ChatGPT ile verimli bir şekilde iş e-postaları yazmak için bir bilgi istemleri koleksiyonu

AI teknolojisi gelişti ve çeşitli görevlerin yapılabileceği bir çağ haline geldi!

İş e-postaları da yapay zeka kullanılarak kolayca ve verimli bir şekilde oluşturulabilir . Aksine, bunu yapmamak bir kayıptır.

ChatGPT kullanarak bir iş e-postasının nasıl yazılacağını açıklayacağım.

ChatGPT ile iş e-postaları nasıl yazılır?

1. ChatGPT'de oturum açın
2. Mesaj giriş alanına bir iş e-postası istemi girin ve gönderin
3. ChatGPT otomatik olarak iş e-postaları oluşturur

bilgi istemi nedir

İstemler, ChatGPT'de iş e-postaları yazmak için önemlidir .

İstemler, ChatGPT'ye cümleler oluşturmasını söyleyen anahtar sözcükler veya ifadelerdir .

ChatGPT, istemleri (anahtar sözcükler veya tümcecikler) kullanarak ve insanların ne hakkında yazmasını istediğiniz hakkında ayrıntılar sağlayarak daha doğru cümleler oluşturabilir.

Kime, neyi, neyi ve nasıl söylemek istediğiniz konusunda isteminizde mümkün olduğunca spesifik olun.

ChatGPT iş e-posta istemi örneği

[Fatura göndermek isteyen e-posta istemi]

Konu: "Faturalandırma talebi"

Fatura isteme sebebi: "Hizmet kullanım bedeli için fatura talep edin"

Gönderim bilgilerinin onayı: "Fatura adresini onaylayın"

Son tarihi belirtin: "Fatura göndermek için son tarihi belirleyin"

Kapanış sözleri: "Yoroshiku onegaishimasu"

Talebin nedenini özel olarak yazın ve son tarih için "15 Eylül 2023" gibi talimatları olabildiğince açık bir şekilde verin.

[Malzemelerin teslim edildiğini bildiren e-posta istemi]

Konu: "Malzeme gönderme bildirimi"

Malzemelerin ana hatları: "Gönderilecek malzemelerin içeriğini açıklayın"

Ek yöntemi: "Ek dosyası veya bağlantı kılavuzu"

Materyallerin kullanım amacı: "Malzemelerin kullanım yollarını önermek"

İletişim: "Sorularınız ve endişeleriniz için iletişim kurun"

ChatGPT'ye özellikle belgenin içeriğinin ne olduğunu söyleyerek iş e-postasının daha kolay anlaşılmasını sağlayabilirsiniz.

[E-postalara yanıt gelmediğinde gönderilen e-postaları yeniden gönderme istemi]

Konu: "Önceki e-postayla ilgili (yeniden gönderilen)"

Son e-postanın gönderildiği tarih "Yıl/Ay/Gün"

Son e-postanın özeti: "Son e-postadaki önemli noktaları tekrar gözden geçirin"

Merhamet: “Cevap vermeme konusunda endişeleniyorum”

Son tarihin sıfırlanması: "Yanıt son tarihinin belirlenmesi ve yeniden onaylanması"

Kapanış sözleri: "Onayınız için teşekkür ederiz."

[Teklif talebi için yanıt e-postası iste]

Konu: "Teklif talebine yanıt"

Tebrik cümlesi: "Müşterilere şükran sözleri"

Tahmin ayrıntıları: "Tahmin ayrıntılarını ve miktarını sunun"

Teklifin sona erme tarihi: "Teklifin sona erme tarihini belirtin"

İletişim: "Sorularınız ve endişeleriniz için iletişim kurun"

Kapanış konuşması: "Düşündüğünüz için teşekkür ederiz."

[Teklif gönderen e-postaya yanıt e-postası iste]

Konu: ``Alıntı hakkında cevap''

Selamlar: "Diğer kişiye kibar bir selamlama"

Teklif makbuzu: "Teklif makbuzunu iletin"

Tahmini içerikle ilgili izlenimler: "Tahmini içerikle ilgili izlenimler ve sorular"

Sorular veya Endişeler: "Alıntıyla ilgili tüm soruları veya endişeleri açıklayın"

Toplantı önerisi: "Gerektiğinde toplantı önerin ve planlayın"

Yanıt son tarihi: "Bir yanıt gerekiyorsa, son tarihi belirtin."

İletişim: "Sorularınız ve endişeleriniz için iletişim kurun"

Kapanış Sözleri: "Kibar Kapanış Sözleri"

Bu, bir tahmin aldıktan sonra hikayeye devam etmek istediğinizde size yöneltilen bir istemdir. Tarih gibi gerekli maddeleri sıralayalım ve kullanalım.

[Yanlış teslimat için özür e-postası isteyin]

Konu: "Yanlış aktarım için özür dilerim"

Özür metni: "Yanlışlıkla gönderdiğim için özür dilerim"

Neden açıklaması: "Hatalı aktarımın nedenini kısaca açıklayın"

Gelecekteki önlemler: "Hatalı iletimi önlemek için gelecekteki önlemleri açıklayın"

İletişim: "Sorularınız ve endişeleriniz için iletişim kurun"

Kapanış konuşması: "Bir kez daha özür dilerim ve anlayışınızı rica ediyorum."

Önleyici önlemleriniz konusunda spesifik olarak harika bir özür e-postası oluşturur. Özür dilemekte iyi olmayanlar için gerçekten tavsiye edilir!

ChatGPT isteminin gerçek çıkış e-posta metni

Bu, yukarıdaki istem kullanılırken ChatGPT tarafından oluşturulan metindir.

Model, Chat-GPT4'ü kullanır. Bu model şu anda ücretlidir.

ChatGPT'nin çeşitli sürümleri vardır, ancak şu anda ChatGPT4 en üst modeldir ve en iyi sonuçları verir.

Fatura isteyen e-posta

Konu: Faturalandırma talebi

Sevgili 〇〇,

borçlu kalırız. Ben △△ Co., Ltd.'den □□. Bu sefer hizmetinizi kullanmama izin verdiğiniz için çok teşekkür ederim. Hizmet bedeli için fatura istiyorum.

Gönderim adresi aşağıdaki gibidir. Rahatsız ettiğim için üzgünüm ama faturayı onayladıktan sonra bana gönderebilir misiniz?

• 〒123-4567
• 〇〇 1-2-3 Binası 5F, Minato-ku, Tokyo
• △△ Co., Ltd.
• Sorumlu kişi: □□

Ayrıca rahatsız ettiğim için üzgünüm ama lütfen faturayı GG/AA/YYYY tarihine kadar gönderin.

Herhangi bir sorunuz varsa, lütfen bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

Çok teşekkür ederim.

gerçekten senin

Malzemelerin teslimine ilişkin e-posta bildirimi

Konu: Materyal gönderme bildirimi

Sevgili 〇〇,

borçlu kalırız. Ben △△ Co., Ltd.'den □□, geçen gün toplantıda tartıştığımız materyalleri bu e-postaya ekledim.

Malzemenin bir özeti aşağıdaki gibidir:

• Ürün Özellikleri ve Faydaları
• Pazar araştırması sonuçları
• Vaka Analizi

Belgeler PDF dosyaları olarak eklenmiştir. Aşağıdaki linkten de indirebilirsiniz.

[Belge indirme bağlantısı]

Bu malzemeleri ürünlerimizle ilgili anlayışınızı derinleştirmek için kullanacağınızı ve bunları gelecekteki projeler ve satış faaliyetleri için bir referans olarak kullanacağınızı umuyoruz.

Herhangi bir sorunuz veya endişeniz varsa, lütfen telefonla (03-1234-5678) veya e-postayla (example@example.com) bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

Teşekkür ederim.

gerçekten senin

Teklif gönderen e-postaya yanıt e-postası (olumlu yanıt)

Konu: Alıntı ile ilgili cevap

Sevgili 〇〇,

borçlu kalırız. Ben △△ Co., Ltd.'den □□, geçen gün bana gönderdiğiniz fiyat teklifini aldığımı bildirmek isterim. Teşekkürler.

Tahminin içeriğini gördüm, ancak içeriğin genel olarak tatmin edici olduğunu ve anlaşılması çok kolay bir şekilde özetlendiğini hissettim. Ancak, birkaç öğe hakkında bazı sorularım ve endişelerim var.

Özellikle, projenin teslim tarihinin bizim isteklerimize göre belirlenip belirlenmediğini teyit etmek isterim. Ayrıca, dış kaynak kullanım maliyetlerinin bir dökümü olmadığı için, bana detayları verirseniz memnun olurum.

Sizin için uygunsa, yukarıdaki soruları ve endişeleri ayrıntılı olarak tartışmak için bir toplantı ayarlamak mümkün olur mu? Bu hafta Perşembe ve Cuma öğleden sonraları açılışlarımız var, bu yüzden lütfen hangi tarihlerin sizin için uygun olduğunu bize bildirin.

Rahatsız ettiğim için özür dilerim, ancak bu hafta içinde yanıt verebilirseniz yardımcı olabiliriz. Herhangi bir sorunuz veya endişeniz varsa, lütfen telefonla (03-1234-5678) veya e-postayla (example@example.com) bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

Çok teşekkür ederim.

gerçekten senin

E-postaya yanıt gelmediğinde göndermek için e-postayı yeniden gönder

Konu: Önceki e-posta ile ilgili (tekrar gönderilen)

Sevgili 〇〇,

borçlu kalırız. Ben △△ Co., Ltd.'den □□'yim. Geçen gün 13 Nisan 2023'te bir e-posta gönderdim ancak yanıt gelmeyince yeniden göndermeye karar verdim.

Son e-postamızda şunları sormuştuk:

• Hidrolik basınç ayar aralığı
• Bakım için önlemler

Korkarım bir cevap almadım. E-postayı almadıysanız veya herhangi bir sorunuz varsa, lütfen bize bildirin.

Önümüzdeki Salı (18 Nisan) tarihine kadar cevap verebilirseniz faydalı olacaktır. Herhangi bir sorunuz veya endişeniz varsa, lütfen telefonla (03-1234-5678) veya e-postayla (example@example.com) bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

Onayınız için teşekkürler.

gerçekten senin

Yanlış teslimat için özür e-postası

Konu: Yanlış mesaj attığım için özür dilerim.

Sevgili 〇〇,

borçlu kalırız. Ben △△ Co., Ltd.'den □□, geçen gün size gönderdiğim e-postayla ilgili olarak yanlışlıkla gönderdiğim ortaya çıktı. içtenlikle özür dilemeliyim.

Bunun nedeni, hedefi girerken yanlış adres belirtmiş olmanızdır. Gönderdiğim e-posta başka birine gönderilmiş, dolayısıyla içeriği yok sayabilirsiniz.

Gelecekte, hedefi kapsamlı bir şekilde kontrol edeceğiz ve bu tür hatalı aktarımların olmaması için dikkatli bir şekilde yanıt vereceğiz.

Herhangi bir sorunuz veya endişeniz varsa, lütfen telefonla (03-1234-5678) veya e-postayla (example@example.com) bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

Bunun neden olabileceği rahatsızlıktan dolayı özür dileriz. Devam eden desteğiniz için teşekkür ederiz.

gerçekten senin

İstemi anlamadıysanız ChatGPT'ye sorun

Ama böyle özel bir durumda istemi nasıl yazacağımı bilmiyorum.

O zaman, ChatGPT'ye sorarsanız, size nasıl bilgi istemi yazılacağına dair bir örnek anlatacaktır.

Bay Yamada, lütfen bana hidrolik cihazın ayarını soran postanın istemini söyleyin.

Böyle hissetmek sorun değil.

Evet, bana sadece böyle bir bilgi istemi göndermekle kalmadı, aslında bana bir e-posta da yazdı.

Anlamadıysanız, ChatGPT'ye herhangi bir şey sorun. Oluşturulan cümleleri beğenmediyseniz, komutların verilme şeklini değiştirmeyi deneyin.

yazmak zahmetli...

Böyle hissediyorsanız Ondoku-ChatGPT'yi sesli giriş ile ChatGPT'ye soru sormak ve emir vermek için kullanabilirsiniz.

İlgili makale >> [Ücretsiz ve kolay] ChatGPT ile nasıl sesli görüşme yapılır! Bilgisayarlar ve akıllı telefonlar için ayarlar ve kullanım

E-postaları okumak ve yazmak zaman alır.

İşletme E-posta Anketi 2022'ye göre,

• Günlük ortalama gönderilen "16,27" alınan "66,87"
• Ortalama okuma süresi 1 dakika 24 saniye
• Ortalama bir harf yazma süresi: 6 dakika 5 saniye

yani ortalama

Günde 1 saat 10 dakikamı sadece e-postaları okuyarak geçiriyorum.

Günde 1 saat 40 dakikamı sadece e-posta yazarak geçiriyorum.

Posta ile ilgili sürenin günde yaklaşık 3 saat olduğunu görebilirsiniz.

Bu, bazı insanların neredeyse yarım gününü sadece e-posta göndererek geçirdiği anlamına gelir.

israf etmek için çok iyi! AI ile kendinizi rahat ettirin!

ChatGPT ile verimli bir şekilde iş e-postaları yazmayı öğrenerek, günlük işlerinizi sorunsuz bir şekilde yapabilirsiniz.

Ayrıca, yüksek sesle okutarak okuma süresi çok daha az yük olacaktır.

Lütfen yüksek sesle okumak için Ondoku kullanın!

İlgili makale >> ChatGPT yanıtlarını yüksek sesle okuyun [Ondoku3-ChatGPT]

Kendi sesinizi dinleyerek daha verimli olabilirsiniz.

E-postaları sesli olarak dinlemek, iş e-postalarını okumayı ve yazmayı daha verimli hale getirmenin bir yoludur.

Zamandan tasarruf

E-postaları dinlemek, onları gözlerinizle okumaktan daha hızlı ve daha kolay anlaşılır.

Çoklu görev olasılığı

E-postaları sesli olarak dinleyerek, diğer görevleri yaparken e-postanın içeriğini dinlerken yanıt yazmaya başlayabilirsiniz.

göz yorgunluğunu azaltmak

Bütün gün ekrana bakmak gözlerinizi yorabilir. Ancak, e-postaları sesli olarak dinlemek göz yorgunluğunu azaltabilir.

Yanlış okuma ve gözden kaçırmanın önlenmesi

E-postaları sesli olarak dinleyerek, yanlış okuma ve gözden kaçırma olasılığı daha düşüktür. Hatalar önlenebilir.

E-postaları sesli olarak dinlemek için akıllı telefonunuzda veya bilgisayarınızda yüklü olan sesli asistanı veya Ondoku gibi özel bir aracı kullanarak sesi kolayca dinleyebilirsiniz.

Resmi web sitesi: Ondoku

Ondoku ayda 5000 karakteri ücretsiz olarak okuyabilir. Okuma, bir insanınkine benzer ve sesi duymak çok kolaydır. Kadın sesi, erkek sesi ve kız sesi arasında seçim yapabilirsiniz.

Ondoku ile iş e-postanızı okuma ve yazma sürecini kolaylaştırın.

Metin okuma yazılımı "Ondoku", AI sesle ücretsiz olarak her ay 5000 karakter okuyabilir. MP3'leri kolayca indirebilir ve ticari kullanım da mümkündür. Ücretsiz kaydolursanız ayda 5.000'e kadar karakteri ücretsiz olarak metinden konuşmaya dönüştürebilirsiniz. Ondoku'yu şimdi deneyin.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com