Zbierka promptov na efektívne písanie obchodných e-mailov pomocou ChatGPT

Technológia AI pokročila a nastala doba, kedy je možné vykonávať rôzne úlohy!

Aj obchodné e-maily sa dajú vytvárať jednoducho a efektívne s využitím AI. Vlastne je škoda, ak to nevyužívate.

Vysvetlíme si, ako písať obchodné e-maily pomocou ChatGPT.

Ako písať obchodné e-maily pomocou ChatGPT

1. Prihláste sa do ChatGPT
2. Do poľa pre zadanie správy napíšte prompt pre obchodný e-mail a odošlite ho
3. ChatGPT automaticky vygeneruje obchodný e-mail

Čo je to prompt

Pri písaní obchodných e-mailov pomocou ChatGPT je dôležitý prompt.

Prompt je kľúčové slovo alebo fráza určená na inštruovanie ChatGPT pri generovaní textu.

Použitím promptov (kľúčových slov alebo fráz) a poskytnutím podrobných informácií o tom, čo chcete napísať, dokáže ChatGPT vygenerovať presnejší text.

Snažte sa do promptu napísať čo najpodrobnejšie, komu, čo, o čom a akým spôsobom chcete správu odovzdať.

Príklady promptov pre obchodné e-maily v ChatGPT

【Prompt pre e-mail so žiadosťou o zaslanie faktúry】

Predmet: „Žiadosť o zaslanie faktúry“

Dôvod žiadosti o faktúru: „Požiadať o faktúru za poplatok za používanie služby“

Potvrdenie informácií o príjemcovi: „Potvrdiť miesto doručenia faktúry“

Určenie termínu: „Nastaviť termín na zaslanie faktúry“

Záverečné slová: „Vopred ďakujem“

Napíšte konkrétne dôvod žiadosti a zadajte pokyny čo najjasnejšie, napríklad uvedením dátumu termínu doručenia ako „15. septembra 2023“.

【Prompt pre e-mail s oznámením o zaslaní materiálov】

Predmet: „Oznámenie o zaslaní materiálov“

Prehľad materiálov: „Vysvetliť obsah zasielaných materiálov“

Spôsob priloženia: „Informácia o priloženom súbore alebo odkaze“

Účel použitia materiálov: „Navrhnúť spôsob využitia materiálov“

Kontaktné údaje: „Kontakt pre prípadné otázky alebo nejasnosti“

Konkrétnym informovaním ChatGPT o tom, o aký druh materiálov ide, bude výsledný obchodný e-mail zrozumiteľnejší.

【Prompt pre pripomínací e-mail, ak neprišla odpoveď】

Predmet: „K predchádzajúcemu e-mailu (opätovné zaslanie)“

Dátum odoslania predchádzajúceho e-mailu: „DD.MM.RRRR“

Zhrnutie predchádzajúceho e-mailu: „Znovu potvrdiť hlavné body predchádzajúceho e-mailu“

Ohľaduplnosť: „Vyjadriť obavu z chýbajúcej odpovede“

Opätovné nastavenie termínu: „Nastavenie alebo potvrdenie termínu na odpoveď“

Záverečné slová: „Vopred ďakujem za potvrdenie“

【Prompt pre e-mailovú odpoveď na žiadosť o cenovú ponuku】

Predmet: „Odpoveď na žiadosť o cenovú ponuku“

Pozdrav: „Poďakovanie zákazníkovi“

Podrobnosti ponuky: „Prezentácia obsahu ponuky a sumy“

Platnosť ponuky: „Určiť platnosť cenovej ponuky“

Kontaktné údaje: „Kontakt pre prípadné otázky alebo nejasnosti“

Záverečné slová: „Teším sa na vaše vyjadrenie“

【Prompt pre e-mailovú odpoveď na zaslanú cenovú ponuku】

Predmet: „Odpoveď ohľadom cenovej ponuky“

Pozdrav: „Zdvorilý pozdrav druhej strane“

Prijatie ponuky: „Informovať o prijatí cenovej ponuky“

Dojmy z obsahu ponuky: „Dojmy alebo nejasnosti týkajúce sa obsahu ponuky“

Otázky alebo obavy: „Uviesť prípadné otázky alebo obavy týkajúce sa ponuky“

Návrh stretnutia: „V prípade potreby návrh na stretnutie alebo dohodnutie termínu“

Termín odpovede: „V prípade potreby jasne uviesť termín na odpoveď“

Kontaktné údaje: „Kontakt pre prípadné otázky alebo nejasnosti“

Záverečné slová: „Zdvorilé záverečné slová“

Toto je prompt pre prípady, keď chcete po obdržaní ponuky pokročiť v rokovaní. Upravte si potrebné údaje, ako sú dátumy, a používajte ho.

【Prompt pre ospravedlňujúci e-mail za omylom odoslaný e-mail】

Predmet: „Ospravedlnenie za chybné odoslanie“

Text ospravedlnenia: „Ospravedlnenie za to, že e-mail bol odoslaný omylom“

Vysvetlenie príčiny: „Stručne vysvetliť príčinu chybného odoslania“

Budúce opatrenia: „Vysvetliť opatrenia na zabránenie chybným odoslaniam v budúcnosti“

Kontaktné údaje: „Kontakt pre prípadné otázky alebo nejasnosti“

Záverečné slová: „Opätovné ospravedlnenie a prosba o pochopenie“

Konkrétnym uvedením preventívnych opatrení vám vytvorí skvelý ospravedlňujúci e-mail. Skutočne odporúčané pre ľudí, ktorí nie sú dobrí v ospravedlňovaní sa!

Skutočný výstup textu e-mailu z promptu ChatGPT

Toto je text vygenerovaný ChatGPT pri použití vyššie uvedených promptov.

Použitý model je Chat-GPT4. V súčasnosti je to model dostupný za poplatok.

Existujú rôzne verzie ChatGPT, ale v súčasnosti je ChatGPT4 najvyšším modelom a poskytuje najlepšie výsledky.

E-mail so žiadosťou o zaslanie faktúry

Predmet: Žiadosť o zaslanie faktúry

Vážený/á pán/pani 〇〇,

Dobrý deň. Tu je □□ zo spoločnosti △△. Dovoľte mi poďakovať sa za využívanie vašich služieb. Chcel/a by som vás požiadať o faktúru za poplatok za používanie služby.

Adresa doručenia je nasledovná. Mohli by ste ju prosím skontrolovať a zaslať nám faktúru?

• PSČ 123-4567
• Tokio, Minato-ku 〇〇 1-2-3 Building 5F
• Akciová spoločnosť △△
• K rukám: □□

Zároveň by som vás chcel/a poprosiť o zaslanie faktúry do termínu DD.MM.RRRR.

V prípade akýchkoľvek nejasností ma neváhajte kontaktovať.

Vopred vám ďakujem.

 

S pozdravom

E-mail s oznámením o zaslaní materiálov

Predmet: Oznámenie o zaslaní materiálov

Vážený/á pán/pani 〇〇,

Dobrý deň. Tu je □□ zo spoločnosti △△. K tomuto e-mailu pripájam materiály, o ktorých sme hovorili na našom nedávnom stretnutí.

Prehľad materiálov je nasledovný:

• Vlastnosti a výhody produktu
• Výsledky prieskumu trhu
• Predstavenie prípadových štúdií

Materiály sú priložené vo formáte PDF. Zároveň sú k dispozícii na stiahnutie aj na nižšie uvedenom odkaze.

[Odkaz na stiahnutie materiálov]

Verím, že vám tieto materiály pomôžu lepšie porozumieť produktu a poslúžia ako inšpirácia pre vaše budúce projekty alebo obchodné aktivity.

V prípade nejasností alebo otázok ma neváhajte kontaktovať telefonicky (03-1234-5678) alebo e-mailom (example@example.com).

S pozdravom

 

S pozdravom

E-mailová odpoveď na zaslanú cenovú ponuku (pozitívna reakcia)

Predmet: Odpoveď ohľadom cenovej ponuky

Vážený/á pán/pani 〇〇,

Dobrý deň. Tu je □□ zo spoločnosti △△. Potvrdzujem, že sme v poriadku prijali cenovú ponuku, ktorú ste nám nedávno zaslali. Ďakujem.

Prezreli sme si obsah ponuky a celkovo ju považujeme za uspokojivú a veľmi prehľadne spracovanú. Máme však niekoľko otázok a pripomienok k niektorým položkám.

Konkrétne by sme si chceli overiť, či je termín dodania projektu nastavený podľa našich požiadaviek. Taktiež v rozpise nie sú uvedené detaily ohľadom externých nákladov, preto by sme vás chceli požiadať o bližšie informácie.

Ak by vám to vyhovovalo, bolo by možné naplánovať si stretnutie, kde by sme tieto body podrobnejšie prediskutovali? Tento štvrtok alebo piatok popoludní máme voľné termíny, dajte nám prosím vedieť, kedy by vám to vyhovovalo.

Budeme radi, ak nám odpoviete ešte počas tohto týždňa. V prípade nejasností alebo otázok nás neváhajte kontaktovať telefonicky (03-1234-5678) alebo e-mailom (example@example.com).

S pozdravom

 

S pozdravom

Pripomínací e-mail, ak neprišla odpoveď

Predmet: K predchádzajúcemu e-mailu (opätovné zaslanie)

Vážený/á pán/pani 〇〇,

Dobrý deň. Tu je □□ zo spoločnosti △△. Nedávno, 13. apríla 2023, som vám posielal/a e-mail, ale keďže som nedostal/a odpoveď, dovoľujem si vám ho poslať znova.

V predchádzajúcom e-maile som sa pýtal/a na nasledujúce body:

• Rozsah nastavenia tlaku hydraulického zariadenia
• Upozornenia pri údržbe

Mám obavy, či ste e-mail dostali. Ak by náhodou nedorazil alebo by ste mali nejaké nejasnosti, dajte mi prosím vedieť.

Budem vám vďačný/á, ak sa mi vyjadríte do budúceho utorka (18. apríla). V prípade nejasností alebo otázok ma neváhajte kontaktovať telefonicky (03-1234-5678) alebo e-mailom (example@example.com).

Vopred ďakujem za potvrdenie.

 

S pozdravom

Ospravedlňujúci e-mail za omylom odoslaný e-mail

Predmet: Ospravedlnenie za chybné odoslanie

Vážený/á pán/pani 〇〇,

Dobrý deň. Tu je □□ zo spoločnosti △△. Zistil/a som, že e-mail, ktorý som vám nedávno poslal/a, bol odoslaný omylom. Veľmi sa za to ospravedlňujem.

Príčinou bolo zadanie nesprávnej adresy pri vypĺňaní príjemcu. E-mail bol určený pre niekoho iného, preto jeho obsah prosím ignorujte.

Aby sa takéto chybné odoslania v budúcnosti neopakovali, budeme dôsledne kontrolovať adresátov a pristupovať k tomu s maximálnou pozornosťou.

V prípade akýchkoľvek nejasností alebo otázok ma neváhajte kontaktovať telefonicky (03-1234-5678) alebo e-mailom (example@example.com).

Ešte raz sa ospravedlňujem za spôsobené nepríjemnosti a ďakujem za pochopenie. Teším sa na ďalšiu spoluprácu.

 

S pozdravom

Ak neviete, aký prompt použiť, opýtajte sa ChatGPT

Ale neviem, ako napísať prompt pre takýto špeciálny prípad...

V takom prípade vám ChatGPT po opýtaní poradí príklady, ako napísať prompt.

Povedz mi prompt pre e-mail pánovi Yamadovi, v ktorom sa pýtam na nastavenie hydraulického zariadenia

Môže to byť aj takto jednoduché.

Áno, takto mi napísal nielen prompt, ale v skutočnosti aj samotný e-mail.

Ak niečo neviete, opýtajte sa ChatGPT na čokoľvek. Ak nie ste spokojní s vygenerovaným textom, skúste zmeniť spôsob zadania príkazu.

Čítať to je otravné...

Ak máte tento pocit, pomocou AI hlasu Ondoku si môžete nechať odpovede prečítať nahlas.

Ondoku

Čítanie aj písanie e-mailov zaberá čas

Podľa prieskumu reality obchodných e-mailov 2022:

• Denný priemer: odoslaných „16,27 správ“, prijatých „66,87 správ“
• Čas na prečítanie jednej správy: priemerne 1 minúta 24 sekúnd
• Čas na napísanie jednej správy: priemerne 6 minút 5 sekúnd

To znamená, že v priemere:

Len čítaním e-mailov strávite 1 hodinu a 10 minút denne

Len písaním e-mailov strávite 1 hodinu a 40 minút denne

Zisťujeme, že čas venovaný e-mailom je približne 3 hodiny denne.

To znamená, že sú ľudia, ktorým e-maily zaberú takmer polovicu pracovného dňa.

To je škoda! Využívajme AI, aby sme si uľahčili prácu!

Osvojením si spôsobu, ako efektívne písať obchodné e-maily pomocou ChatGPT, môžete zrýchliť svoje každodenné pracovné procesy.

Taktiež sa výrazne zníži záťaž pri čítaní, ak si ich necháte prečítať nahlas.

Na predčítanie určite využite Ondoku!

Počúvaním hlasu môžete byť ešte efektívnejší

Počúvanie e-mailov hlasom je jedným zo spôsobov, ako zefektívniť čítanie a písanie obchodných e-mailov.

Úspora času

Počúvaním e-mailov môžete obsah pochopiť rýchlejšie alebo ľahšie, než keby ste ho čítali očami.

Možnosť multitaskingu

Vďaka počúvaniu e-mailov môžete počas počúvania obsahu napríklad začať písať odpoveď alebo vykonávať inú prácu súčasne.

Zníženie únavy očí

Celodenné sledovanie obrazovky môže unavovať oči. Počúvanie e-mailov však môže únavu očí zmierniť.

Prevencia chýb v čítaní a prehliadnutiu informácií

Pri počúvaní e-mailov dochádza k chybám v čítaní alebo prehliadnutiu informácií menej často. Môžete tak predísť omylom.

Na počúvanie e-mailov môžete použiť hlasových asistentov zabudovaných v smartfónoch a počítačoch, alebo špecializované nástroje ako Ondoku, ktoré vám umožnia jednoducho si vypočuť text.

Nechcete aj vy začať pohodlne kontrolovať obchodné e-maily s Ondoku?

Ondoku dokáže bezplatne prečítať 5000 znakov mesačne. Spôsob čítania je blízky človeku a zvuk je veľmi príjemný na počúvanie. Môžete si vybrať ženský hlas, mužský hlas, hlas dievčaťa a podobne. Ak vám e-mail prečíta váš obľúbený hlas, aj náročný obsah e-mailu bude pôsobiť oveľa jemnejšie.

Využite Ondoku na zefektívnenie čítania a písania vašich obchodných e-mailov.

■ Softvér AI na syntézu reči „Ondoku“

„Ondoku“ je online nástroj na prevod textu na reč, ktorý možno použiť bez počiatočných nákladov.

• Podporuje približne 50 jazykov vrátane japončiny, angličtiny, čínštiny, kórejčiny, španielčiny, francúzštiny a nemčiny.
• Dostupné z PC aj smartfónu
• Vhodné pre podnikanie, vzdelávanie, zábavu atď.
• Nevyžaduje sa žiadna inštalácia, môžete ho použiť okamžite z vášho prehliadača
• Podporuje tiež čítanie z obrázkov

Ak ho chcete použiť, jednoducho zadajte text alebo nahrajte súbor z lokality. Generujte prirodzené zvukové súbory v priebehu niekoľkých sekúnd. Bezplatne môžete použiť syntézu reči až do 5 000 znakov, preto si ju najskôr vyskúšajte.

Softvér na prevod textu na reč „Ondoku“ dokáže každý mesiac prečítať 5 000 znakov pomocou hlasu AI zadarmo. Môžete si jednoducho stiahnuť MP3 a možné je aj komerčné využitie. Ak sa zaregistrujete zadarmo, môžete zadarmo previesť až 5 000 znakov mesačne z textu na reč. Vyskúšajte Ondoku teraz.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com