Thiết lập cơ chế nâng cao sự hài lòng của khách hàng và nhân viên bằng việc triển khai Ondoku! Giới thiệu ví dụ điển hình về việc áp dụng tại Văn phòng Luật Adire

• Văn phòng luật Adire
• Quy mô: Trên 1.100 người・Trên 220 luật sư (Tính đến ngày 31 tháng 10 năm 2023)
• Lĩnh vực: Văn phòng luật
• Phỏng vấn: Luật sư Hata Kazumasa (Thuộc Hiệp hội Luật sư Tokyo)
  　　　　　　: Ngài Yasuda, Bộ phận Nhân sự

Mục đích ・ Thách thức

Sử dụng trong các video giải thích khi ký kết hợp đồng, thuyết minh cho tài liệu đào tạo nhân viên. Quá trình chuẩn bị để tạo ra nội dung chất lượng cao và việc thu âm giọng người thật tốn rất nhiều thời gian và công sức.

Giải pháp

Loại bỏ việc tự thu âm tại văn phòng và sử dụng Ondoku để tạo thuyết minh.

Hiệu quả

Tiết kiệm đáng kể thời gian do không còn phải chuẩn bị kịch bản chi tiết hay tốn công sức thu âm lại.
Sử dụng video đã tạo ở nhiều nơi khác nhau, góp phần nâng cao hiệu quả công việc.

Giới thiệu doanh nghiệp và bộ phận triển khai

Luật sư Hata (Sau đây gọi là Hata)　Chúng tôi là một văn phòng luật tổng hợp, chuyên giải quyết các vấn đề cá nhân như nợ nần, rắc rối nam nữ, yêu cầu trợ cấp từ nhà nước liên quan đến viêm gan B, v.v.

Các văn phòng luật truyền thống thường mang lại cảm giác xa cách và cần sự can đảm để đến tư vấn. Chúng tôi không ngừng hoạt động với mục tiêu trở thành một "văn phòng luật gần gũi" để thay đổi tình trạng đó.

Ví dụ, thế mạnh của văn phòng chúng tôi là đưa ra các quảng cáo thân thiện và thiết lập hệ thống cho phép tư vấn dễ dàng qua điện thoại. Ngoài ra, chúng tôi luôn chú trọng giải thích bằng cách hạn chế tối đa các thuật ngữ chuyên môn, giúp khách hàng cảm thấy luật sư gần gũi hơn.

HP: Văn phòng luật Adire

Xin vui lòng cho biết bối cảnh dẫn đến việc triển khai công cụ chuyển đổi văn bản thành giọng nói.

Hata　Hiện tại, chúng tôi cung cấp thông tin giải thích cho khách hàng không chỉ qua lời nói hay văn bản mà còn qua video. Trước đây chỉ là lời nói hoặc văn bản, nhưng để dễ hiểu hơn, chúng tôi nhận thấy việc cung cấp video có hình minh họa và chuyển động là rất quan trọng.

Để tạo ra các video chất lượng cao, chúng tôi cũng phải chú trọng vào phần thuyết minh. Tuy nhiên, việc để nhân viên tự thu âm gặp phải tình trạng phải làm đi làm lại nhiều lần, tốn rất nhiều thời gian.

Ngoài ra, về mặt môi trường thu âm, những âm thanh như tiếng chuông điện thoại hay tiếng bước chân từ bên ngoài là vấn đề không thể tránh khỏi dù có cẩn thận đến đâu.

Kết quả là việc tạo video tốn rất nhiều công sức và thời gian.

Ngài Yasuda, Bộ phận Nhân sự (Sau đây gọi là Yasuda)　Tại bộ phận nhân sự, mỗi khi tổ chức định hướng cho nhân viên mới, chúng tôi mất nửa ngày để giải thích cùng một nội dung. Do đó, chúng tôi nghĩ rằng nếu chiếu video giúp người xem hiểu rõ vấn đề thay vì giải thích trực tiếp, điều đó sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc.

Với một công cụ chuyển đổi văn bản thành giọng nói có thể tạo thuyết minh dễ dàng, chúng tôi nghĩ mình có thể bắt tay vào làm video, vì vậy chúng tôi đã quyết định triển khai.

Chúng tôi có thể hỏi về quá trình dẫn đến việc chọn Ondoku không?

Hata　Giá thành rẻ và sự dễ sử dụng là những yếu tố quyết định.

Đặc biệt về tính dễ sử dụng, tôi đánh giá cao giao diện có thể thao tác theo trực giác. Các ký hiệu về khung nhập văn bản và tải về rất rõ ràng, không gây nhầm lẫn khi sử dụng.

Ngoài ra, vì tính chất tạo tài liệu cho khách hàng ký kết hợp đồng, việc cho phép sử dụng thương mại là một điểm không thể thiếu. Chúng tôi quyết định triển khai vì tin rằng Ondoku, với khả năng sử dụng mượt mà, có thể giải quyết vấn đề tốn quá nhiều thời gian cho việc thu âm.

So với trước khi triển khai Ondoku, các vấn đề đã được giải quyết (cải thiện) chưa?

Hata　Trước đây, việc thu âm cho một tài liệu video dài khoảng 10 phút có khi mất đến 6 tiếng đồng hồ.

Chỉ riêng việc viết kịch bản sao cho nhân viên thu âm có thể đọc trôi chảy đã tốn khoảng 3 tiếng. Bởi vì phải ghi âm thành công chỉ trong một lần nên cần một kịch bản hoàn hảo. Để duy trì chất lượng từng câu chữ, tôi đã phải đọc đi đọc lại nhiều lần để kiểm tra.

Ngoài ra, chúng tôi rất khắt khe như việc phải thu âm lại nếu có bất kỳ tiếng ồn nào từ bên ngoài lọt vào, nên thời gian trôi qua rất nhanh.

Tuy nhiên, hiện tại công việc thuyết minh được hoàn thành trong khoảng 1 tiếng rưỡi. Việc không còn cần giọng người giúp loại bỏ nhu cầu về kịch bản chi tiết và giảm bớt công sức thu âm lại là một thay đổi lớn.

Yasuda　Việc bắt đầu tạo video trong bộ phận nhân sự chính là nhờ việc triển khai Ondoku. Trước đây, rào cản để tạo video quá cao nên thực tế là chúng tôi khó lòng thực hiện được.

Các buổi định hướng cho nhân viên mới (bao gồm sinh viên mới tốt nghiệp và người đã có kinh nghiệm) không hiếm khi diễn ra khoảng 10 lần một tháng. Hiện tại, bộ phận nhân sự phải túc trực để giải thích mỗi lần như vậy.

Để cải thiện công việc, chúng tôi đã thử lồng ghép các video có thuyết minh tạo bởi Ondoku vào buổi đào tạo. Kết quả là mức độ hiểu bài tương đương với giải thích trực tiếp, giúp nhân viên nhân sự có thêm thời gian cho các công việc khác ngoài định hướng.

Bạn đã nhận được phản hồi nào về Ondoku trong văn phòng chưa?

Yasuda　Nhờ việc có tài liệu video, đã có những phản hồi rằng họ có thể ôn lại nội dung định hướng bất cứ lúc nào.

Chúng tôi cho phép xem lại các video giải thích cho nhân viên mới sử dụng Ondoku bất cứ lúc nào thông qua dữ liệu dùng chung. Nhờ đó, chúng tôi đã hiện thực hóa được hệ thống cho phép học lại những phần không nhớ rõ thông qua video một cách dễ dàng thay vì chỉ dựa trên văn bản.

Ngoài ra, các nhân viên được phân bổ đến các chi nhánh trên toàn quốc cũng có thể học tập hiệu quả thông qua việc chia sẻ video từ trụ sở chính.

Nếu có bất kỳ yêu cầu cải thiện nào thêm cho Ondoku, xin vui lòng cho biết.

Yasuda　Tôi nghĩ nếu có thể cải thiện ngữ điệu chi tiết thì sẽ dễ sử dụng hơn nữa. Đặc biệt là khi tạo những câu dài, chúng tôi phải mất công ngắt câu ngắn lại để âm thanh nghe đúng như ý muốn.

Hata　Tôi nghĩ nếu có thứ gì đó giống như tài liệu hướng dẫn dễ hiểu thì sẽ tiện lợi hơn. Hiện tại, chúng tôi đang tự mình thử nghiệm để tạo ra âm thanh nghe tự nhiên nhất.

Nếu phía Ondoku cung cấp những bí quyết sử dụng, chúng tôi có thể dành thời gian tập trung vào ngữ điệu của các thuật ngữ chuyên môn.

Trong tương lai, bạn dự định sử dụng Ondoku như thế nào?

Hata　Tôi hy vọng có thể ứng dụng Ondoku để tăng cường các chương trình giáo dục.

Ví dụ như một thứ gì đó cho phép chọn đáp án đúng và tiến triển như một trò chơi RPG. Nếu có khóa đào tạo có thể thực hành như chơi game, nhân viên sẽ cảm thấy hứng thú hơn khi học.

Tuy nhiên, vì thuyết minh sẽ là yếu tố quan trọng cho việc đó, tôi muốn Ondoku hỗ trợ đắc lực trong những trường hợp như vậy.

Yasuda　Bộ phận nhân sự dự kiến sẽ đăng các video mà những người tìm việc, bao gồm cả sinh viên mới tốt nghiệp, có thể dễ dàng xem lên SNS. Trong quá trình đó, tôi muốn Ondoku giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh về thuyết minh.

Nhờ việc tận dụng Ondoku, bạn đã có thể tạo ra các bản thuyết minh chất lượng cung cấp cho khách hàng một cách hiệu quả, cũng như tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức trong việc đào tạo nội bộ! Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã chia sẻ một ví dụ tuyệt vời như vậy.

Ondoku là dịch vụ chuyển đổi văn bản thành giọng nói có thể sử dụng thương mại miễn phí. Hỗ trợ 80 ngôn ngữ và phương ngữ với tổng số hơn 650 người đọc. Bạn có thể nghe thử các loại giọng nói và âm thanh mẫu cho các ngôn ngữ hỗ trợ tại đây.

■ Phần mềm tổng hợp giọng nói AI “Ondoku”

"Ondoku" là một công cụ chuyển văn bản thành giọng nói trực tuyến có thể được sử dụng mà không mất phí ban đầu.

• Hỗ trợ khoảng 50 ngôn ngữ bao gồm tiếng Nhật, tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và tiếng Đức.
• Có sẵn từ cả PC và điện thoại thông minh
• Thích hợp kinh doanh, giáo dục, giải trí, v.v.
• Không cần cài đặt, có thể sử dụng ngay từ trình duyệt
• Cũng hỗ trợ đọc từ hình ảnh

Để sử dụng nó, chỉ cần nhập văn bản hoặc tải tệp lên từ trang web. Tạo tập tin âm thanh tự nhiên trong vài giây. Bạn có thể sử dụng miễn phí tính năng tổng hợp giọng nói với tối đa 5.000 ký tự, vì vậy vui lòng dùng thử trước.

Phần mềm chuyển văn bản thành giọng nói "Ondoku" có thể đọc miễn phí 5000 ký tự mỗi tháng bằng giọng nói AI. Bạn có thể dễ dàng tải xuống các tệp MP3 và cũng có thể sử dụng cho mục đích thương mại. Nếu đăng ký miễn phí, bạn có thể chuyển đổi miễn phí tối đa 5.000 ký tự mỗi tháng từ văn bản sang giọng nói. Hãy thử Ondoku ngay bây giờ.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com