Soubor výzev pro efektivní psaní obchodních e-mailů pomocí ChatGPT

Technologie AI se vyvinula a stala se érou, kde lze provádět různé úkoly!

Obchodní e-maily lze také snadno a efektivně vytvářet pomocí AI . Spíše je škoda to neudělat.

Vysvětlím, jak napsat obchodní e-mail pomocí ChatGPT.

Jak psát obchodní e-maily pomocí ChatGPT

1. Přihlaste se do ChatGPT
2. Do pole pro zadání zprávy zadejte výzvu k obchodnímu e-mailu a odešlete
3. ChatGPT automaticky generuje obchodní e-maily

Co je výzva

Výzvy jsou důležité pro psaní obchodních e-mailů v ChatGPT.

Výzvy jsou klíčová slova nebo fráze , které ChatGPT říkají, aby generoval věty.

Pomocí výzev (klíčových slov nebo frází) a poskytnutí podrobností o tom, o čem chcete, aby lidé psali, může ChatGPT generovat přesnější věty.

Ve výzvě buďte co nejkonkrétnější , kdo, co, co a jak to chcete říct .

Příklad obchodního e-mailu ChatGPT

[Výzva k zaslání e-mailu s žádostí o zaslání faktury]

Předmět: "Žádost o vyúčtování"

Důvod žádosti o fakturu: „Vyžádejte si fakturu za poplatek za používání služby“

Potvrzení dodacích údajů: "Potvrdit fakturační adresu"

Zadejte termín: "Nastavit termín pro odeslání faktury"

Závěrečná slova: "Yoroshiku onegaishimasu"

Napište konkrétně důvod žádosti a poskytněte co nejjasnější pokyny, například „15. září 2023“ pro uzávěrku.

[Výzva k zaslání e-mailu s upozorněním na doručení materiálů]

Předmět: "Oznámení o zasílání materiálů"

Přehled materiálů: "Popište obsah materiálů k odeslání"

Metoda přílohy: "Návod na soubor přílohy nebo odkaz"

Účel použití materiálů: "Navrhování způsobů použití materiálů"

Kontakt: "Kontakt pro dotazy a připomínky"

Tím, že ChatGPT konkrétně sdělíte, jaký je obsah dokumentu, můžete obchodnímu e-mailu usnadnit pochopení.

[Výzva k opětovnému odeslání e-mailů odeslaných, když na e-maily nikdo neodpovídá]

Předmět: "Ohledně předchozího e-mailu (odesláno znovu)"

Datum, kdy byl odeslán poslední e-mail „Rok/Měsíc/Den“

Shrnutí posledního e-mailu: „Zopakujte si klíčové body z posledního e-mailu“

Soucit: „Bojím se, že neodpovím“

Resetování termínu: "Nastavení a opětovné potvrzení termínu pro odpověď"

Závěrečná slova: "Děkuji za potvrzení."

[Požádejte o odpověď e-mailem na žádost o cenovou nabídku]

Předmět: "Odpověď na žádost o cenovou nabídku"

Pozdravná věta: "Slova vděčnosti zákazníkům"

Podrobnosti odhadu: "Předložte podrobnosti odhadu a částku"

Datum vypršení platnosti nabídky: "Uveďte datum vypršení platnosti nabídky"

Kontakt: "Kontakt pro dotazy a připomínky"

Závěrečná poznámka: "Děkuji za pozornost."

[Výzva k odeslání e-mailu s odpovědí na zaslání e-mailu s nabídkou]

Předmět: ``Odpověď na nabídku''

Pozdravy: "Zdvořilý pozdrav druhé osobě"

Přijetí nabídky: "Oznámit přijetí nabídky"

Zobrazení obsahu odhadu: „Zobrazení a otázky týkající se obsahu odhadu“

Otázky nebo obavy: „Popište jakékoli dotazy nebo obavy týkající se nabídky“

Návrh schůzky: „Navrhujte a plánujte schůzky podle potřeby“

Termín odpovědi: "Pokud je požadována odpověď, uveďte termín."

Kontakt: "Kontakt pro dotazy a připomínky"

Závěrečná slova: "Zdvořilá závěrečná slova"

Toto je výzva, kdy chcete po obdržení odhadu pokračovat v příběhu. Pojďme si zařídit potřebné položky jako je datum a použít to.

[Výzva k zaslání omluvného e-mailu za nesprávné doručení]

Předmět: "Omluva za chybný přenos"

Text omluvy: "Omluva za odeslání omylem"

Vysvětlení příčiny: "Výstižně vysvětlete příčinu chybného přenosu"

Budoucí opatření: „Vysvětlete budoucí opatření, jak zabránit chybnému přenosu“

Kontakt: "Kontakt pro dotazy a připomínky"

Závěrečná poznámka: "Ještě jednou se omlouvám a prosím o pochopení."

Je to skvělý omluvný e-mail, protože budete konkrétní s vašimi preventivními opatřeními. Je to opravdu doporučeno pro ty, kteří nejsou dobří v omlouvání!

Aktuální výstupní text e-mailu výzvy ChatGPT

Toto je text generovaný ChatGPT při použití výše uvedené výzvy.

Model využívá Chat-GPT4 . Tento model je aktuálně dostupný za poplatek.

ChatGPT má různé verze, ale v současné době je ChatGPT4 top modelem a dává nejlepší výsledky.

E-mail s žádostí o fakturu

Předmět: Žádost o vyúčtování

Vážený 〇〇,

Stáváme se zavázáni. Jsem □□ z △△ Co., Ltd. Velice vám děkuji, že jste mě tentokrát nechali využít vašich služeb. Požaduji fakturu za servisní poplatek.

Doručovací adresa je následující. Omlouvám se, že vás obtěžuji, ale mohl byste mi poslat fakturu po jejím potvrzení?

• 〒123-4567
• 〇〇 1-2-3 Budova 5F, Minato-ku, Tokio
• △△ Co., Ltd.
• Odpovědná osoba: □□

Také se omlouvám, že vás obtěžuji, ale prosím zašlete fakturu do MM/DD/RRRR.

Máte-li jakékoli dotazy, neváhejte nás kontaktovat.

Děkuji mnohokrát.

Opravdu vaše

E-mailové oznámení o doručení materiálů

Předmět: Oznámení o zaslání materiálů

Vážený 〇〇,

Stáváme se zavázáni. Jsem □□ z △△ Co., Ltd. K tomuto e-mailu jsem připojil materiály, o kterých jsme diskutovali na schůzce včera.

Shrnutí materiálu je následující:

• Vlastnosti a výhody produktu
• Výsledky průzkumu trhu
• případová studie

Dokumenty jsou připojeny jako soubory PDF. Můžete si jej také stáhnout z odkazu níže.

[odkaz ke stažení dokumentu]

Doufáme, že tyto materiály využijete k prohloubení porozumění našim produktům a použijete je jako reference pro budoucí projekty a prodejní aktivity.

Máte-li jakékoli dotazy nebo obavy, neváhejte nás kontaktovat telefonicky (03-1234-5678) nebo e-mailem (example@example.com).

Děkuji.

Opravdu vaše

Odpovědět e-mailem na odeslání nabídky e-mailem (kladná odpověď)

Předmět: Odpověď ohledně nabídky

Vážený 〇〇,

Stáváme se zavázáni. Jsem □□ z △△ Co., Ltd. Rád bych vás informoval, že jsem obdržel nabídku, kterou jste mi včera poslali. Děkuji.

Obsah odhadu jsem viděl, ale měl jsem pocit, že obsah je celkově uspokojivý a byl shrnut velmi snadno srozumitelným způsobem. Mám však několik otázek a obav ohledně několika položek.

Konkrétně bych si rád potvrdil, zda je termín dodání projektu nastaven dle našeho přání. Vzhledem k tomu, že neexistuje žádný rozpis nákladů na outsourcing, ocenil bych, kdybyste mi poskytli podrobnosti.

Pokud je to pro vás výhodné, bylo by možné domluvit si schůzku, na které by se podrobně probraly výše uvedené otázky a obavy? Tento týden máme otevřeno ve čtvrtek a pátek odpoledne, tak nám prosím dejte vědět, které termíny jsou pro vás vhodné.

Omlouváme se, že vás obtěžuji, ale bylo by užitečné, kdybyste odpověděli během tohoto týdne. Máte-li jakékoli dotazy nebo obavy, neváhejte nás kontaktovat telefonicky (03-1234-5678) nebo e-mailem (example@example.com).

Děkuji mnohokrát.

Opravdu vaše

Znovu odeslat e-mail k odeslání, když na e-mail není žádná odpověď

Předmět: Pokud jde o předchozí e-mail (odesláno znovu)

Vážený 〇〇,

Stáváme se zavázáni. Jsem □□ z △△ Co., Ltd. Onehdy jsem odeslal e-mail 13. dubna 2023, ale protože nepřišla žádná odpověď, rozhodl jsem se jej odeslat znovu.

V našem posledním e-mailu jsme se ptali na:

• Rozsah nastavení hydraulického tlaku
• Opatření pro údržbu

Obávám se, že jsem nedostal odpověď. Pokud jste e-mail neobdrželi nebo máte nějaké dotazy, dejte nám prosím vědět.

Bylo by užitečné, kdybyste odpověděli do příštího úterý (18. dubna). Máte-li jakékoli dotazy nebo obavy, neváhejte nás kontaktovat telefonicky (03-1234-5678) nebo e-mailem (example@example.com).

děkujeme za potvrzení.

Opravdu vaše

E-mail s omluvou za nesprávné doručení

Předmět: Omluva za zaslání špatné zprávy

Vážený 〇〇,

Stáváme se zavázáni. Jsem □□ z △△ Co., Ltd. Pokud jde o e-mail, který jsem vám včera poslal, ukázalo se, že jsem jej poslal omylem. Musím se upřímně omluvit.

Příčinou je, že jste při zadávání cíle zadali špatnou adresu. E-mail, který jsem poslal, byl adresován někomu jinému, takže jeho obsah můžete ignorovat.

V budoucnu důkladně prověříme destinaci a pečlivě odpovíme, aby k takovému chybnému přenosu nedocházelo.

Máte-li jakékoli dotazy nebo obavy, neváhejte nás kontaktovat telefonicky (03-1234-5678) nebo e-mailem (example@example.com).

Omlouváme se za případné nepříjemnosti. Děkujeme za vaši trvalou podporu.

Opravdu vaše

Pokud nerozumíte výzvě, zeptejte se ChatGPT

Ale nevím, jak v takovém speciálním případě napsat výzvu

V tu chvíli, když se zeptáte ChatGPT, řekne vám příklad, jak napsat výzvu.

Pane Yamado, sdělte mi prosím výzvu z mailu s žádostí o nastavení hydraulického zařízení.

Je v pořádku se takhle cítit.

Ano, nejen že mi poslal takovou výzvu, ale skutečně mi napsal e-mail.

Pokud nerozumíte, zeptejte se ChatGPT na cokoli. Pokud se vám nelíbí generované věty, zkuste změnit způsob vydávání příkazů.

Je problém psát...

Pokud to tak cítíte, můžete pomocí Ondoku-ChatGPT klást otázky a dávat příkazy ChatGPT hlasovým vstupem.

Související článek >> [Zdarma a snadno] Jak vést hlasovou konverzaci s ChatGPT! Nastavení a použití pro počítače a chytré telefony

Čtení a psaní e-mailů vyžaduje čas.

Podle průzkumu Business Email Survey 2022

• Denní průměr odeslaných „16,27“ přijatých „66,87“
• Průměrná doba čtení 1 minuta 24 sekund
• Průměrná doba napsání jednoho písmene: 6 minut a 5 sekund

tj. průměr

Trávím 1 hodinu a 10 minut denně čtením e-mailů.

Denně trávím 1 hodinu a 40 minut psaním emailů

Můžete vidět, že čas související s poštou je asi 3 hodiny denně .

Znamená to, že někteří lidé stráví téměř půl dne jen e-mailem.

příliš dobré na plýtvání! Udělejte si pohodlí s AI!

Naučíte-li se, jak efektivně psát obchodní e-maily pomocí ChatGPT, můžete svou každodenní práci zajistit hladce.

Také čas na čtení bude mnohem méně zatěžující tím, že je necháte číst nahlas.

Pro čtení nahlas použijte Ondoku!

Související článek >> Přečtěte si odpovědi ChatGPT nahlas [Ondoku3-ChatGPT]

Nasloucháním svému hlasu můžete být efektivnější

Poslech e-mailů hlasem je jedním ze způsobů, jak zefektivnit čtení a psaní obchodních e-mailů.

ušetřit čas

Poslech e-mailů je rychlejší a srozumitelnější než jejich čtení očima.

Možnost multitaskingu

Posloucháním e-mailů hlasem můžete začít psát odpověď a zároveň poslouchat obsah e-mailu a přitom dělat jiné úkoly.

snížit únavu očí

Celodenní zírání do obrazovek může namáhat vaše oči. Poslouchání e-mailů hlasem však může snížit únavu očí.

Prevence chybného čtení a přehlédnutí

Při poslechu e-mailů hlasem je méně pravděpodobné, že dojde k chybnému čtení a přehlédnutí. Chybám se dá předejít.

Chcete-li poslouchat e-maily hlasem, můžete snadno poslouchat hlas pomocí hlasového asistenta nainstalovaného ve vašem smartphonu nebo počítači nebo pomocí speciálního nástroje, jako je Ondoku.

Oficiální stránky: Ondoku

Ondoku umí přečíst 5000 znaků za měsíc zdarma. Čtení je podobné jako u člověka a hlas je velmi dobře slyšet. Můžete si vybrat mezi ženským, mužským a dívčím hlasem.

Zjednodušte čtení a psaní firemních e-mailů pomocí Ondoku.

Software pro převod textu na řeč „Ondoku“ dokáže každý měsíc přečíst 5 000 znaků pomocí hlasu AI zdarma. Můžete si snadno stáhnout MP3 a možné je i komerční využití. Pokud se zaregistrujete zdarma, můžete zdarma převést až 5 000 znaků za měsíc z textu na řeč. Vyzkoušejte Ondoku nyní.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com