En samling uppmaningar för att effektivt skriva affärse-postmeddelanden med ChatGPT

AI-tekniken har utvecklats, och det har blivit en era där olika uppgifter kan utföras!

Företagsmail kan också skapas enkelt och effektivt med hjälp av AI . Det är snarare ett slöseri att inte göra det.

Jag kommer att förklara hur man skriver ett företagsmail med ChatGPT.

Hur man skriver affärse-postmeddelanden med ChatGPT

1. Logga in på ChatGPT
2. Ange en e-postprompt för företag i meddelandefältet och skicka
3. ChatGPT genererar automatiskt affärse-postmeddelanden

Vad är en uppmaning

Uppmaningar är viktiga för att skriva affärse-postmeddelanden i ChatGPT.

Uppmaningar är nyckelord eller fraser som talar om för ChatGPT att generera meningar.

Genom att använda uppmaningar (sökord eller fraser) och ge detaljer om vad du vill att folk ska skriva om, kan ChatGPT generera mer exakta meningar.

Var så specifik som möjligt i din uppmaning om vem, vad, vad och hur du vill säga det.

ChatGPT företags e-postprompt exempel

[Fråga om e-post som ber att skicka faktura]

Ämne: "Begäran om fakturering"

Anledning till fakturabegäran: "Begär faktura för tjänsteanvändningsavgiften"

Bekräftelse av leveransinformation: "Bekräfta faktureringsadress"

Ange deadline: "Ange tidsfrist för att skicka faktura"

Avslutningsord: "Yoroshiku onegaishimasu"

Skriv anledningen till begäran specifikt och ge instruktioner så tydligt som möjligt, till exempel "15 september 2023" för deadline.

[Fråga om e-post med meddelande om leverans av material]

Ämne: "Meddelande om att skicka material"

Översikt över material: "Beskriv innehållet i materialet som ska skickas"

Bilagametod: "Bilaga fil eller länkvägledning"

Syfte med materialanvändning: "Föreslå sätt att använda material"

Kontakt: "Kontakta för frågor och funderingar"

Genom att tala om för ChatGPT specifikt vad innehållet i dokumentet är kan du göra affärse-posten lättare att förstå.

[Fråga om att skicka om e-postmeddelanden som skickas när det inte finns något svar på e-postmeddelanden]

Ämne: "Angående föregående e-postmeddelande (skickat igen)"

Datumet då det senaste e-postmeddelandet skickades "År/Månad/Dag"

Sammanfattning av senaste e-postmeddelande: "Återgå till nyckelpunkter från senaste e-postmeddelande"

Medkänsla: "Jag oroar mig för att inte svara"

Återställa tidsfristen: "Ställa in och bekräfta svarstiden"

Avslutningsord: "Tack för din bekräftelse."

[Fråga om svar på e-post för offertförfrågan]

Ämne: "Svar på offertförfrågan"

Hälsningsmening: "Tacksamma ord till kunder"

Uppskattningsinformation: "Visa uppskattningsuppgifter och belopp"

Sista utgångsdatum för offerten: "Ange offertens utgångsdatum"

Kontakt: "Kontakta för frågor och funderingar"

Avslutningsord: "Tack för din omtanke."

[Fråga att besvara e-postmeddelande på e-postmeddelande om offert]

Ämne: ``Svara om offert''

Hälsningar: "En artig hälsning till den andra personen"

Offertkvitto: "Kommunicera offertkvitto"

Visningar på uppskattningsinnehållet: "Visningar och frågor om uppskattningsinnehållet"

Frågor eller bekymmer: "Beskriv eventuella frågor eller funderingar kring offerten"

Mötesförslag: "Föreslå och schemalägg möten vid behov"

Svarstid: "Om ett svar krävs, ange tidsfristen."

Kontakt: "Kontakta för frågor och funderingar"

Avslutningsord: "Artigt avslutande ord"

Detta är en uppmaning för när du vill fortsätta med berättelsen efter att ha fått en uppskattning. Låt oss ordna de nödvändiga föremålen som datum och använda det.

[Be om ursäkt via e-post för felaktig leverans]

Ämne: "Ursäkt för felaktig överföring"

Ursäkt text: "Ursäkt för att du skickade av misstag"

Orsaksförklaring: "Förklara kortfattat orsaken till den felaktiga överföringen"

Framtida åtgärder: "Förklara framtida åtgärder för att förhindra felaktig överföring"

Kontakt: "Kontakta för frågor och funderingar"

Avslutande kommentarer: "Än en gång ber jag om ursäkt och ber om er förståelse."

Det ger ett bra e-postmeddelande om ursäkt genom att vara specifik med dina förebyggande åtgärder. Den rekommenderas verkligen för den som inte är bra på att be om ursäkt!

Faktisk utgående e-posttext från ChatGPT-prompten

Detta är texten som genereras av ChatGPT när du använder ovanstående prompt.

Modellen använder Chat-GPT4 . Denna modell är för närvarande tillgänglig mot en avgift.

ChatGPT har olika versioner, men för tillfället är ChatGPT4 toppmodellen och ger bäst resultat.

E-post med begäran om faktura

Ämne: Begäran om fakturering

Kära 〇〇,

Vi står i skuld till. Jag är □□ från △△ Co., Ltd. Tack så mycket för att jag fick använda din tjänst den här gången. Jag vill ha en faktura på serviceavgiften.

Leveransadressen är följande. Jag är ledsen att jag besvärar dig, men kan du skicka mig fakturan efter att ha bekräftat den?

• 〒123-4567
• 〇〇 1-2-3 Byggnad 5F, Minato-ku, Tokyo
• △△ Co., Ltd.
• Ansvarig: □□

Jag ber om ursäkt att jag besvärar dig, men skicka fakturan senast MM/DD/ÅÅÅÅ.

Om du har några frågor är du välkommen att kontakta oss.

Tack så mycket.

Mycket riktigt din

E-postmeddelande om leverans av material

Ämne: Meddelande om att skicka material

Kära 〇〇,

Vi står i skuld till. Jag är □□ från △△ Co., Ltd. Jag har bifogat materialet som vi diskuterade vid mötet häromdagen till detta e-postmeddelande.

En sammanfattning av materialet är följande:

• Produktegenskaper och fördelar
• Marknadsundersökningsresultat
• fallstudie

Dokument bifogas som PDF-filer. Du kan också ladda ner den från länken nedan.

[Länk för nedladdning av dokument]

Vi hoppas att du kommer att använda dessa material för att fördjupa din förståelse för våra produkter och använda dem som referens för framtida projekt och försäljningsaktiviteter.

Om du har några frågor eller funderingar är du välkommen att kontakta oss via telefon (03-1234-5678) eller e-post (example@example.com).

Tack.

Mycket riktigt din

Svara på e-postmeddelande på e-postmeddelande (positivt svar)

Ämne: Svar angående offert

Kära 〇〇,

Vi står i skuld till. Jag är □□ från △△ Co., Ltd. Jag skulle vilja informera dig om att jag har fått offerten som du skickade till mig häromdagen. tack.

Jag har sett innehållet i uppskattningen, men jag upplevde att innehållet totalt sett var tillfredsställande och sammanfattades på ett mycket lättförståeligt sätt. Jag har dock några frågor och funderingar angående några saker.

Specifikt vill jag bekräfta om leveransdatumet för projektet är satt enligt våra önskemål. Eftersom det inte finns någon uppdelning av outsourcingkostnader skulle jag uppskatta om du kunde ge mig detaljerna.

Om det passar dig, skulle det vara möjligt att arrangera ett möte för att diskutera ovanstående frågor och funderingar i detalj? Vi har öppet på torsdags- och fredagseftermiddagar den här veckan, så låt oss veta vilka datum som passar dig.

Ledsen att jag besvärar dig, men det skulle vara till hjälp om du kunde svara inom den här veckan. Om du har några frågor eller funderingar är du välkommen att kontakta oss via telefon (03-1234-5678) eller e-post (example@example.com).

Tack så mycket.

Mycket riktigt din

Skicka e-post igen för att skicka när det inte finns något svar på e-postmeddelandet

Ämne: Angående föregående e-postmeddelande (skickat om)

Kära 〇〇,

Vi står i skuld till. Jag är □□ från △△ Co., Ltd. Häromdagen skickade jag ett e-postmeddelande den 13 april 2023, men eftersom det inte kom något svar bestämde jag mig för att skicka det igen.

I vårt senaste mejl frågade vi om:

• Hydrauliskt tryckinställningsområde
• Försiktighetsåtgärder för underhåll

Jag är rädd att jag inte har fått något svar. Om du inte har fått mejlet eller har några frågor, vänligen meddela oss.

Det skulle vara till hjälp om du kunde svara senast nästa tisdag (18 april). Om du har några frågor eller funderingar är du välkommen att kontakta oss via telefon (03-1234-5678) eller e-post (example@example.com).

Tack för din bekräftelse.

Mycket riktigt din

Mejl om ursäkt för felaktig leverans

Ämne: Ursäkt för att jag skickat fel meddelande

Kära 〇〇,

Vi står i skuld till. Jag är □□ från △△ Co., Ltd. Angående e-postmeddelandet jag skickade till dig häromdagen, visade det sig att jag skickade det av misstag. Jag måste uppriktigt be om ursäkt.

Orsaken är att du har angett fel adress när du angav destinationen. Mejlet jag skickade var adresserat till någon annan, så du kan ignorera innehållet.

I framtiden kommer vi att noggrant kontrollera destinationen och svara noggrant så att sådan felaktig överföring inte inträffar.

Om du har några frågor eller funderingar är du välkommen att kontakta oss via telefon (03-1234-5678) eller e-post (example@example.com).

Vi ber om ursäkt för eventuella besvär som detta kan ha orsakat. Tack för ditt fortsatta stöd.

Mycket riktigt din

Om du inte förstår uppmaningen, fråga bara ChatGPT

Men jag vet inte hur man skriver en uppmaning i ett så speciellt fall

Vid den tiden, om du frågar ChatGPT, kommer det att berätta ett exempel på hur du skriver en prompt.

Mr. Yamada, snälla berätta för mig meddelandet från posten som frågar efter inställningen av den hydrauliska enheten.

Det är okej att känna så här.

Ja, han skickade mig inte bara en sådan här uppmaning, utan han skrev faktiskt ett mejl till mig.

Om du inte förstår, fråga ChatGPT vad som helst. Om du inte gillar de genererade meningarna, försök att ändra hur kommandona utfärdas.

Det är jobbigt att skriva...

Om du känner det kan du använda Ondoku-ChatGPT för att ställa frågor och ge order till ChatGPT genom röstinmatning.

Relaterad artikel >> [Gratis och enkelt] Hur man har en röstkonversation med ChatGPT! Inställningar och användning för datorer och smartphones

Det tar tid att läsa och skriva mejl.

Enligt Business Email Survey 2022 ,

• Dagligt genomsnitt skickat "16.27" mottaget "66.87"
• Genomsnittlig tid att läsa 1 minut 24 sekunder
• Genomsnittlig tid för att skriva en bokstav: 6 minuter och 5 sekunder

dvs genomsnitt

Jag ägnar 1 timme och 10 minuter om dagen åt att läsa e-postmeddelanden.

Jag lägger 1 timme och 40 minuter om dagen på att skriva e-postmeddelanden

Du kan se att tiden relaterad till post är cirka 3 timmar per dag .

Det betyder att vissa människor spenderar nästan en halv dag på att bara mejla.

för bra för att slösa! Gör dig bekväm med AI!

Genom att lära dig hur du skriver affärse-postmeddelanden effektivt med ChatGPT kan du få ditt dagliga arbete att gå smidigt.

Dessutom blir lästiden mycket mindre börda genom att låta dem läsa högt.

Använd Ondoku för högläsning!

Relaterad artikel >> Läs upp ChatGPT-svar högt [Ondoku3-ChatGPT]

Du kan bli mer effektiv genom att lyssna på din röst

Att lyssna på e-postmeddelanden med rösten är ett sätt att göra läsning och skrivning av affärse-postmeddelanden mer effektivt.

spara tid

Att lyssna på e-postmeddelanden är snabbare och lättare att förstå än att läsa dem med ögonen.

Möjlighet till multitasking

Genom att lyssna på e-postmeddelanden med rösten kan du börja skriva ett svar medan du lyssnar på innehållet i e-postmeddelandet medan du gör andra uppgifter.

minska trötthet i ögonen

Att stirra på skärmar hela dagen kan anstränga dina ögon. Att lyssna på e-postmeddelanden med röst kan dock minska påfrestningarna på ögonen.

Förebyggande av felläsning och förbiseende

Genom att lyssna på e-postmeddelanden med rösten är det mindre sannolikt att felläsning och förbiseende inträffar. Misstag kan förebyggas.

För att lyssna på e-postmeddelanden med rösten kan du enkelt lyssna på rösten genom att använda röstassistenten installerad i din smartphone eller dator, eller genom att använda ett dedikerat verktyg som Ondoku.

Officiell webbplats: Ondoku

Ondoku kan läsa 5000 tecken per månad gratis. Läsningen liknar en människas och rösten är väldigt lätt att höra. Du kan välja mellan en kvinnlig röst, en mansröst och en flickröst.

Effektivisera ditt företags e-postläsning och skrivning med Ondoku.

Text-till-tal-mjukvaran "Ondoku" kan läsa upp 5000 tecken varje månad med AI-röst gratis. Du kan enkelt ladda ner MP3-filer och kommersiell användning är också möjlig. Om du registrerar dig gratis kan du konvertera upp till 5 000 tecken per månad gratis från text till tal. Prova Ondoku nu.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com