Kumpulan Prompt untuk Menulis Email Bisnis Secara Efisien dengan ChatGPT

Teknologi AI telah berkembang, dan kita telah memasuki era di mana berbagai tugas dapat diselesaikan!

Email bisnis juga dapat dibuat dengan mudah dan efisien menggunakan AI. Justru sangat disayangkan jika Anda tidak memanfaatkannya.

Kami akan menjelaskan cara menulis email bisnis menggunakan ChatGPT.

Cara Menulis Email Bisnis dengan ChatGPT

1. Login ke ChatGPT
2. Tulis prompt email bisnis di kolom input pesan dan kirim
3. ChatGPT akan membuat email bisnis secara otomatis

Apa itu prompt

Prompt sangat penting untuk menulis email bisnis dengan ChatGPT.

Prompt adalah kata kunci atau frasa untuk menginstruksikan ChatGPT dalam menghasilkan teks.

Dengan menggunakan prompt (kata kunci atau frasa) dan memberikan detail tentang apa yang ingin Anda tulis, ChatGPT dapat menghasilkan teks yang lebih akurat.

Cobalah untuk menulis di prompt sedetail mungkin tentang siapa, apa, hal apa, dan bagaimana Anda ingin menyampaikannya.

Contoh Prompt untuk Email Bisnis di ChatGPT

【Prompt untuk Email Permintaan Pengiriman Faktur】

Subjek: "Permintaan Pengiriman Faktur"

Alasan permintaan faktur: "Meminta faktur untuk biaya penggunaan layanan"

Konfirmasi informasi tujuan pengiriman: "Mengonfirmasi tujuan pengiriman faktur"

Penentuan tenggat waktu: "Menetapkan tenggat waktu pengiriman faktur"

Kalimat penutup: "Terima kasih"

Tulis alasan permintaan secara spesifik, dan berikan instruksi sejelas mungkin seperti tanggal tenggat waktu pengiriman "15 September 2023".

【Prompt untuk Email Pemberitahuan Pengiriman Dokumen】

Subjek: "Pemberitahuan Pengiriman Dokumen"

Ringkasan dokumen: "Menjelaskan isi dokumen yang dikirim"

Metode lampiran: "Panduan file lampiran atau tautan"

Tujuan penggunaan dokumen: "Menyarankan cara pemanfaatan dokumen"

Kontak: "Informasi kontak untuk pertanyaan atau hal yang kurang jelas"

Dengan menyampaikan isi dokumen secara spesifik kepada ChatGPT, email bisnis yang dihasilkan akan lebih mudah dipahami.

【Prompt untuk Email Kirim Ulang saat Tidak Ada Balasan】

Subjek: "Mengenai email sebelumnya (Kirim Ulang)"

Tanggal pengiriman email sebelumnya: "Tanggal/Bulan/Tahun"

Ringkasan email sebelumnya: "Mengonfirmasi kembali poin-poin utama email sebelumnya"

Perhatian: "Mengungkapkan kekhawatiran karena tidak ada balasan"

Pengaturan ulang tenggat waktu: "Menetapkan atau mengonfirmasi kembali tenggat waktu jawaban"

Kalimat penutup: "Mohon kerjasamanya untuk melakukan pengecekan"

【Prompt untuk Email Balasan Permintaan Penawaran Harga】

Subjek: "Balasan terhadap Permintaan Penawaran Harga"

Kalimat salam: "Ucapan terima kasih kepada pelanggan"

Detail penawaran: "Pemberian rincian penawaran dan nominal harga"

Masa berlaku penawaran: "Menentukan batas waktu penawaran"

Kontak: "Informasi kontak untuk pertanyaan atau hal yang kurang jelas"

Kalimat penutup: "Mohon bantuannya untuk dipertimbangkan"

【Prompt untuk Email Balasan setelah Menerima Dokumen Penawaran Harga】

Subjek: "Balasan Mengenai Dokumen Penawaran Harga"

Salam: "Salam sopan kepada lawan bicara"

Penerimaan penawaran: "Menginformasikan bahwa dokumen penawaran telah diterima"

Kesan terhadap isi penawaran: "Kesan atau pertanyaan mengenai isi penawaran"

Pertanyaan atau kekhawatiran: "Mencantumkan pertanyaan atau kekhawatiran mengenai penawaran jika ada"

Usulan pertemuan: "Mengusulkan pertemuan atau pengaturan jadwal jika diperlukan"

Tenggat waktu balasan: "Menyatakan tenggat waktu jika balasan diperlukan"

Kontak: "Informasi kontak untuk pertanyaan atau hal yang kurang jelas"

Kalimat penutup: "Kalimat penutup yang sopan"

Ini adalah prompt untuk digunakan ketika Anda ingin melanjutkan pembicaraan setelah menerima penawaran. Aturlah detail yang diperlukan seperti tanggal saat menggunakannya.

【Prompt untuk Email Permohonan Maaf Salah Kirim Email】

Subjek: "Permohonan Maaf atas Salah Kirim"

Kalimat permohonan maaf: "Permohonan maaf karena telah salah kirim"

Penjelasan penyebab: "Menjelaskan penyebab salah kirim secara singkat"

Langkah pencegahan selanjutnya: "Menjelaskan langkah pencegahan salah kirim di masa mendatang"

Kontak: "Informasi kontak untuk pertanyaan atau hal yang kurang jelas"

Kalimat penutup: "Sekali lagi, ucapan maaf dan permohonan pengertian"

Dengan mencantumkan langkah pencegahan secara spesifik, AI akan membuatkan email permohonan maaf yang luar biasa. Sangat direkomendasikan bagi mereka yang kesulitan dalam meminta maaf!

Teks Email Hasil Output Nyata dari Prompt ChatGPT

Berikut adalah teks yang dihasilkan oleh ChatGPT saat menggunakan prompt di atas.

Model yang digunakan adalah Chat-GPT4. Saat ini merupakan model yang tersedia secara berbayar.

Meskipun ada berbagai versi ChatGPT, saat ini ChatGPT4 adalah model tertinggi dan memberikan hasil terbaik.

Email Permintaan Pengiriman Faktur

Subjek: Permintaan Pengiriman Faktur

Yth. Bapak/Ibu 〇〇,

Terima kasih atas kerjasamanya. Saya □□ dari PT △△. Kami ingin mengucapkan terima kasih karena telah menggunakan layanan perusahaan Anda. Mohon bantuan Anda untuk mengirimkan faktur terkait biaya penggunaan layanan tersebut.

Informasi tujuan pengiriman adalah sebagai berikut. Mohon periksa kembali dan kirimkan faktur tersebut kepada kami.

• Kode Pos 123-4567
• Tokyo-to Minato-ku 〇〇 1-2-3 Building 5F
• PT △△
• UP: □□

Selain itu, mohon bantuan Anda untuk mengirimkan faktur tersebut paling lambat tanggal (Tanggal/Bulan/Tahun).

Jika ada hal yang kurang jelas, jangan ragu untuk menghubungi kami.

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

 

Hormat kami

Email Pemberitahuan Pengiriman Dokumen

Subjek: Pemberitahuan Pengiriman Dokumen

Yth. Bapak/Ibu 〇〇,

Terima kasih atas kerjasamanya. Saya □□ dari PT △△. Bersama email ini, saya lampirkan dokumen yang telah kita bahas dalam pertemuan sebelumnya.

Berikut adalah ringkasan dari dokumen tersebut:

• Fitur dan keunggulan produk
• Hasil riset pasar
• Pengenalan studi kasus

Dokumen dilampirkan dalam format file PDF. Selain itu, dokumen juga dapat diunduh melalui tautan di bawah ini.

[Tautan Unduh Dokumen]

Kami berharap dokumen ini dapat membantu memperdalam pemahaman mengenai produk, serta menjadi referensi bagi proyek maupun kegiatan penjualan di masa mendatang.

Jika ada pertanyaan atau hal yang kurang jelas, silakan hubungi kami melalui telepon (03-1234-5678) atau email (example@example.com).

Terima kasih.

 

Hormat kami

Email Balasan untuk Email Pengiriman Penawaran Harga (Balasan Positif)

Subjek: Balasan Mengenai Dokumen Penawaran Harga

Yth. Bapak/Ibu 〇〇,

Terima kasih atas kerjasamanya. Saya □□ dari PT △△. Saya ingin menginformasikan bahwa dokumen penawaran harga yang Anda kirimkan tempo hari telah kami terima dengan baik. Terima kasih.

Setelah meninjau isi penawaran tersebut, secara keseluruhan kami merasa isinya cukup memuaskan dan disusun dengan sangat jelas. Namun, ada beberapa poin yang ingin kami tanyakan lebih lanjut.

Secara spesifik, mengenai tenggat waktu proyek, kami ingin memastikan apakah sudah diatur sesuai dengan keinginan kami. Selain itu, karena rincian biaya outsourcing belum tercantum, kami akan sangat berterima kasih jika Anda dapat memberikan detailnya.

Jika Anda berkenan, apakah memungkinkan untuk mengatur jadwal pertemuan guna membahas pertanyaan dan poin-poin di atas secara lebih mendalam? Kami memiliki waktu luang pada Kamis atau Jumat sore minggu ini, jadi mohon informasikan jadwal yang sesuai bagi Anda.

Mohon bantuannya untuk memberikan balasan dalam minggu ini. Jika ada pertanyaan, silakan hubungi kami melalui telepon (03-1234-5678) atau email (example@example.com).

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

 

Hormat kami

Email Kirim Ulang saat Tidak Ada Balasan

Subjek: Mengenai email sebelumnya (Kirim Ulang)

Yth. Bapak/Ibu 〇〇,

Terima kasih atas kerjasamanya. Saya □□ dari PT △△. Sebelumnya saya telah mengirimkan email pada tanggal 13 April 2023, namun karena belum menerima balasan, saya memutuskan untuk mengirimkannya kembali.

Dalam email sebelumnya, saya menanyakan beberapa poin sebagai berikut:

• Rentang pengaturan tekanan alat hidrolik
• Hal-hal yang perlu diperhatikan saat pemeliharaan (maintenance)

Kami khawatir jika email sebelumnya belum sampai kepada Anda. Jika ada hal yang kurang jelas, mohon informasikan kepada kami.

Mohon bantuannya untuk dapat memberikan jawaban paling lambat hari Selasa depan (18 April). Jika ada pertanyaan, silakan hubungi kami melalui telepon (03-1234-5678) atau email (example@example.com).

Mohon kerjasamanya untuk melakukan pengecekan.

 

Hormat kami

Email Permohonan Maaf Salah Kirim Email

Subjek: Permohonan Maaf atas Salah Kirim

Yth. Bapak/Ibu 〇〇,

Terima kasih atas kerjasamanya. Saya □□ dari PT △△. Mengenai email yang saya kirimkan tempo hari, ternyata telah terjadi kesalahan pengiriman. Saya memohon maaf yang sebesar-besarnya atas ketidaksopanan ini.

Penyebabnya adalah kesalahan dalam menentukan alamat saat memasukkan tujuan pengiriman. Email tersebut ditujukan untuk pihak lain, sehingga Anda dapat mengabaikan isi email tersebut.

Agar kesalahan pengiriman seperti ini tidak terulang kembali, kami akan lebih teliti dalam memeriksa alamat tujuan dan menangani hal ini dengan lebih hati-hati di masa mendatang.

Jika ada pertanyaan atau hal yang kurang jelas, silakan hubungi kami melalui telepon (03-1234-5678) atau email (example@example.com).

Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Atas perhatian dan pengertiannya, kami ucapkan terima kasih.

 

Hormat kami

Jika Tidak Tahu prompt-nya, Tanya Saja ke ChatGPT

Tapi, saya tidak tahu cara menulis prompt untuk kasus khusus seperti ini

Dalam situasi seperti itu, Anda bisa bertanya kepada ChatGPT dan ia akan memberitahu contoh cara penulisan prompt.

Beritahu saya prompt untuk email menanyakan pengaturan alat hidrolik kepada Bapak Yamada

Contoh sederhana seperti itu pun tidak masalah.

Ya, seperti ini, ia tidak hanya memberikan prompt tetapi juga benar-benar menuliskan emailnya.

Jika tidak tahu, cobalah tanya apa saja ke ChatGPT. Jika Anda tidak puas dengan teks yang dihasilkan, cobalah ubah cara pemberian perintahnya.

Malas membacanya...

Jika Anda merasa demikian, Anda dapat membacakan balasan tersebut dengan suara menggunakan AI suara Ondoku.

Ondoku

Membaca dan Menulis Email Memakan Waktu

Menurut Survei Realitas Email Bisnis 2022,

• Rata-rata per hari: Dikirim "16,27 pesan", Diterima "66,87 pesan"
• Waktu rata-rata membaca 1 pesan: 1 menit 24 detik
• Waktu rata-rata menulis 1 pesan: 6 menit 5 detik

Artinya, secara rata-rata:

Menghabiskan waktu 1 jam 10 menit sehari hanya untuk membaca email.

Menghabiskan waktu 1 jam 40 menit sehari hanya untuk menulis email.

Terlihat bahwa waktu yang dihabiskan untuk email adalah sekitar 3 jam per hari.

Itu berarti ada orang yang menghabiskan hampir setengah hari hanya untuk email ya

Sayang sekali! Mari manfaatkan AI agar diri sendiri bisa lebih santai!

Dengan menguasai cara menulis email bisnis secara efisien menggunakan ChatGPT, Anda dapat menjalankan tugas harian dengan lebih lancar.

Selain itu, beban waktu membaca akan berkurang drastis dengan meminta teks dibacakan dengan suara.

Silakan manfaatkan Ondoku untuk membacakannya!

Menjadi Lebih Efisien dengan Mendengarkan Melalui Suara

Mendengarkan email melalui suara adalah salah satu cara untuk mengefisiensikan kegiatan membaca dan menulis email bisnis.

Menghemat Waktu

Mendengarkan email melalui suara bisa lebih cepat atau lebih mudah dipahami isinya dibandingkan membacanya dengan mata.

Potensi Multitasking

Dengan mendengarkan email melalui suara, Anda dapat melakukan "pekerjaan sampingan" sambil melakukan tugas lain, seperti mulai menulis balasan sambil mendengarkan isi email.

Mengurangi Kelelahan Mata

Terus melihat layar sepanjang hari dapat membuat mata lelah. Namun, mendengarkan email melalui suara dapat mengurangi kelelahan mata.

Mencegah Salah Baca atau Terlewat

Mendengarkan email melalui suara meminimalkan terjadinya salah baca atau hal yang terlewat. Anda dapat mencegah kesalahan.

Untuk mendengarkan email melalui suara, Anda dapat dengan mudah mendengarkannya dengan menggunakan asisten suara yang terpasang di smartphone atau komputer, atau menggunakan alat khusus seperti Ondoku.

Apakah Anda juga ingin mencoba memeriksa email bisnis dengan nyaman menggunakan Ondoku?

Ondoku dapat membacakan 5000 karakter setiap bulan secara gratis. Cara membacanya pun mirip dengan manusia dan suaranya sangat enak didengar. Anda dapat memilih suara wanita, pria, atau anak perempuan, dan jika dibacakan dengan suara pilihan Anda, isi email apa pun akan terasa lebih lembut.

Mari manfaatkan Ondoku untuk mengefisiensikan cara membaca dan menulis email bisnis Anda.

■ Perangkat lunak sintesis ucapan AI “Ondoku”

"Ondoku" adalah alat text-to-speech online yang dapat digunakan tanpa biaya awal.

• Mendukung sekitar 50 bahasa termasuk Jepang, Inggris, Cina, Korea, Spanyol, Prancis, dan Jerman.
• Tersedia dari PC dan smartphone
• Cocok untuk bisnis, pendidikan, hiburan, dll.
• Tidak diperlukan instalasi, dapat langsung digunakan dari browser Anda
• Juga mendukung membaca dari gambar

Untuk menggunakannya, cukup masukkan teks atau unggah file dari situs. Hasilkan file suara alami dalam hitungan detik. Anda dapat menggunakan sintesis ucapan hingga 5.000 karakter secara gratis, jadi silakan mencobanya terlebih dahulu.

Perangkat lunak text-to-speech "Ondoku" dapat membacakan 5000 karakter setiap bulan dengan suara AI secara gratis. Anda dapat dengan mudah mengunduh MP3 dan penggunaan komersial juga dimungkinkan. Jika Anda mendaftar secara gratis, Anda dapat mengonversi hingga 5.000 karakter per bulan secara gratis dari teks ke ucapan. Coba Ondoku sekarang.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com