdys. Täällä [Oma Nimi] yrityksestä [Yritys]. On käynyt ilmi, että olen lähettänyt teille edellisen sähköpostin vahingossa. Pahoittelen syvästi tätä erehdystä.

Syy virheeseen oli väärän osoitteen valitseminen vastaanottajakenttään. Lähettämäni viesti oli tarkoitettu toiselle henkilölle, joten voitte jättää sen huomioimatta.

Varmistan jatkossa tarkemmin sähköpostiosoitteet ja toimin huolellisemmin, jotta vastaavia virheitä ei enää tapahtuisi.

Jos teillä on kysyttävää, voitte ottaa yhteyttä puhelimitse (03-1234-5678) tai sähköpostitse (example@example.com).

Pahoitteluni tästä aiheutuneesta vaivasta. Toivon yhteistyömme jatkuvan sujuvasti tästä huolimatta.

 

Ystävällisin terveisin,

Jos et tiedä, miten kirjoittaa prompt, kysy sitä ChatGPT:ltä

Mutta en tiedä, miten kirjoittaa prompt tällaiseen erityistilanteeseen...

Tällaisessa tilanteessa voit pyytää ChatGPT:tä antamaan esimerkin siitä, miten prompt tulisi kirjoittaa.

Kerro minulle sähköpostin prompt, jolla kysyn herra Yamadalta hydraulilaitteen asetuksista.

Tällainenkin pyyntö käy.

Kuten näet, se ei antanut pelkkää promptia, vaan kirjoitti sähköpostin valmiiksi asti.

Jos et tiedä jotain, kysy ChatGPT:ltä mitä tahansa. Jos et ole tyytyväinen luotuun tekstiin, muuta ohjeistustasi.

Lukeminen on vaivalloista...

Jos tunnet näin, voit käyttää AI-ääntä Ondoku lukeaksesi vastaukset ääneen.

Ondoku

Sähköpostien lukemiseen ja kirjoittamiseen kuluu paljon aikaa

Bisnessähköpostien tilastot 2022 mukaan:

• Keskimäärin päivässä: lähetettyjä 16,27 kpl, vastaanotettuja 66,87 kpl
• Yhden viestin lukemiseen kuluva aika keskimäärin 1 min 24 s
• Yhden viestin kirjoittamiseen kuluva aika keskimäärin 6 min 5 s

Tämä tarkoittaa keskimäärin:

Sähköpostien lukemiseen kuluu päivässä 1 tunti 10 minuuttia.

Sähköpostien kirjoittamiseen kuluu päivässä 1 tunti 40 minuuttia.

Sähköposteihin käytetty aika on yhteensä noin 3 tuntia päivässä.

Tämä tarkoittaa, että joillakin lähes puolet työpäivästä kuluu pelkkiin sähköposteihin.

Se on sääli! Hyödynnä AI:ta helpottaaksesi omaa työtäsi!

Oppimalla kirjoittamaan bisnessähköposteja tehokkaasti ChatGPT:n avulla voit sujuvoittaa päivittäistä työtäsi.

Lisäksi lukutaakka kevenee merkittävästi, kun annat AI:n lukea viestit ääneen.

Hyödynnä tässä Ondoku-palvelua!

Äänellä kuuntelu tekee työstä entistä tehokkaampaa

Sähköpostien kuuntelu äänellä on yksi tapa tehostaa bisnessähköpostien lukemista ja kirjoittamista.

Ajan säästö

Sähköpostien kuuntelu voi olla nopeampaa kuin lukeminen, ja sisällön ymmärtäminen voi helpottua.

Mahdollisuus moniajoon

Kuuntelemalla sähköposteja voit esimerkiksi alkaa luonnostella vastausta samalla kun kuuntelet viestin sisältöä tai tehdä muita tehtäviä samanaikaisesti.

Silmien rasituksen vähentäminen

Koko päivän näyttöön katsominen väsyttää silmiä. Sähköpostien kuuntelu auttaa keventämään tätä rasitusta.

Lukuvirheiden ja huolimattomuusvirheiden ehkäisy

Kuuntelemalla sähköpostit vähennät lukuvirheiden ja huolimattomuusvirheiden riskiä. Tämä auttaa välttämään mokia.

Sähköpostien kuuntelemiseksi voit käyttää älypuhelimen tai tietokoneen sisäänrakennettuja puheavustajia tai erikoistyökaluja, kuten Ondoku, jolla kuuntelu onnistuu helposti.

Haluaisitko sinäkin tarkistaa bisnessähköpostisi vaivattomasti Ondoku-palvelun avulla?

Ondoku-palvelulla voit lukea ilmaiseksi 5000 merkkiä kuukaudessa. Puheääni on lähellä ihmistä ja erittäin miellyttävä kuunnella. Voit valita naisen, miehen tai jopa tytön äänen, ja kun viestit luetaan itsellesi mieluisalla äänellä, vaikeampikin viestintä tuntuu huomattavasti pehmeämmältä.

Tehosta bisnessähköpostien käsittelyä hyödyntämällä Ondoku-palvelua.

■ AI puhesynteesiohjelmisto "Ondoku"

"Ondoku" on verkossa toimiva tekstistä puheeksi -työkalu, jota voidaan käyttää ilman alkukustannuksia.

• Tukee noin 50 kieltä, mukaan lukien japani, englanti, kiina, korea, espanja, ranska ja saksa.
• Saatavilla sekä tietokoneelta että älypuhelimelta
• Sopii liike-, koulutus-, viihde- jne.
• Ei vaadi asennusta, voidaan käyttää heti selaimesta
• Tukee myös kuvista lukemista

Voit käyttää sitä kirjoittamalla tekstiä tai lataamalla tiedoston sivustolta. Luo luonnollisia äänitiedostoja sekunneissa. Voit käyttää puhesynteesiä jopa 5 000 merkkiä ilmaiseksi, joten kokeile sitä ensin.

Tekstistä puheeksi -ohjelmisto "Ondoku" voi lukea 5000 merkkiä kuukaudessa AI-äänellä ilmaiseksi. Voit ladata MP3-tiedostoja helposti ja myös kaupallinen käyttö on mahdollista. Jos rekisteröidyt ilmaiseksi, voit muuntaa jopa 5 000 merkkiä kuukaudessa ilmaiseksi tekstistä puheeksi. Kokeile Ondokua nyt.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com