ChatGPT के साथ कुशलतापूर्वक व्यावसायिक ईमेल लिखने के लिए प्रॉम्प्ट संग्रह

AI तकनीक विकसित हो गई है और अब ऐसा समय आ गया है जब विभिन्न कार्यों को पूरा किया जा सकता है!

व्यावसायिक ईमेल भी, AI का उपयोग करके आसानी से और कुशलता से तैयार किए जा सकते हैं। वास्तव में, इसे न करना एक नुकसान है।

आइए जानें कि ChatGPT का उपयोग करके व्यावसायिक ईमेल कैसे लिखें।

ChatGPT में व्यावसायिक ईमेल लिखने का तरीका

1. ChatGPT में लॉगिन करें
2. मैसेज इनपुट फ़ील्ड में, व्यावसायिक ईमेल का prompt लिखकर भेजें
3. ChatGPT स्वचालित रूप से व्यावसायिक ईमेल जेनरेट करेगा

Prompt क्या है

ChatGPT में व्यावसायिक ईमेल लिखने के लिए prompt महत्वपूर्ण है।

Prompt, ChatGPT को टेक्स्ट जेनरेट करने का निर्देश देने के लिए उपयोग किए जाने वाले कीवर्ड या वाक्यांश हैं।

Prompt (कीवर्ड या वाक्यांश) का उपयोग करके और आप क्या लिखवाना चाहते हैं, इसकी विस्तृत जानकारी प्रदान करके, ChatGPT अधिक सटीक टेक्स्ट जेनरेट कर सकता है।

आप किसे, क्या, किस बारे में और कैसे बताना चाहते हैं, इसे prompt में जितना संभव हो सके विस्तार से लिखने का प्रयास करें।

ChatGPT के व्यावसायिक ईमेल के लिए prompt उदाहरण

【इनवॉइस भेजने का अनुरोध करने वाले ईमेल के लिए prompt】

विषय: "इनवॉइस भेजने का अनुरोध"

इनवॉइस अनुरोध का कारण: "सेवा उपयोग शुल्क के लिए इनवॉइस का अनुरोध करें"

भेजने की जानकारी की पुष्टि: "इनवॉइस भेजने के पते की पुष्टि करें"

समय सीमा का निर्धारण: "इनवॉइस भेजने की समय सीमा निर्धारित करें"

समापन शब्द: "धन्यवाद"

अनुरोध का कारण विशेष रूप से लिखें और भेजने की समय सीमा "15 सितंबर, 2023" जैसी तारीखों के साथ स्पष्ट रूप से दें।

【दस्तावेज़ भेजने की सूचना देने वाले ईमेल के लिए prompt】

विषय: "दस्तावेज़ भेजने की सूचना"

दस्तावेज़ का सारांश: "भेजे जा रहे दस्तावेज़ की सामग्री का वर्णन करें"

अनुलग्नक (Attachment) विधि: "संलग्न फ़ाइल या लिंक की जानकारी"

दस्तावेज़ के उपयोग का उद्देश्य: "दस्तावेज़ का उपयोग कैसे करें, इसका सुझाव दें"

संपर्क जानकारी: "प्रश्नों या संदेहों के लिए संपर्क जानकारी"

दस्तावेज़ की सामग्री क्या है, यह ChatGPT को विस्तार से बताकर, आप अधिक स्पष्ट व्यावसायिक ईमेल तैयार कर सकते हैं।

【ईमेल का उत्तर न मिलने पर दोबारा भेजने वाले ईमेल के लिए prompt】

विषय: "पिछले ईमेल के संबंध में (पुनः प्रेषण)"

पिछला ईमेल भेजने की तारीख: "दिन/महीना/वर्ष"

पिछले ईमेल का सारांश: "पिछले ईमेल के मुख्य बिंदुओं की पुन: पुष्टि करें"

विनम्रता: "उत्तर न मिलने पर चिंता व्यक्त करना"

समय सीमा का पुन: निर्धारण: "उत्तर की समय सीमा निर्धारित करना या पुष्टि करना"

समापन शब्द: "कृपया इसकी पुष्टि करें, धन्यवाद"

【कोटेशन अनुरोध का उत्तर देने वाले ईमेल के लिए prompt】

विषय: "कोटेशन अनुरोध का उत्तर"

अभिवादन: "ग्राहक के लिए प्रशंसा के शब्द"

कोटेशन विवरण: "कोटेशन की सामग्री और राशि का विवरण"

कोटेशन की वैधता अवधि: "कोटेशन की समय सीमा निर्दिष्ट करें"

संपर्क जानकारी: "प्रश्नों या संदेहों के लिए संपर्क जानकारी"

समापन शब्द: "कृपया इस पर विचार करें, धन्यवाद"

【कोटेशन दस्तावेज़ भेजने वाले ईमेल का उत्तर देने के लिए prompt】

विषय: "कोटेशन दस्तावेज़ के संबंध में उत्तर"

अभिवादन: "सामने वाले व्यक्ति के लिए विनम्र अभिवादन"

कोटेशन की प्राप्ति: "कोटेशन दस्तावेज़ प्राप्त होने की सूचना दें"

कोटेशन सामग्री पर प्रतिक्रिया: "कोटेशन सामग्री के संबंध में विचार या प्रश्न"

प्रश्न या चिंताएँ: "कोटेशन के संबंध में कोई प्रश्न या चिंता हो तो लिखें"

बैठक का प्रस्ताव: "यदि आवश्यक हो, तो बैठक का प्रस्ताव या शेड्यूलिंग"

उत्तर की समय सीमा: "यदि उत्तर की आवश्यकता है, तो समय सीमा स्पष्ट करें"

संपर्क जानकारी: "प्रश्नों या संदेहों के लिए संपर्क जानकारी"

समापन शब्द: "विनम्र समापन शब्द"

यह उस स्थिति के लिए prompt है जब आप कोटेशन प्राप्त करने के बाद बात आगे बढ़ाना चाहते हैं। तारीखों जैसी आवश्यक जानकारी को अपनी आवश्यकतानुसार बदलकर उपयोग करें।

【गलती से भेजे गए ईमेल के लिए माफ़ी वाले ईमेल का prompt】

विषय: "गलती से भेजे गए ईमेल के लिए क्षमायाचना"

माफ़ीनामा: "गलती से ईमेल भेजने के लिए माफ़ी"

कारण स्पष्टीकरण: "गलती से ईमेल भेजने के कारण का संक्षेप में वर्णन करें"

भविष्य के उपाय: "भविष्य में ऐसी गलती रोकने के उपायों का वर्णन करें"

संपर्क जानकारी: "प्रश्नों या संदेहों के लिए संपर्क जानकारी"

समापन शब्द: "पुनः क्षमायाचना और समझने के लिए अनुरोध"

रोकथाम के उपायों को विस्तार से लिखकर, यह एक शानदार माफ़ीनामा तैयार कर देता है। उन लोगों के लिए यह वास्तव में अनुशंसित है जो माफ़ी माँगने में अच्छे नहीं हैं!

ChatGPT prompt से वास्तव में जेनरेट किया गया ईमेल टेक्स्ट

उपरोक्त prompt का उपयोग करने पर ChatGPT द्वारा जेनरेट किया गया टेक्स्ट यहाँ दिया गया है।

यहाँ Chat-GPT4 मॉडल का उपयोग किया गया है। यह वर्तमान में सशुल्क उपलब्ध मॉडल है।

ChatGPT के कई संस्करण हैं, लेकिन वर्तमान में ChatGPT4 शीर्ष मॉडल है और सर्वोत्तम परिणाम देता है।

इनवॉइस भेजने का अनुरोध करने वाला ईमेल

विषय: इनवॉइस भेजने का अनुरोध

प्रिय 〇〇,

आशा है आप कुशल होंगे। मैं △△ कंपनी से □□ हूँ। आपकी कंपनी की सेवाओं का उपयोग करने का अवसर देने के लिए बहुत-बहुत धन्यवाद। कृपया सेवा उपयोग शुल्क का इनवॉइस भेजें।

भेजने का पता नीचे दिया गया है। कृपया इसकी पुष्टि करें और इनवॉइस भेजें।

• पिनकोड: 123-4567
• टोक्यो, मिनाटो-कु 〇〇 1-2-3 बिल्डिंग 5F
• △△ कंपनी लिमिटेड
• संपर्क व्यक्ति: □□

साथ ही, कृपया इनवॉइस को ○ तारीख/महीना/वर्ष तक भेजने का कष्ट करें।

यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया बेझिझक संपर्क करें।

धन्यवाद।

 

सादर,

दस्तावेज़ भेजने की सूचना देने वाला ईमेल

विषय: दस्तावेज़ भेजने की सूचना

प्रिय 〇〇,

आशा है आप कुशल होंगे। मैं △△ कंपनी से □□ हूँ। पिछली मीटिंग में चर्चा किए गए दस्तावेज़ों को इस ईमेल के साथ संलग्न किया गया है।

दस्तावेज़ों का सारांश इस प्रकार है:

• उत्पाद की विशेषताएं और लाभ
• बाजार अनुसंधान परिणाम
• केस स्टडीज (Case Studies)

दस्तावेज़ PDF फ़ाइल के रूप में संलग्न हैं। इसके अलावा, इन्हें नीचे दिए गए लिंक से भी डाउनलोड किया जा सकता है।

[दस्तावेज़ डाउनलोड लिंक]

हमें उम्मीद है कि ये दस्तावेज़ उत्पाद की समझ को गहरा करने और भविष्य के प्रोजेक्ट्स या व्यावसायिक गतिविधियों में सहायक होंगे।

यदि आपके कोई प्रश्न या संदेह हैं, तो कृपया बेझिझक फोन (03-1234-5678) या ईमेल (example@example.com) पर संपर्क करें।

धन्यवाद।

 

सादर,

कोटेशन दस्तावेज़ भेजने वाले ईमेल का उत्तर (सकारात्मक उत्तर)

विषय: कोटेशन दस्तावेज़ के संबंध में उत्तर

प्रिय 〇〇,

आशा है आप कुशल होंगे। मैं △△ कंपनी से □□ हूँ। आपको सूचित करना चाहता हूँ कि हमें आपका भेजा गया कोटेशन प्राप्त हो गया है। धन्यवाद।

हमने कोटेशन की सामग्री देखी है और यह कुल मिलाकर संतोषजनक है और बहुत स्पष्ट रूप से तैयार की गई है। हालांकि, कुछ बिंदुओं पर हमारे कुछ प्रश्न और चिंताएं हैं।

विशेष रूप से, प्रोजेक्ट की डिलीवरी तिथि के संबंध में, मैं पुष्टि करना चाहता हूँ कि क्या इसे हमारी इच्छा के अनुसार निर्धारित किया गया है। साथ ही, चूंकि आउटसोर्सिंग लागत का विवरण नहीं दिया गया है, इसलिए कृपया विवरण साझा करें।

यदि संभव हो, तो क्या हम एक बैठक कर सकते हैं और उपरोक्त प्रश्नों और चिंताओं पर विस्तार से चर्चा कर सकते हैं? मैं इस गुरुवार या शुक्रवार दोपहर को उपलब्ध हूँ, कृपया मुझे बताएं कि आपके लिए कौन सा समय उपयुक्त होगा।

कृपया इस सप्ताह के भीतर उत्तर देने का कष्ट करें। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया बेझिझक फोन (03-1234-5678) या ईमेल (example@example.com) पर संपर्क करें।

धन्यवाद।

 

सादर,

ईमेल का उत्तर न मिलने पर दोबारा भेजने वाला ईमेल

विषय: पिछले ईमेल के संबंध में (पुनः प्रेषण)

प्रिय 〇〇,

आशा है आप कुशल होंगे। मैं △△ कंपनी से □□ हूँ। मैंने पिछले 13 अप्रैल, 2023 को आपको एक ईमेल भेजा था, लेकिन चूंकि उसका कोई उत्तर नहीं मिला, इसलिए मैं इसे फिर से भेज रहा हूँ।

पिछले ईमेल में, मैंने निम्नलिखित बिंदुओं के बारे में पूछा था:

• हाइड्रोलिक उपकरण की दबाव सेटिंग सीमा
• रखरखाव के समय ध्यान देने योग्य बातें

उत्तर न मिलने से मैं चिंतित हूँ। यदि आपको ईमेल प्राप्त नहीं हुआ है या कोई बात स्पष्ट नहीं है, तो कृपया मुझे बताएं।

कृपया अगले मंगलवार (18 अप्रैल) तक उत्तर देने का कष्ट करें। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया बेझिझक फोन (03-1234-5678) या ईमेल (example@example.com) पर संपर्क करें।

कृपया इसकी पुष्टि करें।

 

सादर,

गलती से भेजे गए ईमेल के लिए माफ़ी वाला ईमेल

विषय: गलती से भेजे गए ईमेल के लिए क्षमायाचना

प्रिय 〇〇,

आशा है आप कुशल होंगे। मैं △△ कंपनी से □□ हूँ। हाल ही में भेजे गए ईमेल के संबंध में, यह पता चला है कि वह गलती से भेजा गया था। इसके लिए मैं क्षमा चाहता हूँ।

इसका कारण यह था कि प्राप्तकर्ता का नाम दर्ज करते समय गलत पता चुन लिया गया था। वह ईमेल किसी और के लिए था, इसलिए कृपया इसकी सामग्री को अनदेखा कर दें।

भविष्य में ऐसी गलती न हो, इसके लिए मैं पते की पुष्टि पूरी तरह से करूँगा और सावधानी बरतूँगा।

यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया बेझिझक फोन (03-1234-5678) या ईमेल (example@example.com) पर संपर्क करें।

आपको हुई असुविधा के लिए मैं वास्तव में क्षमाप्रार्थी हूँ। आपके निरंतर सहयोग के लिए धन्यवाद।

 

सादर,

यदि prompt समझ न आए, तो बस ChatGPT से पूछें

लेकिन, मुझे नहीं पता कि ऐसे विशेष मामलों के लिए prompt कैसे लिखा जाए

ऐसी स्थिति में आप ChatGPT से पूछ सकते हैं और वह आपको prompt लिखने के उदाहरण बताएगा।

मिस्टर यामादा से हाइड्रोलिक उपकरण की सेटिंग के बारे में पूछने वाले ईमेल के लिए prompt बताओ

इस तरह से पूछना भी ठीक है।

जी हाँ, इस तरह से उसने न केवल prompt बताया बल्कि वास्तव में ईमेल भी लिख दिया।

यदि आपको समझ न आए, तो ChatGPT से कुछ भी पूछें। यदि आप जेनरेट किए गए टेक्स्ट से संतुष्ट नहीं हैं, तो आदेश देने का तरीका बदल कर देखें।

पढ़ना थकाऊ लग रहा है...

अगर आपको ऐसा महसूस हो, तो AI वॉइस Ondoku का उपयोग करके आप उत्तरों को आवाज़ में सुन सकते हैं।

Ondoku

ईमेल पढ़ने और लिखने दोनों में समय लगता है

व्यावसायिक ईमेल वास्तविकता सर्वेक्षण 2022 के अनुसार,

• दैनिक औसत: भेजे गए "16.27 ईमेल", प्राप्त हुए "66.87 ईमेल"
• एक ईमेल पढ़ने का औसत समय: 1 मिनट 24 सेकंड
• एक ईमेल लिखने का औसत समय: 6 मिनट 5 सेकंड

अर्थात्, औसतन:

सिर्फ ईमेल पढ़ने में ही दिन के 1 घंटे 10 मिनट खर्च होते हैं

और सिर्फ ईमेल लिखने में ही दिन के 1 घंटे 40 मिनट खर्च होते हैं

इससे पता चलता है कि ईमेल से संबंधित काम में प्रतिदिन लगभग 3 घंटे का समय लगता है।

इसका मतलब है कि कुछ लोगों का लगभग आधा दिन सिर्फ ईमेल में ही निकल जाता है

यह समय की बर्बादी है! AI का उपयोग करें और अपना काम आसान बनाएं!

ChatGPT के साथ व्यावसायिक ईमेल कुशलतापूर्वक लिखने का तरीका सीखकर, आप अपने दैनिक कार्यों को सुचारू रूप से आगे बढ़ा सकते हैं।

इसके अलावा, ईमेल को सुनकर आप पढ़ने के बोझ को काफी कम कर सकते हैं।

सुनने के लिए कृपया Ondoku का अवश्य उपयोग करें!

सुनने से आप इसे और अधिक कुशल बना सकते हैं

ईमेल को आवाज़ में सुनना व्यावसायिक ईमेल पढ़ने और लिखने को अधिक कुशल बनाने के तरीकों में से एक है।

समय की बचत

ईमेल को सुनने से सामग्री को आँखों से पढ़ने की तुलना में जल्दी और आसानी से समझा जा सकता है।

मल्टीटास्किंग की संभावना

ईमेल को सुनकर, आप ईमेल की सामग्री सुनते हुए उत्तर लिखना शुरू करने जैसे अन्य कार्य भी साथ-साथ कर सकते हैं।

आँखों की थकान में कमी

सारा दिन स्क्रीन देखते रहने से आँखें थक सकती हैं। ईमेल को सुनकर आप आँखों की थकान को कम कर सकते हैं।

गलत पढ़ने या अनदेखी से बचाव

ईमेल को सुनने से गलत पढ़ने या किसी चीज़ के छूट जाने की संभावना कम हो जाती है। यह गलतियों को रोकने में मदद करता है।

ईमेल सुनने के लिए, आप स्मार्टफोन या कंप्यूटर में मौजूद वॉइस असिस्टेंट का उपयोग कर सकते हैं, या Ondoku जैसे विशेष टूल का उपयोग करके आसानी से आवाज़ सुन सकते हैं।

क्या आप भी Ondoku के साथ व्यावसायिक ईमेल को आराम से चेक नहीं करना चाहेंगे?

Ondoku हर महीने मुफ्त में 5000 अक्षरों को पढ़ सकता है। इसकी आवाज़ इंसानों के बहुत करीब है और सुनने में बहुत सुखद है। आप महिला, पुरुष, या लड़की की आवाज़ भी चुन सकते हैं, और जब आपकी पसंद की आवाज़ में ईमेल पढ़ा जाता है, तो किसी भी ईमेल की सामग्री काफी सौम्य लगने लगती है।

व्यावसायिक ईमेल पढ़ने और लिखने को कुशल बनाने के लिए Ondoku का उपयोग करें।

■ एआई भाषण संश्लेषण सॉफ्टवेयर "ओन्डोकू"

"ओन्डोकू" एक ऑनलाइन टेक्स्ट-टू-स्पीच टूल है जिसका उपयोग बिना किसी प्रारंभिक लागत के किया जा सकता है।

• जापानी, अंग्रेजी, चीनी, कोरियाई, स्पेनिश, फ्रेंच और जर्मन सहित लगभग 50 भाषाओं का समर्थन करता है।
• पीसी और स्मार्टफोन दोनों से उपलब्ध है
• व्यवसाय, शिक्षा, मनोरंजन आदि के लिए उपयुक्त।
• किसी इंस्टॉलेशन की आवश्यकता नहीं, आपके ब्राउज़र से तुरंत उपयोग किया जा सकता है
• छवियों से पढ़ने का भी समर्थन करता है

इसका उपयोग करने के लिए, बस टेक्स्ट दर्ज करें या साइट से एक फ़ाइल अपलोड करें। सेकंडों में प्राकृतिक ध्वनि फ़ाइलें उत्पन्न करें। आप 5,000 वर्णों तक वाक् संश्लेषण का निःशुल्क उपयोग कर सकते हैं, इसलिए कृपया पहले इसे आज़माएँ।

टेक्स्ट-टू-स्पीच सॉफ्टवेयर "ओंडोकू" हर महीने एआई आवाज के साथ मुफ्त में 5000 अक्षरों को पढ़ सकता है। आप आसानी से MP3 डाउनलोड कर सकते हैं और व्यावसायिक उपयोग भी संभव है। यदि आप निःशुल्क साइन अप करते हैं, तो आप प्रति माह 5,000 अक्षरों तक को टेक्स्ट से स्पीच में निःशुल्क रूपांतरित कर सकते हैं। अभी ओन्डोकू आज़माएँ।

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com