Коллекция подсказок для эффективного написания деловых писем с помощью ChatGPT.

Технология искусственного интеллекта развивалась, и это стало эпохой, когда можно выполнять различные задачи!

Деловые электронные письма также можно легко и эффективно создавать с помощью ИИ . Скорее, это пустая трата времени, чтобы не сделать этого.

Я объясню, как написать деловое письмо с помощью ChatGPT.

Как писать деловые электронные письма с помощью ChatGPT

1. Войти в ChatGPT
2. Введите приглашение деловой электронной почты в поле ввода сообщения и отправьте
3. ChatGPT автоматически генерирует деловые электронные письма

Что такое подсказка

Подсказки важны для написания деловых писем в ChatGPT.

Подсказки — это ключевые слова или фразы , которые указывают ChatGPT генерировать предложения.

Используя подсказки (ключевые слова или фразы) и предоставляя подробную информацию о том, о чем вы хотите, чтобы люди писали, ChatGPT может генерировать более точные предложения.

Будьте как можно более конкретными в своей подсказке о том, кто, что, что и как вы хотите сказать .

Пример приглашения деловой электронной почты ChatGPT

[Запрашивать электронное письмо с просьбой отправить счет-фактуру]

Тема: "Запрос на выставление счета"

Причина запроса счета: "Запросить счет за плату за пользование услугой"

Подтверждение информации о доставке: «Подтвердить платежный адрес»

Укажите крайний срок: «Установить крайний срок для отправки счета»

Заключительные слова: «Ёросику онегайсимасу».

Конкретно укажите причину запроса и как можно четче дайте инструкции, например «15 сентября 2023 г.» в качестве крайнего срока.

[Запрашивать e-mail с уведомлением о доставке материалов]

Тема: "Уведомление об отправке материалов"

Схема материалов: «Опишите содержание материалов, которые необходимо отправить»

Способ прикрепления: "Прикрепить файл или ссылку на инструкцию"

Цель использования материалов: «Предложение способов использования материалов»

Контакт: "Контакты для вопросов и проблем"

Сообщив ChatGPT конкретно содержание документа, вы можете упростить понимание деловой электронной почты.

[Запрашивать повторную отправку писем, отправленных, если на электронные письма нет ответа]

Тема: "Относительно предыдущего письма (повторно отправленного)"

Дата отправки последнего электронного письма "Год/Месяц/День"

Резюме последнего письма: «Повторно просмотреть ключевые моменты последнего письма»

Сострадание: «Я беспокоюсь о том, что не отвечаю»

Сброс срока: «Установка и подтверждение срока ответа»

Заключительные слова: «Спасибо за ваше подтверждение».

[Запрашивать ответное электронное письмо на запрос цитаты]

Тема: "Ответ на запрос котировок"

Приветственное предложение: «Слова благодарности клиентам»

Детали сметы: «Представить детали сметы и сумму»

Срок действия котировки: "Укажите срок действия котировки"

Контакт: "Контакты для вопросов и проблем"

Заключительные замечания: «Спасибо за внимание».

[Запрашивать ответ по электронной почте для отправки предложения по электронной почте]

Тема: ``Ответ о цитате''

Приветствия: «Вежливое приветствие другому человеку».

Получение коммерческого предложения: «Сообщить о получении коммерческого предложения»

Показы по оценочному контенту: "Впечатления и вопросы по оценочному контенту"

Вопросы или опасения: «Опишите любые вопросы или опасения по поводу цитаты».

Предложение о встрече: «Предлагайте и планируйте встречи по мере необходимости».

Крайний срок ответа: «Если требуется ответ, укажите крайний срок».

Контакт: "Контакты для вопросов и проблем"

Заключительные слова: «Вежливые заключительные слова»

Это подсказка, когда вы хотите продолжить историю после получения оценки. Давайте упорядочим необходимые элементы, такие как дата, и используем их.

[Запрашивать электронное письмо с извинениями за неправильную доставку]

Тема: "Извинения за неправильную передачу"

Текст извинений: "Извинения за отправку по ошибке"

Объяснение причины: «Кратко объясните причину ошибочной передачи».

Будущие меры: «Объясните будущие меры по предотвращению ошибочной передачи».

Контакт: "Контакты для вопросов и проблем"

Заключительные замечания: «Еще раз приношу свои извинения и прошу вашего понимания».

Это отличное электронное письмо с извинениями, если вы подробно расскажете о своих профилактических мерах. Это действительно рекомендуется для тех, кто не умеет извиняться!

Фактический выходной текст электронной почты приглашения ChatGPT

Это текст, сгенерированный ChatGPT при использовании вышеуказанной подсказки.

В модели используется Chat-GPT4 . Эта модель в настоящее время доступна за отдельную плату.

ChatGPT имеет различные версии, но на данный момент ChatGPT4 является топовой моделью и дает наилучшие результаты.

Электронная почта для запроса счета

Тема: Запрос на оплату

Уважаемый 〇〇,

Мы становимся должниками. Я □□ из △△ Co., Ltd. Большое спасибо, что позволили мне воспользоваться вашими услугами на этот раз. Я хотел бы получить счет на оплату услуг.

Адрес доставки следующий. Извините за беспокойство, но не могли бы вы прислать мне счет после его подтверждения?

• 〒123-4567
• 〇〇 1-2-3 Building 5F, Минато-ку, Токио
• △△ Co., Ltd.
• Ответственное лицо: □□

Кроме того, извините за беспокойство, но, пожалуйста, отправьте счет до ММ/ДД/ГГГГ.

Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь с нами.

Большое спасибо.

Искренне ваш

Уведомление по электронной почте о доставке материалов

Тема: Уведомление об отправке материалов

Уважаемый 〇〇,

Мы становимся должниками. Я □□ из △△ Co., Ltd. Я приложил к письму материалы, которые мы обсуждали на встрече на днях.

Краткое изложение материала следующее:

• Характеристики и преимущества продукта
• Результаты исследования рынка
• тематическое исследование

Документы прилагаются в виде PDF-файлов. Вы также можете скачать его по ссылке ниже.

[Ссылка для скачивания документа]

Мы надеемся, что вы будете использовать эти материалы, чтобы углубить свое понимание нашей продукции и использовать их в качестве справочного материала для будущих проектов и продаж.

Если у вас есть вопросы или сомнения, свяжитесь с нами по телефону (03-1234-5678) или по электронной почте (example@example.com).

Спасибо.

Искренне ваш

Ответное электронное письмо с предложением об отправке электронного письма (положительный ответ)

Тема: Ответ по цитате

Уважаемый 〇〇,

Мы становимся должниками. Я □□ из △△ Co., Ltd. Я хотел бы сообщить вам, что я получил предложение, которое вы прислали мне на днях. Спасибо.

Я ознакомился с содержанием сметы, но считаю, что содержание в целом удовлетворительно и изложено в очень простой для понимания форме. Тем не менее, у меня есть некоторые вопросы и опасения по поводу нескольких пунктов.

В частности, я хотел бы подтвердить, установлена ли дата сдачи проекта в соответствии с нашими пожеланиями. Кроме того, поскольку отсутствует разбивка расходов на аутсорсинг, я был бы признателен, если бы вы предоставили мне подробную информацию.

Если вам удобно, можно ли организовать встречу для подробного обсуждения вышеуказанных вопросов и опасений? На этой неделе у нас открыты двери в четверг и пятницу во второй половине дня, поэтому, пожалуйста, сообщите нам, какие даты вам удобны.

Извините за беспокойство, но было бы полезно, если бы вы ответили в течение этой недели. Если у вас есть вопросы или сомнения, свяжитесь с нами по телефону (03-1234-5678) или по электронной почте (example@example.com).

Большое спасибо.

Искренне ваш

Повторно отправить электронное письмо для отправки, когда на электронное письмо нет ответа

Тема: Относительно предыдущего письма (последнее)

Уважаемый 〇〇,

Мы становимся должниками. Я □□ из △△ Co., Ltd. На днях я отправил электронное письмо от 13 апреля 2023 года, но, поскольку ответа не последовало, я решил отправить его повторно.

В нашем последнем письме мы спрашивали о следующем:

• Диапазон настройки гидравлического давления
• Меры предосторожности при обслуживании

Боюсь, я не получил ответа. Если вы не получили письмо или у вас есть какие-либо вопросы, сообщите нам об этом.

Было бы полезно, если бы вы могли ответить до следующего вторника (18 апреля). Если у вас есть вопросы или сомнения, свяжитесь с нами по телефону (03-1234-5678) или по электронной почте (example@example.com).

Благодарим Вас за подтверждение.

Искренне ваш

Письмо с извинениями за неправильную доставку

Тема: Извинения за неправильное сообщение

Уважаемый 〇〇,

Мы становимся должниками. Я □□ из △△ Co., Ltd. Что касается письма, которое я отправил вам на днях, оказалось, что я отправил его по ошибке. Я должен искренне извиниться.

Причина в том, что вы указали неправильный адрес при вводе пункта назначения. Электронное письмо, которое я отправил, было адресовано кому-то другому, поэтому вы можете игнорировать его содержание.

В будущем мы тщательно проверим адресата и будем внимательно реагировать, чтобы такой ошибочной передачи не происходило.

Если у вас есть вопросы или сомнения, свяжитесь с нами по телефону (03-1234-5678) или по электронной почте (example@example.com).

Приносим извинения за возможные неудобства. Спасибо за вашу постоянную поддержку.

Искренне ваш

Если вы не понимаете подсказку, просто спросите ChatGPT

Но я не знаю, как написать подсказку в таком особом случае.

В то время, если вы спросите ChatGPT, он расскажет вам пример того, как написать подсказку.

Г-н Ямада, пожалуйста, сообщите мне письмо с просьбой о настройке гидравлического устройства.

Это нормально чувствовать себя так.

Да, он не только прислал мне такую подсказку, но и написал мне электронное письмо.

Если вы не понимаете, спросите ChatGPT что-нибудь. Если вам не нравятся сгенерированные предложения, попробуйте изменить способ подачи команд.

Трудно печатать...

Если вы чувствуете это, вы можете использовать Ondoku-ChatGPT, чтобы задавать вопросы и отдавать команды ChatGPT с помощью голосового ввода.

Статья по теме >> [Бесплатно и просто] Как вести голосовой разговор с ChatGPT! Настройки и использование для компьютеров и смартфонов

Чтобы читать и писать электронные письма, требуется время.

Согласно опросу деловой электронной почты 2022 г. ,

• В среднем за день отправлено "16,27", получено "66,87"
• Среднее время чтения 1 минута 24 секунды
• Среднее время написания одного письма: 6 минут 5 секунд

т.е. средний

Я трачу 1 час 10 минут в день только на чтение электронной почты.

Я трачу 1 час 40 минут в день, просто пишу электронные письма

Вы можете видеть, что время, связанное с почтой, составляет около 3 часов в день .

Это означает, что некоторые люди тратят почти полдня только на переписку по электронной почте.

слишком хорошо, чтобы тратить! Устраивайтесь поудобнее с ИИ!

Научившись эффективно писать деловые электронные письма с помощью ChatGPT, вы сможете сделать свою повседневную работу гладкой.

Кроме того, время чтения будет намного меньше, если они будут читать вслух.

Пожалуйста, используйте Ondoku для чтения вслух!

Статья по теме >> Зачитывать ответы ChatGPT вслух [Ondoku3-ChatGPT]

Вы можете быть более эффективными, слушая свой голос

Прослушивание электронных писем голосом — это один из способов повысить эффективность чтения и написания деловых писем.

экономить время

Слушать электронные письма быстрее и проще для понимания, чем читать их глазами.

Возможность многозадачности

Прослушивая электронные письма голосом, вы можете начать писать ответ, прослушивая содержимое электронной почты и выполняя другие задачи.

уменьшить усталость глаз

Смотреть на экран весь день может утомить глаза. Однако прослушивание электронной почты голосом может снизить нагрузку на глаза.

Предотвращение неправильного прочтения и недосмотра

При прослушивании электронных писем с помощью голоса вероятность неправильного прочтения и недосмотра снижается. Ошибки можно предотвратить.

Чтобы слушать электронные письма голосом, вы можете легко слушать голос с помощью голосового помощника, установленного на вашем смартфоне или компьютере, или с помощью специального инструмента, такого как Ondoku.

Официальный сайт: Ондоку

Ондоку может читать 5000 символов в месяц бесплатно. Чтение похоже на человеческое, а голос очень легко услышать. Вы можете выбрать между женским голосом, мужским голосом и женским голосом.

Оптимизируйте чтение и написание деловой электронной почты с помощью Ondoku.

Программное обеспечение для преобразования текста в речь «Ondoku» может считывать 5000 символов каждый месяц с помощью голоса AI бесплатно. Вы можете легко скачать MP3, а также возможно коммерческое использование. Если вы зарегистрируетесь бесплатно, вы сможете бесплатно конвертировать до 5000 символов в месяц из текста в речь. Попробуйте Ондоку прямо сейчас.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com