Collection de prompts pour rédiger efficacement des e-mails professionnels avec ChatGPT

L'ère est venue où la technologie de l'IA s'est développée et peut accomplir diverses tâches !

Il est possible de créer des e-mails professionnels facilement et efficacement en utilisant l'IA. En fait, c'est un gaspillage de ne pas le faire.

Voici comment utiliser ChatGPT pour rédiger des e-mails professionnels.

Comment rédiger des e-mails professionnels avec ChatGPT

1. Connectez-vous à ChatGPT
2. Saisissez le prompt de l'e-mail professionnel dans le champ de message et envoyez-le
3. ChatGPT génère automatiquement l'e-mail professionnel

Qu'est-ce qu'un prompt ?

Pour rédiger des e-mails professionnels avec ChatGPT, le prompt est essentiel.

Un prompt est un mot-clé ou une phrase servant à donner des instructions de génération de texte à ChatGPT.

En utilisant des prompts (mots-clés ou phrases) et en fournissant des détails sur ce que vous souhaitez écrire, ChatGPT peut générer un texte plus précis.

Essayez d'écrire dans le prompt aussi précisément que possible à qui, quoi, quel sujet et de quelle manière vous souhaitez communiquer.

Exemples de prompts ChatGPT pour e-mails professionnels

【Prompt pour demander l'envoi d'une facture】

Objet : « Demande d'envoi de facture »

Raison de la demande de facture : « Demander la facture des frais d'utilisation du service »

Confirmation des informations du destinataire : « Confirmer l'adresse d'envoi de la facture »

Spécification de l'échéance : « Fixer une date limite pour l'envoi de la facture »

Mots de clôture : « Je vous remercie par avance »

Donnez des instructions aussi claires que possible, comme écrire spécifiquement la raison de la demande ou fixer la date limite au « 15 septembre 2023 ».

【Prompt pour annoncer l'envoi de documents】

Objet : « Annonce d'envoi de documents »

Aperçu des documents : « Expliquer le contenu des documents envoyés »

Méthode de transmission : « Informations sur le fichier joint ou le lien »

Objectif d'utilisation des documents : « Proposer comment utiliser les documents »

Contact : « Coordonnées pour toute question ou point incertain »

En indiquant spécifiquement à ChatGPT quel est le contenu des documents, vous obtiendrez un e-mail professionnel plus clair.

【Prompt pour un e-mail de relance en l'absence de réponse】

Objet : « Concernant mon précédent e-mail (Renvoi) »

Date d'envoi du précédent e-mail : « [Jour] [Mois] [Année] »

Résumé du précédent e-mail : « Reconfirmer les points principaux de l'e-mail précédent »

Considération : « S'inquiéter de l'absence de réponse »

Nouvelle échéance : « Fixation ou reconfirmation d'une date limite de réponse »

Mots de clôture : « Merci de bien vouloir vérifier »

【Prompt pour répondre à une demande de devis】

Objet : « Réponse à votre demande de devis »

Salutations : « Mots de remerciement au client »

Détails du devis : « Présentation du contenu du devis et du montant »

Date de validité du devis : « Spécifier la date limite du devis »

Contact : « Coordonnées pour toute question ou point incertain »

Mots de clôture : « Nous vous remercions pour votre considération »

【Prompt pour répondre à un e-mail d'envoi de devis】

Objet : « Réponse concernant le devis »

Salutations : « Salutations polies envers l'interlocuteur »

Réception du devis : « Informer de la réception du devis »

Impressions sur le contenu du devis : « Impressions ou questions concernant le contenu du devis »

Questions ou préoccupations : « Indiquer toute question ou préoccupation concernant le devis »

Proposition de réunion : « Proposer une réunion ou ajuster le calendrier si nécessaire »

Échéance de réponse : « Si une réponse est nécessaire, indiquer clairement la date limite »

Contact : « Coordonnées pour toute question ou point incertain »

Mots de clôture : « Formule de politesse finale »

C'est un prompt à utiliser lorsque vous souhaitez faire avancer les discussions après avoir reçu un devis. Adaptez les informations nécessaires comme les dates.

【Prompt pour un e-mail d'excuses suite à une erreur d'envoi】

Objet : « Excuses pour un envoi erroné »

Texte d'excuses : « Excuses pour avoir envoyé un e-mail par erreur »

Explication de la cause : « Expliquer brièvement la cause de l'envoi erroné »

Mesures futures : « Expliquer les mesures pour prévenir tout futur envoi erroné »

Contact : « Coordonnées pour toute question ou point incertain »

Mots de clôture : « Réitérer les excuses et demander la compréhension »

En remplissant spécifiquement les mesures de prévention, l'IA créera un excellent e-mail d'excuses. C'est vraiment recommandé pour ceux qui ont du mal avec les excuses !

Texte d'e-mail réellement généré par un prompt ChatGPT

Voici le texte généré par ChatGPT en utilisant les prompts ci-dessus.

Le modèle utilisé est ChatGPT-4. C'est le modèle actuellement disponible via un abonnement payant.

Il existe plusieurs versions de ChatGPT, mais à l'heure actuelle, ChatGPT-4 est le modèle le plus performant et celui qui donne les meilleurs résultats.

E-mail pour demander l'envoi d'une facture

Objet : Demande d'envoi de facture

Cher/Chère M./Mme 〇〇,

J'espère que vous allez bien. Je suis □□ de la société △△. Nous vous remercions sincèrement d'avoir utilisé vos services. Je souhaiterais vous demander la facture concernant les frais d'utilisation du service.

L'adresse d'envoi est la suivante. Pourriez-vous avoir l'obligeance de vérifier et de nous envoyer la facture ?

• 〒123-4567
• Immeuble 1-2-3 〇〇, Minato-ku, Tokyo, 5F
• Société △△
• À l'attention de : □□

De plus, je vous prie de bien vouloir envoyer la facture d'ici le [Jour] [Mois] [Année].

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter.

Je vous remercie par avance.

 

Cordialement,

E-mail pour annoncer l'envoi de documents

Objet : Annonce d'envoi de documents

Cher/Chère M./Mme 〇〇,

J'espère que vous allez bien. Je suis □□ de la société △△. Veuillez trouver ci-joint les documents dont nous avons discuté lors de notre réunion l'autre jour.

Voici un aperçu des documents :

• Caractéristiques et avantages du produit
• Résultats de l'étude de marché
• Présentation d'études de cas

Les documents sont joints au format PDF. Ils sont également téléchargeables via le lien suivant.

[Lien de téléchargement des documents]

Nous espérons que ces documents vous aideront à approfondir votre compréhension du produit et serviront de référence pour vos futurs projets ou activités commerciales.

Pour toute question, n'hésitez pas à nous contacter par téléphone (03-1234-5678) ou par e-mail (example@example.com).

Cordialement,

 

Sincères salutations,

Réponse à un e-mail d'envoi de devis (réponse positive)

Objet : Réponse concernant le devis

Cher/Chère M./Mme 〇〇,

J'espère que vous allez bien. Je suis □□ de la société △△. Je vous informe que nous avons bien reçu le devis que vous nous avez envoyé l'autre jour. Merci beaucoup.

Après avoir pris connaissance du contenu du devis, nous le trouvons globalement satisfaisant et très clairement structuré. Cependant, nous avons quelques questions et préoccupations sur certains points.

Plus précisément, concernant les délais de livraison du projet, j'aimerais confirmer s'ils sont fixés conformément à nos souhaits. De plus, le détail des frais de sous-traitance n'étant pas mentionné, je vous serais reconnaissant de bien vouloir nous fournir plus de précisions.

Si cela vous convient, serait-il possible d'organiser une réunion pour discuter plus en détail de ces points ? Je suis disponible ce jeudi ou vendredi après-midi, n'hésitez pas à me proposer un créneau qui vous convient.

Je vous serais reconnaissant de bien vouloir me répondre d'ici la fin de la semaine. Pour toute question, n'hésitez pas à nous contacter par téléphone (03-1234-5678) ou par e-mail (example@example.com).

Dans l'attente de votre retour.

 

Cordialement,

E-mail de relance en l'absence de réponse

Objet : Concernant mon précédent e-mail (Renvoi)

Cher/Chère M./Mme 〇〇,

J'espère que vous allez bien. Je suis □□ de la société △△. Je vous ai envoyé un e-mail le 13 avril 2023, mais n'ayant pas reçu de réponse, je me permets de vous le renvoyer.

Dans mon précédent e-mail, je vous interrogeais sur les points suivants :

• Plage de réglage de la pression de l'appareil hydraulique
• Points de vigilance lors de la maintenance

Je m'inquiète de ne pas avoir reçu de réponse. Si l'e-mail ne vous est pas parvenu ou si un point n'est pas clair, n'hésitez pas à me le faire savoir.

Je vous serais reconnaissant de bien vouloir me répondre d'ici mardi prochain (18 avril). Pour toute question, n'hésitez pas à nous contacter par téléphone (03-1234-5678) ou par e-mail (example@example.com).

Merci de bien vouloir vérifier ces informations.

 

Cordialement,

E-mail d'excuses pour un envoi erroné

Objet : Excuses pour un envoi erroné

Cher/Chère M./Mme 〇〇,

J'espère que vous allez bien. Je suis □□ de la société △△. Il s'avère que l'e-mail que je vous ai envoyé l'autre jour a été expédié par erreur. Je vous prie de bien vouloir m'en excuser.

La cause est une erreur lors de la saisie de l'adresse du destinataire. L'e-mail envoyé était destiné à une autre personne, vous pouvez donc ignorer son contenu.

À l'avenir, je veillerai à vérifier systématiquement les adresses de destination et à agir avec plus de prudence pour éviter qu'une telle erreur ne se reproduise.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter par téléphone (03-1234-5678) ou par e-mail (example@example.com).

Je vous présente à nouveau mes excuses pour ce désagrément. Je vous remercie de votre compréhension.

 

Cordialement,

Si vous ne savez pas quel prompt utiliser, demandez à ChatGPT

Mais je ne sais pas comment écrire un prompt pour ce cas particulier...

Dans ce cas, demandez simplement à ChatGPT, il vous donnera des exemples de rédaction de prompts.

Donne-moi un exemple de prompt pour un e-mail à M. Yamada demandant les réglages de l'appareil hydraulique.

Cela suffit largement.

Et voilà, il n'a pas seulement donné le prompt, il a même rédigé l'e-mail réel.

Si vous ne savez pas, demandez n'importe quoi à ChatGPT. Si le texte généré ne vous convient pas, changez votre façon de donner les ordres.

C'est fatiguant de tout lire...

Si vous ressentez cela, vous pouvez utiliser l'IA vocale Ondoku pour lire les réponses à haute voix.

Ondoku

Lire et écrire des e-mails prend du temps

D'après l'enquête sur la réalité des e-mails professionnels 2022 (Business Mail Survey 2022) :

• Moyenne par jour : « 16,27 e-mails » envoyés et « 66,87 e-mails » reçus
• Temps moyen pour lire un e-mail : 1 minute 24 secondes
• Temps moyen pour écrire un e-mail : 6 minutes 5 secondes

En résumé, en moyenne :

Rien que pour lire les e-mails, on passe 1 heure 10 minutes par jour.

Rien que pour écrire les e-mails, on passe 1 heure 40 minutes par jour.

On constate que le temps consacré aux e-mails est d'environ 3 heures par jour.

Cela signifie que pour certaines personnes, presque la moitié de la journée est absorbée par les e-mails.

Quel gaspillage ! Utilisez l'IA pour vous simplifier la vie !

En maîtrisant la rédaction efficace d'e-mails professionnels avec ChatGPT, vous pouvez fluidifier vos tâches quotidiennes.

De plus, le temps de lecture peut être considérablement réduit en faisant lire les e-mails par une voix synthétique.

N'hésitez pas à utiliser Ondoku pour la lecture à voix haute !

Gagner en efficacité grâce à l'écoute audio

Écouter ses e-mails est l'une des méthodes pour rendre la lecture et l'écriture d'e-mails professionnels plus efficaces.

Gain de temps

Écouter un e-mail peut être plus rapide que de le lire des yeux, et le contenu est parfois plus facile à comprendre.

Possibilité de multitâche

En écoutant les e-mails, vous pouvez commencer à préparer une réponse ou effectuer d'autres tâches tout en écoutant le contenu.

Réduction de la fatigue oculaire

Regarder un écran toute la journée peut fatiguer les yeux. Écouter vos e-mails permet de soulager cette fatigue.

Prévention des erreurs de lecture et des oublis

L'écoute audio réduit les risques de mauvaise lecture ou d'omission d'informations importantes. Cela permet d'éviter les erreurs.

Pour écouter vos e-mails, vous pouvez utiliser les assistants vocaux intégrés à votre smartphone ou ordinateur, ou des outils dédiés comme Ondoku pour écouter facilement les textes.

Et si vous aussi, vous passiez au contrôle confortable de vos e-mails avec Ondoku ?

Ondoku permet de lire gratuitement jusqu'à 5000 caractères par mois. La diction est proche de celle d'un humain et très agréable à écouter. Vous pouvez choisir entre des voix de femmes, d'hommes ou de petites filles. Écouter un e-mail avec votre voix préférée rend n'importe quel contenu beaucoup plus doux.

Utilisez Ondoku pour optimiser la lecture et l'écriture de vos e-mails professionnels.

■ Logiciel de synthèse vocale IA « Ondoku »

"Ondoku" est un outil de synthèse vocale en ligne qui peut être utilisé sans frais initiaux.

• Prend en charge environ 50 langues, dont le japonais, l'anglais, le chinois, le coréen, l'espagnol, le français et l'allemand.
• Disponible sur PC et smartphone
• Convient pour les affaires, l'éducation, le divertissement, etc.
• Aucune installation requise, peut être utilisé immédiatement depuis votre navigateur
• Prend également en charge la lecture d'images

Pour l'utiliser, saisissez simplement du texte ou téléchargez un fichier depuis le site. Générez des fichiers sonores naturels en quelques secondes. Vous pouvez utiliser gratuitement la synthèse vocale jusqu’à 5 000 caractères, alors essayez-la d’abord.

Le logiciel de synthèse vocale "Ondoku" peut lire gratuitement 5000 caractères chaque mois avec la voix AI. Vous pouvez facilement télécharger des MP3 et une utilisation commerciale est également possible. Si vous vous inscrivez gratuitement, vous pouvez convertir gratuitement jusqu'à 5 000 caractères par mois du texte en parole. Essayez Ondoku maintenant.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com