Ondoku zwiększa satysfakcję klientów i personelu! Case study kancelarii Adire

• Adire Law Office
• Skala: Ponad 1100 osób, ponad 220 adwokatów (stan na 31 października 2023 r.)
• Branża: Kancelaria prawna
• Wywiad: Adwokat Kazumasa Hata (członek Tokyo Bar Association)
  : Dział HR, Pan Yasuda

Cel i wyzwania

Wykorzystanie w filmach objaśniających podczas zawierania umów oraz w narracji materiałów szkoleniowych dla pracowników. Przygotowania do stworzenia wysokiej jakości materiałów oraz proces nagrywania ludzkiego głosu pochłaniały ogromną ilość czasu i wysiłku.

Rozwiązanie

Rezygnacja z nagrywania głosu wewnątrz kancelarii i tworzenie narracji za pomocą Ondoku.

Efekty

Wyeliminowanie konieczności przygotowywania szczegółowych scenariuszy i ponownego nagrywania głosu, co przełożyło się na znaczną oszczędność czasu.
Wykorzystanie stworzonych filmów w różnych miejscach, co przyczyniło się do poprawy efektywności operacyjnej.

Prezentacja firmy i działu wdrażającego

Adwokat Hata (dalej: Hata): Jesteśmy kompleksową kancelarią prawną, która zajmuje się głównie problemami osób prywatnych, takimi jak kwestie zadłużenia, spory rodzinne czy roszczenia wobec państwa o odszkodowania z tytułu wirusowego zapalenia wątroby typu B.

Tradycyjne kancelarie prawne często wydają się być niedostępne, a skontaktowanie się z nimi wymaga sporej odwagi. My działamy z myślą o zmianie tej sytuacji, dążąc do bycia „bliską kancelarią prawną”.

Przykładowo, naszą silną stroną jest publikowanie przystępnych reklam oraz przygotowanie systemu umożliwiającego łatwe konsultacje telefoniczne. Ponadto staramy się wyjaśniać kwestie prawne bez nadmiernego używania specjalistycznej terminologii, aby adwokat był postrzegany jako osoba bardziej przystępna.

WWW: Adire Law Office

Proszę opowiedzieć o kulisach wdrożenia narzędzia do syntezy mowy.

Hata: Obecnie udostępniamy naszym klientom wyjaśnienia nie tylko w formie ustnej czy pisemnej, ale także w formie wideo. Wcześniej opieraliśmy się głównie na słowie mówionym lub dokumentach, ale w pogoni za przejrzystością uznaliśmy, że kluczowe jest dostarczanie filmów z ilustracjami i animacjami.

Tworzenie wysokiej jakości wideo wymaga również skupienia się na narracji. Jednak nagrywanie głosów przez pracowników wiązało się z licznymi poprawkami i pochłaniało ogromną ilość czasu.

Ponadto, z punktu widzenia środowiska nagraniowego, problemem niemożliwym do całkowitego uniknięcia – niezależnie od starań – były odgłosy z zewnątrz, takie jak dzwonki telefonów czy kroki.

W rezultacie proces powstawania filmu był bardzo pracochłonny i czasochłonny.

Pan Yasuda z działu HR (dalej: Yasuda): W dziale HR za każdym razem, gdy przeprowadzaliśmy orientację dla nowych pracowników, poświęcaliśmy pół dnia na powtarzanie tych samych wyjaśnień. Stąd zrodził się pomysł, że jeśli przygotujemy filmy, które będą zrozumiałe bez konieczności osobistego tłumaczenia, przełoży się to na poprawę efektywności pracy.

Uznaliśmy, że narzędzie do syntezy mowy, które pozwala na łatwe generowanie narracji, umożliwi nam podjęcie wyzwania tworzenia filmów, co doprowadziło do wdrożenia systemu.

Czy możemy zapytać o powody, dla których zdecydowali się Państwo na Ondoku?

Hata: Decydującym czynnikiem była niska cena oraz łatwość obsługi.

Szczególnie w kwestii łatwości obsługi doceniliśmy interfejs, który można obsługiwać intuicyjnie. Pole tekstowe i opcja pobierania są jasno oznaczone, więc korzystanie z narzędzia nie budzi wątpliwości.

Ponadto, ze względu na tworzenie materiałów dla naszych klientów, niezbędnym punktem była możliwość wykorzystania komercyjnego. Uznaliśmy, że Ondoku, które działa płynnie, rozwiąże problem ogromnego nakładu czasu na nagrywanie głosu, i zdecydowaliśmy się na jego wdrożenie.

Czy w porównaniu do stanu sprzed wdrożenia Ondoku, problemy zostały rozwiązane (poprawione)?

Hata: Wcześniej nagranie głosu do 10-minutowego materiału wideo potrafiło zająć nawet około 6 godzin.

Samo napisanie scenariusza w taki sposób, aby pracownik nagrywający mógł go przeczytać bez pomyłek, zajmowało około 3 godzin. Musieliśmy mieć idealny scenariusz, ponieważ nagranie musiało udać się za jednym razem. Aby zachować jakość na poziomie każdego słowa, wielokrotnie sprawdzaliśmy tekst, czytając go na głos.

Ponadto, ponieważ podchodziliśmy do tego bardzo rygorystycznie – np. powtarzając nagranie, gdy tylko pojawił się najmniejszy dźwięk z zewnątrz – czas uciekał błyskawicznie.

Obecnie jednak prace nad narracją zamykają się w około półtorej godziny. Duże znaczenie ma fakt, że dzięki wyeliminowaniu ludzkiego głosu szczegółowy scenariusz nie jest już potrzebny, a liczba poprawek drastycznie spadła.

Yasuda: Rozpoczęcie tworzenia filmów w dziale HR było możliwe właśnie dzięki wdrożeniu Ondoku. Wcześniej bariera stworzenia wideo była tak wysoka, że trudno było nam się za to zabrać.

Orientacje dla nowych pracowników, zarówno absolwentów, jak i osób z doświadczeniem, odbywają się nierzadko około 10 razy w miesiącu. Do tej pory pracownicy działu HR musieli poświęcać cały swój czas na te wyjaśnienia.

W ramach poprawy efektywności włączyliśmy do szkoleń filmy z narracją stworzoną w Ondoku. Okazało się, że poziom zrozumienia jest taki sam jak przy wyjaśnieniach ustnych, co pozwoliło pracownikom HR poświęcić czas na inne zadania.

Czy otrzymali Państwo jakieś opinie na temat Ondoku wewnątrz kancelarii?

Yasuda: Pojawiły się głosy, że dzięki materiałom wideo treść orientacji można powtórzyć w dowolnym momencie.

Filmy instruktażowe dla nowych pracowników wykorzystujące Ondoku udostępniamy w formie danych, do których można zawsze wrócić. Dzięki temu udało się stworzyć system, w którym fragmenty trudne do odtworzenia na podstawie samego tekstu można łatwo przypomnieć sobie z wideo.

Również pracownicy oddelegowani do oddziałów w całym kraju mogą uczyć się efektywnie dzięki filmom udostępnianym przez centralę.

Czy mają Państwo jakieś sugestie dotyczące dalszej poprawy Ondoku?

Yasuda: Byłoby jeszcze lepiej, gdyby udało się poprawić szczegółową intonację. Szczególnie przy tworzeniu dłuższych zdań musimy kombinować, np. dzieląc tekst na krótsze fragmenty, aby uzyskać pożądane brzmienie.

Hata: Pomyślałem, że pomocna byłaby jakaś przejrzysta specyfikacja lub instrukcja. Obecnie metodą prób i błędów staramy się tworzyć dźwięk brzmiący naturalnie.

Gdyby Ondoku udostępniło wskazówki dotyczące użytkowania, moglibyśmy poświęcić zaoszczędzony czas na dopracowanie intonacji specjalistycznych terminów.

Jak planują Państwo korzystać z Ondoku w przyszłości?

Hata: Chciałbym wykorzystać Ondoku do wzmocnienia naszych programów edukacyjnych.

Na przykład szkolenia, w których wybiera się poprawne odpowiedzi i przechodzi dalej niczym w grze RPG. Gdyby istniały szkolenia praktyczne z elementami gry, nauka byłaby przyjemniejsza.

Wierzę, że narracja będzie w nich kluczowym elementem, więc wtedy z pewnością liczę na wsparcie Ondoku.

Yasuda: W dziale HR planujemy publikować w mediach społecznościowych filmy, które w przystępny sposób przybliżą naszą firmę osobom szukającym pracy, w tym absolwentom. Chciałbym, aby Ondoku rozwiązało wszystkie kwestie związane z narracją, które będą się tam pojawiać.

Dzięki wykorzystaniu Ondoku udało się sprawnie tworzyć narrację o wysokiej jakości dla klientów oraz znacznie ograniczyć czas i wysiłek w szkoleniach wewnętrznych! Bardzo dziękujemy za podzielenie się tym wspaniałym przykładem.

Ondoku to usługa czytania tekstu, z której można korzystać bezpłatnie do celów komercyjnych. Obsługuje 81 języków i regionów, a łącznie dostępnych jest ponad 692 lektorów. Rodzaje głosów i przykładowe nagrania dla poszczególnych języków można sprawdzić tutaj.