Prompt-samling för att skriva affärsmejl effektivt med ChatGPT

AI-tekniken har utvecklats, och vi har nått en tid då den kan hantera en mängd olika uppgifter!

Affärsmejl kan också skapas enkelt och effektivt genom att använda AI. Det är snarare ett slöseri att inte göra det.

Här förklarar vi hur man använder ChatGPT för att skriva affärsmejl.

Hur man skriver affärsmejl med ChatGPT

1. Logga in på ChatGPT
2. Skriv in en Prompt för affärsmejl i meddelandefältet och skicka
3. ChatGPT genererar automatiskt affärsmejlet

Vad är en Prompt

När du skriver affärsmejl med ChatGPT är Prompten viktig.

En Prompt är de sökord eller fraser som används för att instruera ChatGPT att generera text.

Genom att använda en Prompt (sökord eller fraser) och ge detaljerad information om vad du vill ha skrivet, kan ChatGPT generera mer exakta texter.

Försök att skriva så detaljerat som möjligt i din Prompt om till vem, vad, om vilket ämne och på vilket sätt du vill kommunicera.

Exempel på ChatGPT-prompter för affärsmejl

【Prompt för mejl om att begära att en faktura skickas】

Ämne: ”Begäran om att skicka faktura”

Anledning till fakturabegäran: ”Begär faktura för tjänsteavgifter”

Bekräftelse av mottagaradress: ”Bekräfta vart fakturan ska skickas”

Angivande av deadline: ”Ange deadline för att skicka fakturan”

Avslutningsfras: ”Tack på förhand”

Skriv anledningen till begäran specifikt och ge så tydliga instruktioner som möjligt, till exempel genom att ange ett datum som ”15 september 2023” som deadline.

【Prompt för mejl om att informera om att material skickas】

Ämne: ”Information om skickat material”

Sammanfattning av materialet: ”Beskriv innehållet i det material som skickas”

Bifogningsmetod: ”Information om bifogade filer eller länkar”

Syfte med materialet: ”Föreslå hur materialet kan användas”

Kontaktinformation: ”Kontaktinformation för frågor eller oklarheter”

Genom att berätta specifikt för ChatGPT vad materialet innehåller, blir affärsmejlet lättare att förstå.

【Prompt för att skicka ett uppföljningsmejl om svar uteblivit】

Ämne: ”Angående föregående mejl (uppföljning)”

Datum för föregående mejl: ”ÅÅÅÅ-MM-DD”

Sammanfattning: ”Återbekräfta huvudpunkterna i det förra mejlet”

Omtanke: ”Uttryck oro över uteblivet svar”

Ny deadline: ”Sätt eller bekräfta deadline för svar”

Avslutningsfras: ”Tack för er uppmärksamhet”

【Prompt för svarsmejl på en offertförfrågan】

Ämne: ”Svar på offertförfrågan”

Hälsning: ”Tackord till kunden”

Offertdetaljer: ”Presentation av innehåll och belopp”

Giltighetstid: ”Ange offertens giltighetstid”

Kontaktinformation: ”Kontaktinformation för frågor eller oklarheter”

Avslutningsfras: ”Tack för ert övervägande”

【Prompt för svarsmejl på en mottagen offert】

Ämne: ”Svar angående offert”

Hälsning: ”Hövlig hälsning till motparten”

Mottagande av offert: ”Bekräfta mottagande av offerten”

Feedback på innehållet: ”Feedback eller frågor angående offertens innehåll”

Frågor eller orosmoment: ”Ange eventuella frågor eller orosmoment”

Mötesförslag: ”Föreslå möte eller boka datum vid behov”

Svarsfrist: ”Ange deadline om svar krävs”

Kontaktinformation: ”Kontaktinformation för frågor eller oklarheter”

Avslutningsfras: ”Hövlig avslutningsfras”

Detta är en Prompt för när du vill gå vidare efter att ha fått en offert. Anpassa nödvändiga detaljer som datum och använd den.

【Prompt för ursäktsmejl vid felskickat mejl】

Ämne: ”Ursäkt för felskickat meddelande”

Ursäkt: ”Ursäkt för att mejlet skickades fel”

Förklaring: ”Förklara kortfattat orsaken till felskicket”

Framtida åtgärder: ”Förklara åtgärder för att förhindra felskick i framtiden”

Kontaktinformation: ”Kontaktinformation för frågor eller oklarheter”

Avslutningsfras: ”Återigen en ursäkt och bön om förståelse”

Genom att skriva in specifika förebyggande åtgärder kommer den att skapa ett utmärkt ursäktsmejl. Rekommenderas varmt för dem som har svårt för att be om ursäkt!

Faktisk utskrift av mejltext från ChatGPT-prompter

Här är texten som genererades av ChatGPT när ovanstående Prompt användes.

Modellen som används är Chat-GPT4. Det är för närvarande en modell som kräver betalning.

Det finns flera versioner av ChatGPT, men för närvarande är ChatGPT4 toppmodellen och ger bäst resultat.

Mejl för att begära att en faktura skickas

Ämne: Begäran om att skicka faktura

Bästa [Namn],

Hoppas allt är bra. Jag är [Namn] från [Företag]. Tack för att vi får använda er tjänst. Vi skulle vilja be om en faktura för tjänsteavgifterna.

Mottagaradressen är följande. Vänligen bekräfta och skicka fakturan till oss.

• Postnummer: 123-4567
• Adress: Gata 1-2-3, Byggnad 5F, Stockholm
• Företag: Företag AB
• Kontaktperson: [Namn]

Vi vore tacksamma om fakturan kan skickas till oss senast den [Datum].

Om ni har några frågor är ni välkomna att kontakta oss.

Med vänlig hälsning,

 

Hälsningar

Mejl för att informera om att material skickas

Ämne: Information om skickat material

Bästa [Namn],

Hoppas allt är bra. Jag är [Namn] från [Företag]. Det material vi talade om under vårt senaste möte finns bifogat i detta mejl.

Här är en sammanfattning av materialet:

• Produktens egenskaper och fördelar
• Marknadsundersökningsresultat
• Fallstudier

Materialet är bifogat som en PDF-fil. Det kan även laddas ner via följande länk.

[Länk för nedladdning av material]

Vi hoppas att materialet kan vara till hjälp för att fördjupa er förståelse för produkten eller som referens för framtida projekt och försäljningsaktiviteter.

Om ni har några frågor eller funderingar är ni välkomna att ringa oss på [Telefonnummer] eller mejla på [E-postadress].

Med vänlig hälsning,

 

Hälsningar

Svarsmejl på en mottagen offert (positivt svar)

Ämne: Svar angående offert

Bästa [Namn],

Hoppas allt är bra. Jag är [Namn] från [Företag]. Jag vill bekräfta att vi har mottagit den offert ni skickade häromdagen. Tack så mycket.

Jag har tittat på offertens innehåll och tycker att det överlag ser bra ut och är mycket tydligt sammanställt. Jag har dock några frågor och funderingar gällande vissa punkter.

Specifikt gäller det projektets leveransdatum, där jag vill bekräfta att det är satt enligt våra önskemål. Dessutom saknas en specifikation för externa kostnader, så jag vore tacksam om ni kunde skicka detaljer kring detta.

Om det passar er, skulle det vara möjligt att boka ett möte för att diskutera dessa frågor mer ingående? Jag är ledig på torsdag eller fredag eftermiddag denna vecka, så meddela gärna om någon av dessa tider passar er.

Vänligen återkom under veckan. Om ni har några frågor är ni välkomna att ringa på [Telefonnummer] eller mejla på [E-postadress].

Med vänlig hälsning,

 

Hälsningar

Uppföljningsmejl som skickas när svar uteblivit

Ämne: Angående föregående mejl (uppföljning)

Bästa [Namn],

Hoppas allt är bra. Jag är [Namn] från [Företag]. Jag skickade ett mejl till er den 13 april 2023, men då jag inte har fått något svar väljer jag att skicka det på nytt.

I mitt förra mejl frågade jag om följande punkter:

• Tryckinställningsintervall för hydraulpumpen
• Saker att tänka på vid underhåll

Jag är orolig att mejlet kanske inte har nått fram. Om det är något som är oklart får ni gärna meddela mig.

Jag vore tacksam om ni kunde svara senast på tisdag nästa vecka (18 april). Om ni har några frågor är ni välkomna att ringa på [Telefonnummer] eller mejla på [E-postadress].

Tack för er uppmärksamhet.

 

Hälsningar

Ursäktsmejl vid felskickat mejl

Ämne: Ursäkt för felskickat meddelande

Bästa [Namn],

Hoppas allt är bra. Jag är [Namn] från [Företag]. Det har kommit till min kännedom att det mejl jag skickade häromdagen skickades felaktigt. Jag ber så hemskt mycket om ursäkt för detta.

Orsaken var att en felaktig adress angavs när mottagaren skrevs in. Mejlet var avsett för en annan person, så ni kan bortse från innehållet.

För att förhindra att detta händer igen kommer jag att vara extra noggrann med att kontrollera mottagaradresser i framtiden.

Om ni har några frågor är ni välkomna att ringa på [Telefonnummer] eller mejla på [E-postadress].

Jag ber än en gång om ursäkt för besväret. Tack för er förståelse.

 

Hälsningar

Om du inte vet vilken Prompt du ska använda, fråga ChatGPT

Men jag vet inte hur man skriver en Prompt för ett sådant här speciellt fall

I sådana fall kan du fråga ChatGPT, så ger den dig exempel på hur du skriver din Prompt.

Ge mig en Prompt för ett mejl till Yamada-san där jag frågar om inställningarna för hydraulpumpen

Det går bra att skriva på det sättet.

Ja, på det här sättet skrev den inte bara en Prompt utan faktiskt hela mejlet åt mig.

Om du är osäker, fråga ChatGPT om vad som helst. Om du inte är nöjd med den genererade texten, prova att ändra hur du ger instruktionerna.

Det är jobbigt att läsa allt det här...

Om du känner så, kan du använda AI-rösten Ondoku för att få svaret uppläst.

Ondoku

Det tar tid att både läsa och skriva mejl

Enligt Undersökning om affärsmejl 2022:

• Dagligt genomsnitt: Skickade ”16,27 st”, Mottagna ”66,87 st”
• Tid att läsa ett mejl: Genomsnitt 1 min 24 sek
• Tid att skriva ett mejl: Genomsnitt 6 min 5 sek

Det betyder i genomsnitt att:

Bara genom att läsa mejl lägger man 1 timme och 10 minuter per dag

Bara genom att skriva mejl lägger man 1 timme och 40 minuter per dag

Man ser att den totala tiden för mejlhantering är cirka 3 timmar per dag.

Det betyder att det finns folk som spenderar nästan halva dagen på bara mejl

Vilket slöseri! Använd AI så att du själv kan göra det lättare!

Genom att lära dig hur du effektivt skriver affärsmejl med ChatGPT kan du få ditt dagliga arbete att flyta smidigare.

Dessutom kan belastningen minska betydligt genom att få mejlen upplästa.

Använd gärna Ondoku för uppläsning!

Bli mer effektiv genom att lyssna

Att lyssna på mejl är ett sätt att göra läsning och skrivning av affärsmejl mer effektiv.

Spara tid

Genom att lyssna på mejl kan det gå snabbare eller vara lättare att förstå innehållet än att läsa med ögonen.

Möjlighet till multitasking

Genom att lyssna på mejl kan du börja förbereda ett svar eller utföra andra uppgifter samtidigt som du hör innehållet.

Minska trötthet i ögonen

Att titta på en skärm hela dagen kan göra ögonen trötta. Genom att lyssna på mejl kan du minska denna belastning.

Förhindra felläsning och förbiseenden

Genom att lyssna på mejl minskar risken för felläsningar eller att man missar viktig information. Det hjälper till att undvika misstag.

För att lyssna på mejl kan du använda röstassistenter i din smartphone eller dator, eller använda specialverktyg som Ondoku för att enkelt få ljudet uppläst.

Varför inte prova att kolla dina affärsmejl bekvämt med Ondoku?

Ondoku låter dig läsa upp 5000 tecken varje månad gratis. Rösten låter mänsklig och är mycket behaglig att lyssna på. Du kan välja mellan kvinnliga röster, manliga röster, flickröster etc. Om du får mejlen upplästa med en röst du gillar, blir även det mest formella innehållet mycket mjukare.

Använd Ondoku för att effektivisera din hantering av affärsmejl.

■ AI-talsyntesprogramvara "Ondoku"

"Ondoku" är ett online-text-till-tal-verktyg som kan användas utan initial kostnad.

• Stöder cirka 50 språk inklusive japanska, engelska, kinesiska, koreanska, spanska, franska och tyska.
• Finns både från PC och smartphone
• Lämplig för affärer, utbildning, underhållning, etc.
• Ingen installation krävs, kan användas direkt från din webbläsare
• Stöder även läsning från bilder

För att använda det, skriv bara in text eller ladda upp en fil från webbplatsen. Generera naturliga ljudfiler på några sekunder. Du kan använda talsyntes för upp till 5 000 tecken gratis, så prova det först.

Text-till-tal-mjukvaran "Ondoku" kan läsa upp 5000 tecken varje månad med AI-röst gratis. Du kan enkelt ladda ner MP3-filer och kommersiell användning är också möjlig. Om du registrerar dig gratis kan du konvertera upp till 5 000 tecken per månad gratis från text till tal. Prova Ondoku nu.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com