Zbiór wskazówek dotyczących efektywnego pisania biznesowych wiadomości e-mail za pomocą ChatGPT

Technologia AI rozwinęła się i stała się erą, w której można wykonywać różne zadania!

E-maile biznesowe można również łatwo i wydajnie tworzyć za pomocą sztucznej inteligencji . Raczej szkoda tego nie robić.

Wyjaśnię, jak napisać biznesowy e-mail za pomocą ChatGPT.

Jak pisać biznesowe e-maile za pomocą ChatGPT

1. Zaloguj się do ChatGPT
2. Wprowadź monit służbowego adresu e-mail w polu wprowadzania wiadomości i wyślij
3. ChatGPT automatycznie generuje e-maile biznesowe

Co to jest zachęta

Podpowiedzi są ważne przy pisaniu biznesowych wiadomości e-mail w ChatGPT.

Monity to słowa kluczowe lub frazy , które każą ChatGPT generować zdania.

Używając monitów (słów kluczowych lub fraz) i dostarczając szczegółowych informacji o tym, o czym chcesz, aby ludzie pisali, ChatGPT może generować dokładniejsze zdania.

Bądź tak dokładny, jak to możliwe, w swoim pytaniu o to, kto, co, co i jak chcesz to powiedzieć .

Przykład monitu o biznesowy e-mail w ChatGPT

[Prośba o e-mail z prośbą o przesłanie faktury]

Temat: „Prośba o rozliczenie”

Powód żądania faktury: „Poproś o fakturę za opłatę za korzystanie z usługi”

Potwierdzenie informacji o wysyłce: „Potwierdź adres rozliczeniowy”

Określ termin: „Ustaw termin wysłania faktury”

Końcowe słowa: „Yoroshiku onegaishimasu”

Napisz konkretny powód prośby i podaj instrukcje tak jasno, jak to możliwe, na przykład „15 września 2023 r.” dotyczące terminu.

[Zapytanie o e-mail z powiadomieniem o dostawie materiałów]

Temat: „Zawiadomienie o przesłaniu materiałów”

Zarys materiałów: „Opisz zawartość materiałów do przesłania”

Metoda załącznika: „Plik załącznika lub wskazówki dotyczące łącza”

Cel wykorzystania materiałów: „Proponowanie sposobów wykorzystania materiałów”

Kontakt: „Kontakt w przypadku pytań i wątpliwości”

Mówiąc konkretnie ChatGPT, jaka jest treść dokumentu, możesz ułatwić zrozumienie biznesowego e-maila.

[Prośba o ponowne wysłanie e-maili wysłanych, gdy nie ma odpowiedzi na e-maile]

Temat: „Odnośnie poprzedniego e-maila (wysłanego ponownie)”

Data wysłania ostatniego e-maila „Rok/Miesiąc/Dzień”

Podsumowanie ostatniego e-maila: „Przejrzyj ponownie najważniejsze punkty z ostatniego e-maila”

Współczucie: „Martwię się, że nie odpowiem”

Resetowanie terminu: „Ustawianie i ponowne potwierdzanie terminu odpowiedzi”

Końcowe słowa: „Dziękuję za potwierdzenie”.

[Prośba o odpowiedź na prośbę o wycenę]

Temat: "Odpowiedź na zapytanie ofertowe"

Zdanie powitalne: „Słowa wdzięczności dla klientów”

Szczegóły oszacowania: „Przedstaw szczegóły oszacowania i kwotę”

Data wygaśnięcia oferty: "Określ datę wygaśnięcia oferty"

Kontakt: „Kontakt w przypadku pytań i wątpliwości”

Uwagi końcowe: „Dziękuję za uwagę”.

[Prośba o e-mail z odpowiedzią na e-mail wysyłający wycenę]

Temat: ``Odpowiedź w sprawie wyceny''

Pozdrowienia: „Uprzejme powitanie drugiej osoby”

Otrzymanie oferty: „Przekaż otrzymanie oferty”

Wyświetlenia treści prognozy: „Wyświetlenia i pytania dotyczące treści prognozy”

Pytania lub wątpliwości: „Opisz wszelkie pytania lub wątpliwości dotyczące oferty”

Propozycja spotkania: „Zaproponuj i zaplanuj spotkania w razie potrzeby”

Termin odpowiedzi: „Jeśli wymagana jest odpowiedź, określ termin”.

Kontakt: „Kontakt w przypadku pytań i wątpliwości”

Końcowe słowa: „Uprzejme słowa końcowe”

Jest to monit, gdy chcesz kontynuować narrację po otrzymaniu oszacowania. Uporządkujmy niezbędne elementy, takie jak data i korzystajmy z tego.

[Prośba o e-mail z przeprosinami za błędne dostarczenie]

Temat: „Przeprosiny za błędną transmisję”

Tekst przeprosin: „Przepraszamy za wysłanie przez pomyłkę”

Wyjaśnienie przyczyny: „Zwięźle wyjaśnij przyczynę błędnej transmisji”

Przyszłe środki: „Wyjaśnij przyszłe środki zapobiegające błędnej transmisji”

Kontakt: „Kontakt w przypadku pytań i wątpliwości”

Uwagi końcowe: „Jeszcze raz przepraszam i proszę o wyrozumiałość”.

Stanowi świetny e-mail z przeprosinami, ponieważ jest konkretny w zakresie środków zapobiegawczych. Jest to naprawdę zalecane dla tych, którzy nie są dobrzy w przepraszaniu!

Rzeczywisty wyjściowy tekst wiadomości e-mail monitu ChatGPT

To jest tekst wygenerowany przez ChatGPT podczas korzystania z powyższego monitu.

Model wykorzystuje Chat-GPT4 . Ten model jest obecnie dostępny za opłatą.

ChatGPT ma różne wersje, ale w tej chwili ChatGPT4 jest topowym modelem i daje najlepsze wyniki.

E-mail z prośbą o fakturę

Temat: Prośba o rozliczenie

Drogi 〇〇,

Stajemy się dłużnikami. Jestem □□ z △△ Co., Ltd. Dziękuję bardzo za umożliwienie mi skorzystania z waszych usług tym razem. Chciałbym otrzymać fakturę za usługę.

Adres wysyłki jest następujący. Przepraszam, że przeszkadzam, ale czy mógłbyś przesłać mi fakturę po jej potwierdzeniu?

• 〒123-4567
• 〇〇 1-2-3 Budynek 5F, Minato-ku, Tokio
• △△ Co., Ltd.
• Osoba odpowiedzialna: □□

Przepraszamy za kłopot, ale prosimy o przesłanie faktury do MM/DD/RRRR.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania, skontaktuj się z nami.

Dziękuję bardzo.

Bardzo prawdziwie twój

Powiadomienie e-mail o dostawie materiałów

Temat: Zawiadomienie o przesłaniu materiałów

Drogi 〇〇,

Stajemy się dłużnikami. Jestem □□ z △△ Co., Ltd. Załączyłem do tego e-maila materiały, o których rozmawialiśmy na spotkaniu.

Podsumowanie materiału jest następujące:

• Cechy i zalety produktu
• Wyniki badań rynku
• studium przypadku

Dokumenty są załączane jako pliki PDF. Można go również pobrać z poniższego linku.

[Link do pobrania dokumentu]

Mamy nadzieję, że wykorzystasz te materiały do pogłębienia zrozumienia naszych produktów i wykorzystasz je jako punkt odniesienia dla przyszłych projektów i działań sprzedażowych.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, skontaktuj się z nami telefonicznie (03-1234-5678) lub e-mailem (example@example.com).

Dziękuję.

Bardzo prawdziwie twój

E-mail zwrotny na e-mail wysyłający wycenę (odpowiedź pozytywna)

Temat: Odpowiedź w sprawie oferty

Drogi 〇〇,

Stajemy się dłużnikami. Jestem □□ z △△ Co., Ltd. Chciałbym poinformować, że otrzymałem wycenę, którą przesłałeś mi któregoś dnia. Dziękuję.

Widziałem treść kosztorysu, ale czułem, że jest ona ogólnie zadowalająca i podsumowana w bardzo łatwy do zrozumienia sposób. Mam jednak kilka pytań i wątpliwości dotyczących kilku elementów.

W szczególności chciałbym potwierdzić, czy termin realizacji projektu jest ustalony zgodnie z naszymi życzeniami. Ponadto, ponieważ nie ma podziału kosztów outsourcingu, byłbym wdzięczny za podanie mi szczegółów.

Jeśli jest to dla Państwa dogodne, czy byłaby możliwość zorganizowania spotkania w celu szczegółowego omówienia powyższych pytań i wątpliwości? W tym tygodniu mamy otwarte czwartki i piątki po południu, więc daj nam znać, które terminy są dla Ciebie dogodne.

Przepraszamy, że przeszkadzamy, ale byłoby pomocne, gdybyś mógł odpowiedzieć w ciągu tego tygodnia. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, skontaktuj się z nami telefonicznie (03-1234-5678) lub e-mailem (example@example.com).

Dziękuję bardzo.

Bardzo prawdziwie twój

Wyślij ponownie e-mail, aby wysłać, gdy nie ma odpowiedzi na e-mail

Temat: Odnośnie poprzedniego e-maila (wysłano ponownie)

Drogi 〇〇,

Stajemy się dłużnikami. Jestem □□ z △△ Co., Ltd. Któregoś dnia 13 kwietnia 2023 r. wysłałem wiadomość e-mail, ale ponieważ nie otrzymałem odpowiedzi, postanowiłem wysłać ją ponownie.

W naszym ostatnim e-mailu zapytaliśmy o:

• Zakres nastaw ciśnienia hydraulicznego
• Środki ostrożności dotyczące konserwacji

Obawiam się, że nie otrzymałem odpowiedzi. Jeśli nie otrzymałeś wiadomości e-mail lub masz jakieś pytania, daj nam znać.

Byłoby pomocne, gdybyś mógł odpowiedzieć do następnego wtorku (18 kwietnia). Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, skontaktuj się z nami telefonicznie (03-1234-5678) lub e-mailem (example@example.com).

Dziękuję za potwierdzenie.

Bardzo prawdziwie twój

E-mail z przeprosinami za błędne dostarczenie

Temat: Przeprosiny za wysłanie błędnej wiadomości

Drogi 〇〇,

Stajemy się dłużnikami. Jestem □□ z △△ Co., Ltd. Jeśli chodzi o e-mail, który wysłałem Ci któregoś dnia, okazało się, że wysłałem go przez pomyłkę. Muszę szczerze przeprosić.

Przyczyną jest to, że podałeś zły adres podczas wprowadzania miejsca docelowego. Wysłany przeze mnie e-mail był zaadresowany do kogoś innego, więc możesz zignorować jego treść.

W przyszłości dokładnie sprawdzimy miejsce docelowe i ostrożnie zareagujemy, aby taka błędna transmisja nie miała miejsca.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, skontaktuj się z nami telefonicznie (03-1234-5678) lub e-mailem (example@example.com).

Przepraszamy za wszelkie związane z tym niedogodności. Dziękujemy za nieustające wsparcie.

Bardzo prawdziwie twój

Jeśli nie rozumiesz monitu, po prostu zapytaj ChatGPT

Ale nie wiem, jak napisać monit w tak szczególnym przypadku

W tym czasie, jeśli zapytasz ChatGPT, poda ci przykład, jak napisać monit.

Panie Yamada, proszę podać treść maila z prośbą o ustawienie urządzenia hydraulicznego.

Czuć się w ten sposób jest w porządku.

Tak, nie tylko wysłał mi taką zachętę, ale faktycznie napisał do mnie e-mail.

Jeśli nie rozumiesz, zapytaj ChatGPT o cokolwiek. Jeśli nie podobają Ci się generowane zdania, spróbuj zmienić sposób wydawania poleceń.

Wpisywanie jest uciążliwe...

Jeśli to czujesz, możesz użyć Ondoku-ChatGPT do zadawania pytań i wydawania poleceń ChatGPT za pomocą poleceń głosowych.

Powiązany artykuł >> [Bezpłatny i łatwy] Jak prowadzić rozmowę głosową z ChatGPT! Ustawienia i użytkowanie dla komputerów i smartfonów

Czytanie i pisanie e-maili wymaga czasu.

Według Business Email Survey 2022 ,

• Średnia dzienna wysyłanych „16,27” otrzymywanych „66,87”
• Średni czas czytania 1 minuta 24 sekundy
• Średni czas napisania jednej litery: 6 minut i 5 sekund

czyli średnia

Spędzam 1 godzinę i 10 minut dziennie na czytaniu e-maili.

Spędzam 1 godzinę i 40 minut dziennie na pisaniu e-maili

Widać, że czas związany z pocztą wynosi około 3 godzin dziennie .

Oznacza to, że niektórzy spędzają prawie pół dnia na wysyłaniu e-maili.

zbyt dobre, by je zmarnować! Rozgość się z AI!

Ucząc się, jak efektywnie pisać e-maile biznesowe z ChatGPT, możesz sprawić, że Twoja codzienna praca będzie płynna.

Ponadto czytanie na głos będzie znacznie mniejszym obciążeniem.

Proszę używać Ondoku do czytania na głos!

Powiązany artykuł >> Odczytywanie na głos odpowiedzi ChatGPT [Ondoku3-ChatGPT]

Możesz być bardziej wydajny, słuchając swojego głosu

Głosowe odsłuchiwanie e-maili to jeden ze sposobów na zwiększenie wydajności czytania i pisania e-maili biznesowych.

Oszczędzaj czas

Odsłuchiwanie e-maili jest szybsze i łatwiejsze do zrozumienia niż czytanie ich oczami.

Możliwość wielozadaniowości

Odsłuchując e-maile głosowo, możesz zacząć pisać odpowiedź, jednocześnie odsłuchując treść e-maila i wykonując inne zadania.

zmniejszyć zmęczenie oczu

Wpatrywanie się w ekrany przez cały dzień może męczyć oczy. Jednak słuchanie e-maili głosowo może zmniejszyć zmęczenie oczu.

Zapobieganie błędnemu odczytaniu i przeoczeniu

Słuchając e-maili głosowo, prawdopodobieństwo błędnego odczytania i przeoczenia jest mniejsze. Błędom można zapobiegać.

Aby głosowo odsłuchiwać e-maile, możesz w łatwy sposób odsłuchać głos za pomocą asystenta głosowego zainstalowanego w smartfonie lub komputerze lub korzystając z dedykowanego narzędzia, takiego jak Ondoku.

Oficjalna strona internetowa: Ondoku

Ondoku może przeczytać 5000 znaków miesięcznie za darmo. Odczyt jest podobny do ludzkiego, a głos jest bardzo dobrze słyszalny. Możesz wybierać między głosem kobiecym, męskim i dziewczęcym.

Usprawnij czytanie i pisanie e-maili biznesowych dzięki Ondoku.

■ Oprogramowanie do syntezy mowy AI „Ondoku”

„Ondoku” to internetowe narzędzie do zamiany tekstu na mowę, z którego można korzystać bez żadnych kosztów początkowych.

• Obsługuje około 50 języków, w tym japoński, angielski, chiński, koreański, hiszpański, francuski i niemiecki.
• Dostępne zarówno z komputera, jak i smartfona
• Nadaje się do biznesu, edukacji, rozrywki itp.
• Nie wymaga instalacji, można z niej korzystać bezpośrednio w przeglądarce
• Obsługuje również odczyt z obrazów

Aby z niego skorzystać, wystarczy wpisać tekst lub przesłać plik ze strony. Generuj naturalne pliki dźwiękowe w ciągu kilku sekund. Możesz bezpłatnie używać syntezy mowy do 5000 znaków, więc wypróbuj ją najpierw.

Oprogramowanie do zamiany tekstu na mowę „Ondoku” może bezpłatnie odczytywać 5000 znaków miesięcznie za pomocą głosu AI. Możesz łatwo pobierać pliki MP3 i komercyjne wykorzystanie jest również możliwe. Jeśli zarejestrujesz się bezpłatnie, możesz bezpłatnie przekonwertować do 5000 znaków miesięcznie z tekstu na mowę. Wypróbuj Ondoku już teraz.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com