Sbírka promptů pro efektivní psaní obchodních e-mailů pomocí ChatGPT

Technologie AI pokročily a nastala doba, kdy je možné zvládat nejrůznější úkoly!

I obchodní e-maily lze s využitím AI vytvářet snadno a efektivně. Popravdě je škoda toho nevyužít.

Vysvětlíme si, jak psát obchodní e-maily pomocí ChatGPT.

Jak psát obchodní e-maily v ChatGPT

1. Přihlaste se do ChatGPT
2. Do pole pro zadávání zpráv napište prompt pro obchodní e-mail a odešlete jej
3. ChatGPT automaticky vygeneruje obchodní e-mail

Co je to prompt

Pro psaní obchodních e-mailů v ChatGPT je prompt velmi důležitý.

Prompt je klíčové slovo nebo fráze sloužící k instruování ChatGPT o generování textu.

Použitím promptů (klíčových slov či frází) a poskytnutím podrobností o tom, co přesně chcete napsat, může ChatGPT vygenerovat mnohem přesnější text.

Snažte se do promptu napsat co nejpodrobněji komu, co, o čem a jakým způsobem chcete sdělit.

Příklady promptů pro obchodní e-maily v ChatGPT

【Prompt pro e-mail s žádostí o zaslání faktury】

Předmět: „Žádost o zaslání faktury“

Důvod žádosti o fakturu: „Žádost o fakturu za poplatky za využívání služeb“

Potvrzení informací o doručení: „Ověřit adresu pro zaslání faktury“

Určení termínu: „Nastavit termín pro zaslání faktury“

Závěrečná slova: „Předem děkuji“

Uveďte konkrétní důvod žádosti a zadejte instrukce co nejjasněji, například stanovením konkrétního data pro termín odeslání, jako je „15. září 2023“.

【Prompt pro e-mail s oznámením o zaslání materiálů】

Předmět: „Oznámení o zaslání materiálů“

Shrnutí materiálů: „Vysvětlit obsah zasílaných materiálů“

Způsob přiložení: „Informace o přiloženém souboru nebo odkazu“

Účel použití materiálů: „Navrhnout způsob využití materiálů“

Kontakt: „Kontaktní údaje pro případné dotazy nebo nejasnosti“

Tím, že ChatGPT konkrétně sdělíte, o jaký obsah materiálů se jedná, bude výsledný obchodní e-mail mnohem srozumitelnější.

【Prompt pro urgenci e-mailu v případě chybějící odpovědi】

Předmět: „Ohledně předchozího e-mailu (znovu zasláno)“

Datum odeslání předchozího e-mailu: „RR.MM.DD“

Shrnutí předchozího e-mailu: „Znovu potvrdit hlavní body předchozího e-mailu“

Vyjádření obavy: „Vyjádřit obavu z absence odpovědi“

Opětovné nastavení termínu: „Nastavení nebo opětovné potvrzení termínu odpovědi“

Závěrečná slova: „Předem děkuji za potvrzení“

【Prompt pro odpověď na žádost o cenovou nabídku】

Předmět: „Odpověď na žádost o cenovou nabídku“

Úvodní pozdrav: „Poděkování zákazníkovi“

Podrobnosti nabídky: „Představení obsahu a částky cenové nabídky“

Platnost nabídky: „Určit platnost cenové nabídky“

Kontakt: „Kontaktní údaje pro případné dotazy“

Závěrečná slova: „Předem děkuji za zvážení“

【Prompt pro odpověď na e-mail se zaslanou cenovou nabídkou】

Předmět: „Odpověď ohledně cenové nabídky“

Pozdrav: „Zdvořilé oslovení protistrany“

Potvrzení přijetí: „Sdělit přijetí cenové nabídky“

Dojmy z obsahu: „Dojmy nebo dotazy ohledně obsahu nabídky“

Dotazy nebo obavy: „Uvedení dotazů nebo obav, pokud nějaké existují“

Návrh schůzky: „V případě potřeby návrh schůzky nebo koordinace termínu“

Termín odpovědi: „V případě nutnosti odpovědi jasně uvést termín“

Kontakt: „Kontaktní údaje pro případné dotazy“

Závěrečná slova: „Zdvořilé rozloučení“

Toto je prompt pro situaci, kdy chcete po obdržení nabídky pokročit v jednání. Upravte si potřebné údaje, jako jsou data, podle potřeby.

【Prompt pro omluvný e-mail za chybně odeslanou zprávu】

Předmět: „Omluva za chybně odeslanou zprávu“

Omluva: „Omluva za chybné odeslání“

Vysvětlení příčiny: „Stručné vysvětlení příčiny chybného odeslání“

Budoucí opatření: „Vysvětlení opatření k prevenci chybného odeslání v budoucnu“

Kontakt: „Kontaktní údaje pro případné dotazy“

Závěrečná slova: „Opětovná omluva a prosba o pochopení“

Pokud konkrétně uvedete preventivní opatření, vytvoří vám to opravdu skvělý omluvný e-mail. Vřele doporučuji těm, kteří mají s omlouváním potíže!

Skutečný text e-mailu vygenerovaný promptem v ChatGPT

Zde je text vygenerovaný ChatGPT při použití výše uvedených promptů.

Použitý model je Chat-GPT4. Jedná se o model, který je v současnosti k dispozici v placené verzi.

ChatGPT má různé verze, ale v tuto chvíli je ChatGPT4 nejvyšším modelem a poskytuje nejlepší výsledky.

E-mail s žádostí o zaslání faktury

Předmět: Žádost o zaslání faktury

Vážený pane/paní 〇〇,

Dobrý den. Jsem □□ ze společnosti △△. Tímto bychom Vám chtěli poděkovat za využívání Vašich služeb. Prosím o vystavení faktury za poplatky za využívání služeb.

Fakturační údaje jsou následující. Mohu Vás poprosit o jejich potvrzení a zaslání faktury?

• PSČ 123-4567
• Tokio, Minato-ku 〇〇 1-2-3 Building 5F
• Společnost △△
• K rukám: □□

Zároveň Vás prosím o zaslání faktury do dne ○. ○. 202X.

V případě jakýchkoli dotazů mě neváhejte kontaktovat.

S pozdravem,

 

□□

E-mail s oznámením o zaslání materiálů

Předmět: Oznámení o zaslání materiálů

Vážený pane/paní 〇〇,

Dobrý den. Jsem □□ ze společnosti △△. V příloze tohoto e-mailu Vám zasílám materiály, o kterých jsme hovořili na naší nedávné schůzce.

Shrnutí materiálů je následující:

• Vlastnosti a výhody produktu
• Výsledky průzkumu trhu
• Představení případových studií

Materiály jsou přiloženy ve formátu PDF. Jsou také k dispozici ke stažení na níže uvedeném odkazu.

[Odkaz pro stažení materiálů]

Věřím, že Vám tyto materiály pomohou k lepšímu pochopení produktu a poslouží jako užitečná reference pro Vaše budoucí projekty či obchodní aktivity.

V případě jakýchkoli nejasností či dotazů mě neváhejte kontaktovat telefonicky (03-1234-5678) nebo e-mailem (example@example.com).

S pozdravem,

 

□□

Odpověď na e-mail se zaslanou cenovou nabídkou (pozitivní odpověď)

Předmět: Odpověď ohledně cenové nabídky

Vážený pane/paní 〇〇,

Dobrý den. Jsem □□ ze společnosti △△. Potvrzuji, že jsem v pořádku obdržel cenovou nabídku, kterou jste mi nedávno zaslal. Děkuji.

Nabídku jsem si prostudoval a domnívám se, že je celkově uspokojivá a zpracovaná velmi přehledně. Nicméně mám k několika položkám určité dotazy.

Konkrétně bych si chtěl ověřit termín dodání projektu, zda odpovídá našim požadavkům. Dále u nákladů na externí služby není uveden rozpis, ocenil bych tedy zaslání podrobnějších informací.

Pokud by Vám to vyhovovalo, bylo by možné si naplánovat schůzku, kde bychom tyto dotazy probrali podrobněji? Mám volno tento čtvrtek nebo pátek odpoledne, dejte mi prosím vědět, který termín by se Vám hodil.

Předem děkuji za odpověď do konce tohoto týdne. V případě jakýchkoli dotazů mě neváhejte kontaktovat telefonicky (03-1234-5678) nebo e-mailem (example@example.com).

S pozdravem,

 

□□

Urgence e-mailu v případě chybějící odpovědi

Předmět: Ohledně předchozího e-mailu (znovu zasláno)

Vážený pane/paní 〇〇,

Dobrý den. Jsem □□ ze společnosti △△. Dne 13. dubna 2023 jsem Vám zasílal e-mail, ale protože jsem zatím neobdržel odpověď, dovoluji si jej zaslat znovu.

V předchozím e-mailu jsem se dotazoval na následující body:

• Rozsah nastavení tlaku hydraulického zařízení
• Upozornění při údržbě

Mám obavy, zda Vám e-mail v pořádku dorazil. Pokud by se k Vám zpráva nedostala nebo bylo cokoli nejasné, dejte mi prosím vědět.

Ocenil bych Vaši odpověď do příštího úterý (18. dubna). V případě jakýchkoli dotazů mě neváhejte kontaktovat telefonicky (03-1234-5678) nebo e-mailem (example@example.com).

Předem děkuji za potvrzení.

 

S pozdravem,

Omluvný e-mail za chybně odeslanou zprávu

Předmět: Omluva za chybně odeslanou zprávu

Vážený pane/paní 〇〇,

Dobrý den. Jsem □□ ze společnosti △△. Zjistil jsem, že e-mail, který jsem Vám nedávno zaslal, Vám byl doručen omylem. Velmi se za toto nedopatření omlouvám.

Příčinou bylo zadání chybné adresy při vyplňování příjemce. Zaslaný e-mail byl určen jiné osobě, jeho obsah tedy prosím ignorujte.

Budu dbát na důkladnou kontrolu adresátů, aby se podobná situace v budoucnu neopakovala.

V případě jakýchkoli nejasností či dotazů mě neváhejte kontaktovat telefonicky (03-1234-5678) nebo e-mailem (example@example.com).

Ještě jednou se omlouvám za způsobené nepříjemnosti a děkuji za pochopení.

 

S pozdravem,

Pokud si nevíte rady s promptem, zeptejte se ChatGPT

Ale v těchto speciálních případech nevím, jak ten prompt napsat...

V takovém případě se stačí zeptat ChatGPT a on vám poradí příklady, jak prompt formulovat.

Napiš mi prompt pro e-mail panu Jamadovi s dotazem na nastavení hydraulického zařízení.

Může to být i takto jednoduché.

Ano, přesně takto vám nejen poradil s promptem, ale dokonce napsal i samotný e-mail.

Pokud si nevíte rady, zeptejte se ChatGPT na cokoli. Pokud nejste s vygenerovaným textem spokojeni, zkuste změnit zadání příkazu.

Číst to je otrava...

Pokud se tak cítíte, můžete použít AI hlas Ondoku a nechat si odpověď přečíst nahlas.

Ondoku

Čtení i psaní e-mailů zabírá mnoho času

Podle Průzkumu stavu obchodních e-mailů 2022 platí, že:

• Denní průměr: odeslaných „16,27 zpráv“, přijatých „66,87 zpráv“
• Čas na přečtení jedné zprávy: průměrně 1 min 24 s
• Čas na napsání jedné zprávy: průměrně 6 min 5 s

To znamená, že průměrně:

Jen čtením e-mailů strávíte 1 hodinu a 10 minut denně.

Jen psaním e-mailů strávíte 1 hodinu a 40 minut denně.

Ukazuje se, že čas strávený e-maily dosahuje přibližně 3 hodin denně.

To znamená, že jsou lidé, kterým e-maily zaberou skoro půlku pracovního dne.

To je škoda! Využijte AI, abyste si ulehčili práci!

Osvojením efektivního psaní obchodních e-mailů pomocí ChatGPT můžete zefektivnit své každodenní pracovní postupy.

Čas strávený čtením lze také výrazně snížit tím, že si zprávy necháte předčítat.

Pro předčítání určitě využijte Ondoku!

Větší efektivita díky poslechu hlasu

Poslech e-mailů v hlasové podobě je jedním ze způsobů, jak zefektivnit čtení i psaní obchodní korespondence.

Úspora času

Poslech e-mailu může být rychlejší než čtení očima a obsah lze často lépe pochopit.

Možnost multitaskingu

Díky poslechu e-mailů můžete vykonávat jinou práci, například začít připravovat odpověď během poslechu obsahu.

Snížení únavy očí

Celodenní sledování obrazovky unavuje oči. Poslech e-mailů pomáhá tuto únavu zmírnit.

Prevence špatného pochopení nebo přehlédnutí

Při poslechu e-mailu je méně pravděpodobné, že dojde k chybnému přečtení nebo přehlédnutí důležité informace, čímž předejdete chybám.

Pro poslech e-mailů můžete využít hlasové asistenty v chytrých telefonech či počítačích, nebo specializované nástroje jako Ondoku, které vám poslech snadno umožní.

Nechtěli byste i vy začít kontrolovat obchodní e-maily pohodlně s Ondoku?

Ondoku umožňuje zdarma přečíst až 5000 znaků měsíčně. Styl čtení je blízký lidskému hlasu a velmi dobře se poslouchá. Můžete si vybrat z ženských, mužských i dětských hlasů. Pokud vám e-mail přečte hlas, který se vám líbí, i náročný obsah zprávy bude znít mnohem mírněji.

Využijte Ondoku ke zefektivnění čtení i psaní obchodních e-mailů.

■ Software pro syntézu řeči AI „Ondoku“

„Ondoku“ je online nástroj pro převod textu na řeč, který lze používat bez počátečních nákladů.

• Podporuje přibližně 50 jazyků včetně japonštiny, angličtiny, čínštiny, korejštiny, španělštiny, francouzštiny a němčiny.
• Dostupné z PC i smartphonu
• Vhodné pro podnikání, vzdělávání, zábavu atd.
• Není nutná žádná instalace, lze jej použít okamžitě z vašeho prohlížeče
• Podporuje také čtení z obrázků

Chcete-li jej použít, jednoduše zadejte text nebo nahrajte soubor z webu. Vytvářejte přirozené zvukové soubory během několika sekund. Syntézu řeči můžete použít zdarma až pro 5 000 znaků, proto ji nejprve vyzkoušejte.

Software pro převod textu na řeč „Ondoku“ dokáže každý měsíc přečíst 5 000 znaků pomocí hlasu AI zdarma. Můžete si snadno stáhnout MP3 a možné je i komerční využití. Pokud se zaregistrujete zdarma, můžete zdarma převést až 5 000 znaků za měsíc z textu na řeč. Vyzkoušejte Ondoku nyní.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com