Caso de Adire Legal: Mayor satisfacción de clientes y empleados con Ondoku

• Adire Law Office
• Tamaño: Más de 1.100 empleados y más de 220 abogados (al 31 de octubre de 2023)
• Sector: Bufete de abogados
• Entrevista: Abogado Kazumasa Hata (perteneciente al Colegio de Abogados de Tokio)
  : Sr. Yasuda, Departamento de Recursos Humanos

Objetivo / Desafíos

Uso en videos explicativos al momento de la contratación y en la narración de materiales de capacitación para el personal. El proceso de preparación para crear contenido de alta calidad y la grabación de voces humanas consumían una enorme cantidad de tiempo y esfuerzo.

Solución

Eliminar la grabación de voz interna y crear las narraciones utilizando Ondoku.

Efecto

Se eliminó la necesidad de preparar guiones detallados y el esfuerzo de volver a grabar voces, logrando un ahorro significativo de tiempo.
Los videos creados se utilizan en diversas áreas, contribuyendo a la eficiencia operativa.

Presentación de la empresa y del departamento donde se implementó

Abogado Sr. Hata (en adelante, Hata): Somos un bufete de abogados integral que trata principalmente problemas personales como deudas, conflictos de pareja y reclamaciones de indemnización al Estado por hepatitis B.

Los bufetes de abogados tradicionales suelen parecer un poco inaccesibles y requieren valor para consultar. Para cambiar esa situación, seguimos trabajando con el objetivo de ser un "bufete de abogados cercano".

Por ejemplo, una de las fortalezas de nuestra oficina es que publicamos anuncios amigables y tenemos un sistema que permite realizar consultas fácilmente por teléfono. Además, nos esforzamos por dar explicaciones sin utilizar términos técnicos en la medida de lo posible, para que las personas sientan a los abogados más cercanos.

Sitio web: Adire Law Office

¿Podría contarnos el trasfondo de la implementación de la herramienta de lectura de texto?

Hata: Actualmente, proporcionamos explicaciones a nuestros clientes no solo de forma oral o escrita, sino también a través de videos. Antes era solo oral o por escrito, pero tras buscar la claridad, sentimos que era importante ofrecer videos con ilustraciones y movimiento.

Para crear videos de alta calidad, también debemos centrarnos en la narración. Sin embargo, incluso cuando realizábamos grabaciones con las voces del personal, se producían muchas repeticiones y tomaba una enorme cantidad de tiempo.

Además, desde la perspectiva del entorno de grabación, el hecho de que se escuchen sonidos externos como el teléfono o pasos es un problema inevitable, por mucho cuidado que se tenga.

Como resultado, se requería mucho esfuerzo y tiempo antes de poder finalizar un video.

Sr. Yasuda, Departamento de Recursos Humanos (en adelante, Yasuda): En el Departamento de Recursos Humanos, cada vez que realizábamos una orientación para nuevos empleados, pasábamos medio día dando la misma explicación. Por eso, pensamos que si mostrábamos videos que se pudieran entender correctamente, incluso sin una explicación en persona, esto llevaría a una mejora en la eficiencia operativa.

Pensamos que con una herramienta de lectura de texto que pudiera generar narraciones fácilmente, podríamos dar el paso para crear videos, por lo que decidimos implementarla.

¿Podría decirnos cómo llegaron a implementar Ondoku?

Hata: El bajo precio y la facilidad de uso fueron los factores decisivos.

Especialmente en cuanto a la facilidad de uso, valoramos la interfaz que permite una operación intuitiva. Las indicaciones del cuadro de texto y de descarga son claras, y no hay confusión al usarlo.

Además, debido a que creamos materiales para nuestros clientes, el hecho de que se permitiera el uso comercial fue un punto indispensable. Sentimos que con Ondoku, que se puede usar sin problemas, podríamos resolver el problema del enorme tiempo que tomaba la grabación de voz, por lo que decidimos implementarlo.

¿Se han resuelto (o mejorado) los desafíos en comparación con antes de la implementación de Ondoku?

Hata: Anteriormente, a veces tomaba unas 6 horas realizar la grabación de voz para un video de unos 10 minutos.

Creo que solo escribir un guion para que el personal pudiera leer sin vacilaciones tomaba unas 3 horas. Esto se debía a que necesitábamos un guion perfecto porque la grabación tenía que salir bien a la primera. Para mantener la calidad a nivel de cada palabra, lo revisábamos leyéndolo en voz alta muchas veces.

Además, éramos muy estrictos y volvíamos a grabar si entraba el más mínimo sonido externo, por lo que el tiempo se consumía rápidamente.

Sin embargo, actualmente el trabajo de narración se completa en aproximadamente una hora y media. Es una gran diferencia que, gracias a que ya no es necesaria la voz humana, no se requiere un guion tan detallado y el esfuerzo de repetir las grabaciones ha disminuido.

Yasuda: La creación de videos dentro del Departamento de Recursos Humanos comenzó gracias a la implementación de Ondoku. Hasta entonces, la barrera para crear videos era tan alta que no podíamos hacerlo realidad.

Las orientaciones para nuevos empleados, tanto para recién graduados como para contrataciones con experiencia, se realizan con frecuencia, a veces hasta 10 veces al mes. En cada ocasión, el personal de Recursos Humanos tenía que estar presente para dar la explicación.

Para mejorar las operaciones, incorporamos en la capacitación videos con narraciones creadas con Ondoku. Como resultado, descubrimos que se obtenía el mismo nivel de comprensión que con una explicación oral, lo que permitió que el personal de Recursos Humanos dedicara su tiempo a otras tareas además de la orientación.

¿Ha recibido algún comentario sobre Ondoku dentro de la oficina?

Yasuda: Gracias a la implementación de los materiales en video, hemos recibido comentarios de que ahora es posible repasar el contenido de la orientación en cualquier momento.

Los videos explicativos para nuevos empleados que utilizan Ondoku están disponibles como archivos compartidos para que puedan revisarse en cualquier momento. Gracias a esto, hemos logrado un sistema donde las partes que no se pueden recordar solo con texto se pueden volver a aprender fácilmente a través del video.

Además, el personal asignado a sucursales en todo el país también puede avanzar en su aprendizaje de manera eficiente gracias al intercambio de videos desde la sede central.

Si tiene alguna solicitud de mejora adicional para Ondoku, por favor háganosla saber.

Yasuda: Creo que sería aún más fácil de usar si se pudiera mejorar la entonación detallada. Especialmente cuando se crean oraciones largas, hay que ingeniárselas cortando las frases para que suenen como se espera.

Hata: Pensé que sería más conveniente si hubiera algo como un manual de instrucciones fácil de entender. Actualmente, estamos en una etapa de prueba y error para crear un audio que suene natural por nuestra cuenta.

Si Ondoku pudiera proporcionar consejos de uso, tal vez podríamos dedicar más tiempo a perfeccionar la entonación de los términos técnicos.

¿Cómo le gustaría utilizar Ondoku en el futuro?

Hata: Me gustaría utilizar Ondoku para fortalecer los programas relacionados con la educación.

Por ejemplo, algo donde se elija la respuesta correcta entre varias opciones y se avance como en un RPG. Si hubiera una capacitación que se pudiera realizar como un juego, se podría aprender mientras se disfruta.

Sin embargo, creo que la narración será un elemento crucial para eso, así que en ese momento me gustaría que Ondoku desempeñara un papel activo.

Yasuda: En el Departamento de Recursos Humanos, planeamos subir videos a las redes sociales que los buscadores de empleo, incluidos los recién graduados, puedan ver fácilmente. Me gustaría que Ondoku resolviera todos los problemas de narración que surjan en esos procesos.

¡Con el uso de Ondoku, han podido crear de manera eficiente narraciones con una calidad adecuada para los clientes, y han logrado reducir significativamente el tiempo y el esfuerzo en la capacitación interna! Muchas gracias por compartir este excelente caso de estudio.

Ondoku es un servicio de lectura de texto que permite el uso comercial de forma gratuita. Soporta 81 idiomas y regiones, y cuenta con un total de más de 692 voces. Haga clic aquí para ver los tipos de voces y audios de muestra de los idiomas soportados.