Zbierka výziev na efektívne písanie obchodných e-mailov pomocou služby ChatGPT

Technológia AI sa vyvinula a stala sa érou, v ktorej je možné vykonávať rôzne úlohy!

Obchodné e-maily sa dajú jednoducho a efektívne vytvárať aj pomocou AI . Skôr je škoda to nerobiť.

Vysvetlím, ako napísať obchodný e-mail pomocou ChatGPT.

Ako písať obchodné e-maily pomocou ChatGPT

1. Prihláste sa do ChatGPT
2. Do poľa na zadanie správy zadajte výzvu na firemný e-mail a odošlite
3. ChatGPT automaticky generuje obchodné e-maily

Čo je výzva

Výzvy sú dôležité pri písaní obchodných e-mailov v ChatGPT.

Výzvy sú kľúčové slová alebo frázy , ktoré hovoria ChatGPT, aby generoval vety.

Pomocou výziev (kľúčových slov alebo fráz) a poskytnutím podrobností o tom, o čom chcete, aby ľudia písali, môže ChatGPT generovať presnejšie vety.

Vo výzve buďte čo najkonkrétnejší o tom, kto, čo, čo a ako to chcete povedať .

Príklad obchodného e-mailu služby ChatGPT

[Výzva na zaslanie e-mailu so žiadosťou o zaslanie faktúry]

Predmet: "Žiadosť o vyúčtovanie"

Dôvod žiadosti o faktúru: "Vyžiadať faktúru za poplatok za používanie služby"

Potvrdenie informácií o doručení: "Potvrdiť fakturačnú adresu"

Zadajte termín: „Nastaviť termín odoslania faktúry“

Záverečné slová: "Yoroshiku onegaishimasu"

Konkrétne napíšte dôvod žiadosti a poskytnite čo najjasnejšie pokyny, napríklad „15. september 2023“ pre termín uzávierky.

[Výzva na zaslanie e-mailu s oznámením o doručení materiálov]

Predmet: "Oznámenie o odoslaní materiálov"

Prehľad materiálov: „Popíšte obsah materiálov, ktoré sa majú odoslať“

Spôsob prílohy: „Návod na súbor s prílohou alebo odkaz“

Účel použitia materiálov: "Navrhovanie spôsobov použitia materiálov"

Kontakt: "Kontakt pre otázky a pripomienky"

Tým, že ChatGPT konkrétne poviete, aký je obsah dokumentu, môžete obchodnému e-mailu ľahšie porozumieť.

[Výzva na opätovné odoslanie e-mailov odoslaných, keď na e-maily nikto neodpovedá]

Predmet: "V súvislosti s predchádzajúcim e-mailom (odoslaný znova)"

Dátum odoslania posledného e-mailu „Rok/Mesiac/Deň“

Zhrnutie posledného e-mailu: „Znova prejdite na kľúčové body z posledného e-mailu“

Súcit: „Obávam sa, že neodpoviem“

Obnovenie termínu: „Nastavenie a opätovné potvrdenie termínu odpovede“

Záverečné slová: "Ďakujem za potvrdenie."

[Požiadať o odpoveď e-mailom na žiadosť o cenovú ponuku]

Predmet: "Odpoveď na žiadosť o cenovú ponuku"

Pozdravná veta: "Slová vďačnosti zákazníkom"

Podrobnosti odhadu: "Predložte podrobnosti odhadu a sumu"

Dátum vypršania platnosti ponuky: "Uveďte dátum vypršania platnosti ponuky"

Kontakt: "Kontakt pre otázky a pripomienky"

Záverečné poznámky: "Ďakujem za pozornosť."

[Výzva na odoslanie e-mailu s odpoveďou na e-mail s ponukou]

Predmet: ``Odpovedať na cenovú ponuku''

Pozdravy: „Zdvorilý pozdrav druhej osobe“

Prijatie cenovej ponuky: "Oznámiť prijatie cenovej ponuky"

Zobrazenia obsahu odhadu: „Zobrazenia a otázky týkajúce sa obsahu odhadu“

Otázky alebo obavy: „Opíšte akékoľvek otázky alebo obavy týkajúce sa cenovej ponuky“

Návrh stretnutia: „Navrhnite a naplánujte stretnutia podľa potreby“

Termín odpovede: "Ak sa vyžaduje odpoveď, uveďte termín."

Kontakt: "Kontakt pre otázky a pripomienky"

Záverečné slová: „Zdvorilé záverečné slová“

Toto je výzva, keď chcete pokračovať v príbehu po prijatí odhadu. Usporiadajme potrebné položky ako dátum a použime ho.

[Výzva na zaslanie e-mailu s ospravedlnením za nesprávne doručenie]

Predmet: "Ospravedlňujeme sa za nesprávny prenos"

Text ospravedlnenia: "Ospravedlňujeme sa za omylom odoslanie"

Vysvetlenie príčiny: "Výstižne vysvetlite príčinu chybného prenosu"

Budúce opatrenia: „Vysvetlite budúce opatrenia na zabránenie chybnému prenosu“

Kontakt: "Kontakt pre otázky a pripomienky"

Záverečné slová: "Ešte raz sa ospravedlňujem a prosím o pochopenie."

Je to skvelý ospravedlňujúci e-mail tým, že budete konkrétni vo svojich preventívnych opatreniach. Naozaj sa odporúča pre tých, ktorí nie sú dobrí v ospravedlnení!

Aktuálny výstupný e-mailový text výzvy ChatGPT

Toto je text vygenerovaný službou ChatGPT pri použití vyššie uvedenej výzvy.

Model používa Chat-GPT4 . Tento model je momentálne dostupný za poplatok.

ChatGPT má rôzne verzie, ale momentálne je ChatGPT4 top modelom a dáva najlepšie výsledky.

E-mail so žiadosťou o faktúru

Predmet: Žiadosť o vyúčtovanie

Vážený 〇〇,

Zadlžujeme sa. Som □□ z △△ Co., Ltd. Veľmi pekne vám ďakujem, že ste mi tentoraz umožnili využiť vaše služby. Poprosil by som o faktúru za servisný poplatok.

Dodacia adresa je nasledovná. Prepáčte, že vás otravujem, ale mohli by ste mi poslať faktúru po jej potvrdení?

• 〒123-4567
• 〇〇 1-2-3 Budova 5F, Minato-ku, Tokio
• △△ Co., Ltd.
• Zodpovedná osoba: □□

Ospravedlňujeme sa, že vás obťažujem, ale faktúru pošlite do MM/DD/RRRR.

Ak máte akékoľvek otázky, neváhajte nás kontaktovať.

Ďakujem mnohokrát.

Naozaj tvoj

E-mailové oznámenie o doručení materiálov

Predmet: Oznámenie o odoslaní materiálov

Vážený 〇〇,

Zadlžujeme sa. Som □□ z △△ Co., Ltd. K tomuto e-mailu som priložil materiály, o ktorých sme diskutovali na minulotýždňovom stretnutí.

Zhrnutie materiálu je nasledovné:

• Vlastnosti a výhody produktu
• Výsledky prieskumu trhu
• prípadová štúdia

Dokumenty sú priložené ako súbory PDF. Môžete si ho stiahnuť aj z odkazu nižšie.

[Odkaz na stiahnutie dokumentu]

Dúfame, že tieto materiály využijete na prehĺbenie vedomostí o našich produktoch a použijete ich ako referenciu pre budúce projekty a predajné aktivity.

Ak máte akékoľvek otázky alebo obavy, neváhajte nás kontaktovať telefonicky (03-1234-5678) alebo e-mailom (example@example.com).

Ďakujem.

Naozaj tvoj

Odpovedať na e-mail na odoslanie ponuky na odoslanie e-mailu (kladná odpoveď)

Predmet: Odpoveď týkajúca sa cenovej ponuky

Vážený 〇〇,

Zadlžujeme sa. Som □□ z △△ Co., Ltd. Chcel by som vás informovať, že som dostal cenovú ponuku, ktorú ste mi včera poslali. Ďakujem.

Videl som obsah odhadu, ale mal som pocit, že obsah bol celkovo uspokojivý a bol zhrnutý veľmi ľahko zrozumiteľným spôsobom. Mám však nejaké otázky a obavy týkajúce sa niekoľkých položiek.

Konkrétne by som chcel potvrdiť, či je termín dodania projektu nastavený podľa našich predstáv. Keďže neexistuje žiadny rozpis nákladov na outsourcing, ocenil by som, keby ste mi poskytli podrobnosti.

Ak je to pre vás výhodné, bolo by možné dohodnúť si stretnutie, na ktorom by ste podrobne prediskutovali vyššie uvedené otázky a obavy? Tento týždeň máme otvorené vo štvrtok a piatok popoludní, tak nám dajte vedieť, ktoré termíny sú pre vás vhodné.

Ospravedlňujeme sa, že vás obťažujem, ale bolo by užitočné, keby ste odpovedali do tohto týždňa. Ak máte akékoľvek otázky alebo obavy, neváhajte nás kontaktovať telefonicky (03-1234-5678) alebo e-mailom (example@example.com).

Ďakujem mnohokrát.

Naozaj tvoj

Znova odoslať e-mail na odoslanie, keď na e-mail neodpovedáte

Predmet: V súvislosti s predchádzajúcim e-mailom (odoslaný znova)

Vážený 〇〇,

Zadlžujeme sa. Som □□ zo spoločnosti △△ Co., Ltd. Minule som 13. apríla 2023 odoslal e-mail, ale keďže neprišla žiadna odpoveď, rozhodol som sa ho poslať znova.

V našom poslednom e-maile sme sa pýtali na:

• Rozsah nastavenia hydraulického tlaku
• Opatrenia na údržbu

Obávam sa, že som nedostal odpoveď. Ak ste e-mail nedostali alebo máte nejaké otázky, dajte nám vedieť.

Bolo by užitočné, keby ste odpovedali do budúceho utorka (18. apríla). Ak máte akékoľvek otázky alebo obavy, neváhajte nás kontaktovať telefonicky (03-1234-5678) alebo e-mailom (example@example.com).

ďakujeme za potvrdenie.

Naozaj tvoj

Ospravedlňujúci e-mail za nesprávne doručenie

Predmet: Ospravedlnenie za odoslanie nesprávnej správy

Vážený 〇〇,

Zadlžujeme sa. Som □□ zo spoločnosti △△ Co., Ltd. Pokiaľ ide o e-mail, ktorý som vám včera poslal, ukázalo sa, že som ho poslal omylom. Musím sa úprimne ospravedlniť.

Príčinou je, že ste pri zadávaní cieľa zadali nesprávnu adresu. E-mail, ktorý som poslal, bol adresovaný niekomu inému, takže jeho obsah môžete ignorovať.

V budúcnosti dôkladne preveríme destináciu a opatrne odpovieme, aby k takémuto chybnému prenosu nedošlo.

Ak máte akékoľvek otázky alebo obavy, neváhajte nás kontaktovať telefonicky (03-1234-5678) alebo e-mailom (example@example.com).

Ospravedlňujeme sa za všetky nepríjemnosti, ktoré to mohlo spôsobiť. Ďakujeme za vašu neustálu podporu.

Naozaj tvoj

Ak nerozumiete výzve, opýtajte sa ChatGPT

Ale neviem, ako napísať výzvu v takomto špeciálnom prípade

V tom čase, ak sa spýtate ChatGPT, povie vám príklad, ako napísať výzvu.

Pán Yamada, povedzte mi, prosím, výzvu z mailu so žiadosťou o nastavenie hydraulického zariadenia.

Je v poriadku cítiť sa takto.

Áno, nielenže mi poslal takúto výzvu, ale skutočne mi napísal e-mail.

Ak nerozumiete, spýtajte sa ChatGPT na čokoľvek. Ak sa vám nepáčia generované vety, skúste zmeniť spôsob vydávania príkazov.

Je problém písať...

Ak to tak cítite, môžete použiť Ondoku-ChatGPT na kladenie otázok a zadávanie príkazov ChatGPT hlasovým vstupom.

Súvisiaci článok >> [Zadarmo a jednoducho] Ako viesť hlasovú konverzáciu s ChatGPT! Nastavenia a použitie pre počítače a smartfóny

Čítanie a písanie e-mailov si vyžaduje čas.

Podľa prieskumu Business Email Survey 2022

• Denný priemer odoslaných „16,27“ prijatých „66,87“
• Priemerný čas na čítanie 1 minúta 24 sekúnd
• Priemerný čas na napísanie jedného písmena: 6 minút a 5 sekúnd

teda priemerný

Čítam e-maily denne 1 hodinu a 10 minút .

Denne trávim 1 hodinu a 40 minút len písaním emailov

Môžete vidieť, že čas súvisiaci s poštou je asi 3 hodiny denne .

Znamená to, že niektorí ľudia strávia takmer pol dňa e-mailom.

príliš dobré na plytvanie! Urobte si pohodlie s AI!

Keď sa naučíte, ako efektívne písať obchodné e-maily pomocou ChatGPT, vaša každodenná práca bude prebiehať hladko.

Čas čítania bude tiež oveľa menej zaťažujúci tým, že sa budú čítať nahlas.

Na čítanie nahlas použite Ondoku!

Súvisiaci článok >> Prečítajte si odpovede ChatGPT nahlas [Ondoku3-ChatGPT]

Môžete byť efektívnejší, keď budete počúvať svoj hlas

Počúvanie e-mailov hlasom je jedným zo spôsobov, ako zefektívniť čítanie a písanie obchodných e-mailov.

ušetriť čas

Počúvanie e-mailov je rýchlejšie a ľahšie pochopiteľné ako ich čítanie očami.

Možnosť multitaskingu

Počúvaním e-mailov hlasom môžete začať písať odpoveď a zároveň počúvať obsah e-mailu pri vykonávaní iných úloh.

znížiť únavu očí

Celodenné pozeranie do obrazoviek môže namáhať vaše oči. Počúvanie e-mailov hlasom však môže znížiť únavu očí.

Predchádzanie nesprávnemu čítaniu a prehliadnutiu

Pri počúvaní e-mailov hlasom je menej pravdepodobné, že dôjde k nesprávnemu čítaniu a prehliadnutiu. Chybám sa dá predchádzať.

Ak chcete počúvať e-maily hlasom, môžete jednoducho počúvať hlas pomocou hlasového asistenta nainštalovaného vo vašom smartfóne alebo počítači alebo pomocou špeciálneho nástroja, akým je napríklad Ondoku.

Oficiálna stránka: Ondoku

Ondoku dokáže prečítať 5000 znakov za mesiac zadarmo. Čítanie je podobné ako u človeka a hlas je veľmi dobre počuť. Môžete si vybrať medzi ženským, mužským a dievčenským hlasom.

Zjednodušte si čítanie a písanie firemných e-mailov pomocou Ondoku.

■ Softvér AI na syntézu reči „Ondoku“

„Ondoku“ je online nástroj na prevod textu na reč, ktorý možno použiť bez počiatočných nákladov.

• Podporuje približne 50 jazykov vrátane japončiny, angličtiny, čínštiny, kórejčiny, španielčiny, francúzštiny a nemčiny.
• Dostupné z PC aj smartfónu
• Vhodné pre podnikanie, vzdelávanie, zábavu atď.
• Nevyžaduje sa žiadna inštalácia, môžete ho použiť okamžite z vášho prehliadača
• Podporuje tiež čítanie z obrázkov

Ak ho chcete použiť, jednoducho zadajte text alebo nahrajte súbor z lokality. Generujte prirodzené zvukové súbory v priebehu niekoľkých sekúnd. Bezplatne môžete použiť syntézu reči až do 5 000 znakov, preto si ju najskôr vyskúšajte.

Softvér na prevod textu na reč „Ondoku“ dokáže každý mesiac prečítať 5 000 znakov pomocou hlasu AI zadarmo. Môžete si jednoducho stiahnuť MP3 a možné je aj komerčné využitie. Ak sa zaregistrujete zadarmo, môžete zadarmo previesť až 5 000 znakov mesačne z textu na reč. Vyskúšajte Ondoku teraz.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com