Bộ sưu tập prompt để viết email doanh nghiệp hiệu quả bằng ChatGPT

Công nghệ AI đã phát triển, mang đến một thời đại mà chúng ta có thể thực hiện nhiều công việc khác nhau!

Email công việc cũng có thể được soạn thảo một cách dễ dàng và hiệu quả bằng cách sử dụng AI. Thậm chí, thật lãng phí nếu bạn không thực hiện điều đó.

Tôi sẽ giải thích về cách sử dụng ChatGPT để viết email công việc.

Cách viết email công việc bằng ChatGPT

1. Đăng nhập vào ChatGPT
2. Nhập prompt cho email công việc vào ô nhập tin nhắn và gửi
3. ChatGPT sẽ tự động tạo email công việc

Prompt là gì

Để viết email công việc bằng ChatGPT, prompt là điều rất quan trọng.

Prompt là các từ khóa hoặc cụm từ dùng để chỉ dẫn ChatGPT tạo văn bản.

Bằng cách sử dụng prompt (từ khóa hoặc cụm từ) và cung cấp chi tiết những gì bạn muốn viết, ChatGPT có thể tạo ra văn bản chính xác hơn.

Hãy cố gắng viết vào prompt càng chi tiết càng tốt về việc bạn muốn truyền tải cho ai, cái gì, nội dung gì và như thế nào.

Ví dụ về prompt cho email công việc trên ChatGPT

【Prompt cho email yêu cầu gửi hóa đơn】

Tiêu đề: "Yêu cầu gửi hóa đơn"

Lý do yêu cầu hóa đơn: "Yêu cầu hóa đơn cho phí sử dụng dịch vụ"

Xác nhận thông tin người nhận: "Xác nhận địa chỉ gửi hóa đơn"

Chỉ định thời hạn: "Thiết lập thời hạn gửi hóa đơn"

Lời kết: "Xin cảm ơn"

Hãy viết cụ thể lý do yêu cầu hoặc đưa ra chỉ dẫn rõ ràng nhất có thể, chẳng hạn như ngày hạn gửi là "Ngày 15 tháng 9 năm 2023".

【Prompt cho email thông báo gửi tài liệu】

Tiêu đề: "Thông báo về việc gửi tài liệu"

Tóm tắt tài liệu: "Giải thích nội dung tài liệu sẽ gửi"

Phương thức đính kèm: "Hướng dẫn về tệp đính kèm hoặc đường dẫn"

Mục đích sử dụng tài liệu: "Đề xuất cách sử dụng tài liệu"

Thông tin liên hệ: "Thông tin liên hệ khi có câu hỏi hoặc thắc mắc"

Bằng cách cho ChatGPT biết cụ thể nội dung tài liệu là gì, email công việc sẽ trở nên dễ hiểu hơn.

【Prompt cho email gửi lại khi không nhận được phản hồi】

Tiêu đề: "Về email lần trước (Gửi lại)"

Ngày gửi email lần trước: "Ngày ○ tháng ○ năm ○"

Tóm tắt email lần trước: "Xác nhận lại các điểm chính của email lần trước"

Sự quan tâm: "Lo lắng về việc không nhận được phản hồi"

Thiết lập lại thời hạn: "Thiết lập hoặc xác nhận lại thời hạn trả lời"

Lời kết: "Rất mong quý khách xác nhận"

【Prompt cho email phản hồi yêu cầu báo giá】

Tiêu đề: "Phản hồi về yêu cầu báo giá"

Lời chào: "Lời cảm ơn đến khách hàng"

Chi tiết báo giá: "Cung cấp nội dung báo giá và số tiền"

Thời hạn hiệu lực của báo giá: "Chỉ định thời hạn của báo giá"

Thông tin liên hệ: "Thông tin liên hệ khi có câu hỏi hoặc thắc mắc"

Lời kết: "Rất mong quý khách xem xét"

【Prompt cho email phản hồi email gửi báo giá】

Tiêu đề: "Phản hồi liên quan đến bản báo giá"

Lời chào: "Lời chào lịch sự đến đối tác"

Xác nhận nhận báo giá: "Thông báo đã nhận được bản báo giá"

Cảm tưởng về nội dung báo giá: "Cảm tưởng hoặc thắc mắc về nội dung báo giá"

Câu hỏi hoặc vấn đề lo ngại: "Ghi rõ câu hỏi hoặc vấn đề lo ngại về báo giá nếu có"

Đề xuất thảo luận: "Đề xuất thảo luận hoặc điều chỉnh lịch trình nếu cần thiết"

Thời hạn phản hồi: "Ghi rõ thời hạn nếu cần phản hồi"

Thông tin liên hệ: "Thông tin liên hệ khi có câu hỏi hoặc thắc mắc"

Lời kết: "Lời kết lịch sự"

Đây là prompt dành cho trường hợp bạn muốn tiến hành công việc sau khi nhận được báo giá. Hãy điều chỉnh các thông tin cần thiết như ngày tháng để sử dụng.

【Prompt cho email xin lỗi vì gửi nhầm email】

Tiêu đề: "Xin lỗi vì việc gửi nhầm email"

Lời xin lỗi: "Lời xin lỗi về việc gửi nhầm"

Giải thích nguyên nhân: "Giải thích ngắn gọn nguyên nhân gửi nhầm"

Biện pháp khắc phục: "Giải thích các biện pháp ngăn ngừa gửi nhầm trong tương lai"

Thông tin liên hệ: "Thông tin liên hệ khi có câu hỏi hoặc thắc mắc"

Lời kết: "Một lần nữa xin lỗi và mong nhận được sự thông cảm"

Bằng cách nhập cụ thể các biện pháp phòng ngừa, nó sẽ tạo ra một email xin lỗi tuyệt vời. Thực sự khuyên dùng cho những ai không giỏi xin lỗi!

Văn bản email thực tế được ChatGPT tạo ra từ prompt

Dưới đây là văn bản do ChatGPT tạo ra khi sử dụng các prompt trên.

Model đang được sử dụng là Chat-GPT4. Hiện tại đây là model có thể sử dụng dưới hình thức trả phí.

Có nhiều phiên bản ChatGPT khác nhau, nhưng hiện tại ChatGPT4 là model cao cấp nhất và mang lại kết quả tốt nhất.

Email yêu cầu gửi hóa đơn

Tiêu đề: Yêu cầu gửi hóa đơn

Kính gửi quý khách 〇〇,

Chào quý khách. Tôi là □□ từ Công ty cổ phần △△. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn quý khách đã sử dụng dịch vụ của công ty chúng tôi. Vui lòng gửi cho chúng tôi hóa đơn cho phí sử dụng dịch vụ.

Thông tin người nhận như sau. Rất mong quý khách xác nhận và gửi hóa đơn cho chúng tôi.

• Mã bưu điện: 123-4567
• Tòa nhà 1-2-3 〇〇, quận Minato, Tokyo, tầng 5F
• Công ty cổ phần △△
• Người phụ trách: □□

Ngoài ra, xin phiền quý khách gửi hóa đơn trước ngày ○ tháng ○ năm ○.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.

Trân trọng.

 

Kính thư

Email thông báo gửi tài liệu

Tiêu đề: Thông báo về việc gửi tài liệu

Kính gửi quý khách 〇〇,

Chào quý khách. Tôi là □□ từ Công ty cổ phần △△. Tôi xin gửi kèm tài liệu mà chúng ta đã thảo luận trong buổi họp hôm trước vào email này.

Tóm tắt tài liệu như sau:

• Đặc điểm và lợi ích của sản phẩm
• Kết quả nghiên cứu thị trường
• Giới thiệu các trường hợp thực tế

Tài liệu được đính kèm dưới dạng tệp PDF. Ngoài ra, quý khách cũng có thể tải về từ đường dẫn dưới đây.

[Đường dẫn tải tài liệu]

Hy vọng tài liệu này sẽ giúp quý khách hiểu rõ hơn về sản phẩm và là tài liệu tham khảo hữu ích cho các dự án cũng như hoạt động kinh doanh sắp tới.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay câu hỏi nào, xin vui lòng liên hệ qua điện thoại (03-1234-5678) hoặc email (example@example.com).

Trân trọng.

 

Kính thư

Email phản hồi email gửi báo giá (Phản hồi tích cực)

Tiêu đề: Phản hồi liên quan đến bản báo giá

Kính gửi quý khách 〇〇,

Chào quý khách. Tôi là □□ từ Công ty cổ phần △△. Tôi xin thông báo rằng chúng tôi đã nhận được bản báo giá mà quý khách đã gửi hôm trước. Xin cảm ơn quý khách.

Chúng tôi đã xem qua nội dung báo giá và nhận thấy rằng về tổng thể nội dung rất hợp lý và được trình bày rất dễ hiểu. Tuy nhiên, chúng tôi có một vài thắc mắc và vấn đề lo ngại đối với một số hạng mục.

Cụ thể, về thời hạn bàn giao của dự án, chúng tôi muốn xác nhận xem nó đã được thiết lập đúng như mong muốn của chúng tôi hay chưa. Ngoài ra, do chi tiết chi phí thuê ngoài chưa được ghi rõ, rất mong quý khách cung cấp thêm chi tiết.

Nếu thuận tiện, chúng tôi có thể sắp xếp một buổi thảo luận để trao đổi kỹ hơn về các thắc mắc và vấn đề lo ngại nêu trên không? Chúng tôi có thời gian rảnh vào chiều thứ Năm hoặc thứ Sáu tuần này, rất mong quý khách cho biết lịch trình phù hợp.

Xin phiền quý khách phản hồi trong tuần này. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay câu hỏi nào, xin vui lòng liên hệ qua điện thoại (03-1234-5678) hoặc email (example@example.com).

Rất mong nhận được phản hồi từ quý khách.

 

Kính thư

Email gửi lại khi không nhận được phản hồi

Tiêu đề: Về email lần trước (Gửi lại)

Kính gửi quý khách 〇〇,

Chào quý khách. Tôi là □□ từ Công ty cổ phần △△. Tôi đã gửi email vào ngày 13 tháng 4 năm 2023 vừa qua, nhưng do chưa nhận được phản hồi nên tôi xin phép gửi lại email này.

Trong email lần trước, tôi đã hỏi về các điểm sau:

• Phạm vi thiết lập áp suất của máy thủy lực
• Các lưu ý khi bảo trì

Tôi hơi lo lắng vì không thấy phản hồi. Nếu email chưa được chuyển đến hoặc có điểm nào chưa rõ, xin quý khách vui lòng cho biết.

Xin phiền quý khách phản hồi trước thứ Ba tuần sau (ngày 18 tháng 4). Nếu có bất kỳ thắc mắc hay câu hỏi nào, xin vui lòng liên hệ qua điện thoại (03-1234-5678) hoặc email (example@example.com).

Rất mong nhận được sự xác nhận của quý khách.

 

Kính thư

Email xin lỗi vì gửi nhầm email

Tiêu đề: Xin lỗi vì việc gửi nhầm email

Kính gửi quý khách 〇〇,

Chào quý khách. Tôi là □□ từ Công ty cổ phần △△. Về email tôi đã gửi hôm trước, chúng tôi nhận thấy rằng email đó đã bị gửi nhầm. Tôi thành thật xin lỗi vì sự sơ suất này.

Nguyên nhân là do tôi đã chỉ định sai địa chỉ khi nhập thông tin người nhận. Email đã gửi vốn dành cho một người khác, vì vậy quý khách có thể bỏ qua nội dung đó.

Để không lặp lại sai sót gửi nhầm như thế này trong tương lai, chúng tôi sẽ kiểm tra kỹ lưỡng địa chỉ người nhận và xử lý cẩn thận hơn.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hay câu hỏi nào, xin vui lòng liên hệ qua điện thoại (03-1234-5678) hoặc email (example@example.com).

Một lần nữa, xin chân thành xin lỗi vì sự bất tiện đã gây ra cho quý khách. Rất mong nhận được sự thông cảm của quý khách.

 

Kính thư

Nếu không biết prompt, hãy hỏi ChatGPT

Nhưng mà, mình không biết cách viết prompt trong những trường hợp đặc biệt như thế này

Khi đó, bạn có thể hỏi ChatGPT và nó sẽ cho bạn ví dụ về cách viết prompt.

Hãy cho tôi biết prompt để viết email hỏi anh Yamada về cài đặt của máy thủy lực

Bạn có thể hỏi theo kiểu như vậy.

Vâng, như thế này thì nó không chỉ cho prompt mà còn viết luôn cả email thực tế cho bạn.

Nếu không biết, hãy hỏi ChatGPT bất cứ điều gì. Nếu không hài lòng với văn bản được tạo ra, hãy thử thay đổi cách ra lệnh.

Cảm thấy lười đọc quá...

Nếu bạn cảm thấy như vậy, bằng cách sử dụng AI giọng nói Ondoku, bạn có thể nghe nội dung phản hồi được đọc lên.

Ondoku

Việc đọc và viết email đều tốn thời gian

Theo Khảo sát thực trạng email công việc 2022,

• Trung bình một ngày Gửi "16,27 thư" Nhận "66,87 thư"
• Thời gian đọc 1 thư trung bình 1 phút 24 giây
• Thời gian viết 1 thư trung bình 6 phút 5 giây

Nói cách khác, trung bình

Chỉ riêng việc đọc email, bạn đã mất 1 giờ 10 phút mỗi ngày

Chỉ riêng việc viết email, bạn đã mất 1 giờ 40 phút mỗi ngày

Có thể thấy tổng thời gian liên quan đến email lên tới khoảng 3 giờ mỗi ngày.

Điều đó có nghĩa là có những người mất gần nửa ngày chỉ vì email thôi nhỉ

Thật lãng phí! Hãy tận dụng AI để bản thân có thể thảnh thơi hơn!

Bằng cách nắm vững cách viết email công việc hiệu quả bằng ChatGPT, bạn có thể tiến hành công việc hàng ngày một cách suôn sẻ.

Ngoài ra, thời gian đọc sẽ giảm bớt gánh nặng đáng kể bằng cách để máy đọc cho nghe.

Hãy tận dụng Ondoku cho việc đọc văn bản nhé!

Hiệu quả hơn bằng cách nghe bằng âm thanh

Nghe email bằng âm thanh là một trong những cách để việc đọc và viết email công việc trở nên hiệu quả hơn.

Tiết kiệm thời gian

Bằng cách nghe email bằng âm thanh, tốc độ có thể nhanh hơn hoặc nội dung dễ hiểu hơn so với việc đọc bằng mắt.

Khả năng đa nhiệm

Bằng cách nghe email bằng âm thanh, bạn có thể thực hiện "vừa làm vừa nghe", chẳng hạn như bắt đầu viết thư trả lời trong khi vẫn đang nghe nội dung email.

Giảm mỏi mắt

Việc nhìn vào màn hình suốt cả ngày có thể khiến mắt mệt mỏi. Tuy nhiên, bằng cách nghe email bằng âm thanh, bạn có thể giảm bớt sự mệt mỏi cho đôi mắt.

Ngăn ngừa đọc sai hoặc bỏ sót thông tin

Bằng cách nghe email bằng âm thanh, các lỗi đọc sai hoặc bỏ sót thông tin sẽ ít xảy ra hơn. Bạn có thể ngăn chặn được các sai sót.

Để nghe email bằng âm thanh, bạn có thể sử dụng trợ lý ảo được tích hợp trên điện thoại thông minh, máy tính hoặc sử dụng các công cụ chuyên dụng như Ondoku để nghe âm thanh một cách dễ dàng.

Bạn cũng muốn thử kiểm tra email công việc một cách thoải mái với Ondoku chứ?

Ondoku có thể đọc miễn phí 5000 ký tự mỗi tháng. Giọng đọc gần giống con người và rất dễ nghe. Bạn có thể chọn giọng nữ, giọng nam, giọng bé gái, v.v. và khi được đọc bằng giọng nói yêu thích, bất kể nội dung email là gì cũng sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn nhiều.

Hãy tận dụng Ondoku để tối ưu hóa việc đọc và viết email công việc của bạn.

■ Phần mềm tổng hợp giọng nói AI “Ondoku”

"Ondoku" là một công cụ chuyển văn bản thành giọng nói trực tuyến có thể được sử dụng mà không mất phí ban đầu.

• Hỗ trợ khoảng 50 ngôn ngữ bao gồm tiếng Nhật, tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và tiếng Đức.
• Có sẵn từ cả PC và điện thoại thông minh
• Thích hợp kinh doanh, giáo dục, giải trí, v.v.
• Không cần cài đặt, có thể sử dụng ngay từ trình duyệt
• Cũng hỗ trợ đọc từ hình ảnh

Để sử dụng nó, chỉ cần nhập văn bản hoặc tải tệp lên từ trang web. Tạo tập tin âm thanh tự nhiên trong vài giây. Bạn có thể sử dụng miễn phí tính năng tổng hợp giọng nói với tối đa 5.000 ký tự, vì vậy vui lòng dùng thử trước.

Phần mềm chuyển văn bản thành giọng nói "Ondoku" có thể đọc miễn phí 5000 ký tự mỗi tháng bằng giọng nói AI. Bạn có thể dễ dàng tải xuống các tệp MP3 và cũng có thể sử dụng cho mục đích thương mại. Nếu đăng ký miễn phí, bạn có thể chuyển đổi miễn phí tối đa 5.000 ký tự mỗi tháng từ văn bản sang giọng nói. Hãy thử Ondoku ngay bây giờ.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com