Raccolta di prompt per scrivere email di lavoro in modo efficiente con ChatGPT

L'era in cui la tecnologia AI si è evoluta e può svolgere vari compiti è arrivata!

Anche le e-mail aziendali possono essere create in modo semplice ed efficiente utilizzando l'AI. Anzi, è un peccato non farlo.

Spiegheremo come scrivere e-mail aziendali utilizzando ChatGPT.

Come scrivere e-mail aziendali con ChatGPT

1. Accedi a ChatGPT
2. Inserisci il prompt per l'e-mail aziendale nel campo di inserimento del messaggio e invia
3. ChatGPT genererà automaticamente l'e-mail aziendale

Cosa sono i prompt

Per scrivere e-mail aziendali con ChatGPT, i prompt sono fondamentali.

Un prompt è una parola chiave o una frase utilizzata per istruire ChatGPT a generare un testo.

Utilizzando i prompt (parole chiave o frasi) e fornendo dettagli su ciò che si desidera scrivere, ChatGPT può generare testi più accurati.

Cerca di scrivere nel prompt, nel modo più dettagliato possibile, a chi, cosa, quali contenuti e in che modo vuoi comunicare.

Esempi di prompt di ChatGPT per e-mail aziendali

【Prompt per un'e-mail di richiesta invio fattura】

Oggetto: "Richiesta di invio fattura"

Motivo della richiesta: "Richiedere la fattura per il costo di utilizzo del servizio"

Conferma delle informazioni di invio: "Confermare l'indirizzo di invio della fattura"

Specifica della scadenza: "Impostare una scadenza per l'invio della fattura"

Chiusura: "Cordiali saluti"

Scrivi il motivo della richiesta in modo specifico e fornisci istruzioni il più chiare possibile, come ad esempio impostare la data di scadenza al "15 settembre 2023".

【Prompt per un'e-mail di avviso invio materiale】

Oggetto: "Avviso di invio materiale"

Riepilogo del materiale: "Spiegare il contenuto del materiale inviato"

Metodo di allegato: "Indicazioni sul file allegato o sul link"

Scopo dell'utilizzo del materiale: "Suggerire come utilizzare il materiale"

Contatti: "Contatti per domande o chiarimenti"

Comunicando specificamente a ChatGPT di che tipo di materiale si tratta, otterrai un'e-mail aziendale più facile da capire.

【Prompt per un'e-mail di rinvio, da inviare se non si riceve risposta】

Oggetto: "In merito alla precedente e-mail (rinvio)"

Data di invio della precedente e-mail: "giorno/mese/anno"

Riepilogo della precedente e-mail: "Riconfermare i punti principali della precedente e-mail"

Cortesia: "Esprimere preoccupazione per la mancata risposta"

Reimpostazione della scadenza: "Impostazione o riconferma della scadenza per la risposta"

Chiusura: "Resto in attesa di un vostro riscontro"

【Prompt per un'e-mail di risposta a una richiesta di preventivo】

Oggetto: "Risposta alla richiesta di preventivo"

Saluti: "Ringraziamenti per il cliente"

Dettagli del preventivo: "Presentazione del contenuto e dell'importo del preventivo"

Scadenza del preventivo: "Specificare la scadenza del preventivo"

Contatti: "Contatti per domande o chiarimenti"

Chiusura: "Resto in attesa di una vostra valutazione"

【Prompt per un'e-mail di risposta all'invio di un preventivo】

Oggetto: "Risposta relativa al preventivo"

Saluti: "Saluti cortesi verso l'interlocutore"

Ricezione del preventivo: "Comunicare la ricezione del preventivo"

Commenti sul contenuto del preventivo: "Impressioni o dubbi relativi al contenuto del preventivo"

Domande o dubbi: "Indicare eventuali domande o preoccupazioni relative al preventivo"

Proposta di incontro: "Se necessario, proposta di un incontro o coordinamento della data"

Scadenza risposta: "Se è necessaria una risposta, indicare chiaramente la scadenza"

Contatti: "Contatti per domande o chiarimenti"

Chiusura: "Chiusura formale e cortese"

Questo è un prompt da utilizzare quando si desidera procedere con la trattativa dopo aver ricevuto un preventivo. Personalizzalo con le informazioni necessarie come le date.

【Prompt per un'e-mail di scuse per l'invio errato】

Oggetto: "Scuse per invio errato"

Scuse: "Scuse per aver inviato l'e-mail per errore"

Spiegazione della causa: "Spiegare brevemente la causa dell'invio errato"

Misure future: "Spiegare le misure per prevenire futuri invii errati"

Contatti: "Contatti per domande o chiarimenti"

Chiusura: "Rinnovo delle scuse e richiesta di comprensione"

Inserendo misure di prevenzione specifiche, creerà un'e-mail di scuse eccellente. È davvero consigliato per chi non è bravo a scusarsi!

Esempi di testo e-mail generati dai prompt di ChatGPT

Ecco i testi generati da ChatGPT utilizzando i prompt sopra indicati.

Il modello utilizzato è Chat-GPT4. Attualmente è un modello disponibile a pagamento.

Esistono varie versioni di ChatGPT, ma al momento ChatGPT4 è il modello di punta e fornisce i risultati migliori.

E-mail di richiesta invio fattura

Oggetto: Richiesta di invio fattura

Gentile Sig./Sig.ra 〇〇,

Un cordiale saluto. Sono □□ della società △△. Vi ringraziamo molto per aver usufruito dei nostri servizi. Con la presente, vorrei richiedere la fattura relativa ai costi di utilizzo del servizio.

L'indirizzo di invio è il seguente. Vi pregherei gentilmente di verificare e inviare la fattura.

• CAP 123-4567
• Tokyo, Minato-ku 〇〇 1-2-3 Building 5F
• Società △△
• All'attenzione di: □□

Inoltre, vi chiedo gentilmente di inviare la fattura entro il giorno/mese/anno.

Per qualsiasi chiarimento, non esitate a contattarmi.

Cordiali saluti.

 

Distinti saluti

E-mail di avviso invio materiale

Oggetto: Avviso di invio materiale

Gentile Sig./Sig.ra 〇〇,

Un cordiale saluto. Sono □□ della società △△. In allegato alla presente e-mail troverete il materiale di cui abbiamo discusso durante l'incontro dell'altro giorno.

Il riepilogo del materiale è il seguente:

• Caratteristiche e vantaggi del prodotto
• Risultati della ricerca di mercato
• Presentazione di casi studio

Il materiale è allegato in formato PDF. È inoltre possibile scaricarlo dal seguente link.

[Link per il download del materiale]

Spero che questo materiale possa esservi utile per approfondire la conoscenza del prodotto e come riferimento per futuri progetti o attività commerciali.

Per dubbi o domande, non esitate a contattarmi telefonicamente (03-1234-5678) o via e-mail (example@example.com).

Cordiali saluti.

 

Distinti saluti

Risposta a un'e-mail di invio preventivo (risposta positiva)

Oggetto: Risposta relativa al preventivo

Gentile Sig./Sig.ra 〇〇,

Un cordiale saluto. Sono □□ della società △△. Vi comunico di aver ricevuto correttamente il preventivo inviatoci l'altro giorno. Vi ringrazio.

Dopo aver esaminato il contenuto, lo trovo complessivamente soddisfacente e molto ben strutturato. Tuttavia, avrei alcuni dubbi e punti da chiarire su alcune voci.

Nello specifico, vorrei confermare se i tempi di consegna del progetto sono stati impostati secondo le nostre preferenze. Inoltre, poiché non è indicato il dettaglio dei costi esterni, vi sarei grato se poteste fornirmi maggiori informazioni.

Se possibile, potremmo fissare un incontro per discutere in dettaglio di questi dubbi? Sarei disponibile questo giovedì o venerdì pomeriggio; vi prego di comunicarmi una data a voi congeniale.

Vi sarei grato se poteste rispondermi entro questa settimana. Per dubbi o domande, non esitate a contattarmi telefonicamente (03-1234-5678) o via e-mail (example@example.com).

In attesa di un vostro riscontro, porgo i miei più cordiali saluti.

 

Distinti saluti

E-mail di rinvio da inviare se non si riceve risposta

Oggetto: In merito alla precedente e-mail (rinvio)

Gentile Sig./Sig.ra 〇〇,

Un cordiale saluto. Sono □□ della società △△. Vi ho inviato un'e-mail il 13 aprile 2023, ma non avendo ricevuto risposta, ho deciso di rinviarla.

Nella precedente e-mail, avevo chiesto informazioni sui seguenti punti:

• Intervallo di impostazione della pressione della pressa idraulica
• Precauzioni durante la manutenzione

Sono preoccupato per la mancata risposta. Se l'e-mail non fosse arrivata o se ci fossero dei dubbi, vi prego di farmelo sapere.

Vi sarei grato se poteste fornirmi una risposta entro martedì prossimo (18 aprile). Per dubbi o domande, non esitate a contattarmi telefonicamente (03-1234-5678) o via e-mail (example@example.com).

Resto in attesa di un vostro gentile riscontro.

 

Distinti saluti

E-mail di scuse per invio errato

Oggetto: Scuse per invio errato

Gentile Sig./Sig.ra 〇〇,

Un cordiale saluto. Sono □□ della società △△. Mi sono reso conto di avervi inviato per errore l'e-mail precedente. Vi porgo le mie più sincere scuse.

La causa è stata l'inserimento di un indirizzo errato durante la digitazione del destinatario. Poiché l'e-mail era destinata a un'altra persona, vi prego di ignorarne il contenuto.

Per evitare che tali errori si ripetano in futuro, mi assicurerò di controllare attentamente i destinatari e di agire con la massima cautela.

Per dubbi o domande, non esitate a contattarmi telefonicamente (03-1234-5678) o via e-mail (example@example.com).

Ci scusiamo per il disagio arrecato. Confidando nella vostra comprensione, vi porgiamo i nostri più cordiali saluti.

 

Distinti saluti

Se non sai come scrivere il prompt, chiedilo a ChatGPT

Ma non so come scrivere il prompt per questi casi particolari...

In questi casi, chiedendo a ChatGPT, ti suggerirà esempi di come scrivere i prompt.

Suggeriscimi un prompt per un'e-mail da inviare al Sig. Yamada per chiedere le impostazioni della pressa idraulica

Può andare bene anche un approccio del genere.

Ecco, in questo modo non solo ha fornito il prompt, ma ha anche scritto l'e-mail vera e propria.

Se non sai qualcosa, chiedi pure tutto a ChatGPT. Se il testo generato non ti convince, prova a cambiare il modo in cui dai i comandi.

Leggere tutto è faticoso...

Se ti senti così, usando l'AI vocale Ondoku, puoi farti leggere le risposte a voce.

Ondoku

Leggere e scrivere e-mail richiede tempo

Secondo l'Indagine sullo stato delle e-mail aziendali 2022,

• Media giornaliera: inviate "16,27 e-mail", ricevute "66,87 e-mail"
• Tempo medio per leggere un'e-mail: 1 minuto e 24 secondi
• Tempo medio per scrivere un'e-mail: 6 minuti e 5 secondi

In sintesi, in media:

Solo per leggere le e-mail, si spendono 1 ora e 10 minuti al giorno.

Solo per scrivere le e-mail, si spendono 1 ora e 40 minuti al giorno.

Si scopre che il tempo dedicato alle e-mail è di circa 3 ore al giorno.

Ciò significa che ci sono persone che perdono quasi mezza giornata solo con le e-mail.

Che spreco! Sfrutta l'AI per semplificarti la vita!

Imparando a scrivere e-mail aziendali in modo efficiente con ChatGPT, puoi rendere il tuo lavoro quotidiano più fluido.

Inoltre, farsi leggere le e-mail riduce notevolmente il carico di lavoro.

Per la lettura, utilizza assolutamente Ondoku!

Maggiore efficienza grazie all'ascolto

Ascoltare le e-mail è uno dei modi per rendere più efficiente la lettura e la scrittura delle e-mail aziendali.

Risparmio di tempo

Ascoltando le e-mail, può essere più veloce o più facile comprenderne il contenuto rispetto alla lettura visiva.

Possibilità di multitasking

Ascoltando le e-mail, puoi iniziare a scrivere una risposta o svolgere altri compiti contemporaneamente, permettendoti di fare più cose insieme.

Riduzione dell'affaticamento degli occhi

Fissare lo schermo tutto il giorno può affaticare gli occhi. Tuttavia, ascoltare le e-mail può alleviare questo stress visivo.

Prevenzione di errori di lettura o sviste

Ascoltando le e-mail, è meno probabile che si verifichino errori di lettura o che sfuggano dettagli importanti. Questo aiuta a prevenire gli sbagli.

Per ascoltare le e-mail, puoi utilizzare gli assistenti vocali integrati in smartphone e computer, oppure strumenti dedicati come Ondoku per un ascolto facilitato.

Perché non provi anche tu a controllare le tue e-mail aziendali in modo confortevole con Ondoku?

Ondoku permette di leggere gratuitamente fino a 5000 caratteri al mese. La lettura è simile a quella umana e molto facile da ascoltare. Puoi scegliere tra voci femminili, maschili, di bambina e altro; farsi leggere un'e-mail da una voce di proprio gradimento rende qualsiasi contenuto molto più gradevole.

Sfrutta Ondoku per rendere più efficiente la gestione delle tue e-mail aziendali.

■ Software di sintesi vocale AI “Ondoku”

"Ondoku" è uno strumento di sintesi vocale online che può essere utilizzato senza alcun costo iniziale.

• Supporta circa 50 lingue tra cui giapponese, inglese, cinese, coreano, spagnolo, francese e tedesco.
• Disponibile sia da PC che da smartphone
• Adatto per affari, istruzione, intrattenimento, ecc.
• Nessuna installazione richiesta, utilizzabile immediatamente dal tuo browser
• Supporta anche la lettura dalle immagini

Per usarlo è sufficiente inserire del testo o caricare un file dal sito. Genera file audio naturali in pochi secondi. Puoi utilizzare la sintesi vocale per un massimo di 5.000 caratteri gratuitamente, quindi provala prima.

Il software di sintesi vocale "Ondoku" può leggere gratuitamente 5000 caratteri al mese con la voce AI. Puoi facilmente scaricare MP3 ed è anche possibile l'uso commerciale. Se ti iscrivi gratuitamente, puoi convertire gratuitamente fino a 5.000 caratteri al mese dalla sintesi vocale. Prova Ondoku adesso.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com