Établissement d'un système menant à l'amélioration de la satisfaction des clients et du personnel grâce à l'introduction de Ondoku ! Présentation de l'étude de cas d'introduction de Adire Law Office

• Cabinet d'avocats Adire
• Taille : plus de 1 100 personnes, plus de 220 avocats (au 31 octobre 2023)
• Secteur : Cabinet d'avocats
• Interview : Maître Kazumasa Hata, avocat (membre du barreau de Tokyo)
  　　　　　　 : M. Yasuda, département des ressources humaines

Objectifs / Défis

Utilisé pour la narration des vidéos explicatives lors de la signature des contrats et des supports de formation du personnel. La préparation nécessaire à la création d'un contenu de haute qualité et le processus d'enregistrement des voix humaines prenaient énormément de temps et d'efforts.

Solution

Supprimer l'enregistrement vocal en interne et créer la narration avec Ondoku.

Effets

Économie de temps considérable grâce à l'élimination de la préparation de scripts détaillés et de la nécessité de réenregistrer les voix.
Contribution à l'efficacité opérationnelle en utilisant les vidéos créées à divers endroits.

Présentation de l'entreprise et du département utilisateur

Maître Hata, avocat (ci-après, Hata) : Nous sommes un cabinet d'avocats généraliste qui traite principalement des problèmes personnels tels que les dettes, les litiges familiaux et les demandes d'indemnisation à l'État concernant l'hépatite B.

Les cabinets d'avocats traditionnels semblent parfois intimidants et demandent du courage pour une consultation. Pour changer cela, nous nous efforçons d'être un « cabinet d'avocats accessible ».

Par exemple, l'une de nos forces est de diffuser des publicités conviviales et de mettre en place un système permettant de nous consulter facilement par téléphone. Nous veillons également à donner des explications en évitant autant que possible le jargon technique afin que les gens se sentent plus proches des avocats.

Site web : Cabinet d'avocats Adire

Pourriez-vous nous expliquer le contexte de l'adoption de l'outil de synthèse vocale ?

Hata : Actuellement, nous fournissons à nos clients des explications de notre cabinet non seulement à l'oral ou par écrit, mais aussi sous forme de vidéo. Auparavant, c'était soit l'un soit l'autre, mais en cherchant à être le plus clair possible, nous avons senti qu'il était essentiel de proposer des vidéos avec des illustrations et du mouvement.

Pour créer des vidéos de qualité, il faut aussi soigner la narration. Cependant, même en enregistrant avec la voix du personnel, nous devions recommencer de nombreuses fois, ce qui prenait un temps considérable.

De plus, en ce qui concerne l'environnement d'enregistrement, les bruits extérieurs tels que les sonneries de téléphone ou les bruits de pas étaient des problèmes impossibles à éviter, malgré toutes nos précautions.

En conséquence, la création de vidéos demandait énormément de temps et d'efforts.

M. Yasuda, département des ressources humaines (ci-après, Yasuda) : Au département des ressources humaines, nous passions une demi-journée à donner les mêmes explications lors de chaque séance d'orientation pour les nouveaux employés. C'est ce qui nous a poussés à penser que diffuser une vidéo facile à comprendre, même sans intervention humaine, améliorerait l'efficacité du travail.

Nous avons décidé d'adopter cet outil car un service de synthèse vocale capable de générer facilement une narration nous permettrait de franchir le pas de la création vidéo.

Pourriez-vous nous expliquer comment vous en êtes venus à choisir Ondoku ?

Hata : Le prix abordable et la facilité d'utilisation ont été les facteurs décisifs.

En particulier, pour la facilité d'utilisation, nous avons apprécié l'interface intuitive. La zone de texte et le bouton de téléchargement sont clairs, et il n'y a aucune hésitation lors de l'utilisation.

De plus, comme nous créons des documents pour nos clients, la possibilité d'une utilisation commerciale était un point indispensable. Nous avons décidé d'adopter Ondoku car nous pensions que cet outil facile à utiliser résoudrait le problème du temps excessif consacré à l'enregistrement vocal.

Les problèmes ont-ils été résolus (ou améliorés) par rapport à la période précédant l'introduction d'Ondoku ?

Hata : Auparavant, il nous fallait parfois environ six heures pour enregistrer la narration d'un document vidéo de 10 minutes.

Je pense qu'il fallait déjà trois heures pour écrire un script permettant au personnel de lire sans hésitation. En fait, comme nous devions réussir l'enregistrement du premier coup, il fallait un script parfait. Pour maintenir la qualité au mot près, nous le vérifions plusieurs fois à haute voix.

De plus, nous étions très exigeants : au moindre bruit extérieur, nous devions recommencer, ce qui consommait le temps à vue d'œil.

Mais aujourd'hui, le travail de narration est terminé en environ une heure et demie. Le fait que la voix humaine ne soit plus nécessaire nous dispense de scripts détaillés et réduit les efforts de réenregistrement, ce qui est un avantage majeur.

Yasuda : C'est l'introduction d'Ondoku qui a lancé la création de vidéos au sein du département des RH. Jusque-là, la barre était trop haute pour créer des vidéos, et nous n'avions pas pu concrétiser ce projet.

Les séances d'orientation pour les nouveaux employés, qu'il s'agisse de jeunes diplômés ou de recrues expérimentées, ont souvent lieu une dizaine de fois par mois. À chaque fois, le département des RH devait rester mobilisé pour donner les explications.

Pour améliorer nos processus, nous avons intégré des vidéos avec une narration créée par Ondoku dans nos formations. Nous avons constaté que la compréhension était équivalente à celle des explications orales, ce qui a permis aux membres des RH de consacrer leur temps à d'autres tâches.

Avez-vous reçu des commentaires sur Ondoku au sein du cabinet ?

Yasuda : Certains disent que grâce à la mise en place des documents vidéo, ils peuvent désormais réviser le contenu de l'orientation à tout moment.

Les vidéos explicatives pour les nouveaux employés utilisant Ondoku sont accessibles via des données partagées pour être consultées à tout moment. Cela a permis de mettre en place un système où l'on peut facilement réapprendre par vidéo les points que l'on ne parvient pas à se remémorer par le texte seul.

De plus, les employés affectés dans les succursales à travers tout le pays peuvent progresser efficacement dans leur apprentissage grâce au partage de vidéos par le siège social.

Si vous avez d'autres demandes d'amélioration concernant Ondoku, n'hésitez pas à nous en faire part.

Yasuda : Je pense que l'outil serait encore plus facile à utiliser si les fines nuances d'intonation pouvaient être améliorées. En particulier pour les phrases longues, nous devons faire preuve d'ingéniosité, par exemple en découpant les phrases jusqu'à obtenir le rendu sonore souhaité.

Hata : Je pense qu'un guide d'utilisation clair rendrait l'outil encore plus pratique. Actuellement, nous procédons par essais et erreurs pour créer des voix qui sonnent naturellement.

Si Ondoku fournissait des conseils d'utilisation, nous pourrions peut-être consacrer plus de temps à peaufiner l'intonation des termes techniques.

Comment envisagez-vous d'utiliser Ondoku à l'avenir ?

Hata : J'espère que nous pourrons utiliser Ondoku pour renforcer nos programmes de formation.

Par exemple, un système où l'on choisit la bonne réponse parmi plusieurs options et où l'on progresse comme dans un RPG. Une formation ludique permettrait d'apprendre en s'amusant.

Cependant, la narration sera un élément clé pour cela, et j'aimerais qu'Ondoku joue un rôle actif à ce moment-là.

Yasuda : Au département des RH, nous prévoyons de publier sur les réseaux sociaux des vidéos que les chercheurs d'emploi, y compris les jeunes diplômés, pourront regarder facilement. J'aimerais qu'Ondoku résolve tous les problèmes de narration qui pourraient survenir à chaque fois.

En utilisant Ondoku, vous avez pu créer efficacement des narrations de qualité pour vos clients et réduire considérablement le temps et les efforts consacrés à la formation interne ! Merci beaucoup de nous avoir fait part de ce témoignage exemplaire.

Ondoku est un service de synthèse vocale qui permet une utilisation commerciale gratuite. Il prend en charge 80 langues et dialectes, avec un total de plus de 650 voix. Vous pouvez écouter les types de voix et les échantillons audio pour les langues prises en charge ici.

■ Logiciel de synthèse vocale IA « Ondoku »

"Ondoku" est un outil de synthèse vocale en ligne qui peut être utilisé sans frais initiaux.

• Prend en charge environ 50 langues, dont le japonais, l'anglais, le chinois, le coréen, l'espagnol, le français et l'allemand.
• Disponible sur PC et smartphone
• Convient pour les affaires, l'éducation, le divertissement, etc.
• Aucune installation requise, peut être utilisé immédiatement depuis votre navigateur
• Prend également en charge la lecture d'images

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Email: ondoku3.com@gmail.com