Vyššia spokojnosť klientov a zamestnancov s Ondoku: Prípadová štúdia Adire Law Firm

• Adire Law Firm
• Veľkosť: viac ako 1 100 zamestnancov, viac ako 220 advokátov (k 31. októbru 2023)
• Odvetvie: Advokátska kancelária
• Rozhovor: Advokát Kazumasa Hata (člen Tokijskej advokátskej komory)
  : Personálne oddelenie, pán Yasuda

Cieľ / Výzvy

Používa sa na nahovorenie inštruktážnych videí pri uzatváraní zmlúv a vzdelávacích materiálov pre zamestnancov. Príprava na vytvorenie kvalitného obsahu a proces nahrávania ľudského hlasu si vyžadovali obrovské množstvo času a úsilia.

Riešenie

Zrušenie nahrávania hlasu v rámci kancelárie a vytváranie narácie pomocou Ondoku.

Účinok

Odpadla potreba prípravy detailných scenárov a opätovného nahrávania hlasu, čo viedlo k výraznej úspore času.
Vytvorené videá sa využívajú na rôznych miestach, čo prispieva k zefektívneniu práce.

Predstavenie spoločnosti a oddelenia, ktoré nástroj zaviedlo

Advokát pán Hata (ďalej len Hata): Sme komplexná advokátska kancelária, ktorá sa zaoberá predovšetkým problémami jednotlivcov, ako sú dlhy, problémy v partnerských vzťahoch alebo žiadosti o štátne príspevky súvisiace s hepatitídou typu B.

Tradičné advokátske kancelárie pôsobia niekedy nedostupne a vyžaduje si to odvahu, kým sa človek odhodlá na konzultáciu. My sa snažíme túto situáciu zmeniť a pracujeme na tom, aby sme boli „prístupnou advokátskou kanceláriou“.

Našou silnou stránkou je napríklad zverejňovanie priateľských reklám a vytvorenie systému, kde je možné konzultovať jednoducho cez telefón. Taktiež sa snažíme vysvetľovať veci bez zbytočného používania odborných termínov, aby sa ľudia cítili s advokátmi viac prepojení.

Webstránka: Adire Law Firm

Povedzte nám, prosím, o pozadí zavedenia nástroja na čítanie textu.

Hata: V súčasnosti poskytujeme našim klientom vysvetlenia nielen ústne alebo písomne, ale aj prostredníctvom videí. Predtým to bolo len ústne alebo písomne, ale v rámci snahy o čo najväčšiu zrozumiteľnosť sme cítili, že je dôležité poskytovať videá s ilustráciami a pohybom.

Pre vytvorenie kvalitného videa je potrebné venovať úsilie aj narácii. Avšak pri nahrávaní hlasmi našich zamestnancov dochádzalo k mnohým opakovaniam, čo zaberalo obrovské množstvo času.

Z hľadiska nahrávacieho prostredia bolo taktiež nemožné úplne eliminovať zvuky z okolia, ako napríklad zvonenie telefónov alebo kroky, bez ohľadu na to, ako veľmi sme si dávali pozor.

V dôsledku toho si tvorba videa vyžadovala neúmerné množstvo úsilia a času.

Personálne oddelenie, pán Yasuda (ďalej len Yasuda): Na personálnom oddelení sme pri každej orientácii pre nových zamestnancov pol dňa vysvetľovali ten istý obsah. Premýšľali sme, že ak by sme namiesto osobného vysvetľovania pustili video, ktorému by dobre rozumeli, prispelo by to k zefektívneniu práce.

Verili sme, že ak budeme mať nástroj na čítanie textu, ktorý dokáže jednoducho generovať naráciu, budeme sa môcť pustiť do tvorby videí, a preto sme sa rozhodli pre jeho zavedenie.

Môžete nám opísať proces, ktorý viedol k výberu Ondoku?

Hata: Rozhodujúcimi faktormi boli nízka cena a jednoduchosť používania.

Čo sa týka jednoduchosti používania, ocenili sme intuitívne rozhranie. Textové pole a tlačidlo na stiahnutie sú jasne označené, takže pri používaní nedochádza k žiadnym nejasnostiam.

Keďže vytvárame materiály pre našich klientov, kľúčovým bodom bola aj možnosť komerčného využitia. Verili sme, že s Ondoku, ktoré sa tak hladko ovláda, vyriešime problém s obrovskou časovou náročnosťou nahrávania hlasu.

Vyriešili (zlepšili) sa vaše výzvy v porovnaní s obdobím pred zavedením Ondoku?

Hata: Predtým nám nahrávanie hlasu pre približne 10-minútové video trvalo niekedy až 6 hodín.

Myslím, že len písanie scenára, aby ho zamestnanec mohol prečítať bez zaváhania, trvalo 3 hodiny. Museli sme totiž nahrávanie zvládnuť na prvýkrát, takže bol potrebný dokonalý scenár. Aby sme udržali kvalitu na úrovni každého slova, opakovane sme si to čítali nahlas a kontrolovali.

Okrem toho sme boli veľmi prísni a ak sa do nahrávky dostal hoci len malý zvuk zvonku, nahrávali sme odznova, takže čas plynul nesmierne rýchlo.

V súčasnosti je však narácia hotová za približne hodinu a pol. Vďaka tomu, že už nepotrebujeme ľudský hlas, odpadla potreba detailných scenárov a počet opráv sa minimalizoval, čo je obrovská zmena.

Yasuda: Tvorba videí na personálnom oddelení začala práve vďaka zavedeniu Ondoku. Doteraz bola bariéra pre tvorbu videí taká vysoká, že sme sa do toho v realite nevedeli pustiť.

Orientácie pre nových zamestnancov, či už ide o absolventov alebo skúsených pracovníkov, sa konajú často, niekedy aj 10-krát mesačne. Doteraz bolo personálne oddelenie pri každej z nich plne vyťažené vysvetľovaním.

V rámci zlepšenia procesov sme do školení zaradili videá s naráciou vytvorenou v Ondoku. Ukázalo sa, že úroveň pochopenia je rovnaká ako pri ústnom výklade, a pracovníci personálneho oddelenia môžu teraz venovať čas aj iným úlohám než len orientácii.

Dostali ste v rámci kancelárie nejakú spätnú väzbu týkajúcu sa Ondoku?

Yasuda: Vďaka videám sa ozývajú hlasy, že obsah orientácie si môžu kedykoľvek zopakovať.

Inštruktážne videá s využitím Ondoku sú dostupné ako zdieľané dáta, takže sa k nim môžu kedykoľvek vrátiť. Vďaka tomu sme vytvorili systém, kde si časti, ktoré si nevedia vybaviť z textových podkladov, môžu jednoducho zopakovať prostredníctvom videa.

Rovnako efektívne sa vďaka zdieľaniu videí z centrály vzdelávajú aj zamestnanci pridelení na pobočky po celej krajine.

Máte nejaké ďalšie požiadavky na zlepšenie Ondoku?

Yasuda: Bolo by ešte lepšie, keby sa dala doladiť jemná intonácia. Najmä pri dlhších vetách musíme text deliť na kratšie úseky, aby sme dosiahli požadovaný zvuk.

Hata: Myslím si, že by bolo užitočné mať k dispozícii niečo ako zrozumiteľný manuál s tipmi. V súčasnosti metódou pokus-omyl vytvárame zvuk, ktorý znie prirodzene.

Ak by Ondoku vydalo nejaký návod s trikmi na používanie, možno by sme mohli venovať viac času detailom intonácie pri odborných termínoch.

Ako plánujete Ondoku využívať v budúcnosti?

Hata: Chceli by sme Ondoku využiť na posilnenie vzdelávacích programov.

Napríklad niečo na štýl RPG, kde si vyberáte správne odpovede a postupujete ďalej. Školenie hravou formou by zamestnancov bavilo.

Narácia by v takom prípade bola kľúčovým prvkom, a vtedy by sme chceli, aby nám Ondoku opäť pomohlo.

Yasuda: Personálne oddelenie plánuje pridávať na sociálne siete videá, ktoré by si mohli jednoducho pozrieť uchádzači o zamestnanie vrátane absolventov. Otázky narácie, ktoré sa pri tom objavia, by sme chceli riešiť práve pomocou Ondoku.

Vďaka využitiu Ondoku ste dokázali efektívne vytvárať naráciu v kvalite vhodnej pre klientov a výrazne ste ušetrili čas a úsilie pri internom vzdelávaní! Ďakujeme veľmi pekne za zdieľanie tohto skvelého príkladu.

Ondoku je služba na čítanie textu, ktorú možno bezplatne využívať aj na komerčné účely. Podporuje viac ako 80 jazykov a dialektov a ponúka celkovo viac ako 650 hlasov. Typy hlasov pre jednotlivé jazyky a ukážky nahrávok si môžete vypočuť tu.