Kumpulan petunjuk untuk menulis email bisnis secara efisien dengan ChatGPT

Teknologi AI telah berkembang, dan telah menjadi era di mana berbagai tugas dapat dilakukan!

Email bisnis juga dapat dibuat dengan mudah dan efisien menggunakan AI . Sebaliknya, itu sia-sia untuk tidak melakukannya.

Saya akan menjelaskan cara menulis email bisnis menggunakan ChatGPT.

Cara menulis email bisnis dengan ChatGPT

1. Masuk ke ChatGPT
2. Masukkan prompt email bisnis di kolom input pesan dan kirim
3. ChatGPT secara otomatis menghasilkan email bisnis

Apa itu prompt

Anjuran penting untuk menulis email bisnis di ChatGPT.

Anjuran adalah kata kunci atau frasa yang memberi tahu ChatGPT untuk membuat kalimat.

Dengan menggunakan petunjuk (kata kunci atau frasa) dan memberikan detail tentang apa yang Anda ingin orang tulis, ChatGPT dapat menghasilkan kalimat yang lebih akurat.

Sespesifik mungkin dalam permintaan Anda tentang siapa, apa, apa, dan bagaimana Anda ingin mengatakannya .

Contoh permintaan email bisnis ChatGPT

[Permintaan email yang meminta untuk mengirim faktur]

Perihal: "Permintaan tagihan"

Alasan permintaan invoice: "Minta invoice untuk biaya penggunaan layanan"

Konfirmasi informasi pengiriman: "Konfirmasi alamat penagihan"

Tentukan tenggat waktu: "Tetapkan tenggat waktu untuk mengirim faktur"

Kata penutup: "Yoroshiku onegaishimasu"

Tulis alasan permintaan secara spesifik, dan berikan instruksi sejelas mungkin, seperti "15 September 2023" untuk batas waktu.

[Prompt untuk email yang memberitahukan pengiriman materi]

Perihal: "Pemberitahuan pengiriman materi"

Garis besar materi : “Jelaskan isi materi yang akan dikirim”

Metode lampiran: "Panduan tautan atau file lampiran"

Tujuan penggunaan bahan: "Mengusulkan cara penggunaan bahan"

Kontak: "Hubungi untuk pertanyaan dan masalah"

Dengan memberi tahu ChatGPT secara spesifik apa isi dokumen tersebut, Anda dapat membuat email bisnis lebih mudah dipahami.

[Permintaan untuk mengirim ulang email yang dikirim saat tidak ada balasan email]

Subject: "Mengenai email sebelumnya (dikirim ulang)"

Tanggal email terakhir dikirim "Tahun/Bulan/Tanggal"

Ringkasan email terakhir: "Kunjungi kembali poin-poin penting dari email terakhir"

Compassion: "Saya khawatir tidak membalas"

Menyetel ulang tenggat waktu: "Menetapkan dan mengonfirmasi ulang tenggat waktu respons"

Kata penutup: "Terima kasih atas konfirmasi Anda."

[Prompt untuk email balasan untuk permintaan penawaran]

Subyek: "Respon terhadap permintaan penawaran"

Kalimat sapaan: "Ucapan terima kasih kepada pelanggan"

Detail estimasi: "Tampilkan detail dan jumlah estimasi"

Tanggal kedaluwarsa kutipan: "Tentukan tanggal kedaluwarsa kutipan"

Kontak: "Hubungi untuk pertanyaan dan masalah"

Kata penutup: "Terima kasih atas pertimbangan Anda."

[Prompt untuk membalas email ke kutipan mengirim email]

Subjek: `` Balas tentang kutipan''

Salam: "Sapaan yang sopan kepada lawan bicara"

Tanda terima kutipan: "Komunikasikan tanda terima kutipan"

Tayangan pada estimasi konten: "Tayangan dan pertanyaan tentang estimasi konten"

Pertanyaan atau Kekhawatiran: 'Jelaskan pertanyaan atau masalah apa pun tentang kutipan'

Proposal rapat: "Ajukan dan jadwalkan rapat seperlunya"

Batas waktu balasan: "Jika balasan diperlukan, tentukan batas waktu."

Kontak: "Hubungi untuk pertanyaan dan masalah"

Kata Penutup: "Kata Penutup yang Sopan"

Ini adalah prompt ketika Anda ingin melanjutkan cerita setelah menerima perkiraan. Mari atur barang-barang yang diperlukan seperti tanggal dan gunakan.

[Permintaan email permintaan maaf atas kesalahan pengiriman]

Subyek: "Permintaan maaf atas transmisi yang salah"

Teks permintaan maaf: "Permintaan maaf karena kesalahan pengiriman"

Penyebab penjelasan: "Jelaskan secara singkat penyebab kesalahan transmisi"

Tindakan di masa mendatang: "Jelaskan tindakan di masa mendatang untuk mencegah transmisi yang salah"

Kontak: "Hubungi untuk pertanyaan dan masalah"

Kata penutup: "Sekali lagi, saya mohon maaf dan mohon pengertiannya."

Itu membuat email permintaan maaf yang bagus dengan menjadi spesifik dengan tindakan pencegahan Anda. Recommended banget buat yang ga jago minta maaf!

Teks email output sebenarnya dari permintaan ChatGPT

Ini adalah teks yang dihasilkan oleh ChatGPT saat menggunakan prompt di atas.

Modelnya menggunakan Chat-GPT4 . Model ini saat ini tersedia dengan biaya.

ChatGPT memiliki berbagai versi, namun saat ini ChatGPT4 adalah model teratas dan memberikan hasil terbaik.

Email permintaan faktur

Perihal: Permintaan tagihan

Sayang 〇〇,

Kita menjadi berhutang budi. Saya □□ dari △△ Co., Ltd. Terima kasih banyak telah mengizinkan saya menggunakan layanan Anda kali ini. Saya ingin faktur untuk biaya layanan.

Alamat pengiriman adalah sebagai berikut. Maaf merepotkan Anda, tetapi bisakah Anda mengirimi saya faktur setelah mengonfirmasinya?

• 〒123-4567
• 〇〇 1-2-3 Gedung 5F, Minato-ku, Tokyo
• △△ Co., Ltd.
• Penanggung jawab: □□

Juga, maaf merepotkan Anda, tapi tolong kirimkan fakturnya pada MM/DD/YYYY.

Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami.

Terima kasih banyak.

Sangat benar-benar milikmu

E-mail pemberitahuan pengiriman materi

Perihal: Pemberitahuan pengiriman bahan

Sayang 〇〇,

Kita menjadi berhutang budi. Saya □□ dari △△ Co., Ltd. Saya telah melampirkan ke email ini materi yang kita diskusikan pada pertemuan tempo hari.

Ringkasan materinya adalah sebagai berikut:

• Fitur dan Manfaat Produk
• Hasil riset pasar
• studi kasus

Dokumen dilampirkan sebagai file PDF. Anda juga dapat mengunduhnya dari tautan di bawah ini.

[Tautan unduhan dokumen]

Kami berharap Anda akan menggunakan materi ini untuk memperdalam pemahaman Anda tentang produk kami dan menggunakannya sebagai referensi untuk proyek dan aktivitas penjualan di masa mendatang.

Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui telepon (03-1234-5678) atau email (example@example.com).

Terima kasih.

Sangat benar-benar milikmu

Balas email ke email pengiriman kutipan (tanggapan positif)

Subjek: Balas tentang kutipan

Sayang 〇〇,

Kita menjadi berhutang budi. Saya □□ dari △△ Co., Ltd. Saya ingin memberi tahu Anda bahwa saya telah menerima penawaran yang Anda kirimkan kepada saya tempo hari. Terima kasih.

Saya sudah melihat isi estimasinya, tapi saya merasa isinya memuaskan secara keseluruhan dan dirangkum dengan cara yang sangat mudah dipahami. Namun, saya memiliki beberapa pertanyaan dan kekhawatiran tentang beberapa item.

Secara khusus, saya ingin mengkonfirmasi apakah tanggal pengiriman proyek sudah sesuai dengan keinginan kita. Juga, karena tidak ada perincian biaya outsourcing, saya akan sangat menghargai jika Anda dapat memberikan detailnya kepada saya.

Jika nyaman bagi Anda, apakah mungkin mengadakan pertemuan untuk membahas pertanyaan dan masalah di atas secara mendetail? Kami buka pada hari Kamis dan Jumat sore minggu ini, jadi beri tahu kami tanggal mana yang sesuai untuk Anda.

Maaf merepotkan Anda, tetapi akan sangat membantu jika Anda dapat membalasnya dalam minggu ini. Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui telepon (03-1234-5678) atau email (example@example.com).

Terima kasih banyak.

Sangat benar-benar milikmu

Kirim ulang email untuk mengirim ketika tidak ada balasan ke email

Subject : Seputar email sebelumnya (dikirim ulang)

Sayang 〇〇,

Kita menjadi berhutang budi. Saya □□ dari △△ Co., Ltd. Suatu hari, saya mengirim email pada 13 April 2023, tetapi karena tidak ada balasan, saya memutuskan untuk mengirimnya kembali.

Di email terakhir kami, kami bertanya tentang:

• Kisaran pengaturan tekanan hidrolik
• Tindakan pencegahan untuk pemeliharaan

Saya khawatir saya belum menerima balasan. Jika Anda tidak menerima email atau memiliki pertanyaan, beri tahu kami.

Akan sangat membantu jika Anda dapat membalas pada Selasa depan (18 April). Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui telepon (03-1234-5678) atau email (example@example.com).

Terima kasih atas konfirmasi anda.

Sangat benar-benar milikmu

Email permintaan maaf atas kesalahan pengiriman

Perihal: Permintaan maaf karena mengirim pesan yang salah

Sayang 〇〇,

Kita menjadi berhutang budi. Saya □□ dari △△ Co., Ltd. Mengenai email yang saya kirim kemarin, ternyata saya salah kirim. Saya harus dengan tulus meminta maaf.

Penyebabnya adalah Anda salah menentukan alamat saat memasukkan tujuan. Email yang saya kirimkan ditujukan kepada orang lain, sehingga Anda dapat mengabaikan isinya.

Di masa mendatang, kami akan memeriksa tujuan secara menyeluruh dan merespons dengan hati-hati agar transmisi yang salah tersebut tidak terjadi.

Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui telepon (03-1234-5678) atau email (example@example.com).

Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin ditimbulkan. Terima kasih atas dukungan Anda yang berkelanjutan.

Sangat benar-benar milikmu

Jika Anda tidak mengerti perintahnya, tanyakan saja pada ChatGPT

Tapi saya tidak tahu bagaimana menulis prompt dalam kasus khusus seperti itu

Saat itu, jika Anda bertanya pada ChatGPT, ia akan memberi tahu Anda contoh cara menulis prompt.

Tuan Yamada, tolong beri tahu saya prompt surat yang meminta pengaturan perangkat hidrolik.

Tidak apa-apa untuk merasa seperti ini.

Ya, dia tidak hanya mengirimi saya prompt seperti ini, tetapi dia benar-benar mengirimi saya email.

Jika Anda tidak mengerti, tanyakan apa saja pada ChatGPT. Jika Anda tidak menyukai kalimat yang dihasilkan, coba ubah cara perintah dikeluarkan.

Susahnya mengetik...

Jika Anda merasa demikian, Anda dapat menggunakan Ondoku-ChatGPT untuk bertanya dan memberi perintah ke ChatGPT melalui input suara.

Artikel terkait >> [Gratis dan mudah] Cara melakukan percakapan suara dengan ChatGPT! Pengaturan dan penggunaan untuk komputer dan smartphone

Butuh waktu untuk membaca dan menulis email.

Menurut Survei Email Bisnis 2022 ,

• Rata-rata harian yang dikirim "16,27" menerima "66,87"
• Rata-rata waktu membaca 1 menit 24 detik
• Waktu rata-rata untuk menulis satu huruf: 6 menit 5 detik

yaitu rata-rata

Saya menghabiskan 1 jam 10 menit sehari hanya untuk membaca email.

Saya menghabiskan 1 jam 40 menit sehari hanya untuk menulis email

Anda dapat melihat bahwa waktu yang terkait dengan surat sekitar 3 jam per hari .

Artinya, beberapa orang menghabiskan hampir setengah hari hanya untuk mengirim email.

terlalu bagus untuk disia-siakan! Buat diri Anda nyaman dengan AI!

Dengan mempelajari cara menulis email bisnis secara efisien dengan ChatGPT, Anda dapat membuat pekerjaan sehari-hari berjalan lancar.

Selain itu, waktu membaca akan jauh lebih ringan dengan meminta mereka membaca dengan suara keras.

Silakan gunakan Ondoku untuk membaca dengan suara keras!

Artikel terkait >> Bacakan balasan ChatGPT dengan lantang [Ondoku3-ChatGPT]

Anda bisa lebih efisien dengan mendengarkan suara Anda

Mendengarkan email dengan suara adalah salah satu cara untuk membuat membaca dan menulis email bisnis menjadi lebih efisien.

menghemat waktu

Mendengarkan email lebih cepat dan lebih mudah dipahami daripada membacanya dengan mata Anda.

Kemungkinan multitasking

Dengan mendengarkan email lewat suara, Anda bisa mulai menulis balasan sambil mendengarkan isi email sambil mengerjakan tugas lainnya.

mengurangi kelelahan mata

Menatap layar sepanjang hari dapat membuat mata Anda tegang. Namun, mendengarkan email dengan suara dapat mengurangi ketegangan mata.

Pencegahan salah baca dan pengawasan

Dengan mendengarkan email melalui suara, kesalahan membaca dan pengawasan cenderung tidak terjadi. Kesalahan dapat dicegah.

Untuk mendengarkan email dengan suara, Anda dapat dengan mudah mendengarkan suara dengan menggunakan asisten suara yang dipasang di smartphone atau komputer Anda, atau dengan menggunakan alat khusus seperti Ondoku.

Situs web resmi: Ondoku

Ondoku dapat membaca 5000 karakter per bulan secara gratis. Bacaannya mirip dengan manusia, dan suaranya sangat enak didengar. Anda dapat memilih antara suara perempuan, suara laki-laki, dan suara perempuan.

Sederhanakan pembacaan dan penulisan email bisnis Anda dengan Ondoku.

Perangkat lunak text-to-speech "Ondoku" dapat membacakan 5000 karakter setiap bulan dengan suara AI secara gratis. Anda dapat dengan mudah mengunduh MP3 dan penggunaan komersial juga dimungkinkan. Jika Anda mendaftar secara gratis, Anda dapat mengonversi hingga 5.000 karakter per bulan secara gratis dari teks ke ucapan. Coba Ondoku sekarang.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com