ChatGPT ile İş E-postalarını Verimli Bir Şekilde Yazmak İçin Prompt Koleksiyonu

AI teknolojisi gelişti ve çeşitli işlerin üstesinden gelinebilen bir çağa ulaştık!

İş e-postaları da AI kullanılarak kolay ve verimli bir şekilde oluşturulabilir. Hatta bunu yapmamak büyük bir kayıptır.

ChatGPT kullanarak iş e-postası yazma yöntemi hakkında açıklamalarda bulunacağız.

ChatGPT ile İş E-postası Yazma Yöntemi

1. ChatGPT'ye giriş yapın
2. Mesaj giriş alanına, iş e-postası promptunu yazın ve gönderin
3. ChatGPT iş e-postasını otomatik olarak oluşturur

Prompt Nedir?

ChatGPT ile iş e-postası yazmak için promptlar önemlidir.

Prompt, ChatGPT'ye metin oluşturma talimatı vermek için kullanılan anahtar kelimeler veya ifadelerdir.

Promptları (anahtar kelimeler veya ifadeler) kullanarak ne yazılmasını istediğinize dair ayrıntılı bilgi sağlayarak, ChatGPT'nin daha doğru metinler oluşturmasını sağlayabilirsiniz.

Kime, neyi, hangi konuda ve nasıl iletmek istediğinizi mümkün olduğunca ayrıntılı bir şekilde prompta yazmaya çalışın.

ChatGPT İş E-postası İçin Prompt Örnekleri

【Fatura gönderimi talep e-postası promptu】

Konu: "Fatura gönderimi talebi"

Fatura talep nedeni: "Hizmet kullanım ücreti faturası talep edilecek"

Alıcı bilgisinin teyidi: "Fatura alıcısı teyit edilecek"

Son tarih belirtme: "Fatura gönderimi için son tarih belirlenecek"

Kapanış sözü: "Teşekkürler"

Talep nedenini spesifik olarak yazın ve son gönderim tarihi için "15 Eylül 2023" gibi mümkün olduğunca net talimatlar verin.

【Doküman gönderimi bilgilendirme e-postası promptu】

Konu: "Doküman gönderimi hakkında bilgilendirme"

Doküman özeti: "Gönderilen dokümanın içeriği açıklanacak"

Ek yöntemi: "Ek dosya veya bağlantı bilgisi"

Doküman kullanım amacı: "Dokümanın nasıl değerlendirileceğine dair öneri"

İletişim bilgileri: "Sorular veya belirsiz noktalar için iletişim adresi"

Dokümanın içeriğinin tam olarak ne olduğunu ChatGPT'ye spesifik olarak ileterek, daha anlaşılır bir iş e-postası elde edebilirsiniz.

【E-postaya yanıt gelmediğinde gönderilecek tekrar gönderim e-postası promptu】

Konu: "Önceki e-posta hakkında (Tekrar gönderim)"

Önceki e-postanın gönderildiği tarih: "GG/AA/YYYY"

Önceki e-postanın özeti: "Önceki e-postanın ana noktaları tekrar teyit edilecek"

Düşüncelilik: "Yanıt gelmemesi konusundaki endişe dile getirilecek"

Sürenin yeniden belirlenmesi: "Yanıt süresinin belirlenmesi veya teyidi"

Kapanış sözü: "Gereğinin yapılmasını rica ederim"

【Teklif talebine yanıt e-postası promptu】

Konu: "Teklif talebine yanıt"

Selamlama: "Müşteriye teşekkür sözleri"

Teklif detayları: "Teklif içeriği ve tutarın sunulması"

Teklifin geçerlilik süresi: "Teklifin geçerli olduğu sürenin belirtilmesi"

İletişim bilgileri: "Sorular veya belirsiz noktalar için iletişim adresi"

Kapanış sözü: "Değerlendirmelerinizi rica ederiz"

【Teklif formu gönderim e-postasına yanıt e-postası promptu】

Konu: "Teklif formu hakkında yanıt"

Selamlama: "Karşı tarafa nazik bir selamlama"

Teklif formunun alındığı: "Teklif formunun ulaştığının bildirilmesi"

Teklif içeriği hakkındaki görüşler: "Teklif içeriğiyle ilgili görüşler veya soru işaretleri"

Sorular veya endişeler: "Teklifle ilgili sorular veya varsa endişeler"

Görüşme önerisi: "Gerektiğinde görüşme önerisi veya tarih ayarlama"

Yanıt süresi: "Yanıt gerekiyorsa sürenin açıkça belirtilmesi"

İletişim bilgileri: "Sorular veya belirsiz noktalar için iletişim adresi"

Kapanış sözü: "Nazik bir kapanış cümlesi"

Teklifi aldıktan sonra süreci ilerletmek istediğiniz durumlar için bir prompttur. Tarih gibi gerekli bilgileri düzenleyerek kullanın.

【Hatalı gönderilen e-posta için özür e-postası promptu】

Konu: "Hatalı gönderim için özür"

Özür metni: "Hatalı gönderim yapıldığına dair özür"

Neden açıklaması: "Hatalı gönderimin nedeni kısaca açıklanacak"

Gelecek önlemler: "Gelecekteki hatalı gönderimleri önleme planı açıklanacak"

İletişim bilgileri: "Sorular veya belirsiz noktalar için iletişim adresi"

Kapanış sözü: "Tekrar özür dileyerek anlayış ricası"

Önleme stratejilerini spesifik olarak girerseniz, harika bir özür e-postası oluşturacaktır. Özür dilemekte zorlananlar için kesinlikle tavsiye edilir!

ChatGPT Promptlarının Gerçek E-posta Çıktıları

Yukarıdaki promptlar kullanıldığında ChatGPT tarafından oluşturulan metinlerdir.

Model olarak Chat-GPT4 kullanılmıştır. Şu anda ücretli olarak kullanılabilen bir modeldir.

ChatGPT'nin çeşitli versiyonları vardır ancak şu an itibarıyla en üst model olan ChatGPT4, en iyi sonuçları vermektedir.

Fatura gönderimi talep e-postası

Konu: Fatura gönderimi talebi

Sayın 〇〇,

İyi çalışmalar dilerim. Ben △△ Şirketi'nden □□. Şirketinizin hizmetlerinden yararlandığımız için teşekkür ederiz. Hizmet kullanım ücreti ile ilgili faturanın gönderilmesini rica ediyorum.

Fatura adresi aşağıda belirtilmiştir. Kontrol ederek faturayı iletebilir misiniz?

• Posta Kodu: 123-4567
• Tokyo, Minato-ku 〇〇 1-2-3 Building 5F
• △△ Şirketi
• İlgili: □□

Ayrıca faturanın en geç GG/AA/YYYY tarihine kadar gönderilmesini rica ederim.

Herhangi bir sorunuz olursa lütfen bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

Şimdiden teşekkürler.

 

Saygılarımla

Doküman gönderimi bilgilendirme e-postası

Konu: Doküman gönderimi hakkında bilgilendirme

Sayın 〇〇,

İyi çalışmalar dilerim. Ben △△ Şirketi'nden □□. Geçtiğimiz günkü toplantıda konuştuğumuz dokümanları bu e-postaya ekledim.

Dokümanların özeti şu şekildedir:

• Ürün özellikleri ve avantajları
• Pazar araştırma sonuçları
• Örnek vaka tanıtımları

Dokümanlar PDF formatında eklenmiştir. Ayrıca aşağıdaki bağlantıdan da indirilebilir.

[Doküman İndirme Bağlantısı]

Bu dokümanların ürünün daha iyi anlaşılmasını sağlamasını, gelecekteki projelerinizde veya satış faaliyetlerinizde referans olmasını dilerim.

Herhangi bir sorunuz olursa lütfen 03-1234-5678 numaralı telefondan veya example@example.com adresinden bizimle iletişime geçin.

Teşekkürler.

 

Saygılarımla

Teklif formu gönderim e-postasına yanıt e-postası (Olumlu yanıt)

Konu: Teklif formu hakkında yanıt

Sayın 〇〇,

İyi çalışmalar dilerim. Ben △△ Şirketi'nden □□. Geçtiğimiz gün gönderdiğiniz teklif formunu başarıyla aldığımızı bildirmek isterim. Teşekkür ederiz.

Teklif içeriğini inceledik; genel olarak tatmin edici ve oldukça anlaşılır bir şekilde hazırlandığını düşünüyoruz. Ancak bazı maddelerle ilgili sorularımız ve endişelerimiz bulunmaktadır.

Özellikle projenin teslim tarihi konusunda şirketimizin taleplerine uygun olup olmadığını teyit etmek istediğimiz bir nokta var. Ayrıca dış kaynak kullanım maliyetlerine dair döküm belirtilmediği için detayları paylaşabilirseniz seviniriz.

Müsait olduğunuzda bir toplantı ayarlayıp yukarıdaki sorular ve endişeler hakkında detaylıca konuşmamız mümkün müdür? Bu hafta Perşembe veya Cuma öğleden sonra müsaitliğimiz var, size uygun bir tarih bildirirseniz memnun oluruz.

Bu hafta içinde yanıt verebilirseniz çok yardımcı olur. Herhangi bir sorunuz olursa lütfen 03-1234-5678 numaralı telefondan veya example@example.com adresinden bizimle iletişime geçin.

İyi çalışmalar dilerim.

 

Saygılarımla

E-postaya yanıt gelmediğinde gönderilecek tekrar gönderim e-postası

Konu: Önceki e-posta hakkında (Tekrar gönderim)

Sayın 〇〇,

İyi çalışmalar dilerim. Ben △△ Şirketi'nden □□. Geçtiğimiz gün, 13 Nisan 2023 tarihinde bir e-posta göndermiştim ancak yanıt alamadığım için tekrar göndermeye karar verdim.

Önceki e-postamda şu konuları sormuştum:

• Hidrolik cihazın basınç ayar aralığı
• Bakım sırasında dikkat edilmesi gereken noktalar

Yanıt alamadığım için endişeliyim. Eğer e-posta size ulaşmadıysa veya herhangi bir belirsizlik varsa lütfen bana bildirin.

Gelecek hafta Salı (18 Nisan) gününe kadar yanıt verebilirseniz çok yardımcı olur. Herhangi bir sorunuz olursa lütfen 03-1234-5678 numaralı telefondan veya example@example.com adresinden bizimle iletişime geçin.

Gereğinin yapılmasını rica ederim.

 

Saygılarımla

Hatalı gönderilen e-posta için özür e-postası

Konu: Hatalı gönderim için özür

Sayın 〇〇,

İyi çalışmalar dilerim. Ben △△ Şirketi'nden □□. Geçtiğimiz gün gönderdiğim e-postanın yanlışlıkla gönderildiği anlaşıldı. Bu hata için özür dilerim.

Hatanın nedeni, alıcı adresini girerken yanlış bir adres belirtmiş olmamdır. Gönderdiğim e-posta başka bir kişiye aitti, bu nedenle içeriği dikkate almamanızı rica ederim.

Gelecekte bu tür hatalı gönderimlerin tekrarlanmaması için alıcı teyidini titizlikle yapacak ve daha dikkatli olacağım.

Herhangi bir sorunuz olursa lütfen 03-1234-5678 numaralı telefondan veya example@example.com adresinden bizimle iletişime geçin.

Neden olduğum rahatsızlık için tekrar özür diler, anlayışınız için teşekkür ederim.

 

Saygılarımla

Promptu Bilmiyorsanız ChatGPT'ye Sorabilirsiniz

Ama bu tür özel durumlar için promptun nasıl yazılacağını bilmiyorum...

Böyle durumlarda ChatGPT'ye sorarsanız size prompt yazma örneklerini öğretecektir.

Yamada Bey'e hidrolik cihaz ayarlarını soran bir e-posta için bana bir prompt ver

Gibi bir şey yazmanız bile yeterlidir.

Evet, gördüğünüz gibi sadece promptu değil, aslında e-postanın kendisini bile yazdı.

Bilmediğiniz her şeyi ChatGPT'ye sorun. Oluşturulan metinden memnun kalmazsanız, talimat verme şeklinizi değiştirmeyi deneyin.

Okumak çok yorucu...

Eğer böyle hissediyorsanız, AI seslendirme aracı olan Ondoku'yu kullanarak yanıtları sesli olarak dinleyebilirsiniz.

Ondoku

E-posta Okumak ve Yazmak Zaman Alır

İş E-postası Mevcut Durum Araştırması 2022'ye göre:

• Günlük ortalama: Gönderilen "16.27 adet", Alınan "66.87 adet"
• Bir e-postayı okuma süresi: Ortalama 1 dakika 24 saniye
• Bir e-postayı yazma süresi: Ortalama 6 dakika 5 saniye

Yani ortalama olarak;

Sadece e-postaları okumak için günde 1 saat 10 dakika harcanıyor.

Sadece e-postaları yazmak için günde 1 saat 40 dakika harcanıyor.

E-posta ile ilgili harcanan sürenin günde yaklaşık 3 saat olduğu görülmektedir.

Yani bazı insanların neredeyse yarım günü sadece e-postalarla geçiyor demek ki.

Büyük bir kayıp! AI kullanarak kendi işimizi kolaylaştıralım!

ChatGPT ile iş e-postalarını verimli bir şekilde yazma becerisini edinerek, günlük işlerinizi daha pürüzsüz bir şekilde yürütebilirsiniz.

Ayrıca, okuma süresini bir yapay zekaya sesli okutarak yükünüzü önemli ölçüde hafifletebilirsiniz.

Sesli okuma için lütfen Ondoku'dan yararlanın!

Sesli Dinleyerek Verimliliği Artırın

E-postaları sesli dinlemek, iş e-postalarını okuma ve yazma sürecini daha verimli hale getirmenin yollarından biridir.

Zaman Tasarrufu

E-postaları sesli dinlemek, gözle okumaktan daha hızlı olabilir ve içeriği anlamayı kolaylaştırabilir.

Çoklu Görev (Multitasking) İmkanı

E-postaları sesli dinleyerek, içeriği dinlerken bir yandan yanıt yazmaya başlamak gibi diğer işlerle eş zamanlı çalışabilirsiniz.

Göz Yorgunluğunun Azaltılması

Bütün gün ekrana bakmak gözleri yorabilir. Ancak e-postaları sesli dinlemek göz yorgunluğunu hafifletir.

Okuma Hatalarının ve Atlamaların Önlenmesi

E-postaları sesli dinleyerek yanlış okuma veya önemli bir noktayı gözden kaçırma ihtimali azalır. Hataların önüne geçebilirsiniz.

E-postaları sesli dinlemek için akıllı telefonlarda veya bilgisayarlarda bulunan sesli asistanları kullanabilir ya da Ondoku gibi özel araçlarla seslendirmeleri kolayca dinleyebilirsiniz.

Siz de Ondoku ile iş e-postalarınızı kontrol etmeyi daha konforlu hale getirmek istemez misiniz?

Ondoku ile her ay 5000 karakteri ücretsiz olarak seslendirebilirsiniz. Seslendirme kalitesi insana yakındır ve dinlemesi oldukça kolaydır. Kadın, erkek veya çocuk sesleri arasından seçim yapabilir, istediğiniz sesle dinleyerek en zor e-posta içeriklerini bile daha yumuşak bir şekilde alabilirsiniz.

Ondoku'yu kullanarak iş e-postası okuma ve yazma süreçlerinizi verimli hale getirin.

■ AI konuşma sentezi yazılımı “Ondoku”

"Ondoku", hiçbir başlangıç maliyeti olmaksızın kullanılabilecek çevrimiçi bir metin-konuşma aracıdır.

• Japonca, İngilizce, Çince, Korece, İspanyolca, Fransızca ve Almanca dahil olmak üzere yaklaşık 50 dili destekler.
• Hem PC'den hem de akıllı telefondan kullanılabilir
• İş, eğitim, eğlence vb. için uygundur.
• Kurulum gerektirmez, tarayıcınızdan hemen kullanılabilir
• Ayrıca görüntülerden okumayı da destekler

Kullanmak için metni girmeniz veya siteden bir dosya yüklemeniz yeterlidir. Saniyeler içinde doğal ses dosyaları oluşturun. Konuşma sentezini 5.000 karaktere kadar ücretsiz olarak kullanabilirsiniz, bu yüzden lütfen önce deneyin.

Metin okuma yazılımı "Ondoku", AI sesle ücretsiz olarak her ay 5000 karakter okuyabilir. MP3'leri kolayca indirebilir ve ticari kullanım da mümkündür. Ücretsiz kaydolursanız ayda 5.000'e kadar karakteri ücretsiz olarak metinden konuşmaya dönüştürebilirsiniz. Ondoku'yu şimdi deneyin.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com