ChatGPT के साथ प्रभावी ढंग से व्यावसायिक ईमेल लिखने के लिए संकेतों का संग्रह

5 अक्टूबर 2023

एआई तकनीक विकसित हो गई है, और यह एक ऐसा युग बन गया है जहाँ विभिन्न कार्य किए जा सकते हैं!

एआई का उपयोग करके व्यावसायिक ईमेल भी आसानी से और कुशलता से बनाए जा सकते हैं । बल्कि ऐसा न करना व्यर्थ है।

मैं समझाऊंगा कि चैटजीपीटी का उपयोग करके एक व्यवसाय ईमेल कैसे लिखा जाता है I

ChatGPT के साथ बिजनेस ईमेल कैसे लिखें

चैटजीपीटी में लॉग इन करें
संदेश इनपुट फ़ील्ड में व्यवसाय ईमेल संकेत दर्ज करें और भेजें
ChatGPT स्वचालित रूप से व्यावसायिक ईमेल उत्पन्न करता है

एक संकेत क्या है

चैटजीपीटी में व्यावसायिक ईमेल लिखने के लिए संकेत महत्वपूर्ण हैं ।

संकेत वे कीवर्ड या वाक्यांश हैं जो चैटजीपीटी को वाक्य उत्पन्न करने के लिए कहते हैं।

संकेतों (कीवर्ड्स या वाक्यांशों) का उपयोग करके और आप लोगों को किस बारे में लिखना चाहते हैं, इसके बारे में विवरण प्रदान करके, चैटजीपीटी अधिक सटीक वाक्य उत्पन्न कर सकता है।

कौन, क्या, क्या और आप इसे कैसे कहना चाहते हैं, इसके बारे में अपने संकेत में यथासंभव विशिष्ट रहें।

ChatGPT व्यवसाय ईमेल संकेत उदाहरण

[चालान भेजने के लिए कहने वाले ईमेल के लिए संकेत]

विषय: "बिलिंग के लिए अनुरोध"

चालान अनुरोध का कारण: "सेवा उपयोग शुल्क के लिए चालान का अनुरोध करें"

शिपिंग जानकारी की पुष्टि: "बिलिंग पते की पुष्टि करें"

समय सीमा निर्दिष्ट करें: "चालान भेजने की समय सीमा निर्धारित करें"

समापन शब्द: "योरोशिकु वनगैशिमासु"

अनुरोध का कारण विशेष रूप से लिखें, और यथासंभव स्पष्ट रूप से निर्देश दें, जैसे कि समय सीमा के लिए "15 सितंबर, 2023"।

[सामग्रियों के वितरण को सूचित करने वाले ई-मेल के लिए संकेत]

विषय: "सामग्री भेजने की सूचना"

सामग्री की रूपरेखा: "भेजी जाने वाली सामग्री की सामग्री का वर्णन करें"

अनुलग्नक विधि: "अनुलग्नक फ़ाइल या लिंक मार्गदर्शन"

सामग्री के उपयोग का उद्देश्य: "सामग्री का उपयोग करने के तरीके प्रस्तावित करना"

संपर्क: "सवालों और चिंताओं के लिए संपर्क करें"

ChatGPT को विशेष रूप से यह बताकर कि दस्तावेज़ की सामग्री क्या है, आप व्यवसाय ईमेल को समझने में आसान बना सकते हैं।

[ईमेल का कोई जवाब नहीं होने पर भेजे गए ईमेल को दोबारा भेजने के लिए संकेत]

विषय: "पिछले ईमेल के संबंध में (पुनः प्रेषित)"

वह दिनांक जब अंतिम ई-मेल "वर्ष/महीना/दिन" भेजा गया था

अंतिम ईमेल का सारांश: "अंतिम ईमेल के प्रमुख बिंदुओं पर दोबारा गौर करें"

करुणा: "मुझे जवाब न देने की चिंता है"

समय सीमा को रीसेट करना: "प्रतिक्रिया की समय सीमा निर्धारित करना और पुन: पुष्टि करना"

समापन शब्द: "आपकी पुष्टि के लिए धन्यवाद।"

[उद्धरण अनुरोध के उत्तर ईमेल के लिए संकेत]

विषय: "उद्धरण अनुरोध का जवाब"

अभिवादन वाक्य: "ग्राहकों के प्रति आभार के शब्द"

अनुमान विवरण: "वर्तमान अनुमान विवरण और राशि"

कोटेशन की समाप्ति तिथि: "कोटेशन की समाप्ति तिथि निर्दिष्ट करें"

संपर्क: "सवालों और चिंताओं के लिए संपर्क करें"

समापन टिप्पणी: "आपके विचार के लिए धन्यवाद।"

[उद्धरण ईमेल भेजने वाले ईमेल के उत्तर के लिए संकेत]

विषय: ``उद्धरण के बारे में उत्तर दें''

अभिवादन: "दूसरे व्यक्ति को विनम्र अभिवादन"

कोटेशन की प्राप्ति: "कोटेशन की प्राप्ति की सूचना दें"

अनुमान सामग्री पर इंप्रेशन: "अनुमान सामग्री के बारे में इंप्रेशन और प्रश्न"

प्रश्न या चिंताएँ: 'उद्धरण के बारे में किसी भी प्रश्न या चिंता का वर्णन करें'

बैठक प्रस्ताव: "आवश्यकतानुसार बैठकें प्रस्तावित और निर्धारित करें"

उत्तर की समय सीमा: "यदि उत्तर की आवश्यकता है, तो समय सीमा निर्दिष्ट करें।"

संपर्क: "सवालों और चिंताओं के लिए संपर्क करें"

समापन शब्द: "विनम्र समापन शब्द"

यह एक संकेत है जब आप अनुमान प्राप्त करने के बाद कहानी को आगे बढ़ाना चाहते हैं। आइए आवश्यक वस्तुओं जैसे कि तारीख की व्यवस्था करें और उसका उपयोग करें।

[गलत डिलीवरी के लिए माफी ईमेल के लिए संकेत]

विषय: "गलत प्रसारण के लिए माफी"

क्षमा पाठ: "गलती से भेजने के लिए क्षमा"

कारण स्पष्टीकरण: "संक्षिप्त रूप से गलत संचरण के कारण की व्याख्या करें"

भविष्य के उपाय: "गलत प्रसारण को रोकने के लिए भविष्य के उपायों की व्याख्या करें"

संपर्क: "सवालों और चिंताओं के लिए संपर्क करें"

समापन टिप्पणी: "एक बार फिर, मैं क्षमा चाहता हूं और आपकी समझ के लिए पूछता हूं।"

यह आपके निवारक उपायों के साथ विशिष्ट होने के कारण एक महान क्षमायाचना ईमेल बनाता है। यह वास्तव में उन लोगों के लिए अनुशंसित है जो माफी मांगने में अच्छे नहीं हैं!

ChatGPT प्रॉम्प्ट का वास्तविक आउटपुट ईमेल टेक्स्ट

उपरोक्त संकेत का उपयोग करते समय यह चैटजीपीटी द्वारा उत्पन्न पाठ है।

मॉडल चैट-जीपीटी4 का उपयोग करता है। यह मॉडल वर्तमान में शुल्क के लिए उपलब्ध है।

ChatGPT के विभिन्न संस्करण हैं, लेकिन फिलहाल ChatGPT4 शीर्ष मॉडल है और सर्वोत्तम परिणाम देता है।

ईमेल अनुरोध चालान

विषय: बिलिंग के लिए अनुरोध

प्रिय〇〇,
के हम ऋणी हो जाते हैं। मैं □□ △△ कं, लिमिटेड से हूं। इस बार मुझे अपनी सेवा का उपयोग करने देने के लिए बहुत-बहुत धन्यवाद। मुझे सेवा शुल्क के लिए एक चालान चाहिए।
शिपिंग पता इस प्रकार है। आपको परेशान करने के लिए मुझे खेद है, लेकिन क्या आप इसकी पुष्टि करने के बाद मुझे चालान भेज सकते हैं?
〒123-4567
〇〇 1-2-3 बिल्डिंग 5F, Minato-ku, Tokyo
△△ कं, लिमिटेड
प्रभारी व्यक्ति: □□
साथ ही, आपको परेशान करने के लिए खेद है, लेकिन कृपया इनवॉइस MM/DD/YYYY द्वारा भेजें।
यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया बेझिझक हमसे संपर्क करें।
आपका बहुत-बहुत धन्यवाद।
बहुत सही मायने में तुम्हारा

सामग्री के वितरण की ई-मेल सूचना

विषय: सामग्री भिजवाने की सूचना

प्रिय〇〇,
के हम ऋणी हो जाते हैं। मैं □□ △△ कं, लिमिटेड से हूं। मैंने इस ई-मेल में उन सामग्रियों को संलग्न किया है जिन पर हमने दूसरे दिन बैठक में चर्चा की थी।
सामग्री का सारांश इस प्रकार है:
उत्पाद सुविधाएँ और लाभ
बाजार अनुसंधान के परिणाम
मामले का अध्ययन
दस्तावेज़ पीडीएफ फाइलों के रूप में संलग्न हैं। आप इसे नीचे दिए गए लिंक से भी डाउनलोड कर सकते हैं।
[दस्तावेज़ डाउनलोड लिंक]
हम आशा करते हैं कि आप इन सामग्रियों का उपयोग हमारे उत्पादों के बारे में अपनी समझ को गहरा करने के लिए करेंगे और भविष्य की परियोजनाओं और बिक्री गतिविधियों के लिए एक संदर्भ के रूप में उपयोग करेंगे।
यदि आपके कोई प्रश्न या चिंताएँ हैं, तो कृपया बेझिझक हमसे फ़ोन (03-1234-5678) या ईमेल (example@example.com) पर संपर्क करें।
धन्यवाद।
बहुत सही मायने में तुम्हारा

कोटेशन भेजने वाले ईमेल का उत्तर दें ईमेल (सकारात्मक प्रतिक्रिया)

विषय: कोटेशन के संबंध में उत्तर

प्रिय〇〇,
के हम ऋणी हो जाते हैं। मैं □□ △△ कं, लिमिटेड से हूं। मैं आपको सूचित करना चाहता हूं कि मुझे वह उद्धरण प्राप्त हो गया है जो आपने मुझे दूसरे दिन भेजा था। धन्यवाद।
मैंने अनुमान की सामग्री को देखा है, लेकिन मुझे लगा कि सामग्री समग्र रूप से संतोषजनक थी और बहुत ही आसानी से समझ में आने वाले तरीके से सारांशित की गई थी। हालांकि, कुछ वस्तुओं के बारे में मेरे कुछ प्रश्न और चिंताएं हैं।
विशेष रूप से, मैं पुष्टि करना चाहता हूं कि परियोजना की डिलीवरी तिथि हमारी इच्छा के अनुसार निर्धारित की गई है या नहीं। इसके अलावा, चूंकि आउटसोर्सिंग लागत का कोई ब्रेकडाउन नहीं है, अगर आप मुझे विवरण प्रदान कर सकें तो मैं इसकी सराहना करूंगा।
यदि यह आपके लिए सुविधाजनक है, तो क्या उपरोक्त प्रश्नों और चिंताओं पर विस्तार से चर्चा करने के लिए बैठक आयोजित करना संभव होगा? इस सप्ताह गुरुवार और शुक्रवार दोपहर को हमारे खुलेंगे, इसलिए कृपया हमें बताएं कि कौन सी तारीखें आपके लिए सुविधाजनक हैं।
आपको परेशान करने के लिए क्षमा करें, लेकिन यदि आप इस सप्ताह के भीतर जवाब दे सकें तो यह मददगार होगा। यदि आपके कोई प्रश्न या चिंताएँ हैं, तो कृपया बेझिझक हमसे फ़ोन (03-1234-5678) या ईमेल (example@example.com) पर संपर्क करें।
आपका बहुत-बहुत धन्यवाद।
बहुत सही मायने में तुम्हारा

ईमेल का कोई जवाब न होने पर भेजने के लिए ईमेल फिर से भेजें

विषय: पिछले ईमेल के संबंध में (पुनः प्रेषित)

प्रिय〇〇,
के हम ऋणी हो जाते हैं। मैं □□ △△ कं, लिमिटेड से हूं। दूसरे दिन, मैंने 13 अप्रैल, 2023 को एक ईमेल भेजा था, लेकिन चूंकि कोई जवाब नहीं आया, इसलिए मैंने इसे फिर से भेजने का फैसला किया।
अपने पिछले ईमेल में हमने इस बारे में पूछा था:
हाइड्रोलिक दबाव सेटिंग रेंज
रखरखाव के लिए सावधानियां
मुझे डर है कि मुझे कोई जवाब नहीं मिला है। यदि आपको ईमेल प्राप्त नहीं हुआ है या कोई प्रश्न हैं, तो कृपया हमें बताएं।
यदि आप अगले मंगलवार (18 अप्रैल) तक जवाब दे सकें तो यह मददगार होगा। यदि आपके कोई प्रश्न या चिंताएँ हैं, तो कृपया बेझिझक हमसे फ़ोन (03-1234-5678) या ईमेल (example@example.com) पर संपर्क करें।
आपकी पुष्टि के लिए धन्यवाद।
बहुत सही मायने में तुम्हारा

गलत वितरण के लिए क्षमायाचना ईमेल

विषय: गलत संदेश भेजने के लिए क्षमा याचना

प्रिय〇〇,
के हम ऋणी हो जाते हैं। मैं △△ कं, लिमिटेड से □□ हूं। उस ईमेल के बारे में जो मैंने आपको दूसरे दिन भेजा था, यह पता चला कि मैंने इसे गलती से भेजा था। मुझे ईमानदारी से माफी मांगनी चाहिए।
कारण यह है कि आपने गंतव्य में प्रवेश करते समय गलत पता निर्दिष्ट किया है। मैंने जो ईमेल भेजा था वह किसी और को भेजा गया था, इसलिए आप सामग्री को अनदेखा कर सकते हैं।
भविष्य में, हम पूरी तरह से गंतव्य की जांच करेंगे और सावधानी से जवाब देंगे ताकि इस तरह के गलत संचरण न हो।
यदि आपके कोई प्रश्न या चिंताएँ हैं, तो कृपया बेझिझक हमसे फ़ोन (03-1234-5678) या ईमेल (example@example.com) पर संपर्क करें।
जिस वजह से यह हुआ हमें उस असुविधा के लिए खेद है। आपके निरंतर सहयोग के लिए धन्यवाद्।
बहुत सही मायने में तुम्हारा

अगर आपको संकेत समझ में नहीं आता है, तो बस चैटजीपीटी से पूछें

लेकिन मुझे नहीं पता कि इस तरह के विशेष मामले में कैसे संकेत दिया जाए

उस समय, यदि आप चैटजीपीटी से पूछते हैं, तो यह आपको एक उदाहरण बताएगा कि कैसे एक संकेत लिखना है।

श्री यमदा, कृपया मुझे हाइड्रोलिक डिवाइस की सेटिंग के लिए मेल का संकेत बताएं।

ऐसा महसूस करना ठीक है।

हां, उसने न केवल मुझे इस तरह का संकेत भेजा, बल्कि उसने वास्तव में मुझे एक ईमेल भी लिखा।

यदि आप नहीं समझते हैं, तो चैटजीपीटी से कुछ भी पूछें। यदि आप उत्पन्न वाक्यों को पसंद नहीं करते हैं, तो कमांड जारी करने के तरीके को बदलने का प्रयास करें।

टाइप करने में परेशानी हो रही है...

यदि आपको ऐसा लगता है, तो आप प्रश्न पूछने और वॉयस इनपुट द्वारा चैटजीपीटी को आदेश देने के लिए ओन्डोकू-चैटजीपीटी का उपयोग कर सकते हैं।

संबंधित लेख >> [निःशुल्क और आसान] चैटजीपीटी के साथ ध्वनि वार्तालाप कैसे करें! कंप्यूटर और स्मार्टफ़ोन के लिए सेटिंग्स और उपयोग

ईमेल पढ़ने और लिखने में समय लगता है।

बिजनेस ईमेल सर्वे 2022 के अनुसार,

दैनिक औसत भेजा गया "16.27" प्राप्त हुआ "66.87"
पढ़ने का औसत समय 1 मिनट 24 सेकंड
एक अक्षर लिखने का औसत समय: 6 मिनट और 5 सेकंड

यानी औसत

मैं दिन में 1 घंटा 10 मिनट सिर्फ ईमेल पढ़ने में बिताता हूं।

मैं दिन में 1 घंटा 40 मिनट सिर्फ ईमेल लिखने में बिताता हूं

आप देख सकते हैं कि मेल से संबंधित समय लगभग 3 घंटे प्रति दिन है।

इसका अर्थ है कि कुछ लोग लगभग आधा दिन केवल ईमेल करने में ही व्यतीत कर देते हैं।

बर्बाद करने के लिए बहुत अच्छा! एआई के साथ खुद को सहज बनाएं!

ChatGPT के साथ प्रभावी ढंग से व्यावसायिक ईमेल लिखने का तरीका सीखकर, आप अपना दैनिक कार्य आसानी से कर सकते हैं।

साथ ही, उन्हें ज़ोर से पढ़कर पढ़ने का समय बहुत कम बोझ होगा।

ज़ोर से पढ़ने के लिए कृपया ओन्डोकू का उपयोग करें!

संबंधित लेख >> चैटजीपीटी के उत्तरों को जोर से पढ़ें [ओन्डोकु3-चैटजीपीटी]

आप अपनी आवाज सुनकर अधिक कुशल हो सकते हैं

ध्वनि द्वारा ईमेल सुनना व्यावसायिक ईमेल पढ़ने और लिखने को अधिक कुशल बनाने का एक तरीका है।

समय की बचत

ईमेल को अपनी आँखों से पढ़ने की तुलना में सुनना तेज़ और आसान है।

मल्टीटास्किंग की संभावना

ध्वनि द्वारा ईमेल सुनकर, आप अन्य कार्य करते समय ईमेल की सामग्री को सुनते हुए उत्तर लिखना प्रारंभ कर सकते हैं।

आंखों की थकान कम करें

सारा दिन स्क्रीन पर देखते रहने से आपकी आंखों पर जोर पड़ सकता है। हालाँकि, ध्वनि द्वारा ईमेल सुनने से आँखों का तनाव कम हो सकता है।

गलत पढ़ने और निरीक्षण की रोकथाम

आवाज द्वारा ईमेल सुनने से गलत पढ़ने और निरीक्षण की संभावना कम होती है। गलतियों को रोका जा सकता है।

ध्वनि द्वारा ईमेल सुनने के लिए, आप अपने स्मार्टफ़ोन या कंप्यूटर में इंस्टॉल किए गए ध्वनि सहायक का उपयोग करके या ओन्डोकू जैसे समर्पित टूल का उपयोग करके आसानी से आवाज़ सुन सकते हैं।

आधिकारिक वेबसाइट: ओंडोकू

ओन्डोकू प्रति माह 5000 वर्ण मुफ्त में पढ़ सकता है। पढ़ना एक इंसान के समान है, और आवाज सुनने में बहुत आसान है। आप एक महिला की आवाज, एक पुरुष की आवाज और एक लड़की की आवाज के बीच चयन कर सकते हैं।

ओन्डोकू के साथ अपने व्यवसाय ईमेल पढ़ने और लिखने को सुव्यवस्थित करें।

टेक्स्ट-टू-स्पीच सॉफ्टवेयर "ओंडोकू" हर महीने एआई आवाज के साथ मुफ्त में 5000 अक्षरों को पढ़ सकता है। आप आसानी से MP3 डाउनलोड कर सकते हैं और व्यावसायिक उपयोग भी संभव है। यदि आप निःशुल्क साइन अप करते हैं, तो आप प्रति माह 5,000 अक्षरों तक को टेक्स्ट से स्पीच में निःशुल्क रूपांतरित कर सकते हैं। अभी ओन्डोकू आज़माएँ।

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com

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