ChatGPT高效撰写商务邮件的提示词集

AI技术不断发展，已经进入了可以处理各种业务的时代！

本文将讲解如何利用ChatGPT撰写商务邮件。

使用ChatGPT撰写商务邮件的方法

1. 登录ChatGPT
2. 在消息输入栏中，输入商务邮件的Prompt并发送
3. ChatGPT将自动生成商务邮件

什么是Prompt

要用ChatGPT写好商务邮件，Prompt非常重要。

Prompt是指为了指示ChatGPT生成文章而使用的关键词或短语。

通过使用Prompt（关键词或短语），并详细提供希望编写的内容，ChatGPT可以生成更准确的文章。

想要传达给谁、传达什么、内容是什么、以什么样的方式传达，请尽可能详细地写在Prompt中。

ChatGPT商务邮件Prompt示例

【请求发送发票的邮件Prompt】

件名：“请求发送发票”

请求发票的理由：“请求服务使用费的发票”

确认寄送地址信息：“确认发票的寄送地址”

指定期限：“设置发票的发送期限”

结束语：“麻烦了”

【资料发送通知邮件的Prompt】

件名：“资料发送通知”

资料概要：“说明发送的资料内容”

附件方式：“附件文件或链接的说明”

资料的使用目的：“建议资料的使用方法”

联系方式：“针对疑问或不明点的联系方式”

【在没有收到邮件回复时发送的催促邮件Prompt】

件名：“关于上次的邮件（再次发送）”

上次发送邮件的日期：“○年○月○日”

上次邮件的摘要：“再次确认上次邮件的主要内容”

关心体贴：“表示担心未收到回复”

重新设定日期：“回复期限的设定或再次确认”

结束语：“麻烦请确认”

【对报价请求的回复邮件Prompt】

件名：“针对报价请求的回复”

问候语：“对客户的感谢之辞”

报价详情：“报价内容及金额的提示”

报价有效期：“指定报价的期限”

联系方式：“针对疑问或不明点的联系方式”

结束语：“请予以考虑”

【对收到报价单邮件的回复邮件Prompt】

件名：“关于报价单的回复”

问候：“对对方的礼貌问候”

收到报价单：“告知已收到报价单”

对报价内容的感想：“关于报价内容的感想或疑问”

疑问或担心事项：“如有关于报价的疑问或担心事项请注明”

面谈提议：“根据需要，提议面谈或调整日程”

回复期限：“如需回复，明确期限”

联系方式：“针对疑问或不明点的联系方式”

结束语：“礼貌的结束语”

【邮件误发的致歉邮件Prompt】

件名：“误发送的致歉”

致歉信：“针对误发送的道歉”

原因说明：“简要说明误发送的原因”

今后的对策：“说明今后防止误发送的措施”

联系方式：“针对疑问或不明点的联系方式”

结束语：“再次致歉并恳请谅解”

ChatGPT Prompt的实际输出邮件正文

以下是使用上述Prompt时，ChatGPT生成的文章。

使用的模型是Chat-GPT4。这是目前付费使用的模型。

ChatGPT有多种版本，但目前ChatGPT4是最高级模型，能返回最好的结果。

请求发送发票的邮件

件名：请求发送发票

〇〇 先生/女士，

您好。我是△△株式会社的□□。非常感谢贵司提供的服务。关于服务使用费，请开具发票。

寄送地址如下。百忙之中给您添麻烦了，请核实后将发票寄送至该地址。

• 邮编：123-4567
• 东京都港区〇〇 1-2-3 某某大厦 5F
• △△株式会社
• 负责人：□□

另外，烦请在○年○月○日之前完成发票的寄送。

如有任何不明之处，请随时联系。

非常感谢。

 

此致

资料发送通知邮件

件名：资料发送通知

〇〇 先生/女士，

您好。我是△△株式会社的□□。上次会议中提到的资料，已随此邮件发送。

资料概要如下：

• 产品特点与优势
• 市场调查结果
• 案例介绍

资料以PDF文件附件形式发送。此外，也可以通过以下链接下载。

[资料下载链接]

希望能通过这些资料加深您对产品的理解，并为今后的项目或营销活动提供参考。

如有任何疑问或不明之处，请随时拨打电话（03-1234-5678）或发送邮件（example@example.com）咨询。

请查收。

 

此致

对收到报价单邮件的回复邮件（积极回复）

件名：关于报价单的回复

〇〇 先生/女士，

您好。我是△△株式会社的□□。告知您我们已顺利收到前几天发送的报价单。非常感谢。

我们已经查看了报价内容，整体内容令人满意，总结得也非常清晰易懂。不过，关于其中几个项目，我们有一些疑问和担忧。

具体来说，关于项目的交付期，我们想要确认是否已按我们的要求进行设定。此外，由于没有注明外包费的明细，如能告知详情，将不胜感激。

如果您方便的话，是否可以安排一次面谈，就上述疑问和担忧进行详细沟通？本周四或周五下午我们有空，如果您方便，请告知合适的时间。

百忙之中，如能在本周内给予回复将帮了大忙。如有任何不明之处或疑问，请随时拨打电话（03-1234-5678）或发送邮件（example@example.com）咨询。

请多关照。

 

此致

在没有收到邮件回复时发送的催促邮件

件名：关于上次的邮件（再次发送）

〇〇 先生/女士，

您好。我是△△株式会社的□□。虽然我们在2023年4月13日给您发送了邮件，但由于一直未收到回复，所以决定再次发送。

在上次的邮件中，我们询问了以下几点：

• 液压器的压力设定范围
• 维护时的注意事项

我们很担心是否未收到回复。如果邮件未送达，或者有任何不明之处，请告知我们。

百忙之中，如能在下周二（4月18日）前给予回复将帮了大忙。如有任何不明之处或疑问，请随时拨打电话（03-1234-5678）或发送邮件（example@example.com）咨询。

麻烦请确认。

 

此致

邮件误发的致歉邮件

件名：误发送的致歉

〇〇 先生/女士，

您好。我是△△株式会社的□□。关于前几天发送的邮件，经核实属于误发送。非常抱歉，给您添麻烦了。

原因在于输入收件人时指定了错误的地址。该邮件原是发给其他人的，您可以忽略该内容。

今后，为了防止此类误发送再次发生，我们将彻底核对收件人并谨慎处理。

如有任何不明之处或疑问，请随时拨打电话（03-1234-5678）或发送邮件（example@example.com）咨询。

此次给您带来的困扰，我们深表歉意。今后也请多多关照。

 

此致

如果不知道Prompt怎么写，直接问ChatGPT就好

这种时候，只要问ChatGPT，它就会告诉你Prompt的写法示例。

请告诉我要给山田先生发邮件询问液压器设置时的Prompt

像这样问也是可以的。

看，它不仅给出了Prompt，甚至连实际的邮件内容都写好了。

如果不明白，就尽管问ChatGPT吧。如果对生成的文章不满意，可以尝试改变命令的方式。

如果感到麻烦，可以使用AI语音工具Ondoku，将回复内容朗读出来。

Ondoku

阅读和编写邮件都非常耗时

根据2022年商务邮件现状调查：

• 平均每天 发送“16.27封” 接收“66.87封”
• 阅读1封的时间 平均1分24秒
• 编写1封的时间 平均6分5秒

也就是说，平均

光是阅读邮件，每天就花费了1小时10分钟

光是编写邮件，每天就花费了1小时40分钟

可以发现，与邮件相关的时间每天约有3小时之多。

通过掌握使用ChatGPT高效编写商务邮件的方法，可以让日常业务进行得更加顺畅。

此外，阅读时间可以通过让AI朗读来显著减轻负担。

朗读方面请务必利用Ondoku！

通过语音收听可以更加高效

通过语音收听邮件是提高商务邮件读写效率的方法之一。

节省时间

通过语音收听邮件，有时比用眼睛看更快，或者内容更容易理解。

多任务处理的可能性

通过语音收听邮件，可以实现边听邮件内容边开始写回复等，一边进行其他工作的“同步作业”。

减轻眼睛疲劳

整天盯着屏幕会导致眼睛疲劳。但是，通过语音收听邮件可以减轻眼睛疲劳。

防止读错或遗漏

通过语音收听邮件，不容易出现读错或遗漏。可以防止失误。

要通过语音收听邮件，可以使用智能手机或电脑中搭载的语音助手，或者使用Ondoku等专用工具，从而轻松收听语音。

您也不妨尝试使用Ondoku舒适地检查商务邮件吗？

Ondoku每月可以免费朗读5000字。朗读方式非常接近真人，语音非常悦耳。还可以选择女性、男性、女孩等声音，如果用喜欢的声音朗读，无论什么样的邮件内容都会变得温和许多。

请活用Ondoku，提高商务邮件的读写效率吧。

■ AI语音合成软件“Ondoku”

“Ondoku”是一种在线文本转语音工具，无需初始费用即可使用。

• 支持日语、英语、中文、韩语、西班牙语、法语、德语等约50种语言。
• PC 和智能手机均可使用
• 适用于商务、教育、娱乐等。
• 无需安装，可从浏览器立即使用
• 还支持从图像中读出

要使用它，只需输入文本或从网站上传文件即可。 在几秒钟内生成自然的声音文件。 您可以免费使用最多 5,000 个字符的语音合成，因此请先尝试一下。