Zbiór promptów do efektywnego pisania wiadomości e-mail w biznesie z ChatGPT

Technologia AI rozwinęła się i nastały czasy, w których można wykonywać różnorodne zadania!

E-maile biznesowe również można tworzyć łatwo i efektywnie, wykorzystując AI. Wręcz szkoda byłoby z tego nie korzystać.

Wyjaśnimy, jak pisać e-maile biznesowe przy użyciu ChatGPT.

Jak pisać e-maile biznesowe w ChatGPT

1. Zaloguj się do ChatGPT
2. W polu wprowadzania wiadomości wpisz prompt dla e-maila biznesowego i wyślij
3. ChatGPT automatycznie wygeneruje e-mail biznesowy

Co to jest prompt

Aby pisać e-maile biznesowe w ChatGPT, ważny jest prompt.

Prompt to słowa kluczowe lub frazy służące do instruowania ChatGPT w celu generowania tekstu.

Używając prompt (słów kluczowych lub fraz) i dostarczając szczegółowych informacji o tym, co chcesz napisać, ChatGPT może wygenerować bardziej precyzyjny tekst.

Staraj się pisać w prompt jak najbardziej szczegółowo: do kogo, co, o czym i w jaki sposób chcesz przekazać wiadomość.

Przykłady prompt dla e-maili biznesowych w ChatGPT

【Prompt dla e-maila z prośbą o przesłanie faktury】

Temat: „Prośba o przesłanie faktury”

Powód prośby: „Prośba o fakturę za opłatę serwisową”

Potwierdzenie danych adresowych: „Potwierdzenie miejsca wysyłki faktury”

Określenie terminu: „Ustalenie terminu przesłania faktury”

Zakończenie: „Z góry dziękuję”

Napisz konkretnie powód prośby i podaj jak najdokładniejsze instrukcje dotyczące terminu wysyłki, np. „15 września 2023 r.”.

【Prompt dla e-maila z informacją o wysłaniu materiałów】

Temat: „Informacja o przesłaniu materiałów”

Opis materiałów: „Wyjaśnienie zawartości przesyłanych materiałów”

Sposób załączenia: „Informacja o załączonym pliku lub linku”

Cel wykorzystania materiałów: „Propozycja sposobu wykorzystania materiałów”

Dane kontaktowe: „Dane kontaktowe w razie pytań lub wątpliwości”

Przekazując ChatGPT konkretne informacje o tym, czym są te materiały, otrzymasz bardziej przejrzysty e-mail biznesowy.

【Prompt dla e-maila przypominającego, gdy nie ma odpowiedzi】

Temat: „W nawiązaniu do poprzedniej wiadomości (przypomnienie)”

Data wysłania poprzedniego e-maila: „Dzień/Miesiąc/Rok”

Podsumowanie poprzedniej wiadomości: „Ponowne potwierdzenie głównych punktów poprzedniego e-maila”

Uprzejmość: „Wyrażenie troski z powodu braku odpowiedzi”

Ponowne ustalenie terminu: „Ustalenie lub ponowne potwierdzenie terminu odpowiedzi”

Zakończenie: „Uprzejmie proszę o potwierdzenie”

【Prompt dla odpowiedzi na zapytanie ofertowe】

Temat: „Odpowiedź na zapytanie ofertowe”

Powitanie: „Słowa podziękowania dla klienta”

Szczegóły wyceny: „Przedstawienie treści oferty i kwoty”

Termin ważności oferty: „Określenie terminu ważności wyceny”

Dane kontaktowe: „Dane kontaktowe w razie pytań lub wątpliwości”

Zakończenie: „Uprzejmie proszę o rozważenie oferty”

【Prompt dla e-maila będącego odpowiedzią na otrzymaną wycenę】

Temat: „Odpowiedź dotycząca wyceny”

Powitanie: „Uprzejme powitanie adresata”

Potwierdzenie otrzymania wyceny: „Poinformowanie o otrzymaniu dokumentu wyceny”

Opinia o treści wyceny: „Wrażenia lub wątpliwości dotyczące treści wyceny”

Pytania lub obawy: „Opis pytań lub obaw dotyczących wyceny, jeśli istnieją”

Propozycja spotkania: „W razie potrzeby propozycja spotkania lub ustalenie terminu”

Termin odpowiedzi: „Wskazanie terminu, jeśli odpowiedź jest wymagana”

Dane kontaktowe: „Dane kontaktowe w razie pytań lub wątpliwości”

Zakończenie: „Uprzejme słowa zakończenia”

To prompt przeznaczony do sytuacji, gdy po otrzymaniu wyceny chcesz kontynuować rozmowy. Dostosuj niezbędne dane, takie jak daty, i korzystaj z niego.

【Prompt dla e-maila z przeprosinami za pomyłkową wysyłkę】

Temat: „Przeprosiny za pomyłkową wysyłkę wiadomości”

Przeprosiny: „Przeprosiny za wysłanie e-maila przez pomyłkę”

Wyjaśnienie przyczyny: „Zwięzłe wyjaśnienie przyczyny pomyłki”

Działania na przyszłość: „Wyjaśnienie środków zapobiegających podobnym pomyłkom w przyszłości”

Dane kontaktowe: „Dane kontaktowe w razie pytań lub wątpliwości”

Zakończenie: „Ponowne przeprosiny i prośba o wyrozumiałość”

Wpisując konkretne środki zapobiegawcze, AI stworzy świetny e-mail z przeprosinami. Naprawdę polecam osobom, które nie czują się dobrze w przepraszaniu!

Rzeczywisty tekst e-maila wygenerowany na podstawie prompt w ChatGPT

Oto teksty wygenerowane przez ChatGPT przy użyciu powyższych prompt.

Użyto modelu ChatGPT-4. Obecnie jest to model dostępny odpłatnie.

Istnieją różne wersje ChatGPT, ale na ten moment ChatGPT-4 jest najwyższym modelem i daje najlepsze rezultaty.

E-mail z prośbą o przesłanie faktury

Temat: Prośba o przesłanie faktury

Szanowny Panie/Pani 〇〇,

Dzień dobry. Z tej strony □□ z firmy △△. Bardzo dziękujemy za możliwość skorzystania z Państwa usług. Uprzejmie proszę o wystawienie faktury za opłatę serwisową.

Dane do wysyłki są następujące. Czy mogliby Państwo po sprawdzeniu przesłać fakturę?

• Kod pocztowy 123-4567
• Tokio, Minato-ku 〇〇 1-2-3 Building 5F
• Firma △△
• Osoba odpowiedzialna: □□

Będę wdzięczny za przesłanie faktury do dnia ○ r. ○ m. ○ d.

W razie jakichkolwiek pytań, prosimy o kontakt.

Z poważaniem,

 

□□

E-mail z informacją o wysłaniu materiałów

Temat: Informacja o przesłaniu materiałów

Szanowny Panie/Pani 〇〇,

Dzień dobry. Z tej strony □□ z firmy △△. Do niniejszego e-maila załączam materiały, o których rozmawialiśmy podczas ostatniego spotkania.

Oto krótki opis materiałów:

• Cechy i zalety produktu
• Wyniki badania rynku
• Prezentacja przykładów wdrożeń

Materiały zostały załączone jako plik PDF. Są one również dostępne do pobrania pod poniższym linkiem.

[Link do pobrania materiałów]

Mam nadzieję, że materiały te pomogą w pogłębieniu wiedzy o produkcie oraz okażą się przydatne w przyszłych projektach i działaniach sprzedażowych.

W przypadku pytań lub wątpliwości, zachęcam do kontaktu telefonicznego (03-1234-5678) lub mailowego (example@example.com).

Z poważaniem,

 

□□

Odpowiedź na e-mail z wyceną (odpowiedź pozytywna)

Temat: Odpowiedź dotycząca wyceny

Szanowny Panie/Pani 〇〇,

Dzień dobry. Z tej strony □□ z firmy △△. Chciałbym poinformować, że bezpiecznie otrzymałem wycenę przesłaną ostatnio. Bardzo dziękuję.

Zapoznałem się z treścią oferty. Całość wydaje się satysfakcjonująca i została przygotowana w bardzo przejrzysty sposób. Mam jednak kilka pytań i wątpliwości dotyczących niektórych punktów.

W szczególności chciałbym potwierdzić, czy termin realizacji projektu został ustalony zgodnie z naszymi oczekiwaniami. Ponadto, ponieważ nie wskazano podziału kosztów zewnętrznych, byłbym wdzięczny za podanie szczegółów.

Jeśli to możliwe, czy moglibyśmy umówić się na krótkie spotkanie, aby omówić powyższe kwestie? Mam czas w najbliższy czwartek lub piątek po południu. Proszę o informację, czy któryś z tych terminów Panu odpowiada.

Będę wdzięczny za odpowiedź jeszcze w tym tygodniu. W razie pytań, proszę o kontakt pod numerem 03-1234-5678 lub adresem example@example.com.

Z poważaniem,

 

□□

E-mail przypominający, gdy nie ma odpowiedzi

Temat: W nawiązaniu do poprzedniej wiadomości (przypomnienie)

Szanowny Panie/Pani 〇〇,

Dzień dobry. Z tej strony □□ z firmy △△. Przesłałem do Państwa e-maila w dniu 13 kwietnia 2023 r., ale ze względu na brak odpowiedzi, postanowiłem wysłać wiadomość ponownie.

W poprzednim e-mailu pytałem o następujące kwestie:

• Zakres ustawień ciśnienia urządzenia hydraulicznego
• Uwagi dotyczące konserwacji

Niepokoję się brakiem odpowiedzi. Jeśli e-mail nie dotarł lub coś jest niejasne, proszę o informację.

Będę wdzięczny za odpowiedź do przyszłego wtorku (18 kwietnia). W przypadku pytań, prosimy o kontakt pod numerem 03-1234-5678 lub mailowo pod adresem example@example.com.

Uprzejmie proszę o potwierdzenie.

 

Z poważaniem,

E-mail z przeprosinami za pomyłkową wysyłkę

Temat: Przeprosiny za pomyłkową wysyłkę wiadomości

Szanowny Panie/Pani 〇〇,

Dzień dobry. Z tej strony □□ z firmy △△. Okazało się, że e-mail wysłany przeze mnie niedawno został nadany pomyłkowo. Bardzo przepraszam za tę sytuację.

Przyczyną pomyłki było wskazanie błędnego adresu podczas wpisywania odbiorcy. Przesłana wiadomość była przeznaczona dla innej osoby, dlatego prosimy o zignorowanie jej treści.

Aby uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości, będziemy rygorystycznie sprawdzać adresatów i podchodzić do wysyłki z większą uwagą.

W razie pytań, prosimy o kontakt pod numerem 03-1234-5678 lub adresem e-mail example@example.com.

Jeszcze raz najmocniej przepraszam za niedogodności i liczę na Państwa wyrozumiałość.

 

Z poważaniem,

Jeśli nie wiesz, jak napisać prompt, zapytaj o to ChatGPT

Ale nie wiem, jak napisać prompt w takim specyficznym przypadku...

W takiej sytuacji po prostu zapytaj ChatGPT, a on podpowie Ci przykłady, jak napisać prompt.

Podaj mi przykład prompt dla e-maila do pana Yamady z pytaniem o ustawienia urządzenia hydraulicznego

Nawet coś takiego wystarczy.

Oto przykład: ChatGPT nie tylko podał prompt, ale od razu napisał też treść e-maila.

Jeśli czegoś nie wiesz, pytaj o wszystko ChatGPT. Jeśli wygenerowany tekst Cię nie satysfakcjonuje, spróbuj zmienić sposób wydawania poleceń.

Czytanie tego wszystkiego jest męczące...

Jeśli tak czujesz, użycie narzędzia AI Ondoku pozwoli Ci odsłuchać treść odpowiedzi w formie głosowej.

Ondoku

Zarówno czytanie, jak i pisanie e-maili zabiera czas

Według Badania stanu e-maili biznesowych 2022:

• Średnia dziennie: wysłane „16,27 wiadomości”, odebrane „66,87 wiadomości”
• Średni czas czytania jednej wiadomości: 1 minuta 24 sekundy
• Średni czas pisania jednej wiadomości: 6 minut 5 sekund

Oznacza to, że średnio:

Na samo czytanie e-maili poświęca się 1 godzinę 10 minut dziennie,

A na samo pisanie e-maili – 1 godzinę 40 minut dziennie.

Widać, że czas związany z obsługą poczty wynosi około 3 godzin dziennie.

To znaczy, że u niektórych osób prawie pół dnia schodzi na same e-maile.

Szkoda czasu! Wykorzystaj AI, aby ułatwić sobie życie!

Opanowując metodę efektywnego pisania e-maili biznesowych z ChatGPT, możesz usprawnić swoją codzienną pracę.

Dodatkowo, czas poświęcony na czytanie można znacznie ograniczyć, zlecając systemowi odczytanie wiadomości na głos.

Koniecznie wykorzystaj do tego Ondoku!

Słuchanie głosu zwiększa efektywność

Słuchanie e-maili w formie głosowej to jeden ze sposobów na zwiększenie wydajności czytania i pisania korespondencji biznesowej.

Oszczędność czasu

Słuchanie e-maila może być szybsze niż czytanie wzrokiem, a treść może być łatwiejsza do przyswojenia.

Możliwość wielozadaniowości

Słuchając e-maila, możesz zacząć przygotowywać odpowiedź lub wykonywać inne zadania jednocześnie.

Zmniejszenie zmęczenia oczu

Ciągłe patrzenie w ekran przez cały dzień męczy wzrok. Słuchanie wiadomości pozwala odpocząć oczom.

Zapobieganie pomyłkom i przeoczeniom

Słuchanie e-maili zmniejsza ryzyko błędnego odczytania lub przeoczenia istotnych informacji. Pomaga to unikać błędów.

Aby słuchać e-maili, możesz skorzystać z asystentów głosowych wbudowanych w smartfony i komputery lub użyć dedykowanych narzędzi, takich jak Ondoku, które ułatwiają odsłuchiwanie treści.

Może Ty też zaczniesz komfortowo sprawdzać e-maile biznesowe z Ondoku?

Ondoku pozwala na darmowe odczytanie do 5000 znaków miesięcznie. Sposób czytania jest zbliżony do ludzkiego głosu i bardzo przyjemny dla ucha. Możesz wybierać głosy kobiece, męskie, a nawet dziecięce – słuchanie e-maili ulubionym głosem sprawia, że nawet trudna treść staje się znacznie łagodniejsza w odbiorze.

Wykorzystaj Ondoku, aby zoptymalizować pisanie i czytanie e-maili biznesowych.

■ Oprogramowanie do syntezy mowy AI „Ondoku”

„Ondoku” to internetowe narzędzie do zamiany tekstu na mowę, z którego można korzystać bez żadnych kosztów początkowych.

• Obsługuje około 50 języków, w tym japoński, angielski, chiński, koreański, hiszpański, francuski i niemiecki.
• Dostępne zarówno z komputera, jak i smartfona
• Nadaje się do biznesu, edukacji, rozrywki itp.
• Nie wymaga instalacji, można z niej korzystać bezpośrednio w przeglądarce
• Obsługuje również odczyt z obrazów

Aby z niego skorzystać, wystarczy wpisać tekst lub przesłać plik ze strony. Generuj naturalne pliki dźwiękowe w ciągu kilku sekund. Możesz bezpłatnie używać syntezy mowy do 5000 znaków, więc wypróbuj ją najpierw.

Oprogramowanie do zamiany tekstu na mowę „Ondoku” może bezpłatnie odczytywać 5000 znaków miesięcznie za pomocą głosu AI. Możesz łatwo pobierać pliki MP3 i komercyjne wykorzystanie jest również możliwe. Jeśli zarejestrujesz się bezpłatnie, możesz bezpłatnie przekonwertować do 5000 znaków miesięcznie z tekstu na mowę. Wypróbuj Ondoku już teraz.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com